Werkwijze offerte instellen

Voordat je de eerste offerte toevoegt is het belangrijk om je werkwijze voor dit proces in te stellen. Dit maakt het proces veel efficiënter, omdat je bij het toevoegen niet meer na hoeft te denken over zaken die altijd of meestal van toepassing zijn.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Offerte instellingen.
2. Vink Offerte aan.
3. Selecteer eventueel een Geldigheidstermijn.

   Doe dit als je dezelfde geldigheidstermijn voor de meeste offertes wilt gebruiken. Je kunt hier op dat moment nog van afwijken.

   Wanneer je een offerte opstelt voor een prospect, dan geef je vaak aan dat deze voor een bepaalde datum geaccordeerd moet worden. Wij noemen dit de geldigheidstermijn. De datum waarop de prospect de offerte uiterlijk moet accorderen noemen we de vervaldatum. Deze datum is de offertedatum plus de geldigheidstermijn.

   Wanneer je gebruik maakt van verschillende geldigheidstermijnen, dan kan je hiervoor gebruik maken van een van de door AFAS meegeleverde geldigheidstermijnen, of zelf een geldigheidstermijn toevoegen.

   

4. Bepaal of je van deze ingestelde waarde wilt kunnen afwijken of dat je deze altijd wilt toepassen.

   Na het instellen is het belangrijk om te bepalen of je wilt kunnen afwijken van de ingestelde waarde. Wanneer afwijken niet gewenst is noemen wij dat Altijd toepassen. Wanneer afwijken gewenst is noemen wij dit Afwijken toestaan.

   Voorbeeld

   Het is mogelijk om voor verkoopfacturen te bepalen of deze al dan niet ge-e-maild moeten worden aan klanten. Wanneer dit voor alle klanten geldt, dan is het niet nodig om te kunnen afwijken en wordt de waarde altijd toegepast. Wanneer een bepaalde klant geen verkoopfactuur via e-mail wil ontvangen, dan is het noodzakelijk om afwijken toe te staan.

   Afwijken toestaan bepalen

   1. Selecteer een waarde bij Afwijken toestaan.

      

      • Altijd toepassen.

        De ingestelde waarde wordt overal gebruikt. Het is niet mogelijk om af te wijken.

      • Afwijken bij ... toestaan.

        De ingestelde waarde wordt als standaard gebruikt. Het is wel mogelijk om af te wijken. Wij geven in de tekst aan waar je kunt afwijken.

   2. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

      Voorbeeld

   • Stel dat bij een administratie voor Openstaande posten (debiteur) onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen de betaalwijze Op rekening toegepast.

   • Stel dat bij een administratie onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Op rekening toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke klant een andere betaalwijze te selecteren.

   • Stel dat bij een klant onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen van deze klant de betaalwijze Incasso toegepast.

   • Stel dat onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Incasso toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke verkoopfactuur een andere betaalwijze te selecteren:

     

   Let op

   Wanneer bij een bepaald veld niet mogelijk is om een afwijkende waarde in te vullen, zoals in dit voorbeeld:

   

   dan is bij het bepalen van de werkwijze aangegeven dat deze waarde altijd moet worden toegepast en dus niet van de ingestelde waarde afgeweken mag worden.

5. Klik op Opslaan (Ctrl+S).
6. Klik op de inhoudsopgave Teksten e-mail en rapport.
7. Selecteer de gewenste Taal.
8. Klik op Wijzigen (W).
9. Open Werkwijze offerte.
10. Vul een Onderwerp e-mail in.
11. Vul een E-mailtekst in.
12. Vul een Offertetekst in.

    Deze tekst komt boven de tabel met aangeboden verkoopproducten op het offerterapport en ook op de portal waar een offerte kan worden geaccordeerd.

    

13. Vul een Tekst over geldigheidstermijn in.

    Deze tekst komt onder de tabel met aangeboden verkoopproducten op het offerterapport.

    Bepaal de gewenste opmaak en voeg eventueel velden toe.

    Let op

    Kopieer je tekst met leestekens vanuit Microsoft Word? Let dan op dat je geen zogenaamde 'gekrulde aanhalingstekens' gebruikt. Deze worden in een rapport namelijk niet afgedrukt. Vervang deze in het tekstveld door 'rechte aanhalingstekens' door de aanhalingstekens te selecteren en opnieuw toe te voegen.

    1. Selecteer een Opmaak om toe te passen op een hele alinea, bijvoorbeeld een kop.

       

    2. Selecteer een opmaak om toe te passen op geselecteerde tekst, bijvoorbeeld vet, schuingedrukt, onderstreept, of doorgestreept.

       

    3. Selecteer een opmaak om toe te passen op een alinea, bijvoorbeeld opsommingstekens, een lijn, of voeg een lege alinea toe.

       

    4. Voeg een hyperlink toe aan geselecteerde tekst.

       

    5. Verleuk je tekst met emoji's.

       

    6. Selecteer een veld bij Velden om een variabele waarde te gebruiken, zoals een datum of nummer. Deze velden worden op het moment dat een rapport wordt gemaakt ingevuld.

