Werkwijze verkoop instellen

Dit onderwerp geeft een overzicht over hoe je de verkoopprocessen in kunt stellen voor efficiënt gebruik. Je stelt voorkeurwaarden in die standaard ingevuld worden bij het gebruik van de verschillende functionaliteiten.

Essentiële inrichting

Voordat je met de verkoopprocessen kunt werken moet je minimaal de volgende zaken hebben ingericht.

• E-mail instellen

  Het instellen van jouw e-mailserver is noodzakelijk om uitnodigingen, verkoopfacturen, offertes, incassomachtigingen en betalingsherinneringen te kunnen e-mailen. Omdat hier verschillende keuzes in te maken zijn hebben we dit op een aparte pagina gezet.

• Huisstijl instellen

  Voordat je een eerste Verkoopfactuur, Offerte, Pakbon of Betalingsherinnering kunt verzenden is het belangrijk om je huisstijl eenmalig in te stellen. Dit bestaat uit een bedrijfslogo, kleuren, lettertype en een sjabloon voor de pagina-indeling. Het is mogelijk om de kleuren van deze huisstijl te baseren op jouw bedrijfslogo

• Betaalvoorwaarde

  Met een betaalvoorwaarde laat je jouw klant weten binnen hoeveel dagen een verkoopfactuur betaald moet worden. Deze termijn bepaalt samen met de factuurdatum de vervaldatum. Deze vervaldatum wordt vervolgens gebruikt om vervallen facturen te tonen in de overzichten van debiteurenbewaking, bij betalingsherinneringen en om openstaande posten (debiteur) in te plannen op de juiste incasso-opdracht.

• Betaalwijze

  Met een betaalwijze geef je aan hoe je wilt dat een klant jouw verkoopfactuur betaalt. Om deze betalingen te kunnen bewaken krijgen ze drie statussen: Te betalen, Onderweg en Betaald. Deze statussen worden bepaald door de betaalwijze en de vervolgacties die je op deze betalingen uitvoert.

• Standaard btw-bepaling verkoop

  Voordat je een eerste verkoopfactuur verzendt is het belangrijk om de standaard btw-bepaling voor verkoopfacturen in te stellen. Je kunt welk standaard btw-tarief je wilt toepassen en of je hiervan wilt kunnen afwijken. Je kunt gebruik maken van speciale btw-regelingen voor bepaalde verkoopproducten, zoals een margeregeling, of klanten, zoals de verleggingsregeling. Tenslotte kan je de gewenste btw-berekening voor verkoop aan buitenlandse klanten binnen de EU instellen.

• Productgroep verkoop

  De omzet van een verkoopproduct wordt geboekt (gejournaliseerd) op een grootboekrekening. Dit moet je eenmalig inrichten door productgroepen verkoop toe te voegen..

• Prijzen exclusief en/of inclusief btw, prijsfactoren, prijslijsten

  Wanneer je gebruik maakt van verkoopproducten is het belangrijk om je prijsbeleid goed in te stellen. Je kunt bepalen of je prijzen exclusief btw of ook inclusief btw wilt gebruiken en of je prijsfactoren (een prijs per aantal artikelen) wilt toepassen. Deze standaardprijzen zijn instelbaar per datum. Ook kan je afwijkende prijzen per klant instellen.

• Artikelen en Diensten

  Je kunt met SB diensten en artikelen verkopen. Als je alleen diensten, of alleen artikelen verkoopt, dan kan je dit instellen. Dan verdwijnen bepaalde menu-opties. Verkoop je alleen unieke, éénmalige producten? Ook dat is mogelijk om in te stellen.

• Verkoopproducten

  Je kunt met SB diensten of artikelen verkopen. De verzamelterm hiervoor is Verkoopproduct. Gebruik dit als je dezelfde dienst of hetzelfde artikel vaker wil verkopen.

• Klanten

  In SB is iedere klant een organisatie of persoon. Wanneer je een nieuwe klant toevoegt, voeg je direct de algemene gegevens van de organisatie of persoon toe. Wanneer je bij een klant op een bepaald moment ook iets inkoopt, waardoor deze crediteur wordt, dan hoef je deze algemene gegevens niet opnieuw in te vullen.

• E-mailen en teksten voor e-mail en rapport instellen

  Met SB kan je pdf-rapporten van verkoopfacturen, offertes en pakbonnen via e-mail aan je klanten verzenden. Ook is het mogelijk om een kopie e-mail (cc) te versturen aan een contactpersoon bij een klant. Het e-mailen kan je aan- of uitzetten voor een hele administratie, een bepaalde klant, of voor een bepaald verkooprapport. Voordat je je eerste verkooprapport verzendt is het ook belangrijk om de teksten voor de begeleidende e-mails en bepaalde gedeelten van het rapport in te stellen.

Optionele inrichting

De volgende zaken zijn optioneel en kan je op een later moment instellen.

• Herhalen

  Het is mogelijk om dezelfde verkoopfactuur met bepaalde tussenpozen opnieuw klaar te zetten voor een klant, bijvoorbeeld een maandelijkse factuur. Dit noemen wij herhalende verkoopfacturen. Dit onderwerp legt uit hoe je dit doet.

• Kortingen

  Eigenlijk moet je nooit korting geven! Wil je dit toch doen, dan kan dit op drie manieren: regelkorting, factuurkorting en betalingskorting. Dit onderwerp beschrijft hoe je deze kortingen instelt.

