Mailbox: Facturen voorbereiden voor de Scanbox

Als ondernemer ontvang je inkoopfacturen in jouw (zakelijke) mailbox. Daarnaast download je inkoopfacturen vanuit verschillende websites. Tenslotte verstuur je wellicht verkoopfacturen vanuit een webshop of extern facturatiepakket. Al deze facturen kan je (geautomatiseerd) verzenden naar een Mailbox in jouw administratie in SB. In de Mailbox bereid je deze facturen voor op de Scanbox. De Scanbox scant en herkent de facturen, waardoor je ze eenvoudig kunt verwerken als inkoopfacturen of verkoopjournaalposten.

App_Tour

Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar.

Inhoud

Mailbox e-mailadres

Je vindt het e-mailadres van jouw Mailbox op de volgende manier.

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Mailbox instellingen.
  2. Bekijk het E-mailadres mailbox.

    Voorbeeld: mijnbedrijf-i5mi52@mailto.afasfocus.nl

    • Het eerste gedeelte van dit e-mailadres is de naam van jouw omgeving. Dit is het eerste gedeelte van de webpagina waar SB in draait.
    • Het tweede gedeelte is een willekeurige code van zes tekens.
    • Het gedeelte na de "@" verwijst naar de e-mailserver van de Mailbox.

Facturen verzenden naar de Mailbox

Let op

Een factuur in de bijlage van een e-mail moet een pdf-, jpg-, of png-bestand zijn. Alleen bestanden van dit type zijn te herkennen door de Scanbox.

Je kunt e-mails met facturen op twee manieren verzenden naar je Mailbox.

Facturen handmatig verzenden vanuit (zakelijke) Postvak In:

  1. Download de verschillende facturen vanuit de verschillende portals.
  2. Stuur de e-mails met de facturen door vanuit de Inbox van jouw onderneming naar jouw Mailbox.

    Dit kan handmatig door de bijlagen één voor één, of in een verzamelmail door te sturen naar je Maibox adres.

    Let op

    Maak je een verzamelmail? Zorg dan dat de bijlagen direct in deze e-mail staan. De Mailbox kan geen e-mails verwerken, waar weer meerdere e-mails in verzameld zijn.

Facturen automatisch doorsturen met een inbox-regel:

Dit kan je doen voor facturen die als bijlage binnenkomen in jouw (zakelijke) Postvak In. Steeds minder leveranciers verzenden hun facturen direct als bijlage en willen dat je deze zelf downloadt vanuit hun portal. Deze methode is hierom iets minder toepasbaar geworden.

  1. Voeg in jouw e-mailprogramma een regel toe, die facturen automatisch doorstuurt.

    Dit kan bijvoorbeeld op basis van het e-mailadres van de afzender (bijvoorbeeld noreply@kpn.nl) en een bepaalde tekst in het onderwerp (bijvoorbeeld Uw factuur van kpn).

    Raadpleeg de documentatie van jouw e-mailprogramma voor meer informatie.

Mailbox adres instellen bij de leverancier, webshop of facturatiepakket:

  1. Vraag jouw Leverancier om e-mails met de facturen als bijlage direct naar jouw Mailbox-adres te sturen.
  2. Stel jouw Mailbox-adres in op de portals van jouw Leveranciers.

    Let op

    Niet iedere leverancier ondersteunt het instellen van een factuur e-mailadres. Mocht het e-mailadres van jouw Mailbox ooit wijzigen, dan moet je dit op iedere portal aanpassen.

E-mails ontvangen

Iedere vijf minuten haalt SB nieuwe e-mails op.

Heb je de mail kort geleden doorgestuurd, doe dan het volgende.

  • Klik op Instellingen.
  • Klik op de Meer-knop .
  • Klik op de actie E-mails ophalen.
  • E-mails van bekende afzenders komen direct in de Mailbox.
  • E-mails van onbekende afzenders komen eerst in de Ongewenste berichten.

    Let op

    Bekende afzenders zijn e-mailadressen die ingesteld zijn bij:

Geldige afzender toevoegen:

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Mailbox.
  2. Klik op Toevoegen.
  3. Vul een E-mailadres in.
  4. Klik op Toevoegen.

Vanaf nu worden e-mails van dit e-mailadres getoond op het tabblad Mailbox in plaats van Ongewenste berichten.

E-mails verwerken

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Mailbox.
  2. Selecteer de gewenste E-mail.
  3. Klik op de Bijlage om deze te vergroten.
  4. Klik op Bewerken wanneer je iets aan wilt passen.
    • Klik op Roteren om een Bijlage een kwartslag te draaien.

    • Klik op de Prullenbak om een pagina te verwijderen.

      Gebruik dit wanneer je bepaalde pagina's (bijvoorbeeld met verkoopvoorwaarden) niet wilt toevoegen aan je administratie.

    • Klik op de Schaar om een pagina los te knippen.

      Deze pagina wordt als een losse factuur verwerkt. Gebruik deze optie bijvoorbeeld wanneer je al je facturen in één pdf-bestand hebt gescand en daar vervolgens weer losse facturen van wilt maken.

    • Klik op de Plakstift om pagina's samen te voegen.

      .

    • Klik op Bewerken om een Bijlage naar de Scanbox van een andere Administratie te verplaatsen.

    • Klik op Opslaan (Ctrl+S).
  5. Klik op Goedkeuren (Inkoopfactuur) wanneer je een Bijlage door wilt zetten naar de Scanbox om te herkennen en te boeken in je administratie.

    Klik op E-mails van deze afzender automatisch goedkeuren als je volgende facturen vanaf dit e-mailadres van de crediteur zonder goedkeuring door wil zetten naar de Scanbox.

    Wanneer je werkt in een 2Gether licentie wordt dit verder afgehandeld door jouw accountant.

Ongewenste berichten

  1. Selecteer een Ongewenst bericht.
  2. Klik op Afzender toestaan.

    Het e-mailadres wordt toegevoegd aan de Geldige afzenders.

Verwijderen

Zijn bepaalde e-mails onterecht in de mailbox gekomen, bijvoorbeeld een informatiebericht van een leverancier? Verwijder deze dan.

E-mail verwijderen

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Mailbox.
  2. Selecteer de ongewenste e-mails.
  3. Klik op Verwijderen.

    De e-mail wordt verplaatst naar de weergave Verwijderde berichten.

Bijlage van verwijderde e-mail downloaden

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Mailbox.
  2. Klik op Verwijderde berichten.
  3. Open de gewenste E-mail.
  4. Klik op de Meer-knop .
  5. Klik op Bijlagen downloaden.

    De bijlage wordt in de Downloads-map op je PC geplaatst.

Verwijderde e-mail terugzetten

Oeps! Foutje? Geen probleem.

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Mailbox.

Klik op Verwijderde berichten.

  1. Klik op Verwijderen ongedaan maken.

E-mail definitief verwijderen

Soms wil je een e-mail helemaal verwijderen uit een administratie, bijvoorbeeld als deze op de verkeerde administratie was ingestuurd.

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Mailbox.
  2. Wissel naar de weergave Verwijderde berichten.
  3. Klik op de definitief te verwijderen E-mail.
  4. Klik op Definitief verwijderen.

Zie ook