E-mailen en teksten instellen

Met SB kan je pdf-rapporten van verkoopfacturen, offertes en pakbonnen via e-mail aan je klanten verzenden. Ook is het mogelijk om een kopie e-mail (cc) te versturen aan een contactpersoon bij een klant. Het e-mailen kan je aan- of uitzetten voor een hele administratie, een bepaalde klant, of voor een bepaald verkooprapport. Voordat je je eerste verkooprapport verzendt is het ook belangrijk om de teksten voor de begeleidende e-mails en bepaalde gedeelten van het rapport in te stellen.

Verkoopfacturen en Offertes e-mailen in- of uitschakelen

E-mailen instellen bij administratie:

Bij de administratie stel je in of je verkoopfacturen wilt e-mailen of niet. Dit zal je waarschijnlijk niet vaak aanpassen.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Verkoopfactuur instellingen.

   Let op

   Alleen Medewerkers van een administratiekantoor of klanten met de licentie Ondernemen kunnen deze functie gebruiken.

2. Vink E-mailen aan klant aan of uit.

   Deze instelling wordt standaard toegepast bij de verkooprapporten. Je kunt hier bij een individuele klant of verkooprapport van afwijken.

3. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

E-mailen instellen per klant:

Je kunt bij een klant instellen of je verkooprapporten wilt e-mailen en of je ook een kopie (cc) wilt versturen aan een contactpersoon bij deze klant.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Klanten.
2. Open de gewenste Klant.
3. Klik op de inhoudsopgave Instellingen.
4. Klik op E-mail en rapport.
5. Vink Facturen e-mailen aan klant aan of uit.

   Hiermee wordt een verkooprapport ge-e-maild aan het e-mailadres dat je bij de organisatie of persoon hebt ingevuld.

   Deze instelling wordt standaard toegepast op alle verkooprapporten van deze klant. Je kunt hier bij een bepaald verkooprapport nog van afwijken.

6. Vink eventueel Kopie e-mailen aan contact aan.

   Hiermee wordt een kopie van het verkooprapport verzonden aan het contact dat je bij een verkoopfactuur of offerte hebt geselecteerd.

   Deze instelling wordt standaard toegepast op alle verkooprapporten van deze klant. Je kunt hier bij een bepaald verkooprapport nog van afwijken.

7. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

E-mailen van individueel verkooprapport:

1. Voeg een Verkoopfactuur of Offerte toe.
2. Selecteer een Klant.
3. Selecteer eventueel een Contact.

   Als bij deze klant Kopie e-mailen aan contact is aangevinkt, dan wordt het verkooprapport ook naar dit contact verzonden.

4. Klik op het tabblad E-mail.
5. Vink E-mailen aan klant aan of uit.
6. Vink Kopie e-mailen aan contact aan of uit.

   Zie je dit veld niet? Kijk dan bij de klant of dit veld daar wel is aangevinkt.

Teksten voor verkoopfacturen en offertes instellen

Taal en teksten voor verkooprapporten instellen:

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Verkoopfactuur instellingen.

   Let op

   Alleen Medewerkers van een administratiekantoor of klanten met de licentie Ondernemen kunnen deze functie gebruiken.

2. Klik op de inhoudsopgave Teksten e-mail en rapport.
3. Selecteer een Taal verkoopfactuur en Taal offerte.

   Deze taal wordt standaard gekozen bij het toevoegen van een verkoopfactuur of offerte. Je kunt hier bij het toevoegen nog van afwijken.

4. Klik op een taal bij Teksten.
5. Klik op Wijzigen (W).
6. Open Werkwijze offerte of Werkwijze verkoopfactuur.
7. Klik in een van de tekstvelden.
8. Vul de gewenste teksten in.

   Let op

   Kopieer je tekst met leestekens vanuit Microsoft Word? Let dan op dat je geen zogenaamde 'gekrulde aanhalingstekens' gebruikt. Deze worden in een rapport namelijk niet afgedrukt. Vervang deze in het tekstveld door 'rechte aanhalingstekens' door de aanhalingstekens te selecteren en opnieuw toe te voegen.

   1. Selecteer een Opmaak om toe te passen op een hele alinea, bijvoorbeeld een kop.

      

   2. Selecteer een opmaak om toe te passen op geselecteerde tekst, bijvoorbeeld vet, schuingedrukt, onderstreept, of doorgestreept.

