Scanbox: Facturen scannen en herkennen

Het is mogelijk om inkoopfacturen of verkoopjournaalposten handmatig toe te voegen in SB. Dit is echter saai, foutgevoelig en niet hip. Wij adviseren om in plaats daarvan gebruik te maken van de Scanbox, die facturen automatisch scant, herkent en gereed maakt om te boeken.

Let op

Stel voordat je deze functionaliteit gebruikt de werkwijze in die jouw onderneming het meest gebruikt. Dit maakt het proces veel efficiënter, omdat je bij het gebruik van deze functionaliteit niet meer na hoeft te denken over zaken die altijd of meestal van toepassing zijn. Ook verlaagt dit de kans op fouten.

Werkwijze Scanbox instellen.

Video

Facturen toevoegen

Je kunt facturen in toevoegen op een aantal manieren toevoegen aan de Scanbox. Wij ondersteunen pdf-, jpg- en png-bestanden.

• E-mail goedkeuren in de Mailbox.
• Foto uploaden vanuit AFAS Link.

Het is ook mogelijk om een factuur handmatig toe te voegen aan de Scanbox.

Factuur handmatig toevoegen aan de Scanbox:

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Scanbox.
2. Klik op Nieuw (N).
3. Sleep een of meerdere documenten vanuit de verkenner op Documenten.

   

4. Klik op Uploaden.

De facturen worden toegevoegd naar een wachtrij. De Scanbox scant en herkent deze facturen op volgorde van binnenkomst.

Gegevens controleren

Op de startpagina zie je hoeveel documenten klaarstaan in de Scanbox.

Controleer de herkende gegevens en wijzig deze eventueel.

Scan verwerken:

1. Klik op de Scanbox-balk.

   of

   Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Scanbox.

2. Wissel naar de weergave Te controleren scans.

   De kolom Type laat zien hoe de Scanbox een document heeft herkend.

   Verkoopjournaalpost: wanneer het herkende KVK-nummer op een factuur overeenkomt met deze administratie, dan concluderen wij dat het document een verkoopfactuur is, die jij zelf vanuit een webshop of ander facturatiepakket hebt toegevoegd.

   Inkoopfactuur: in alle andere gevallen nemen wij aan dat het document een inkoopfactuur is.

3. Open de gewenste Scan.

   De Scanbox heeft zo veel mogelijk gegevens vanuit het document herkend en in de verschillende velden geplaatst.

Bijbehorende e-mail raadplegen:

Dit kan soms handig zijn als belangrijke (boekings)informatie in een e-mail wordt meegegeven.

1. Klik op de Meer-knop .
2. Klik op E-mail tonen.

   

Dubbele factuur:

De Scanbox controleert op basis van factuurnummer of een factuur al eerder in deze administratie is verwerkt. Op dat moment wordt een waarschuwing getoond.

1. Klik op Naar factuur om te controleren of dit inderdaad dezelfde factuur is.
2. Open de bijlage om de facturen te vergelijken.
3. Klik op Terug .

   Je bent weer in de Scanbox.

4. Wil je de factuur toch (op eigen risico) verwerken? Ga dan hieronder door.

   Wil je de factuur verwijderen? Klik dan hier.

Type document wijzigen:

1. Klik op de Meer-knop .
2. Klik op Omzetten naar verkoopjournaalpost of Omzetten naar inkoopfactuur.

   

Klant of Crediteur wijzigen:

1. Klik op het kruisje rechtsboven om de herkende klant of crediteur te verwijderen.

   

2. Vul de Naam van de Organisatie in.

   De ingevulde naam wordt opgezocht in de administratie en bij de Kamer van Koophandel. Hier kan alleen worden gezocht met hele woorden.

   

   1. Selecteer de gewenste bedrijfsnaam uit de lijst.

      De bij de KVK geregistreerde gegevens worden alvast ingevuld.

      Als een organisatie niet bij de KVK is geregistreerd, bijvoorbeeld bij buitenlandse organisaties, vul de gegevens dan handmatig in.

3. Controleer de gegevens en wijzig deze eventueel.
4. Klik op Nieuwe crediteur of Nieuwe klant als je deze organisatie wilt toevoegen met de basisgegevens.

   Klik op Nieuwe crediteur geavanceerd of Nieuwe klant geavanceerd als je de gegevens direct wilt aanvullen.

   Klik op Selecteren bestaande crediteur of Selecteren bestaande klant om te bladeren in de organisaties die al toegevoegd zijn in deze administratie.

   Klik op Onbekende leverancier of Onbekende klant als je deze factuur wilt boeken op een Diverse crediteur of Diverse klant.

   

Met een animatie wordt aangegeven dat de geselecteerde crediteur of klant gekoppeld is aan deze factuur.

Ingevulde gegevens wijzigen:

De Scanbox probeert op allerlei intelligente manieren de juiste gegevens uit een gescande factuur te peuteren en in de juiste velden in te vullen. Dit kan natuurlijk niet altijd perfect gaan. Daarom kan je deze gegevens zeer eenvoudig wijzigen.

• Zweef met de muis over een ingevuld gegeven veld om in de factuur te zien waar dit gegeven vandaan komt.

  

• Klik op een tekst in de factuur en selecteer het veld waar je deze waarde in wilt vullen.

