Verkoopfactuur toevoegen

Je kunt in SB snel en eenvoudig een verkoopfactuur met verkochte verkoopproducten toevoegen en verzenden naar een klant. Een verkoopfactuur kan automatisch zijn ontstaan doordat een prospect een offerte heeft geaccordeerd. Zodra je een verkoopfactuur verzendt ontstaat een zogenaamde openstaande post (debiteur). Een klant dient deze openstaande post voor de vervaldatum te betalen. De betaling komt vanuit jouw bank, via een automatische bankkoppeling of het handmatig importeren van bankmutaties, in SB en wordt automatisch afgeletterd tegen deze openstaande post.

Let op

Stel voordat je deze functionaliteit gebruikt de werkwijze in die jouw onderneming het meest gebruikt. Dit maakt het proces veel efficiënter, omdat je bij het gebruik van deze functionaliteit niet meer na hoeft te denken over zaken die altijd of meestal van toepassing zijn. Ook verlaagt dit de kans op fouten.

Werkwijze verkoopfactuur instellen.

Video

Algemene gegevens

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Nieuwe verkoopfactuur toevoegen.
2. Vul een Datum in.

   SB stelt standaard de datum van vandaag voor.

   Gebruik de handige datumfuncties om de gewenste datum in te vullen.

   Omdat je veelvuldig datums invult, hebben we het mogelijk gemaakt om dit zo snel en foutloos mogelijk te doen. Je kunt met zogenaamde datumtags snel een datum op basis van de huidige datum invullen.

   Datumtags

   Tag	Functie
   vandaag	Vul de huidige datum in
   morgen	Vul de datum van morgen in
   overmorgen	Vul de datum van overmorgen in
   gisteren	Vul de datum van gisteren in
   eergisteren	Vul de datum van eergisteren in
   +/- X d	Vul de datum die X dagen verder/eerder ligt in
   +/- X w	Vul de datum die X weken verder/eerder ligt in
   +/- X m	Vul de datum die X maanden verder/eerder ligt in
   +/- X j	Vul de datum die X jaren verder/eerder ligt in

   Bladeren door een datum

   Je kunt ook gebruik maken van de pijltjestoetsen om door een datum te 'bladeren'.

   1. Klik op een dag, maand of jaartal van een datum.

      

   2. Blader met de pijltjestoetsen door de datum.

      Toets	Functie
      Pijl Links/Rechts	Spring naar het vorige/volgende datumonderdeel
      Pijl Omhoog/Omlaag	Verhoog/verlaag de dag, maand of het jaar

   Periode

   Een periode is een combinatie van een begin- en einddatum. Op deze combinatie hebben wij een aantal extra controles toegevoegd.

   • De einddatum moet op of na de begindatum liggen.
   • De datumtags van de einddatum zijn relatief aan de begindatum.

     Voorbeeld

     Stel, de begindatum is gevuld met 1 januari 2020. Wanneer je nu +5j invult in de einddatum, dan zal SB de datum 31 december 2024 voorstellen.

3. Selecteer een Klant.

   Je kunt hiervandaan ook zoeken in alle klanten of een nieuwe klant toevoegen.

   

4. Selecteer eventueel een Contact.

   Doe dit als je direct contact wilt onderhouden met een specifiek persoon bij deze klant, of als je een kopie van deze verkoopfactuur ook wilt verzenden naar dit contact.

   Je kunt hiervandaan ook zoeken in alle contacten of een nieuw contact toevoegen.

   

5. Vul eventueel een Referentie klant in.

   Sommige klanten vragen om een referentienummer om deze in hun administratie te kunnen herkennen.

6. Selecteer eventueel een Bijlage.

   Het is mogelijk om meerdere bijlagen te selecteren, of een of meerdere bestanden op het bijlageveld te slepen vanuit een verkenner.

Regelgegevens

1. Selecteer per regel het gewenste Verkoopproduct.

   Let op

   Zie je geen Artikel/Dienst, maar alleen een Omschrijving? Dan heb je de functionaliteit voor artikelen en diensten niet geactiveerd.

   Zie je alleen Artikel of Dienst? Dan heb je de functionaliteit voor respectievelijk diensten of artikelen niet geactiveerd. Lees onderstaand onderwerp om dit aan te passen.