       

    7. Vergroot eventueel het tekstveld voor meer overzicht.

       

    Deze teksten worden bij de eerstvolgende offerte toegepast. Je kunt hier op dat moment nog van afwijken.

14. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Geldigheidstermijn offerte instellen

Wanneer je een offerte opstelt voor een prospect, dan geef je vaak aan dat deze voor een bepaalde datum geaccordeerd moet worden. Wij noemen dit de geldigheidstermijn. De datum waarop de prospect de offerte uiterlijk moet accorderen noemen we de vervaldatum. Deze datum is de offertedatum plus de geldigheidstermijn.

Wanneer je gebruik maakt van verschillende geldigheidstermijnen, dan kan je hiervoor gebruik maken van een van de door AFAS meegeleverde geldigheidstermijnen, of zelf een geldigheidstermijn toevoegen.

Geldigheidstermijn toevoegen:

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Geldigheidstermijnen.
2. Klik op Nieuw (N).
3. Vul een Omschrijving in.
4. Open Werkwijze offerte.
5. Vul een Vervaltermijn in.

   Bepaal of je bij het toevoegen van een nieuwe transactie van deze ingestelde waarde wilt kunnen afwijken.

Geldigheidstermijn instellen bij administratie:

1. Open de gewenste Administratie.
2. Open Verkoop.
3. Open Werkwijze offerte.
4. Vul een Tekst over geldigheidstermijn in.

   Hierbij kan je gebruik maken van de volgende variabelen:

   • {Offertenummer}
   • {Vervaldatum}
   • {Vervaltermijn}
   • {VervaltermijnFactuur}
5. Selecteer de gewenste Geldigheidstermijn.

Teller offerte instellen

Wanneer je iets nieuws toevoegt, bijvoorbeeld een verkoopfactuur of inkoopfactuur, dan kent SB automatisch een volgnummer toe. Dit volgnummer noemen wij een Teller. Lees dit onderwerp als je deze tellers naar eigen wens wilt instellen.

Het automatisch toevoegen van een volgnummer heeft de volgende voordelen:

• Voorkomen dat nummers dubbel worden gebruikt.
• Zorgen dat nummers opeenvolgend zijn en geen 'gaten' ontstaan.

Het is mogelijk om de opmaak van dit volgnummer in te stellen met behulp van een teller.

Bij het verwijderen van een factuur loopt de teller door. De volgnummers van de verwijderde facturen worden niet opnieuw gebruikt, omdat SB de facturen niet verwijdert, maar archiveert. Deze blijven dus altijd bewaard.

Opmaak van een teller instellen:

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Tellers.
2. Open de teller die hoort bij het betreffende proces. SB kent tellers voor:
   • Beginbalans grootboek
   • Creditfactuur
   • Externe loonverwerking
   • Incassomachtiging
   • Inkoopfactuur
   • Journaalpost
   • Memoriaalboeking
   • Offerte
   • Overlopende post
   • Vaste boeking
   • Verkoopfactuur
   • Verkoopjournaalpost
3. Open de reeks, waarvan je de opmaak wilt instellen.

   Op dit moment is het nog niet mogelijk om meerdere reeksen toe te voegen.

4. Vul bij Lengte het aantal cijfers in die je wilt gebruiken voor het volgnummer.

   De lengte bepaalt het aantal keer dat je een proces kunt vastleggen. Bij een lengte van 4 kan je dit maximaal 9999 keer doen. Wanneer je een jaartal gebruikt in het voorloopteken, dan geldt dit aantal per jaar.

5. Vul bij Voorlooptekens een afkorting en eventueel een jaartal-variabele in die je voor het volgnummer wilt plaatsen.
   • Let op. Dit kan alleen wanneer de betreffende teller nog niet is gebruikt in een tramsactie. Daarna zijn de Voorlooptekens niet meer aanpasbaar.
   • Door gebruik te maken van een afkorting kan je aan de hand van een teller herkennen bij welk proces deze hoort, bijvoorbeeld "VB" voor Vaste boeking en "MB" voor Memoriaalboeking.
   • De jaartal-variabele plaatst het huidige jaartal in de teller. Gebruik [JJJJ], [JJJ], [JJ], of [J] om het aantal cijfers voor het jaartal te bepalen. Het resultaat hiervan is "2020", "020", "20", of "0".
6. Vul bij Startwaarde het volgnummer in dat je aan het begin van een nieuwe boekjaar wilt gebruiken.

   Hiermee kan je er bijvoorbeeld voor zorgen dat een factuur eind januari niet nummer 1 heeft en een klant denkt dat je onderneming slecht draait.

   

7. Vul bij Afwijkende startwaarde startjaar het eerstvolgende nummer na het laatste factuurnummer van je vorige boekhoudpakket in. Zo kan je ervoor zorgen dat de reeks aan blijft sluiten.
8. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

   Voorbeeld

   Wanneer je bij de teller Verkoopfactuur Lengte 4, Voorlooptekens "VF[JJJJ]" en Startwaarde "1324" instelt, dan krijgt de eerste verkoopfactuur in boekjaar 2024 factuurnummer "VF20241324".