Werkwijze betaalopdrachten instellen

Wanneer je meer grip wilt krijgen op de betaling van jouw openstaande posten (crediteur), dan is het mogelijk om gebruik te maken van de functie Betalen. Met deze functie is het mogelijk om met behulp van betaalopdrachten jouw bank opdracht te geven om het openstaande bedrag van jouw bankrekening over te schrijven naar de bankrekening van een leverancier. Om betaalopdrachten te kunnen gebruiken moet dit wel ondersteund worden door jouw bank en onderdeel uitmaken van jouw contract.

Algemene werkwijze instellen

Voordat je gebruik kunt maken van betalen stel je de gewenste werkwijze in.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Betaalopdrachten instellingen.

   Let op

   Alleen Medewerkers van een administratiekantoor of klanten met de licentie Ondernemen kunnen deze functie gebruiken.

2. Vink Betaalopdrachten aan.
3. Vink eventueel Verdicht betalen aan.

   In een betaalopdracht zal standaard iedere openstaande post (crediteur) apart worden vermeld. Als je veel bedragen naar dezelfde leverancier overmaakt is het om bankkosten te besparen soms handiger om deze te verdichten op één regel in een betaalopdracht.

4. Vink eventueel Automatisch inplannen op betaalopdracht aan.

   Doe dit als je wilt dat SB de openstaande posten (crediteur) op basis van de vervaldatum automatisch inplant op de juiste betaalopdracht.

   Wil je de openstaande posten (crediteur) handmatig inplannen op de juiste betaalopdracht? Vink dit veld dan uit.

5. Selecteer een Cyclus.

   Bepaal hier of je Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks een betaalopdracht wilt toevoegen.

6. Selecteer een Terugkeerpatroon (en eventueel een Moment). Afhankelijk van Cyclus bestaan de volgende mogelijkheden:
   • Dagelijks: Elke dag of Elke werkdag
   • Wekelijks: Maandag t/m Zondag
   • Maandelijks:

     Moment: Eerste t/m Vijfde

     Terugkeerpatroon: Dag, Maandag t/m Zondag

   Met de juiste combinatie van waarden is het mogelijk om betaalopdrachten op alle mogelijke manieren te herhalen.

7. Vul het Aantal dagen voor vervaldatum meenemen in betaalopdracht in.

   Hiermee zorg je ervoor dat een openstaande post (crediteur) een aantal dagen voor de vervaldatum op een betaalopdracht wordt ingepland. Hier hebben wij standaard 2 dagen ingevuld.

8. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Afwijkende werkwijze bij crediteur instellen

Als je de algemene werkwijze voor betaalopdrachten bij je administratie hebt ingesteld kan je bepalen welke crediteuren je al dan niet automatisch wilt betalen.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Crediteuren.
2. Open de gewenste Crediteur.
3. Klik op de inhoudsopgave Instellingen.
4. Selecteer Op rekening bij Betaalwijze.
5. Vink eventueel Automatisch inplannen op betaalopdracht aan.

   Doe dit als je de meeste inkoopfacturen van deze crediteur wilt incasseren. Je kunt hier bij een inkoopfactuur nog van afwijken.

6. Bepaal of je van deze ingestelde waarde wilt kunnen afwijken of dat je deze altijd wilt toepassen.

   Na het instellen is het belangrijk om te bepalen of je wilt kunnen afwijken van de ingestelde waarde. Wanneer afwijken niet gewenst is noemen wij dat Altijd toepassen. Wanneer afwijken gewenst is noemen wij dit Afwijken toestaan.

   Voorbeeld

   Het is mogelijk om voor verkoopfacturen te bepalen of deze al dan niet ge-e-maild moeten worden aan klanten. Wanneer dit voor alle klanten geldt, dan is het niet nodig om te kunnen afwijken en wordt de waarde altijd toegepast. Wanneer een bepaalde klant geen verkoopfactuur via e-mail wil ontvangen, dan is het noodzakelijk om afwijken toe te staan.

   Afwijken toestaan bepalen

   1. Selecteer een waarde bij Afwijken toestaan.

      

      • Altijd toepassen.

        De ingestelde waarde wordt overal gebruikt. Het is niet mogelijk om af te wijken.

      • Afwijken bij ... toestaan.

        De ingestelde waarde wordt als standaard gebruikt. Het is wel mogelijk om af te wijken. Wij geven in de tekst aan waar je kunt afwijken.

   2. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

      Voorbeeld

   • Stel dat bij een administratie voor Openstaande posten (debiteur) onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen de betaalwijze Op rekening toegepast.

   • Stel dat bij een administratie onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Op rekening toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke klant een andere betaalwijze te selecteren.

   • Stel dat bij een klant onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen van deze klant de betaalwijze Incasso toegepast.

   • Stel dat onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Incasso toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke verkoopfactuur een andere betaalwijze te selecteren:

     

   Let op

   Wanneer bij een bepaald veld niet mogelijk is om een afwijkende waarde in te vullen, zoals in dit voorbeeld:

   

   dan is bij het bepalen van de werkwijze aangegeven dat deze waarde altijd moet worden toegepast en dus niet van de ingestelde waarde afgeweken mag worden.

7. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Vanaf nu wordt de eerstvolgende inkoopfactuur van deze crediteur op basis van de vervaldatum automatisch ingepland op de juiste betaalopdracht. Als je onder de instelling Afwijken toestaan hebt geselecteerd kan je hier op dat moment nog een andere waarde invullen.

Verzenden via de bankkoppeling

Het is mogelijk om een betaalbestand direct vanuit SB te verzenden naar je bank. Dit werkt momenteel alleen nog voor de Rabobank (vanaf versie 4.0) en ABN AMRO (Vanaf versie 5.0)

Let op

Op dit moment is deze functionaliteit alleen op aanvraag beschikbaar. Wanneer je van deze functionaliteit gebruik wilt maken, neem dan contact op met AFAS.

Zie ook

• Inkoopfactuur scannen en herkennen.
• Inkoopfactuur toevoegen.
• Inkoopfacturen betalen met betaalopdracht.