   Werkwijze verkoopproduct instellen.

   Verkoop je een vast actief? Selecteer dan een vast actief artikel met het gewenste btw-tarief.

   

   Meer informatie over het verkopen van een vast actief.

2. Vul eventueel een Omschrijving in.

   Deze omschrijving vervangt de omschrijving van het geselecteerde verkoopproduct op de verkoopfactuur.

3. Vul een Aantal in.
4. Wijzig eventueel de Prijs.

   Het Btw-tarief wordt automatisch bepaald op basis van het adres van deze administratie en het adres van de geselecteerde klant.

   Het Totaalbedrag van deze regel en de staart worden berekend.

   Let op

   Zie je een prijs exclusief btw en wil je een prijs inclusief btw gebruiken? Activeer dan deze functionaliteit.

   Wil je voor de geselecteerde klant meestal een prijs inclusief btw gebruiken? Stel dit dan in.

   Zie je geen prijs? Stel dan een standaardprijs in voor het geselecteerde verkoopproduct.

   Wil je voor de geselecteerde klant meestal een afwijkende prijs gebruiken? Stel dit dan in.

5. Voeg eventueel een Toelichting toe.

   Bepaal de gewenste opmaak.

   Let op

   Kopieer je tekst met leestekens vanuit Microsoft Word? Let dan op dat je geen zogenaamde 'gekrulde aanhalingstekens' gebruikt. Deze worden in een rapport namelijk niet afgedrukt. Vervang deze in het tekstveld door 'rechte aanhalingstekens' door de aanhalingstekens te selecteren en opnieuw toe te voegen.

   1. Selecteer een Opmaak om toe te passen op een hele alinea, bijvoorbeeld een kop.

      

   2. Selecteer een opmaak om toe te passen op geselecteerde tekst, bijvoorbeeld vet, schuingedrukt, onderstreept, of doorgestreept.

      

   3. Selecteer een opmaak om toe te passen op een alinea, bijvoorbeeld opsommingstekens, een lijn, of voeg een lege alinea toe.

      

   4. Voeg een hyperlink toe aan geselecteerde tekst.

      

   5. Verleuk je tekst met emoji's.

      

   Zie je dit icoontje niet? Activeer dan eerst deze functionaliteit.

Teksten

1. Klik op de inhoudsopgave Teksten.
2. Vul een Onderwerp e-mail in.

   Dit veld wordt standaard gevuld met de tekst die je hebt ingesteld.

   Wil je meestal een andere tekst gebruiken? Stel dit dan in.

3. Voeg eventueel velden in.
   1. Selecteer een veld bij Velden om een variabele waarde te gebruiken, zoals een datum of nummer. Deze velden worden op het moment dat een rapport wordt gemaakt ingevuld.

      

4. Vul een E-mailtekst in.

   Dit veld wordt standaard gevuld met de tekst die je hebt ingesteld.

   Wil je meestal een andere tekst gebruiken? Stel dit dan in.

5. Bepaal de gewenste opmaak en voeg eventueel velden toe.

   Let op

   Kopieer je tekst met leestekens vanuit Microsoft Word? Let dan op dat je geen zogenaamde 'gekrulde aanhalingstekens' gebruikt. Deze worden in een rapport namelijk niet afgedrukt. Vervang deze in het tekstveld door 'rechte aanhalingstekens' door de aanhalingstekens te selecteren en opnieuw toe te voegen.

   1. Selecteer een Opmaak om toe te passen op een hele alinea, bijvoorbeeld een kop.

      

   2. Selecteer een opmaak om toe te passen op geselecteerde tekst, bijvoorbeeld vet, schuingedrukt, onderstreept, of doorgestreept.

      

   3. Selecteer een opmaak om toe te passen op een alinea, bijvoorbeeld opsommingstekens, een lijn, of voeg een lege alinea toe.

      

   4. Voeg een hyperlink toe aan geselecteerde tekst.

      

   5. Verleuk je tekst met emoji's.

      

   6. Selecteer een veld bij Velden om een variabele waarde te gebruiken, zoals een datum of nummer. Deze velden worden op het moment dat een rapport wordt gemaakt ingevuld.

