Werkwijze Verkoopfactuur instellen

Dit onderwerp beschrijft hoe je het werken met verkoopfacturen kunt instellen naar jouw eigen wensen. Bij het toevoegen van een nieuwe verkoopfactuur worden deze instellingen standaard toegepast. Je kunt hier op dat moment altijd nog van afwijken.

(De)activeren

Wij gaan ervan uit dat iedereen verkoopfacturen wil genereren met SB. In het zeer onwaarschijnlijke geval dat je dit niet wilt, en om welke reden dan ook wil facturen met een ander product, dan is deze functionaliteit uit te schakelen.

Functionaliteit voor verkoopfacturen (de)activeren

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Verkoopfactuur instellingen.
2. Vink Verkoopfactuur aan of uit.

   Schakel je de functionaliteit uit? Dan.zijn de functies Verkoopfactuur, Verkoopproduct en Productgroep verkoop niet meer beschikbaar.

3. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Leveradres

Je kunt diensten of artikelen leveren op het bedrijfsadres van een klant, op een afwijkend leveradres, of vanuit jouw eigen bedrijfslocatie of magazijn (balieverkoop). Dit is bijvoorbeeld het geval als een klant meerdere vestigingen heeft, of dat artikelen direct bezorgd moeten worden op een projectlocatie. Dit leveradres bepaalt mede het toegepaste btw-tarief.

Werkwijze leveradres instellen bij administratie:

Stel hier de methode in die je voor de meeste verkoopfacturen wilt gebruiken.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Verkoop instellingen.
2. Selecteer een Methode bepalen leveradres.

   SB ondersteunt de volgende methoden:

   • Gelijk aan factuuradres: het gekozen factuuradres in de verkoopfactuur is ook de locatie waar je de verkoopproducten levert. Het btw-tarief wordt in dit geval bepaald op basis van het land van jouw administratie en het land van de klant.
   • Afwijkend leveradres: SB toont op de verkoopfactuur een extra veld, waarin je kunt aangeven op welk adres je de verkoopproducten levert. Het btw-tarief wordt in dit geval bepaald op basis van het land van jouw administratie en het land van het leveradres.
   • Balieverkoop: het factuuradres is gelijk aan het adres van jouw administratie. Wij gaan ervan uit dat het verkoopproduct in dat geval geleverd wordt vanaf jouw bedrijfslocatie. Het btw-tarief wordt in dit geval bepaald op basis van het land van jouw administratie.
3. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

De hier ingestelde methode wordt automatisch ingevuld bij het toevoegen van de eerstvolgende verkoopfactuur of verkoopjournaalpost, tenzij je bij een bepaalde klant een afwijkende methode hebt ingesteld. Je kunt hier op dat moment nog van afwijken.

Werkwijze leveradres instellen bij klant:

Stel hier de methode in die je voor de meeste verkoopfacturen van deze klant wilt gebruiken.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Klanten.
2. Open de gewenste Klant.
3. Klik op de inhoudsopgave Instellingen.
4. Selecteer een Methode bepalen leveradres.
5. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

De hier ingestelde methode wordt automatisch ingevuld bij het toevoegen van de eerstvolgende verkoopfactuur voor deze klant. Je kunt hier op dat moment nog van afwijken.

Herhalen

Het is mogelijk om dezelfde verkoopfactuur met bepaalde tussenpozen opnieuw klaar te zetten voor een klant, bijvoorbeeld een maandelijkse factuur. Dit noemen wij herhalende verkoopfacturen. Dit onderwerp legt uit hoe je dit doet.

Voordat je gebruik kunt maken van herhalende verkoopfacturen moet je deze functionaliteit eerst activeren.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Verkoopfactuur instellingen.

   Let op:

   Alleen Medewerkers van een administratiekantoor of klanten met de licentie Ondernemen kunnen deze functie gebruiken.

2. Vink Herhalen aan.
3. Vink eventueel Herhalen toepassen aan.

   Doe dit als je de meeste verkoopfacturen wilt herhalen. Je kunt hier per verkoopfactuur van afwijken.

4. Bepaal of je van deze ingestelde waarde wilt kunnen afwijken of dat je deze altijd wilt toepassen.

   Instellingen kennen verschillende instelniveaus en een toepassingsniveau.

   Instelniveaus:

   • Administratieniveau: hier stel je een waarde in die je meestal of altijd wilt gebruiken als je een transactie toevoegt, bijvoorbeeld een verkoopfactuur.
   • Afwijkniveau: hier stel je een waarde in die je meestal wilt gebruiken als je een transactie toevoegt voor of met een specifieke klant, crediteur of verkoopproduct.

