Werkwijze Verkoopfactuur instellen

Dit onderwerp beschrijft hoe je het werken met verkoopfacturen kunt instellen naar jouw eigen wensen. Bij het toevoegen van een nieuwe verkoopfactuur worden deze instellingen standaard toegepast. Je kunt hier op dat moment altijd nog van afwijken.

(De)activeren

Wij gaan ervan uit dat iedereen verkoopfacturen wil genereren met SB. In het zeer onwaarschijnlijke geval dat je dit niet wilt, en om welke reden dan ook wil facturen met een ander product, dan is deze functionaliteit uit te schakelen.

Functionaliteit voor verkoopfacturen (de)activeren

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Verkoopfactuur instellingen.
2. Vink Verkoopfactuur aan of uit.

   Schakel je de functionaliteit uit? Dan.zijn de functies Verkoopfactuur, Verkoopproduct en Productgroep verkoop niet meer beschikbaar.

3. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Leveradres

Je kunt diensten of artikelen leveren op het bedrijfsadres van een klant, op een afwijkend leveradres, of vanuit jouw eigen bedrijfslocatie of magazijn (balieverkoop). Dit is bijvoorbeeld het geval als een klant meerdere vestigingen heeft, of dat artikelen direct bezorgd moeten worden op een projectlocatie. Dit leveradres bepaalt mede het toegepaste btw-tarief.

Werkwijze leveradres instellen bij administratie:

Stel hier de methode in die je voor de meeste verkoopfacturen wilt gebruiken.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Verkoop instellingen.
2. Selecteer een Methode bepalen leveradres.

   SB ondersteunt de volgende methoden:

   • Gelijk aan factuuradres: het gekozen factuuradres in de verkoopfactuur is ook de locatie waar je de verkoopproducten levert. Het btw-tarief wordt in dit geval bepaald op basis van het land van jouw administratie en het land van de klant.
   • Afwijkend leveradres: SB toont op de verkoopfactuur een extra veld, waarin je kunt aangeven op welk adres je de verkoopproducten levert. Het btw-tarief wordt in dit geval bepaald op basis van het land van jouw administratie en het land van het leveradres.
   • Balieverkoop: het factuuradres is gelijk aan het adres van jouw administratie. Wij gaan ervan uit dat het verkoopproduct in dat geval geleverd wordt vanaf jouw bedrijfslocatie. Het btw-tarief wordt in dit geval bepaald op basis van het land van jouw administratie.
3. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

De hier ingestelde methode wordt automatisch ingevuld bij het toevoegen van de eerstvolgende verkoopfactuur of verkoopjournaalpost, tenzij je bij een bepaalde klant een afwijkende methode hebt ingesteld. Je kunt hier op dat moment nog van afwijken.

Werkwijze leveradres instellen bij klant:

Stel hier de methode in die je voor de meeste verkoopfacturen van deze klant wilt gebruiken.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Klanten.
2. Open de gewenste Klant.
3. Klik op de inhoudsopgave Instellingen.
4. Selecteer een Methode bepalen leveradres.
5. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

De hier ingestelde methode wordt automatisch ingevuld bij het toevoegen van de eerstvolgende verkoopfactuur voor deze klant. Je kunt hier op dat moment nog van afwijken.

Herhalen

Het is mogelijk om dezelfde verkoopfactuur met bepaalde tussenpozen opnieuw klaar te zetten voor een klant, bijvoorbeeld een maandelijkse factuur. Dit noemen wij herhalende verkoopfacturen. Dit onderwerp legt uit hoe je dit doet.

Voordat je gebruik kunt maken van herhalende verkoopfacturen moet je deze functionaliteit eerst activeren.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Verkoopfactuur instellingen.

   Let op

   Alleen Medewerkers van een administratiekantoor of klanten met de licentie Ondernemen kunnen deze functie gebruiken.

2. Vink Herhalen aan.
3. Vink eventueel Herhalen toepassen aan.

   Doe dit als je de meeste verkoopfacturen wilt herhalen. Je kunt hier per verkoopfactuur van afwijken.