      

   7. Vergroot eventueel het tekstveld voor meer overzicht.

      

6. Vul een wervende Offertetekst in.

   Dit veld wordt standaard gevuld met de tekst die je hebt ingesteld.

   Wil je meestal een andere tekst gebruiken? Stel dit dan in.

7. Bepaal de gewenste opmaak en voeg eventueel velden toe.

   Let op

   Kopieer je tekst met leestekens vanuit Microsoft Word? Let dan op dat je geen zogenaamde 'gekrulde aanhalingstekens' gebruikt. Deze worden in een rapport namelijk niet afgedrukt. Vervang deze in het tekstveld door 'rechte aanhalingstekens' door de aanhalingstekens te selecteren en opnieuw toe te voegen.

   1. Selecteer een Opmaak om toe te passen op een hele alinea, bijvoorbeeld een kop.

      

   2. Selecteer een opmaak om toe te passen op geselecteerde tekst, bijvoorbeeld vet, schuingedrukt, onderstreept, of doorgestreept.

      

   3. Selecteer een opmaak om toe te passen op een alinea, bijvoorbeeld opsommingstekens, een lijn, of voeg een lege alinea toe.

      

   4. Voeg een hyperlink toe aan geselecteerde tekst.

      

   5. Verleuk je tekst met emoji's.

      

   6. Selecteer een veld bij Velden om een variabele waarde te gebruiken, zoals een datum of nummer. Deze velden worden op het moment dat een rapport wordt gemaakt ingevuld.

      

   7. Vergroot eventueel het tekstveld voor meer overzicht.

      

8. Vul een Tekst over geldigheidstermijn in.
9. Bepaal de gewenste opmaak en voeg eventueel velden toe.

   Let op

   Kopieer je tekst met leestekens vanuit Microsoft Word? Let dan op dat je geen zogenaamde 'gekrulde aanhalingstekens' gebruikt. Deze worden in een rapport namelijk niet afgedrukt. Vervang deze in het tekstveld door 'rechte aanhalingstekens' door de aanhalingstekens te selecteren en opnieuw toe te voegen.

   1. Selecteer een Opmaak om toe te passen op een hele alinea, bijvoorbeeld een kop.

      

   2. Selecteer een opmaak om toe te passen op geselecteerde tekst, bijvoorbeeld vet, schuingedrukt, onderstreept, of doorgestreept.

      

   3. Selecteer een opmaak om toe te passen op een alinea, bijvoorbeeld opsommingstekens, een lijn, of voeg een lege alinea toe.

      

   4. Voeg een hyperlink toe aan geselecteerde tekst.

      

   5. Verleuk je tekst met emoji's.

      

   6. Selecteer een veld bij Velden om een variabele waarde te gebruiken, zoals een datum of nummer. Deze velden worden op het moment dat een rapport wordt gemaakt ingevuld.

      

   7. Vergroot eventueel het tekstveld voor meer overzicht.

      

Adresgegevens

1. Klik op het tabblad Adres.
2. Selecteer een Methode bepalen leveradres.

   SB ondersteunt de volgende methoden:

   • Gelijk aan factuuradres: het gekozen factuuradres in de verkoopfactuur is ook de locatie waar je de verkoopproducten levert. Het btw-tarief wordt in dit geval bepaald op basis van het land van jouw administratie en het land van de klant.
   • Afwijkend leveradres: SB toont op de verkoopfactuur een extra veld, waarin je kunt aangeven op welk adres je de verkoopproducten levert. Het btw-tarief wordt in dit geval bepaald op basis van het land van jouw administratie en het land van het leveradres.
   • Balieverkoop: het factuuradres is gelijk aan het adres van jouw administratie. Wij gaan ervan uit dat het verkoopproduct in dat geval geleverd wordt vanaf jouw bedrijfslocatie. Het btw-tarief wordt in dit geval bepaald op basis van het land van jouw administratie.
3. Selecteer een Factuuradres.

   Op basis van het land van deze administratie en het land van het factuuradres wordt het btw-tarief afgeleid, ook voor factuuradressen binnen en buiten de EU. Ook wordt de omzet automatisch toegevoegd aan de juiste btw-sectie van een btw-aangifte.

