Debiteurenbewaking

Wanneer je verkoopfacturen hebt verzonden aan je klanten is het natuurlijk belangrijk om de betaling hiervan goed in de gaten te houden, zeker na de vervaldatum. SB biedt een aantal verschillende overzichten voor deze Debiteurenbewaking. Strikt genomen houd je niet de betaling van verkoopfacturen in de gaten, maar van zogenaamde Openstaande posten (debiteur). Deze openstaande posten kan je koppelen aan bankmutaties of op andere manieren verwerken, bijvoorbeeld als je een (deels) niet betaalde factuur wilt wegboeken.

Openstaande posten (debiteur)

Wanneer je een Verkoopfactuur verzendt aan een klant, dan beschouwt SB deze als afgehandeld. Let op, afgehandeld is niet hetzelfde als betaald! Op dat moment ontstaat een zogenaamde Openstaande post (debiteur).

Openstaande posten kunnen ook ontstaan door het boeken van een Verkoopjournaalpost of een Beginbalans debiteur.

Als je gebruik maakt van Betaalafspraken, bijvoorbeeld voor betaling in meerdere termijnen, dan ontstaan meerdere openstaande posten voor dezelfde verkoopfactuur, namelijk voor iedere betaalafspraak één.

Samenvattend: een openstaande post bevat een nog niet (volledig) betaalde verkoopfactuur of betaaltermijn.

Tijdens het (automatisch) importeren van Bankmutaties worden de bijschrijvingen zo veel mogelijk automatisch afgeletterd tegen de openstaande posten (debiteur). Als een klant een openstaande post volledig betaalt, dan beschouwt SB deze als afgehandeld. Dan zou je kunnen zeggen dat een verkoopfactuur is betaald. In het geval van betaalafspraken moeten natuurlijk alle openstaande posten volledig zijn betaald. Als een klant een openstaande post niet volledig betaalt, dan blijft een deel hiervan openstaan. Dit noemen we het Openstaande saldo.

Kortom: met Debiteurenbewaking houd je de betalingen van de Openstaande posten (debiteur) in de gaten.

Let op:

Voor alle onderstaande overzichten geldt dat deze de openstaande posten laten zien sinds de laatste keer dat je bankmutaties hebt afgeletterd. Met andere woorden: als op het moment van bekijken bankmutaties openstaan die tegen een aantal openstaande posten (debiteur) kunnen worden afgeletterd, dan worden deze openstaande posten weergegeven op de overzichten.

Overzicht openstaande posten (debiteur)

Met het overzicht Openstaande posten (debiteur) controleer je welke verkoopfacturen of betaaltermijnen nog niet (volledig) zijn betaald.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Openstaande posten (debiteur).

   

   Deze weergave laat per openstaande post onder andere het volgende zien:

   • Factuurbedrag: het oorspronkelijke factuurbedrag.
   • Betaald: het bedrag wat vanuit bank- of kasmutaties al is afgeletterd tegen deze openstaande post.
   • Onderweg: het bedrag wat al is betaald via PIN, iDEAL of Creditcard, maar nog niet is afgeletterd.
   • Saldo: het op dit moment openstaande bedrag.
   • Ouderdom: het aantal dagen sinds de Factuurdatum.
   • Ouderdom (vervaldatum): het aantal dagen sinds de Vervaldatum.
   • Laatste herinnering: de datum waarop de laatste Betalingsherinnering is verstuurd.

Acties in de weergave:

• Klik op Ga naar om een ander overzicht te openen.
• Selecteer eventueel een Openstaande post om:
  • Een Betalingsherinnering te verzenden.
  • Af te letteren door een Bankmutatie of Kasmutatie te koppelen.

  of deze af te letteren als:

  • Betalingsverschil (te weinig ontvangen). Gebruik dit als een verkoopfactuur niet volledig is betaald en jij hiermee akkoord bent.
  • Ontvangst op rekening-courant aandeelhouder. Voor administraties met rechtsvorm BV. Gebruik dit als de betaling van een verkoopfactuur is ontvangen op een privérekening van een Aandeelhouder.
  • Privé-ontvangst. Voor administraties met rechtsvorm Eenmanszaak. Gebruik dit als de betaling van een verkoopfactuur is ontvangen op een privérekening van een Ondernemer.
• Klik op een regel om de bijbehorende Verkoopfactuur te bekijken.

Overzicht openstaande saldi (debiteur)

Met het overzicht Openstaande saldi debiteuren controleer je per debiteur wat het totaalsaldo aan openstaande posten is.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Openstaande saldi debiteuren.