• Prijsfactoren

  Sommige verkoopproducten, zoals bepaalde ijzerwaren en kantoorartikelen verkoop je voor een prijs per een bepaald aantal, bijvoorbeeld € 10,00 per 1.000 stuks. Gebruik in dat geval prijsfactoren. Wanneer je een dergelijk verkoopproduct gebruikt in een offerteregel of verkoopfactuurregel, dan wordt de prijs gedeeld door het ingevulde aantal om de regelprijs te bepalen.

• Bijzondere btw-regelingen

  Soms is sprake van een bijzondere btw-situatie, bijvoorbeeld buitenlandse btw, self-billing of de verleggingsregeling. Dit onderwerp beschrijft hoe je dit instelt.

• Afwijkende leveradres of balieverkoop

  Je kunt diensten of artikelen leveren op het bedrijfsadres van een klant, op een afwijkend leveradres, of vanuit jouw eigen bedrijfslocatie of magazijn (balieverkoop). Dit is bijvoorbeeld het geval als een klant meerdere vestigingen heeft, of dat artikelen direct bezorgd moeten worden op een projectlocatie. Dit leveradres bepaalt mede het toegepaste btw-tarief.

• Diverse verkoopproducten

  Wanneer je bepaalde diensten of artikelen incidenteel verkoopt dan hoef je hiervoor geen afzonderlijk verkoopproduct toe te voegen. In dat geval is het efficiënter om gebruik te maken van Diverse verkoopproducten. Je kunt meerdere diverse verkoopproducten toevoegen voor bijvoorbeeld verschillende btw-tarieven of afwijkende btw-regelingen.

• Diverse klanten

  Wanneer je éénmalig een dienst of product levert aan een organisatie of persoon, dan hoef je geen Klant toe te voegen. In dat geval is het efficiënter om gebruik te maken van een Diverse klant. Je kunt meerdere diverse klanten toevoegen, bijvoorbeeld per omzetrekening (omzet algemeen, diensten, enzovoorts) of om verschillende afwijkende btw-regelingen toe te passen.

• Toelichtingen in verkoopfactuurregels

  Het is mogelijk om per verkoopfactuurregel of offerteregel een toelichtende tekst toe te voegen. Deze tekst wordt op het rapport afgedrukt onder de betreffende verkoopfactuurregel.

• Vrije teksten voor verkoopfacturen

  Het is mogelijk om vrije teksten in te stellen voor verkoopfacturen. Deze teksten komen in de koptekst of voettekst te staan van alle verkoopfacturen, of op verkoopfacturen voor een specifieke klant.

• Verkoopfactuur uitschakelen

  Wij gaan ervan uit dat iedereen verkoopfacturen wil genereren met SB. In het zeer onwaarschijnlijke geval dat je dit niet wilt, en om welke reden dan ook wil facturen met een ander product, dan is deze functionaliteit uit te schakelen.

• Verkoopjournaalposten

  Verstuur je verkoopfacturen met een ander product, bijvoorbeeld vanuit een webshop? Dan kan je deze externe verkoopfacturen verwerken in je btw-aangiften en de financiële boekhouding door ze toe te voegen als verkoopjournaalpost.

• Offertes

  Met offertes kan je een prospect een voorstel doen voor de levering van verkoopproducten voor een bepaalde prijs. Een offerte heeft een bepaalde geldigheidsduur. Een prospect ontvangt de offerte via een e-mail met een link naar een veilige portal waar deze offerte geaccordeerd kan worden. Na het accorderen wordt automatisch een verkoopfactuur toegevoegd met dezelfde verkoopproducten en prijzen als de offerte. Deze kan voor het verzenden nog worden gewijzigd.

• Pakbonnen

  Het is mogelijk om een pakbon toe te voegen als bijlage bij een verkoopfactuur. Deze pakbon wordt gegenereerd op het moment dat je een verkoopfactuur verzendt.

• G-rekening verkoop

  Een g-rekening is een geblokkeerde rekening, die in het bezit is van de Belastingdienst, waarop klanten een deel van het te betalen factuurbedrag storten. Dit bedrag is bedoeld om loonheffingen en sociale premies van te betalen. Deze werkwijze wordt vaak gebruikt tussen ondernemingen waarvoor de Wet Ketenaansprakelijkheid van toepassing is (onderaanneming).

• Incasseren

  Wanneer je meer grip wilt krijgen op de betaling van jouw verkoopfacturen, dan is het mogelijk om gebruik te maken van de functie Incasseren. Incasseren maakt het mogelijk om, nadat een klant hier toestemming voor heeft gegeven, het openstaande bedrag van de bankrekening van de klant over te schrijven naar de bankrekening van jouw onderneming. De klant hoeft hier zelf geen actie voor te ondernemen. Om incasso-opdrachten te kunnen gebruiken moet dit wel ondersteund worden door jouw bank en onderdeel uitmaken van jouw contract.

• Betalingsherinneringen

  Het komt helaas voor dat een debiteur een factuur niet voor de vervaldatum betaalt. In dat geval kan je gebruik maken van betalingsherinneringen of aanmaningen. Deze herinneringen worden via e-mail verstuurd aan de desbetreffende debiteuren. Deze kunnen vervolgens handmatig, of via een Mollie betaallink de openstaande facturen alsnog betalen.

• Omzet verbijzonderen

  Bij ondernemingen met meerdere vestigingen of afdelingen komt het voor dat omzet uit de verkoop toegekend wordt aan één of meerdere vestigingen of afdelingen. Dit proces van toekennen en verdelen noemen wij verbijzonderen. Een controller krijgt op deze manier inzicht in de omzet per vestiging of afdeling, zodat deze vergeleken kunnen worden met een bepaalde verwachting.

Zie ook

• Werken met verkoop.