      

   3. Selecteer een opmaak om toe te passen op een alinea, bijvoorbeeld opsommingstekens, een lijn, of voeg een lege alinea toe.

      

   4. Voeg een hyperlink toe aan geselecteerde tekst.

      

   5. Verleuk je tekst met emoji's.

      

   6. Selecteer een veld bij Velden om een variabele waarde te gebruiken, zoals een datum of nummer. Deze velden worden op het moment dat een rapport wordt gemaakt ingevuld.

      

   7. Vergroot eventueel het tekstveld voor meer overzicht.

      

   Deze teksten worden standaard ingevuld bij het toevoegen van een verkoopfactuur of offerte. Je kunt hier bij het toevoegen nog van afwijken.

Taal per klant instellen:

1. Open de gewenste Klant.
2. Klik op de inhoudsopgave Instellingen.
3. Klik op E-mail en rapport.
4. Selecteer een Taal factuur.

   Deze taal wordt gebruikt voor alle verkooprapporten van deze klant. Hier kan je bij het toevoegen niet van afwijken.

Tekst per verkoopproces instellen:

1. Voeg een nieuwe verkoopfactuur of offerte toe.

   of

   Wijzig een nog niet verzonden verkoopfactuur of offerte.

2. Klik op het tabblad E-mail in de verkoopfactuur.

   Klik op het tabblad Teksten.

3. Vul de gewenste teksten in.

   Let op

   Kopieer je tekst met leestekens vanuit Microsoft Word? Let dan op dat je geen zogenaamde 'gekrulde aanhalingstekens' gebruikt. Deze worden in een rapport namelijk niet afgedrukt. Vervang deze in het tekstveld door 'rechte aanhalingstekens' door de aanhalingstekens te selecteren en opnieuw toe te voegen.

   1. Selecteer een Opmaak om toe te passen op een hele alinea, bijvoorbeeld een kop.

      

   2. Selecteer een opmaak om toe te passen op geselecteerde tekst, bijvoorbeeld vet, schuingedrukt, onderstreept, of doorgestreept.

      

   3. Selecteer een opmaak om toe te passen op een alinea, bijvoorbeeld opsommingstekens, een lijn, of voeg een lege alinea toe.

      

   4. Voeg een hyperlink toe aan geselecteerde tekst.

      

   5. Verleuk je tekst met emoji's.

      

   6. Selecteer een veld bij Velden om een variabele waarde te gebruiken, zoals een datum of nummer. Deze velden worden op het moment dat een rapport wordt gemaakt ingevuld.

      

   7. Vergroot eventueel het tekstveld voor meer overzicht.

      

Herhalen

Het is mogelijk om dezelfde verkoopfactuur met bepaalde tussenpozen opnieuw klaar te zetten voor een klant, bijvoorbeeld een maandelijkse factuur. Dit noemen wij herhalende verkoopfacturen. Dit onderwerp legt uit hoe je dit doet.

Voordat je gebruik kunt maken van herhalende verkoopfacturen moet je deze functionaliteit eerst activeren.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Verkoopfactuur instellingen.

   Let op

   Alleen Medewerkers van een administratiekantoor of klanten met de licentie Ondernemen kunnen deze functie gebruiken.

2. Vink Herhalen aan.
3. Vink eventueel Herhalen toepassen aan.

   Doe dit als je de meeste verkoopfacturen wilt herhalen. Je kunt hier per verkoopfactuur van afwijken.

4. Bepaal of je van deze ingestelde waarde wilt kunnen afwijken of dat je deze altijd wilt toepassen.

   Na het instellen is het belangrijk om te bepalen of je wilt kunnen afwijken van de ingestelde waarde. Wanneer afwijken niet gewenst is noemen wij dat Altijd toepassen. Wanneer afwijken gewenst is noemen wij dit Afwijken toestaan.

   Voorbeeld

   Het is mogelijk om voor verkoopfacturen te bepalen of deze al dan niet ge-e-maild moeten worden aan klanten. Wanneer dit voor alle klanten geldt, dan is het niet nodig om te kunnen afwijken en wordt de waarde altijd toegepast. Wanneer een bepaalde klant geen verkoopfactuur via e-mail wil ontvangen, dan is het noodzakelijk om afwijken toe te staan.

   Afwijken toestaan bepalen

   1. Selecteer een waarde bij Afwijken toestaan.

      

      • Altijd toepassen.

        De ingestelde waarde wordt overal gebruikt. Het is niet mogelijk om af te wijken.