   Toepassingsniveau:

   Dit is de uiteindelijke transactie die je toevoegt, bijvoorbeeld een Offerte, Verkoopfactuur, of Inkoopfactuur. Een ingestelde waarde wordt bij het toevoegen van een transactie ingevuld

   Na het instellen van een waarde is het daarom belangrijk om te bepalen of je wilt kunnen afwijken van de ingestelde waarde. Wanneer je een afwijken niet gewenst is noemen wij dat Altijd toepassen. Wanneer afwijken mogelijk moet zijn noemen wij dit Afwijken toestaan.

   Voorbeeld:

   Het is mogelijk om voor verkoopfacturen te bepalen of deze al dan niet ge-e-maild moeten worden aan klanten. Wanneer dit voor alle klanten geldt, dan is het niet nodig om te kunnen afwijken en wordt de waarde altijd toegepast. Wanneer een bepaalde klant geen verkoopfactuur via e-mail wil ontvangen, dan is het noodzakelijk om afwijken toe te staan.

   Afwijken toestaan bepalen:

   1. Selecteer een waarde bij Afwijken toestaan.

      

      • Altijd toepassen.

        De ingestelde waarde wordt als vaste waarde ingevuld. Het is bij het toevoegen van een transactie niet mogelijk om af te wijken van deze waarde. Eventuele waarden dit ingesteld staan op een afwijkniveau worden genegeerd.

      • Afwijken bij ... toestaan.

        De ingestelde waarde wordt als voorkeurwaarde ingevuld. Het is bij het afwijkniveau en het toevoegen van een transactie wel mogelijk om af te wijken van deze waarde. Wij geven in de tekst aan wat het afwijkniveau is.

   2. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

      Voorbeelden:

   • Stel dat bij een administratie voor Openstaande posten (debiteur) onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen de betaalwijze Op rekening toegepast.

   • Stel dat bij een administratie onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Op rekening toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke klant een andere betaalwijze te selecteren.

   • Stel dat bij een klant onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen van deze klant de betaalwijze Incasso toegepast.

   • Stel dat onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Incasso toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke verkoopfactuur een andere betaalwijze te selecteren:

     

   Let op

   Wanneer bij een bepaald veld niet mogelijk is om een afwijkende waarde in te vullen, zoals in dit voorbeeld:

   

   dan is bij het bepalen van de werkwijze aangegeven dat deze waarde altijd moet worden toegepast en dus niet van de ingestelde waarde afgeweken mag worden.

5. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Vrije koptekst en voettekst

Het is mogelijk om vrije teksten in te stellen voor verkoopfacturen. Deze teksten komen in de koptekst of voettekst te staan van alle verkoopfacturen, of op verkoopfacturen voor een specifieke klant.

Algemene vrije teksten instellen

1. Open de gewenste Administratie.
   1. Open de gewenste Administratie door in de Administratiekiezer te klikken op het tandwieltje .

      

2. Klik op de inhoudsopgave Instellingen.

   Let op:

   Alleen Medewerkers van een administratiekantoor of klanten met de licentie Ondernemen kunnen deze functie gebruiken.

3. Open Verkoop / Teksten e-mail en rapport.
4. Open de taal waarin je de teksten wilt aanpassen.
5. Klik op Wijzigen (W).
6. Open Werkwijze verkoopfactuur.
7. Vink Vrije teksten op rapport toestaan aan.
8. Vul een Koptekst en/of Voettekst in.
9. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Klantspecifieke vrije teksten instellen

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Klanten.
2. Open de gewenste Klant.
3. Klik op de inhoudsopgave Instellingen.
4. Klik op E-mail en rapport.
5. Vink Vrije teksten op rapport toestaan voor extra klantgegevens aan.
6. Vul een Koptekst met extra klantgegevens in.

   

7. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

   Let op

   Om dit goed te laten werken moet je ook bij de administratie het veld Vrije teksten op rapport toestaan aanvinken, zoals hierboven beschreven.

Vrije tekst per klant

Het is mogelijk om op een verkoopfactuur een specifieke tekst te tonen voor een bepaalde klant.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Teksten.
2. Open de gewenste Taal.
3. Klik op Wijzigen (W).
4. Klik op Werkwijze verkoopfactuur.
5. Vink Vrije teksten op rapport toestaan aan.
6. Klik op Opslaan (Ctrl+S).
7. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Klanten.
8. Open de gewenste Klant.
9. Klik op de inhoudsopgave Instellingen.
10. Klik op de inhoudsopgave E-mail en rapport.
11. Vink Vrije teksten op rapport toestaan voor extra klantgegevens aan.
12. Vul de gewenste Koptekst met extra klantgegevens in.
13. Bepaal de gewenste opmaak en voeg eventueel velden toe.

