Werken met verkoop

Dit werkgebied omvat alle verkoopprocessen, van offerte tot betaling. In onderstaande afbeelding zijn alle processen en relaties daartussen in beeld gebracht. Wij realiseren ons: het is een hele klap informatie, dus pak gerust een bakkie en ga er eens rustig voor zitten om de afbeelding van linksboven naar rechtsonder door te nemen.

Let op

Om deze processen optimaal te gebruiken raden wij aan om eerst jouw meestgebruikte werkwijze in te stellen.

Werkwijze verkoop instellen.

• Verkoopproduct.

  Je kunt met SB diensten of artikelen verkopen. De verzamelterm hiervoor is Verkoopproduct. Gebruik dit als je dezelfde dienst of hetzelfde artikel vaker wil verkopen.

• Klant.

  In SB is iedere klant een organisatie of persoon. Wanneer je een nieuwe klant toevoegt, voeg je direct de algemene gegevens van de organisatie of persoon toe. Wanneer je bij een klant op een bepaald moment ook iets inkoopt, waardoor deze crediteur wordt, dan hoef je deze algemene gegevens niet opnieuw in te vullen.

• Verkoopfactuur.

  Je kunt in SB snel en eenvoudig een verkoopfactuur met verkochte verkoopproducten toevoegen en verzenden naar een klant. Een verkoopfactuur kan automatisch zijn ontstaan doordat een prospect een offerte heeft geaccordeerd. Zodra je een verkoopfactuur verzendt ontstaat een zogenaamde openstaande post (debiteur). Een klant dient deze openstaande post voor de vervaldatum te betalen. De betaling komt vanuit jouw bank, via een automatische bankkoppeling of het handmatig importeren van bankmutaties, in SB en wordt automatisch afgeletterd tegen deze openstaande post.

• Verkoopjournaalpost.

  Het komt voor dat je verkoopfacturen met een ander softwarepakket maakt, maar bijvoorbeeld in een webshop. Deze verkoopfacturen wil je niet opnieuw toevoegen in SB. Ook kan het zijn dat je gedurende een boekjaar met SB start en je openstaande verkoopfacturen, die je met je vorige pakket hebt gemaakt, wilt inboeken om deze verder af te kunnen handelen. Maak in dat geval gebruik van de Verkoopjournaalpost. Dit is een verkoopfactuur waarbij je in de regels geen verkoopproducten, maar grootboekrekeningen boekt. Hierbij wordt geen pdf-factuur gegenereerd en daarom is het dus niet mogelijk om deze via e-mail te verzenden naar een klant.

• WooCommerce webshop.

  Gebruik je een WooCommerce-webshop voor het verkopen van producten en verstuurt deze webshop verkoopfacturen naar jouw klanten? Gebruik dan de WooCommerce-koppeling om de afgeronde orders automatisch te importeren als verkoopjournaalpost en de bijbehorende kopers te importeren als klant.

• Shopify webshop.

  Gebruik je een Shopify-webshop voor het verkopen van producten en verstuurt deze webshop verkoopfacturen naar jouw klanten? Gebruik dan de Shopify-koppeling om de afgeronde orders automatisch te importeren als verkoopjournaalpost en de bijbehorende kopers te importeren als klant.

• Prospect.

  In SB is iedere prospect een organisatie of persoon. Je gebruikt een prospect als je verkoopproducten via een offerte aanbiedt voor een bepaalde prijs. Een prospect kan deze offerte vervolgens accorderen. Hiermee wordt deze prospect automatisch een klant en wordt automatisch een verkoopfactuur klaargezet die je, bijvoorbeeld na de levering, kunt verzenden.

• Offerte.

  Met offertes kan je een prospect een voorstel doen voor de levering van verkoopproducten voor een bepaalde prijs. Een offerte heeft een bepaalde geldigheidsduur. Een prospect ontvangt de offerte via een e-mail met een link naar een veilige portal waar deze offerte geaccordeerd kan worden. Na het accorderen wordt automatisch een verkoopfactuur toegevoegd met dezelfde verkoopproducten en prijzen als de offerte. Deze kan voor het verzenden nog worden gewijzigd.

• Debiteurenbewaking.

  Wanneer je verkoopfacturen hebt verzonden aan je klanten is het natuurlijk belangrijk om de betaling hiervan goed in de gaten te houden, zeker na de vervaldatum. SB biedt een aantal verschillende overzichten voor deze Debiteurenbewaking. Strikt genomen houd je niet de betaling van verkoopfacturen in de gaten, maar van zogenaamde Openstaande posten (debiteur). Deze openstaande posten kan je koppelen aan bankmutaties of op andere manieren verwerken, bijvoorbeeld als je een (deels) niet betaalde factuur wilt wegboeken.

• Betalingsherinnering.

  Het komt helaas voor dat een debiteur een factuur niet voor de vervaldatum betaalt. In dat geval kan je gebruik maken van betalingsherinneringen of aanmaningen. Deze herinneringen worden via e-mail verstuurd aan de desbetreffende debiteuren. Deze kunnen vervolgens handmatig, of via een Mollie betaallink de openstaande facturen alsnog betalen.

• Incasseren.

  Wanneer je meer grip wilt krijgen op de betaling van jouw verkoopfacturen, dan is het mogelijk om gebruik te maken van de functie Incasseren. Incasseren maakt het mogelijk om, nadat een klant hier toestemming voor heeft gegeven, het openstaande bedrag van de bankrekening van de klant over te schrijven naar de bankrekening van jouw onderneming. De klant hoeft hier zelf geen actie voor te ondernemen. Om incasso-opdrachten te kunnen gebruiken moet dit wel ondersteund worden door jouw bank en onderdeel uitmaken van jouw contract.

• Bankmutaties en kasmutaties verwerken.

  Wanneer je een verkoopfactuur hebt verzonden ontstaat een openstaande post (debiteur). Wanneer je een inkoopfactuur hebt geboekt ontstaat een openstaande post (crediteur). Een klant en jijzelf betalen op een gegeven moment deze openstaande posten. Het bewijs hiervoor bevindt zich op je bankrekening, namelijk in de bankmutaties. Deze bankmutaties lees je automatisch in of importeer je handmatig. SB koppelt zo veel mogelijk bankmutaties automatisch aan openstaande posten en markeert deze als betaald. Daarnaast bestaat altijd een aantal overige uitgaven, zoals bankkosten, of ontvangsten, zoals rente. Deze bankmutaties worden ook zo veel mogelijk automatisch verwerkt, bijvoorbeeld op basis van een transactiecode. Hierdoor hoef je uiteindelijk waarschijnlijk maar een klein percentage van de bankmutaties handmatig te verwerken. En ook deze verwerkingen kan je vaak wegautomatiseren.