Klant

In SB is iedere klant een organisatie of persoon. Wanneer je een nieuwe klant toevoegt, voeg je direct de algemene gegevens van de organisatie of persoon toe. Wanneer je bij een klant op een bepaald moment ook iets inkoopt, waardoor deze crediteur wordt, dan hoef je deze algemene gegevens niet opnieuw in te vullen.

Let op

Wanneer je éénmalig een dienst of product levert aan een organisatie of persoon, dan hoef je geen Klant toe te voegen. In dat geval is het efficiënter om gebruik te maken van een Diverse klant.

Organisatie toevoegen

Voeg organisaties als klant toe als je aan bedrijven verkoopt (Business to Business, of B2B).

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Nieuwe klant (organisatie) toevoegen.
2. Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om op te slaan en direct een nieuwe toe te voegen.

   

   Klik op Opslaan (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.

3. Vul een KVK-nummer in.

   Dit nummer wordt gebruikt om te bepalen of btw moet worden toegepast voor voor transacties binnen de EU.

   Dit nummer wordt ook gebruikt om te bepalen of een document in de Scanbox een verkoopfactuur is. Wanneer op een document het KVK-nummer van een administratie voorkomt gaan wij ervan uit dat een document een verkoopfactuur is en geen inkoopfactuur.

4. Vul een Btw-identificatienummer in.

   Vanaf 1 januari 2020 moeten ondernemers het btw-id op facturen en hun website vermelden om zich te identificeren als btw-plichtige ondernemer.

   Het btw-identificatienummer wordt voor organisaties binnen NL en binnen de EU gecontroleerd volgens de VIES-controle.

5. Als deze controle goed gaat krijgt het veld Btw-identificatienummer VIES-controle de waarde Gecontroleerd.

   Als deze controle niet goed gaat krijgt het veld Btw-identificatienummer VIES-controle de waarde Ongeldig btw-identificatienummer.

   Let op:

   Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf SB versie 6.0. Indicatie: Juni 2025.

6. Vul eventueel een Extern nummer in.

   Dit nummer wordt gebruikt om bij het importeren van gegevens het Id van een persoon of organisatie in een applicatie van derden te koppelen aan deze persoon of organisatie in SB.

   Let op

   Zie je dit veld niet? Dan heb je de functionaliteit voor Externe nummers niet geactiveerd.

7. Voeg een of meerdere adressen toe.
   1. Klik op Adres toevoegen.
   2. Selecteer een Land.
   3. Vul voor Nederland bij Zoeken een postcode, huisnummer en eventuele toevoeging in.

      Is het adres in een ander land of weet je de postcode niet? Vul dan de straatnaam, huisnummer en eventuele toevoeging in.

      Het adres wordt automatisch opgezocht en uitgesplitst over de verschillende velden van het adres.

      

      Komt de straatnaam in meerdere woonplaatsen voor? Selecteer dan de juiste woonplaats.

      

   4. Klik op Handmatig invullen om de adresvelden zelf in te vullen of de uitsplitsing te controleren.

      

   5. Klik op Opslaan (Ctrl+S).
   6. Herhaal deze procedure om meerdere adressen toe te voegen.
8. Voeg een of meerdere bankrekeningen toe.
   1. Klik op Bankrekening toevoegen.

      

      of, als je er al eentje had toegevoegd:

      

   2. Vul een Rekeningnummer in.

      Is dit een IBAN? Dan wordt automatisch de Bank, de BIC en het land van deze bank ingevuld.

      Meer informatie over het toevoegen van een bankrekening zonder IBAN.

      Wil je een bankrekening toevoegen voor een land die geen IBAN ondersteunt?

      Vul dan het rekeningnummer, de Bank en het Land handmatig in.

      

      Let op:

   Het is niet mogelijk om twee bankrekeningen met hetzelfde nummer toe te voegen, bijvoorbeeld omdat een spaarrekening hetzelfde IBAN heeft als een betaalrekening. In dat geval is een spaarrekening een volgnummer van het IBAN van de betaalrekening. Kies in dit geval bij Type voor Betaal- en spaarrekening.

9. Vul een E-mailadres in.
10. Selecteer eventueel een Handelsnaam.

    Doe dit als je verkoopfacturen voor deze klant wilt verzenden namens deze handelsnaam.