   Bij Balieverkoop wordt factuuradres niet getoond. In dit geval is immers het adres van de administratie het factuuradres.

   Het is ook mogelijk om hiervandaan een nieuw adres toe te voegen.

   

4. Selecteer eventueel een Afwijkend leveradres.

   Dit veld is alleen zichtbaar wanneer bij Methode bepalen leveradres de waarde Afwijkend leveradres is geselecteerd.

Betalingsgegevens

1. Klik op het tabblad Betaling.
2. Selecteer de gewenste Betaalwijze.

   Wij ondersteunen de volgende betaalwijzen.

   • Op rekening

     Gebruik deze betaalwijze wanneer een klant een verkoopfactuur achteraf mag betalen via de online bankomgeving.

     Als je een verkoopfactuur met deze betaalwijze verzendt ontstaat een openstaande post (debiteur) die betaald moet worden. Deze krijgt de status Te betalen.

     Wanneer je deze openstaande post aflettert tegen een bankmutatie krijgt deze de status Betaald.

   • Pin, iDEAL of Creditcard

     Gebruik deze betaalwijze wanneer een klant jouw verkoopfactuur elektronisch heeft betaald.

     Als je een verkoopfactuur met deze betaalwijze verzendt, of een inkoopfactuur boekt krijgen de bijbehorende openstaande posten de status Onderweg. De klant heeft de verkoopfactuur immers al betaald.

     Wanneer je deze betaling aflettert tegen een bankmutatie krijgt deze de status Betaald.

   • Contant

     Gebruik deze betaalwijze wanneer een klant een verkoopfactuur met contant geld heeft betaald.

     Als je een verkoopfactuur met deze betaalwijze verzendt krijgen de betalingen hiervan direct de status Betaald.

     Daarnaast ontstaat automatisch een kasmutatie die direct wordt afgeletterd tegen de openstaande post (debiteur). Wij gaan er namelijk van uit dat het contante geld direct in een kas wordt gestopt.

   • Incasso

     Gebruik deze betaalwijze als je een ondertekende incassomachtiging van een klant hebt ontvangen en jouw bank hiermee toestemming heeft gekregen om de betalingen van verkoopfacturen automatisch af te schrijven.

     Als je een verkoopfactuur met deze betaalwijze verzendt dan krijgt de betaling de status Te betalen. Als je deze verkoopfactuur via een incasso-opdracht incasseert krijgt deze de betaling de status Onderweg.

     Wanneer je deze betaling aflettert tegen een bankmutatie, dan krijgt deze de status Betaald.

3. Selecteer de gewenste Betaalvoorwaarde.

   Je kunt hiervandaan ook een nieuwe betaalvoorwaarde toevoegen.

   

   Let op

   Is dit veld niet wijzigbaar? Dan is bij het instellen van de werkwijze bepaald dat je niet mag afwijken van de daar ingestelde waarde. Bekijk onderstaande onderwerpen als je wel wilt kunnen afwijken.

   Betaalvoorwaarde verkoop instellen.

4. Vink eventueel Vooruitontvangst verrekenen aan.

   Doe dit als je al geld van deze klant hebt ontvangen voordat je deze verkoopfactuur ging verzenden, bijvoorbeeld een aanbetaling.

   Zie je dit veld niet en wil je hier wel gebruik van kunnen maken? Activeer dan eerst de functionaliteit voor vooruitontvangsten.

   Het veld Bedrag vooruitontvangen verschijnt, met daarin het saldo van alle bijschrijvingen die je hebt verwerkt als vooruitontvangst tot maximaal het factuurbedrag.

5. Wijzig eventueel het Bedrag vooruitontvangen.

   Doe dit bijvoorbeeld als je niet het hele saldo vooruitontvangen wilt gebruiken.

   

   Het te betalen bedrag in de staart wordt lager.

   

6. De Vervaldatum is niet wijzigbaar en wordt berekend op basis van de Factuurdatum en de Betaalvoorwaarde.

   Deze datum geeft aan een klant aan wanneer een openstaande post (debiteur) uiterlijk betaald moet zijn.

   Als je gebruik maakt van incasseren, dan bepaalt deze datum in welke incasso-opdracht een openstaande post (debiteur) wordt meegenomen.