    Let op:

    Kopieer je tekst met leestekens vanuit Microsoft Word? Let dan op dat je geen zogenaamde 'gekrulde aanhalingstekens' gebruikt. Deze worden in een rapport namelijk niet afgedrukt. Vervang deze in het tekstveld door 'rechte aanhalingstekens' door de aanhalingstekens te selecteren en opnieuw toe te voegen.

    1. Selecteer een Opmaak om toe te passen op een hele alinea, bijvoorbeeld een kop.

       

    2. Selecteer een opmaak om toe te passen op geselecteerde tekst, bijvoorbeeld vet, schuingedrukt, onderstreept, of doorgestreept.

       

    3. Selecteer een opmaak om toe te passen op een alinea, bijvoorbeeld opsommingstekens, een lijn, of voeg een lege alinea toe.

       

    4. Voeg een hyperlink toe aan geselecteerde tekst.

       

    5. Verleuk je tekst met emoji's.

       

    6. Selecteer een veld bij Velden om een variabele waarde te gebruiken, zoals een datum of nummer. Deze velden worden op het moment dat een rapport wordt gemaakt ingevuld.

       

    7. Vergroot eventueel het tekstveld voor meer overzicht.

       

14. Bepaal of je van deze ingestelde waarde wilt kunnen afwijken of dat je deze altijd wilt toepassen.

    Instellingen kennen verschillende instelniveaus en een toepassingsniveau.

    Instelniveaus:

    • Administratieniveau: hier stel je een waarde in die je meestal of altijd wilt gebruiken als je een transactie toevoegt, bijvoorbeeld een verkoopfactuur.
    • Afwijkniveau: hier stel je een waarde in die je meestal wilt gebruiken als je een transactie toevoegt voor of met een specifieke klant, crediteur of verkoopproduct.

    Toepassingsniveau:

    Dit is de uiteindelijke transactie die je toevoegt, bijvoorbeeld een Offerte, Verkoopfactuur, of Inkoopfactuur. Een ingestelde waarde wordt bij het toevoegen van een transactie ingevuld

    Na het instellen van een waarde is het daarom belangrijk om te bepalen of je wilt kunnen afwijken van de ingestelde waarde. Wanneer je een afwijken niet gewenst is noemen wij dat Altijd toepassen. Wanneer afwijken mogelijk moet zijn noemen wij dit Afwijken toestaan.

    Voorbeeld:

    Het is mogelijk om voor verkoopfacturen te bepalen of deze al dan niet ge-e-maild moeten worden aan klanten. Wanneer dit voor alle klanten geldt, dan is het niet nodig om te kunnen afwijken en wordt de waarde altijd toegepast. Wanneer een bepaalde klant geen verkoopfactuur via e-mail wil ontvangen, dan is het noodzakelijk om afwijken toe te staan.

    Afwijken toestaan bepalen:

    1. Selecteer een waarde bij Afwijken toestaan.

       

       • Altijd toepassen.

         De ingestelde waarde wordt als vaste waarde ingevuld. Het is bij het toevoegen van een transactie niet mogelijk om af te wijken van deze waarde. Eventuele waarden dit ingesteld staan op een afwijkniveau worden genegeerd.

       • Afwijken bij ... toestaan.

         De ingestelde waarde wordt als voorkeurwaarde ingevuld. Het is bij het afwijkniveau en het toevoegen van een transactie wel mogelijk om af te wijken van deze waarde. Wij geven in de tekst aan wat het afwijkniveau is.

    2. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

       Voorbeelden:

    • Stel dat bij een administratie voor Openstaande posten (debiteur) onderstaande werkwijze staat ingesteld:

      

      dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen de betaalwijze Op rekening toegepast.

    • Stel dat bij een administratie onderstaande werkwijze staat ingesteld:

      

      dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Op rekening toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke klant een andere betaalwijze te selecteren.

    • Stel dat bij een klant onderstaande werkwijze staat ingesteld:

      

      dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen van deze klant de betaalwijze Incasso toegepast.

    • Stel dat onderstaande werkwijze staat ingesteld:

      

      dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Incasso toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke verkoopfactuur een andere betaalwijze te selecteren:

      

    Let op

    Wanneer bij een bepaald veld niet mogelijk is om een afwijkende waarde in te vullen, zoals in dit voorbeeld:

    

    dan is bij het bepalen van de werkwijze aangegeven dat deze waarde altijd moet worden toegepast en dus niet van de ingestelde waarde afgeweken mag worden.

15. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

De koptekst wordt vanaf de eerstvolgende verkoopfactuur toegevoegd tussen het adres en de factuurregels.

Zie ook

• Verkoopfactuur toevoegen.
• Verkoopfactuur herhalen.
• Verkoopfactuur crediteren.
• Offertes.
• Pakbonnen.