    Let op:

    Zie je dit veld niet? Dan heb je de functionaliteit voor Handelsnamen niet geactiveerd.

11. Selecteer eventueel een Sbi-activiteit.

    Doe dit als je de omzet van deze klant op een specifieke bedrijfssector wilt boeken.

    Let op:

    Zie je dit veld niet? Dan heb je de functionaliteit voor Sbi-codes niet geactiveerd.

12. Vul een Telefoonnummer in.
13. Vul een Website in.
14. Selecteer een Grootboekrekening omzet.

    Op deze grootboekrekening wordt de omzet voor deze klant geboekt als je verkoopfacturen maakt met een andere applicatie en deze in SB boekt of importeert als verkoopjournaalposten.

    Let op:

    Zie je dit veld niet? Dan heb je de functionaliteit Verkoopjournaalposten niet geactiveerd.

15. Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om op te slaan en direct een nieuwe toe te voegen.

    

    Klik op Opslaan (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.

    Let op

    Als je een Klant (Organisatie) toevoegt, dan worden de organisatiegegevens (naam, adres, bankrekening, e-mailadres, website, enzovoorts) beschikbaar gesteld voor alle administraties. Zo kan dezelfde organisatie in administratie A crediteur zijn en in administratie B klant.

Contactpersoon bij organisatie

Voeg een contactpersoon bij een klant of prospect toe als je een verkoopfactuur offerte wilt kunnen verzenden ter attentie van een specifieke persoon bij een organisatie.

Het is ook mogelijk om een offerte of verkoopfactuur naar een organisatie én als cc naar een contactpersoon te verzenden.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Klanten.
2. Open de gewenste Klant.
3. Klik op Contactpersoon toevoegen.

   Heb je al een contactpersoon toegevoegd?

   Klik op Nieuw (N).

4. Vul de volledige Naam van deze persoon in.

   Deze naam wordt automatisch gesplitst in de verschillende onderdelen, zoals voornaam, voorvoegsels, geboortenaam en geboortenaam partner.

   

   Selecteer in geval van een samengestelde achternaam bij Gebruikte achternaam de volgorde waarin je deze samenstelling wilt tonen:

   

5. Vul eventueel een Extern nummer in.

   Dit nummer wordt gebruikt om bij het importeren van gegevens het Id van een persoon of organisatie in een applicatie van derden te koppelen aan deze persoon of organisatie in SB.

   Let op:

   Zie je dit veld niet? Vink dan Gebruik extern nummer aan bij Instellingen verkoopjournaalpost.

6. Vul een E-mailadres in.
7. Vul een Telefoonnummer in.
8. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Persoon toevoegen

Voeg personen als klant toe als je aan particulieren verkoopt (Business to Consumer, of B2C).

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Nieuwe klant (persoon) toevoegen.
2. Vul de volledige Naam van deze persoon in.

   Deze naam wordt automatisch gesplitst in de verschillende onderdelen, zoals voornaam, voorvoegsels, geboortenaam en geboortenaam partner.

   

   Selecteer in geval van een samengestelde achternaam bij Gebruikte achternaam de volgorde waarin je deze samenstelling wilt tonen:

   

3. Vul eventueel een Extern nummer in.

   Dit nummer wordt gebruikt om bij het importeren van gegevens het Id van een persoon of organisatie in een applicatie van derden te koppelen aan deze persoon of organisatie in SB.

   Let op:

   Zie je dit veld niet? Vink dan Gebruik extern nummer aan bij Instellingen verkoopjournaalpost.

4. Voeg een of meerdere adressen toe.
   1. Klik op Adres toevoegen.
   2. Selecteer een Land.
   3. Vul voor Nederland bij Zoeken een postcode, huisnummer en eventuele toevoeging in.

      Is het adres in een ander land of weet je de postcode niet? Vul dan de straatnaam, huisnummer en eventuele toevoeging in.

      Het adres wordt automatisch opgezocht en uitgesplitst over de verschillende velden van het adres.

      

      Komt de straatnaam in meerdere woonplaatsen voor? Selecteer dan de juiste woonplaats.