      • Afwijken bij ... toestaan.

        De ingestelde waarde wordt als standaard gebruikt. Het is wel mogelijk om af te wijken. Wij geven in de tekst aan waar je kunt afwijken.

   2. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

      Voorbeeld

   • Stel dat bij een administratie voor Openstaande posten (debiteur) onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen de betaalwijze Op rekening toegepast.

   • Stel dat bij een administratie onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Op rekening toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke klant een andere betaalwijze te selecteren.

   • Stel dat bij een klant onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen van deze klant de betaalwijze Incasso toegepast.

   • Stel dat onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Incasso toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke verkoopfactuur een andere betaalwijze te selecteren:

     

   Let op

   Wanneer bij een bepaald veld niet mogelijk is om een afwijkende waarde in te vullen, zoals in dit voorbeeld:

   

   dan is bij het bepalen van de werkwijze aangegeven dat deze waarde altijd moet worden toegepast en dus niet van de ingestelde waarde afgeweken mag worden.

5. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Verkoopfactuur toelichtingen activeren

Het is mogelijk om per verkoopfactuurregel of offerteregel een toelichtende tekst toe te voegen. Deze tekst wordt op het rapport afgedrukt onder de betreffende verkoopfactuurregel.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Verkoopfactuur instellingen.

   Let op

   Alleen Medewerkers van een administratiekantoor of klanten met de licentie Ondernemen kunnen deze functie gebruiken.

2. Vink Toelichtingen in factuurregels toestaan aan.
3. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Vrije koptekst en voettekst

Het is mogelijk om vrije teksten in te stellen voor verkoopfacturen. Deze teksten komen in de koptekst of voettekst te staan van alle verkoopfacturen, of op verkoopfacturen voor een specifieke klant.

Algemene vrije teksten instellen

1. Open de gewenste Administratie.
   1. Open de gewenste Administratie door in de Administratiekiezer te klikken op het tandwieltje .

      

2. Klik op de inhoudsopgave Instellingen.

   Let op

   Alleen Medewerkers van een administratiekantoor of klanten met de licentie Ondernemen kunnen deze functie gebruiken.

3. Open Verkoop / Teksten e-mail en rapport.
4. Open de taal waarin je de teksten wilt aanpassen.
5. Klik op Wijzigen (W).
6. Open Werkwijze verkoopfactuur.
7. Vink Vrije teksten op rapport toestaan aan.
8. Vul een Koptekst en/of Voettekst in.
9. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Klantspecifieke vrije teksten instellen

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Klanten.
2. Open de gewenste Klant.
3. Klik op de inhoudsopgave Instellingen.
4. Klik op E-mail en rapport.
5. Vink Vrije teksten op rapport toestaan voor extra klantgegevens aan.
6. Vul een Koptekst met extra klantgegevens in.

   

7. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

   Let op

   Om dit goed te laten werken moet je ook bij de administratie het veld Vrije teksten op rapport toestaan aanvinken, zoals hierboven beschreven.

Pakbon

Het is mogelijk om een pakbon toe te voegen als bijlage bij een verkoopfactuur. Deze pakbon wordt gegenereerd op het moment dat je een verkoopfactuur verzendt.

Werkwijze pakbon instellen bij de administratie:

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Verkoopfactuur instellingen.

   Let op

   Alleen Medewerkers van een administratiekantoor of klanten met de licentie Ondernemen kunnen deze functie gebruiken.

2. Vink Pakbon aan.
3. Vink eventueel Pakbon toevoegen aan.

   Doe dit als je bij de meeste verkoopfacturen een pakbon wilt toevoegen. Je kunt hier bij een klant of verkoopfactuur nog van afwijken.

4. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Vanaf de eerstvolgende verkoopfactuur wordt bij het verzenden een pakbon toegevoegd als bijlage.

Werkwijze pakbon instellen bij een klant:

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Klanten.
2. Open de gewenste Klant.
3. Klik op de inhoudsopgave Instellingen.
4. Klik op de inhoudsopgave E-mail en rapport.
5. Vink Pakbon toevoegen aan.

   Doe dit als je bij de meeste verkoopfacturen voor deze klant een pakbon wilt toevoegen. Je kunt hier op dat moment nog van afwijken.

6. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Zie ook

• Verkoopfactuur toevoegen.
• Verkoopfactuur herhalen.
• Verkoopfactuur crediteren.