Werkwijze incasseren instellen
Wanneer je meer grip wilt krijgen op de betaling van jouw verkoopfacturen, dan is het mogelijk om gebruik te maken van de functie Incasseren. Incasseren maakt het mogelijk om, nadat een klant hier toestemming voor heeft gegeven, het openstaande bedrag van de bankrekening van de klant over te schrijven naar de bankrekening van jouw onderneming. De klant hoeft hier zelf geen actie voor te ondernemen. Om incasso-opdrachten te kunnen gebruiken moet dit wel ondersteund worden door jouw bank en onderdeel uitmaken van jouw contract.
|
Inhoud |
Algemene werkwijze instellen
Voordat je gebruik kunt maken van incasseren moet je deze functionaliteit activeren en instellen.
- Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Incasso instellingen.
Let op
Alleen Medewerkers van een administratiekantoor of klanten met de licentie Ondernemen kunnen deze functie gebruiken.
- Vink Incasso aan.
- Vul jouw Incassant Id in.
Dit nummer wordt verstrekt door je bank.
- Selecteer een Type incassomachtiging .
Gebruik het type dat je voor de meeste verkoopfacturen wilt gebruiken.
Je kunt kiezen voor Eenmalig of Doorlopend incasseren.
- Vink eventueel Afwijkend machtigingskenmerk aan.
Doe dit als je al bestaande incassomachtigingen hebt met een afwijkend kenmerk. Hiermee wordt bij een incassomachtiging het veld Afwijkend machtigingskenmerk toepassen en Afwijkend machtigingskenmerk beschikbaar.
- Vink eventueel Automatisch inplannen op incasso-opdracht aan.
Doe dit als je wilt dat SB de openstaande posten (debiteur) op basis van de vervaldatum automatisch inplant op de juiste incasso-opdracht.
Wil je de openstaande posten (debiteur) handmatig inplannen op de juiste incasso-opdracht? Vink dit veld dan uit.
- Vul eventueel een ander Aantal dagen incasseren na verwerken incasso-opdracht in.
Hiermee zorg je ervoor dat het bedrag een aantal dagen later wordt geïncasseerd dan de datum van een incasso-opdracht. Bij de meeste banken is dit standaard 2 dagen, vandaar dat wij dit standaard zo uitleveren.
- Vul een Aantal dagen voor vervaldatum meenemen in incasso-opdracht in.
Hiermee wordt een openstaande post (debiteur) een bepaald aantal dagen vóór de vervaldatum ingepland op een incasso-opdracht. Ook hier hebben wij standaard 2 dagen ingevuld, zodat het eerste incassomoment precies op de vervaldatum plaatsvindt.
- Selecteer een Cyclus.
Bepaal hier of je Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks een incasso-opdracht wilt toevoegen.
- Selecteer een Terugkeerpatroon (en eventueel een Moment). Afhankelijk van Cyclus bestaan de volgende mogelijkheden:
- Dagelijks: Elke dag of Elke werkdag
- Wekelijks: Maandag t/m Zondag
- Maandelijks:
Moment: Eerste t/m Vijfde
Terugkeerpatroon: Dag, Maandag t/m Zondag
Met de juiste combinatie van waarden is het mogelijk om incasso-opdrachten op alle mogelijke manieren te herhalen.
Voorbeeld
Onderstaande instelling genereert iedere eerste donderdag van de maand een incasso-opdracht.
- Klik op Opslaan (Ctrl+S).
- Klik op de inhoudsopgave E-mail.
- Vink E-mailen aan klant aan.
Doe dit als je de incassomachtigingen voor jouw klanten wil e-mailen vanuit SB.
- Vul een Onderwerp begeleidende e-mail in.
- Vul een Tekst begeleidende e-mail in.
Bepaal de gewenste opmaak en voeg eventueel velden toe.- Klik op Opslaan (Ctrl+S).
toe aan geselecteerde tekst.
Afwijkende werkwijze per klant instellen
Als je de algemene werkwijze voor incasseren bij je administratie hebt ingesteld kan je bepalen welke klanten je al dan niet wilt incasseren. Dit doe je over het algemeen nadat je een ondertekende incassomachtiging hebt ontvangen.
- Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Klanten.
- Open de gewenste Klant.
- Klik op de inhoudsopgave Instellingen.
- Selecteer eventueel Incasso bij Betaalwijze.
Doe dit als je de meeste verkoopfacturen voor deze klant wilt incasseren. Je kunt hier bij een verkoopfactuur nog van afwijken.
- Klik op de inhoudsopgave Incasso.
- Vink E-mailen aan klant aan.
Doe dit als je incassomachtigingen voor deze klant meestal wil verzenden naar het e-mailadres dat op het tabblad Algemeen is ingesteld.
- Vink eventueel Kopie e-mailen aan contact aan.
Doe dit als je een incassomachtiging voor deze klant ook wil verzenden naar het e-mailadres dat bij het gekozen contact staat ingesteld.
- Vink eventueel Automatisch inplannen op incasso-opdracht aan.
Doe dit als je wilt dat SB de openstaande posten (debiteur) voor deze klant op basis van de vervaldatum automatisch inplant op de juiste incasso-opdracht.
Wil je de openstaande posten (debiteur) voor deze klant handmatig inplannen op de juiste incasso-opdracht? Vink dit veld dan uit.
- Bepaal of je van deze ingestelde waarde wilt kunnen afwijken of dat je deze altijd wilt toepassen.
- Vul het Aantal dagen incasseren na verwerken incasso-opdracht in.
Hiermee zorg je ervoor dat het factuurbedrag een aantal dagen later wordt geïncasseerd dan de datum van de incasso-opdracht. Bij de meeste banken is dit standaard 2 dagen, vandaar dat wij dit standaard zo uitleveren.
- Vul het Aantal dagen voor vervaldatum meenemen in incasso-opdracht in.
Hiermee zorg je ervoor dat een openstaande post (debiteur) een aantal dagen vóór de vervaldatum op een incasso-opdracht wordt ingepland. Ook hier hebben wij standaard 2 dagen ingevuld, zodat het eerste incassomoment precies op de vervaldatum plaatsvindt.
Let op
Is dit veld niet wijzigbaar? Dan is bij de administratie aangegeven dat je niet mag afwijken van de daar ingestelde waarde.
Ga in dat geval naar de administratie en selecteer Afwijken toestaan bij de betreffende instelling.
- Klik op Opslaan (Ctrl+S).
Verzenden via de bankkoppeling
Het is mogelijk om een incasso-opdracht direct vanuit SB te verzenden naar je bank. Dit werkt momenteel voor de Rabobank (vanaf versie 4.0) en ABN AMRO (Vanaf versie 5.0)
Let op
Op dit moment is deze functionaliteit alleen op aanvraag beschikbaar. Wanneer je van deze functionaliteit gebruik wilt maken, neem dan contact op met AFAS.