      

   4. Klik op Handmatig invullen om de adresvelden zelf in te vullen of de uitsplitsing te controleren.

      

   5. Klik op Opslaan (Ctrl+S).
   6. Herhaal deze procedure om meerdere adressen toe te voegen.
5. Voeg een of meerdere bankrekeningen toe.
   1. Klik op Bankrekening toevoegen.

      

      of, als je er al eentje had toegevoegd:

      

   2. Vul een Rekeningnummer in.

      Is dit een IBAN? Dan wordt automatisch de Bank, de BIC en het land van deze bank ingevuld.

      Meer informatie over het toevoegen van een bankrekening zonder IBAN.

      Wil je een bankrekening toevoegen voor een land die geen IBAN ondersteunt?

      Vul dan het rekeningnummer, de Bank en het Land handmatig in.

      

      Let op:

   Het is niet mogelijk om twee bankrekeningen met hetzelfde nummer toe te voegen, bijvoorbeeld omdat een spaarrekening hetzelfde IBAN heeft als een betaalrekening. In dat geval is een spaarrekening een volgnummer van het IBAN van de betaalrekening. Kies in dit geval bij Type voor Betaal- en spaarrekening.

6. Vul een E-mailadres in.
7. Vul een Telefoonnummer in.
8. Selecteer een Grootboekrekening omzet.

   Op deze grootboekrekening wordt de omzet voor deze klant geboekt als je verkoopfacturen maakt met een andere applicatie en deze in SB boekt of importeert als verkoopjournaalposten.

   Let op:

   Zie je dit veld niet? Dan heb je de functionaliteit Verkoopjournaalposten niet geactiveerd.

9. Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om op te slaan en direct een nieuwe toe te voegen.

   

   Klik op Opslaan (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.

   Let op

   Als je een Klant (Persoon) toevoegt, dan worden de persoonsgegevens (naam, adres, bankrekening, e-mailadres, telefoonnummer, enzovoorts) beschikbaar gesteld voor alle administraties. Zo kan dezelfde organisatie in administratie A crediteur zijn en in administratie B klant.

Diverse klant toevoegen

Wanneer je éénmalig een dienst of product levert aan een organisatie of persoon, dan hoef je geen Klant toe te voegen. In dat geval is het efficiënter om gebruik te maken van een Diverse klant. Je kunt meerdere diverse klanten toevoegen, bijvoorbeeld per omzetrekening (omzet algemeen, diensten, enzovoorts) of om verschillende afwijkende btw-regelingen toe te passen.

Diverse klant toevoegen:

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Nieuwe diverse klant toevoegen.
2. Vul een herkenbare Omschrijving in.
3. Selecteer een Grootboekrekening omzet.

   Op deze grootboekrekening wordt de omzet voor deze klant geboekt als je verkoopfacturen maakt met een andere applicatie en deze in SB boekt of importeert als verkoopjournaalposten.

   Let op:

   Zie je dit veld niet? Dan heb je de functionaliteit Verkoopjournaalposten niet geactiveerd.

4. Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om op te slaan en direct een nieuwe toe te voegen.

   

   Klik op Opslaan (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.

Blokkeren

In sommige gevallen wil je een klant (tijdelijk) geen nieuwe verkoopfactuur sturen, bijvoorbeeld omdat deze een betalingsachterstand heeft. In dat geval is het mogelijk om deze klant te blokkeren. Een geblokkeerde klant kan je niet langer selecteren bij het toevoegen van een verkoopfactuur. Je kunt een geblokkeerde klant later eventueel weer vrijgeven.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Klanten.
2. Open de gewenste Klant.
3. Klik op de Meer-knop .
4. Klik op de actie Blokkeren.
5. Vink Klant aan.

   Wil je deze organisatie of persoon ook blokkeren voor gebruik bij Offertes en/of Inkoopfacturen? Vink dan ook respectievelijk Prospect en/of Crediteur aan.

6. Type een Reden.

   De reden van blokkeren verschijnt onder Klant.

7. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Vrijgeven

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Klanten.
2. Open de gewenste Klant.
3. Klik op de Meer-knop .

Klik op Vrijgeven.

Doe dit bij Klant en eventueel andere rollen die je wilt deblokkeren.

1. Klik op Opslaan (Ctrl+S).