  

• Wil je een tekst met spaties selecteren? Trek hier dan een vak omheen.

  

• Klik in een leeg veld en selecteer een van de waarden die in de factuur gevonden zijn. Zweef met de muis boven een van de waarden in de lijst om in de factuur te zien waar dit gegeven vandaan komt.

  

  Let op

  Is deze administratie vrijgesteld voor de btw-aangifte? Vul dan bij het boeken van een inkoopfactuur of in de Scanbox toch het bedrag exclusief btw en de btw in. Deze bedragen worden dan beide in de kosten meegenomen.

Factuur verwerken

Na het controleren van de ingevulde gegevens kan je een factuur verwerken in je administratie.

1. Vul een Omschrijving in, of selecteer deze ergens in de factuur.

   Hierbij kan je de volgende velden gebruiken:

   • Datum: de factuurdatum.
   • Factuurnummer.
   • Maand en jaar: op basis van de factuurdatum.
   • Vorige maand en jaar: op basis van de factuurdatum.

   Deze omschrijving wordt opgeslagen bij de crediteur, zodat deze de volgende keer automatisch wordt voorgesteld.

2. Selecteer de gewenste Grootboekrekening.
3. Selecteer de gewenste Betaalwijze.

   Zijn deze velden al ingevuld? Dan staan deze waarden ingesteld bij de crediteur of klant.

   De geselecteerde waarden worden automatisch ingesteld bij de crediteur of klant, zodat je deze de volgende keer niet opnieuw hoeft te selecteren.

4. Klik op Inkoopfactuur boeken of Verkoopjournaalpost boeken.

   Doe dit als een factuur één regel heeft en geen bijzonderheden, zoals korting of verbijzondering.

   Klik op Geavanceerd boeken om de inkoopfactuur of verkoopjournaalpost voor het boeken nog aan te passen.

   Doe dit als een factuur meerdere regels heeft die op verschillende grootboekrekeningen moeten worden geboekt, of als het een bijzondere situatie betreft, bijvoorbeeld de aanschaf of verkoop van een vast actief.

   Als je een lager bedrag op een regel boekt dan het gescande bedrag, dan zal SB automatisch het restbedrag op een volgende regel plaatsen. Zo boek je lekker door zonder fouten te maken!

Vraagpost

Weet je niet waar een bepaalde factuur vandaan komt? Dan kan je een vraag stellen aan een ondernemer, die deze via AFAS Link kan beantwoorden.

Vraag stellen

1. Klik op de Meer-knop .
2. Klik op Vraag stellen.

   

3. Stel je vraag.

   

4. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

   De factuur wordt verplaatst naar de weergave Scans met openstaande vragen.

   Ook is de vraag zichtbaar in het tabblad Vragen.

   

5. Klik op Overslaan.

   De volgende factuur wordt getoond.

6. De ondernemer ziet de vraag verschijnen en beantwoord deze in AFAS Link.

   De factuur komt weer terug in de weergave Te controleren scans.

7. In de betreffende factuur zijn de vragen en antwoorden zichtbaar in een dialoogweergave.

   

8. Boek de factuur op de gewenste manier.

Verplaatsen naar andere administratie

Is een factuur via AFAS Link, de Mailbox of de Scanbox terecht gekomen in de verkeerde administratie. Pas dit dan aan.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar de Scanbox.
2. Selecteer de documenten die je wilt verplaatsen.
3. Klik op de Meer-knop .
4. Klik op de actie Opnieuw insturen.
5. Selecteer de juiste Administratie.
6. Klik op Opnieuw insturen.

Facturen exporteren

Het is mogelijk om een of meerdere facturen vanuit de Scanbox te exporteren als los bestand.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Scanbox.
2. Selecteer de gewenste facturen.
3. Klik op de Meer-knop .
4. Klik op Geselecteerde scan(s) exporteren.

De bestanden worden gecomprimeerd en onder de naam scanbox-export.zip in de Downloads-map geplaatst.

Facturen verwijderen

Zijn bepaalde facturen onterecht in de scanbox gekomen, bijvoorbeeld omdat een factuur met hetzelfde factuurnummer al was verwerkt? Verwijder deze dan.

Factuur verwijderen

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Scanbox.
2. Selecteer de ongewenste facturen.
3. Klik op de Meer-knop .
4. Klik op Verwijderen.

   De factuur wordt verplaatst naar de weergave Verwijderde scans.

Verwijderde factuur terugzetten

Oeps! Foutje? Geen probleem.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Scanbox.
2. Wissel naar de weergave Verwijderde scans.
3. Selecteer de per ongeluk verwijderde Scans.
4. Klik op de Meer-knop .
5. Klik op Opnieuw insturen.
6. Selecteer de gewenste Administratie.
7. Klik op Opnieuw insturen.

Factuur definitief verwijderen

Soms wil je een factuur helemaal verwijderen uit een administratie, bijvoorbeeld als deze op de verkeerde administratie was ingestuurd.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Scanbox.
2. Wissel naar de weergave Verwijderde scans.
3. Selecteer de definitief te verwijderen Scans.
4. Klik op Geselecteerde scan(s) definitief verwijderen.
5. Hatsekidee!

Zie ook

• AFAS Link.
• Mailbox.
• Inkoopfactuur toevoegen.
• Verkoopjournaalpost toevoegen.