E-mailen en teksten instellen

Met SB kan je pdf-rapporten van verkoopfacturen, offertes en pakbonnen via e-mail aan je klanten verzenden. Ook is het mogelijk om een kopie e-mail (cc) te versturen aan een contactpersoon bij een klant. Het e-mailen kan je aan- of uitzetten voor een hele administratie, een bepaalde klant, of voor een bepaald verkooprapport. Voordat je je eerste verkooprapport verzendt is het ook belangrijk om de teksten voor de begeleidende e-mails en bepaalde gedeelten van het rapport in te stellen.

Verkoopfacturen en Offertes e-mailen in- of uitschakelen

E-mailen instellen bij administratie:

Bij de administratie stel je in of je verkoopfacturen wilt e-mailen of niet. Dit zal je waarschijnlijk niet vaak aanpassen.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Verkoopfactuur instellingen.

   Let op

   Alleen Medewerkers van een administratiekantoor of klanten met de licentie Ondernemen kunnen deze functie gebruiken.

2. Vink E-mailen aan klant aan of uit.

   Deze instelling wordt standaard toegepast bij de verkooprapporten. Je kunt hier bij een individuele klant of verkooprapport van afwijken.

3. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

E-mailen instellen per klant:

Je kunt bij een klant instellen of je verkooprapporten wilt e-mailen en of je ook een kopie (cc) wilt versturen aan een contactpersoon bij deze klant.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Klanten.
2. Open de gewenste Klant.
3. Klik op de inhoudsopgave Instellingen.
4. Klik op E-mail en rapport.
5. Vink Facturen e-mailen aan klant aan of uit.

   Hiermee wordt een verkooprapport ge-e-maild aan het e-mailadres dat je bij de organisatie of persoon hebt ingevuld.

   Deze instelling wordt standaard toegepast op alle verkooprapporten van deze klant. Je kunt hier bij een bepaald verkooprapport nog van afwijken.

6. Vink eventueel Kopie e-mailen aan contact aan.

   Hiermee wordt een kopie van het verkooprapport verzonden aan het contact dat je bij een verkoopfactuur of offerte hebt geselecteerd.

   Deze instelling wordt standaard toegepast op alle verkooprapporten van deze klant. Je kunt hier bij een bepaald verkooprapport nog van afwijken.

7. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

E-mailen van individueel verkooprapport:

1. Voeg een Verkoopfactuur of Offerte toe.
2. Selecteer een Klant.
3. Selecteer eventueel een Contact.

   Als bij deze klant Kopie e-mailen aan contact is aangevinkt, dan wordt het verkooprapport ook naar dit contact verzonden.

4. Klik op het tabblad E-mail.
5. Vink E-mailen aan klant aan of uit.
6. Vink Kopie e-mailen aan contact aan of uit.

   Zie je dit veld niet? Kijk dan bij de klant of dit veld daar wel is aangevinkt.

Teksten voor verkoopfacturen en offertes instellen

Taal en teksten voor verkooprapporten instellen:

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Verkoopfactuur instellingen.

   Let op

   Alleen Medewerkers van een administratiekantoor of klanten met de licentie Ondernemen kunnen deze functie gebruiken.

2. Klik op de inhoudsopgave Teksten e-mail en rapport.
3. Selecteer een Taal verkoopfactuur en Taal offerte.

   Deze taal wordt standaard gekozen bij het toevoegen van een verkoopfactuur of offerte. Je kunt hier bij het toevoegen nog van afwijken.

4. Klik op een taal bij Teksten.
5. Klik op Wijzigen (W).
6. Open Werkwijze offerte of Werkwijze verkoopfactuur.
7. Klik in een van de tekstvelden.
8. Vul de gewenste teksten in.

   Let op

   Kopieer je tekst met leestekens vanuit Microsoft Word? Let dan op dat je geen zogenaamde 'gekrulde aanhalingstekens' gebruikt. Deze worden in een rapport namelijk niet afgedrukt. Vervang deze in het tekstveld door 'rechte aanhalingstekens' door de aanhalingstekens te selecteren en opnieuw toe te voegen.

   1. Selecteer een Opmaak om toe te passen op een hele alinea, bijvoorbeeld een kop.

      

   2. Selecteer een opmaak om toe te passen op geselecteerde tekst, bijvoorbeeld vet, schuingedrukt, onderstreept, of doorgestreept.

      

   3. Selecteer een opmaak om toe te passen op een alinea, bijvoorbeeld opsommingstekens, een lijn, of voeg een lege alinea toe.

      

   4. Voeg een hyperlink toe aan geselecteerde tekst.

      

   5. Verleuk je tekst met emoji's.

      

   6. Selecteer een veld bij Velden om een variabele waarde te gebruiken, zoals een datum of nummer. Deze velden worden op het moment dat een rapport wordt gemaakt ingevuld.

      

   7. Vergroot eventueel het tekstveld voor meer overzicht.

      

   Deze teksten worden standaard ingevuld bij het toevoegen van een verkoopfactuur of offerte. Je kunt hier bij het toevoegen nog van afwijken.

Taal per klant instellen:

1. Open de gewenste Klant.
2. Klik op de inhoudsopgave Instellingen.
3. Klik op E-mail en rapport.
4. Selecteer een Taal factuur.

   Deze taal wordt gebruikt voor alle verkooprapporten van deze klant. Hier kan je bij het toevoegen niet van afwijken.

Tekst per verkoopproces instellen:

1. Voeg een nieuwe verkoopfactuur of offerte toe.

   of

   Wijzig een nog niet verzonden verkoopfactuur of offerte.

2. Klik op het tabblad E-mail in de verkoopfactuur.

   Klik op het tabblad Teksten.

3. Vul de gewenste teksten in.

   Let op

   Kopieer je tekst met leestekens vanuit Microsoft Word? Let dan op dat je geen zogenaamde 'gekrulde aanhalingstekens' gebruikt. Deze worden in een rapport namelijk niet afgedrukt. Vervang deze in het tekstveld door 'rechte aanhalingstekens' door de aanhalingstekens te selecteren en opnieuw toe te voegen.

   1. Selecteer een Opmaak om toe te passen op een hele alinea, bijvoorbeeld een kop.

      

   2. Selecteer een opmaak om toe te passen op geselecteerde tekst, bijvoorbeeld vet, schuingedrukt, onderstreept, of doorgestreept.

      

   3. Selecteer een opmaak om toe te passen op een alinea, bijvoorbeeld opsommingstekens, een lijn, of voeg een lege alinea toe.

      

   4. Voeg een hyperlink toe aan geselecteerde tekst.

      

   5. Verleuk je tekst met emoji's.

      

   6. Selecteer een veld bij Velden om een variabele waarde te gebruiken, zoals een datum of nummer. Deze velden worden op het moment dat een rapport wordt gemaakt ingevuld.

      

   7. Vergroot eventueel het tekstveld voor meer overzicht.