7. Selecteer een Bankrekening debiteur.

   Dit veld verschijnt alleen bij betaalwijzen Op rekening, Incasso en Onbekend.

   Deze bankrekening wordt gebruikt bij het afletteren van bankmutaties of bij het incasseren van een openstaande post door een bank.

   Je kunt hiervandaan eventueel een nieuwe bankrekening toevoegen.

   

8. Selecteer een Eigen bankrekening.

   Dit veld is niet zichtbaar bij betaalwijze Contant. "Das natuurlijk logies."

   Deze bankrekening wordt gebruikt bij het incasseren van een openstaande post door een bank.

9. Vink eventueel Herinneren aan of uit.

   Hiermee geef je aan dat deze openstaande post getoond wordt in de functie Betalingsherinneringen.

10. Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om te verwerken en direct een nieuwe toe te voegen.

    

    Klik op Opslaan en Boeken (Ctrl+S) als dit de laatste is die je wilt toevoegen.

E-mailgegevens

1. Klik op het tabblad E-mail.
2. Vink E-mailen aan klant aan of uit.
3. Vul een E-mailadres in.

   Dit veld wordt standaard gevuld met het voorkeur e-mailadres bij deze klant.

   

4. Vul een Onderwerp e-mail in.

   Dit veld wordt standaard gevuld met de tekst die je hebt ingesteld.

   Wil je meestal een andere tekst gebruiken? Stel dit dan in.

5. Voeg eventueel velden in.
   1. Selecteer een veld bij Velden om een variabele waarde te gebruiken, zoals een datum of nummer. Deze velden worden op het moment dat een rapport wordt gemaakt ingevuld.

      

6. Vul een E-mailtekst in.

   Dit veld wordt standaard gevuld met de tekst die je hebt ingesteld.

   Wil je meestal een andere tekst gebruiken? Stel dit dan in.

7. Bepaal de gewenste opmaak en voeg eventueel velden toe.

   Let op

   Kopieer je tekst met leestekens vanuit Microsoft Word? Let dan op dat je geen zogenaamde 'gekrulde aanhalingstekens' gebruikt. Deze worden in een rapport namelijk niet afgedrukt. Vervang deze in het tekstveld door 'rechte aanhalingstekens' door de aanhalingstekens te selecteren en opnieuw toe te voegen.

   1. Selecteer een Opmaak om toe te passen op een hele alinea, bijvoorbeeld een kop.

      

   2. Selecteer een opmaak om toe te passen op geselecteerde tekst, bijvoorbeeld vet, schuingedrukt, onderstreept, of doorgestreept.

      

   3. Selecteer een opmaak om toe te passen op een alinea, bijvoorbeeld opsommingstekens, een lijn, of voeg een lege alinea toe.

      

   4. Voeg een hyperlink toe aan geselecteerde tekst.

      

   5. Verleuk je tekst met emoji's.

      

   6. Selecteer een veld bij Velden om een variabele waarde te gebruiken, zoals een datum of nummer. Deze velden worden op het moment dat een rapport wordt gemaakt ingevuld.

      

   7. Vergroot eventueel het tekstveld voor meer overzicht.

      

8. Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om op te slaan en direct een nieuwe toe te voegen. De status wordt Te verzenden.

   Klik op Opslaan en Verzenden om op te slaan en zonder verdere controle direct te verzenden. De status wordt Verzonden.

   

   Klik op Opslaan (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen. De status wordt Te verzenden.

Zie ook

• Werkwijze verkoopfactuur instellen.
• Verkoopfactuur verzenden.
• Btw-scenario's verkoop.
• Korting geven.
• Verkoopfactuur herhalen.
• Omzet in afwijkende periode (transitorisch boeken).
• Vast actief verkopen.
• Verkoopfactuur wijzigen.
• Verkoopfactuur crediteren.
• Klant toevoegen.
• Diverse klant toevoegen.
• Verkoopproduct toevoegen.
• Divers verkoopproduct toevoegen.
• Verkoopjournaalpost toevoegen.
• Offerte toevoegen.
• Omzet verbijzonderen op vestiging en/of afdeling.
• Omzet verbijzonderen op project.