4. Bepaal of je van deze ingestelde waarde wilt kunnen afwijken of dat je deze altijd wilt toepassen.

   Na het instellen is het belangrijk om te bepalen of je wilt kunnen afwijken van de ingestelde waarde. Wanneer afwijken niet gewenst is noemen wij dat Altijd toepassen. Wanneer afwijken gewenst is noemen wij dit Afwijken toestaan.

   Voorbeeld

   Het is mogelijk om voor verkoopfacturen te bepalen of deze al dan niet ge-e-maild moeten worden aan klanten. Wanneer dit voor alle klanten geldt, dan is het niet nodig om te kunnen afwijken en wordt de waarde altijd toegepast. Wanneer een bepaalde klant geen verkoopfactuur via e-mail wil ontvangen, dan is het noodzakelijk om afwijken toe te staan.

   Afwijken toestaan bepalen

   1. Selecteer een waarde bij Afwijken toestaan.

      

      • Altijd toepassen.

        De ingestelde waarde wordt overal gebruikt. Het is niet mogelijk om af te wijken.

      • Afwijken bij ... toestaan.

        De ingestelde waarde wordt als standaard gebruikt. Het is wel mogelijk om af te wijken. Wij geven in de tekst aan waar je kunt afwijken.

   2. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

      Voorbeeld

   • Stel dat bij een administratie voor Openstaande posten (debiteur) onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen de betaalwijze Op rekening toegepast.

   • Stel dat bij een administratie onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Op rekening toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke klant een andere betaalwijze te selecteren.

   • Stel dat bij een klant onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen van deze klant de betaalwijze Incasso toegepast.

   • Stel dat onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Incasso toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke verkoopfactuur een andere betaalwijze te selecteren:

     

   Let op

   Wanneer bij een bepaald veld niet mogelijk is om een afwijkende waarde in te vullen, zoals in dit voorbeeld:

   

   dan is bij het bepalen van de werkwijze aangegeven dat deze waarde altijd moet worden toegepast en dus niet van de ingestelde waarde afgeweken mag worden.

5. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Verkoopfactuur toelichtingen activeren

Het is mogelijk om per verkoopfactuurregel of offerteregel een toelichtende tekst toe te voegen. Deze tekst wordt op het rapport afgedrukt onder de betreffende verkoopfactuurregel.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Verkoopfactuur instellingen.

   Let op

   Alleen Medewerkers van een administratiekantoor of klanten met de licentie Ondernemen kunnen deze functie gebruiken.

2. Vink Toelichtingen in factuurregels toestaan aan.
3. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Vrije koptekst en voettekst

Het is mogelijk om vrije teksten in te stellen voor verkoopfacturen. Deze teksten komen in de koptekst of voettekst te staan van alle verkoopfacturen, of op verkoopfacturen voor een specifieke klant.

Algemene vrije teksten instellen

1. Open de gewenste Administratie.
   1. Open de gewenste Administratie door in de Administratiekiezer te klikken op het tandwieltje .

      

2. Klik op de inhoudsopgave Instellingen.

   Let op

   Alleen Medewerkers van een administratiekantoor of klanten met de licentie Ondernemen kunnen deze functie gebruiken.

3. Open Verkoop / Teksten e-mail en rapport.
4. Open de taal waarin je de teksten wilt aanpassen.
5. Klik op Wijzigen (W).
6. Open Werkwijze verkoopfactuur.
7. Vink Vrije teksten op rapport toestaan aan.
8. Vul een Koptekst en/of Voettekst in.
9. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Klantspecifieke vrije teksten instellen

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Klanten.
2. Open de gewenste Klant.
3. Klik op de inhoudsopgave Instellingen.
4. Klik op E-mail en rapport.
5. Vink Vrije teksten op rapport toestaan voor extra klantgegevens aan.
6. Vul een Koptekst met extra klantgegevens in.

   

7. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

   Let op

   Om dit goed te laten werken moet je ook bij de administratie het veld Vrije teksten op rapport toestaan aanvinken, zoals hierboven beschreven.

Zie ook

• Verkoopfactuur toevoegen.
• Verkoopfactuur herhalen.
• Verkoopfactuur crediteren.
• Offertes.
• Pakbonnen.