   

   Deze weergave laat per debiteur het volgende zien:

   • Aantal: de hoeveelheid openstaande posten.
   • Openstaand: het totaalbedrag van de openstaande posten.
   • Vervallen: het totaalbedrag waarvan de betaaltermijn is verstreken.
   • Niet vervallen: het totaalbedrag waarvan de betaaltermijn nog niet is verstreken.
   • Vooruitontvangen: het totaalbedrag wat je al hebt ontvangen voordat je een verkoopfactuur hebt geboekt.
   • Te verrekenen:

   Let op:

   Staat in deze kolom een bedrag dat je niet verwacht? Controleer dan of je onbedoeld direct op grootboekrekening 1335: Vooruitontvangsten van klanten hebt geboekt, in plaats van een bankmutatie hebt afgeletterd als vooruitontvangst.

Acties in de weergave:

• Klik op Ga naar om een ander overzicht te openen.
• Klik op een regel om de Openstaande posten van een Klant te bekijken.

Controlelijst openstaande posten (debiteur)

Dit overzicht weergave toont alle Openstaande posten (debiteur) op een bepaalde peildatum.

Gebruik deze functie wanneer je wilt weten welke verkoopfacturen nog niet (volledig) waren betaald op een bepaalde peildatum, bijvoorbeeld voor een jaarrekening, of als je onderneming gedurende een boekjaar stopt.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Controlelijst openstaande posten (debiteur).

   

   Deze weergave laat per openstaande post het volgende zien:

   • Bron: de omschrijving van een verkoopfactuur, verkoopjournaalpost of beginbalans debiteur boeking.
   • Saldo: het nog niet betaalde bedrag van deze openstaande post.

Acties in de weergave:

• Klik op Ga naar om een ander overzicht te openen.
• Klik op een regel om de bijbehorende Verkoopfactuur te openen.
• Klik op de Periodekiezer om een andere periode te selecteren.

  Je kunt met de periodekiezer het gewenste boekjaar en de periodes bepalen waarover je de cijfers wilt inzien.

  • Klik op de Periodekiezer.

    

  • Selecteer eventueel een ander Boekjaar.

    Klik op Toon meer om eerdere boekjaren te tonen.

  • Selecteer eventueel een begin- en eindperiode.

    

  • Klik op Filteren.

Betaallijst

Deze lijst toont van alle facturen die met SB zijn gemaakt of deze al dan niet (volledig) zijn betaald.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Betaallijst debiteuren.

   

   De kolommen spreken voor zichzelf.

Acties in de weergave:

• Klik op Ga naar om een ander overzicht te openen.
• Klik op een regel om de bijbehorende Verkoopfactuur te openen.

Controlelijst betalingen onderweg (debiteur)

Dit overzicht toont alle verkoopfacturen, verkoopjournaalposten en beginbalans debiteur boekingen, die op een bepaalde peildatum nog niet (volledig) waren betaald, maar waarvan de betaling al wel onderweg is. Dit geldt wanneer betaald is via PIN, iDEAL en Creditcard.

Gebruik deze functie wanneer je wilt weten welke betalingen onderweg waren op een bepaalde peildatum.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Controlelijst betalingen onderweg (debiteur).

   

   Deze weergave laat per openstaande post het volgende zien:

   • Bron: de omschrijving van een verkoopfactuur, verkoopjournaalpost of beginbalans debiteur boeking.
   • Saldo: het nog niet betaalde bedrag van een openstaande post.
   • Nummer, Omschrijving: de grootboekrekening waar deze openstaande post op is geboekt.

Acties in de weergave:

• Klik op een regel om de bijbehorende Verkoopfactuur te openen.

Ouderdomsanalyse debiteuren

Dit overzicht geeft inzicht in hoe lang jouw verkoopfacturen al openstaan en van welke debiteur jij je geld het minst snel ontvangt.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Ouderdomsanalyse debiteuren.
2. Wissel naar de weergave Ouderdomsanalyse debiteuren op vervaldatum of Ouderdomsanalyse debiteuren op factuurdatum.

   

   Deze weergave laat per debiteur het volgende zien:

   • Saldo: het totaal nog niet betaalde bedrag van verkoopfacturen of verkoopjournaalposten.
   • Ouderdom: het totaal nog niet betaalde bedrag uitgesplitst naar aantal dagen na de:

     - Vervaldatum, als je de weergave Ouderdomsanalyse debiteuren op vervaldatum hebt gekozen.

     Deze weergave zal je het meest gebruiken, omdat dit de 'echte' betalingsachterstand in beeld brengt.

     Je kunt deze weergave daarom ook gebruiken om te bepalen welke debiteur een betalingsherinnering of aanmaning moet ontvangen.

     - Factuurdatum, als je de weergave Ouderdomsanalyse debiteuren op factuurdatum hebt gekozen.

Acties in de weergave:

• Klik op Ga naar om een ander overzicht te openen.
• Klik op een regel om de Openstaande posten van een Klant te bekijken.

Afloopcontrole debiteuren

De Afloopcontrole debiteuren toont alle verkoopfacturen, verkoopjournaalposten en beginbalansboekingen debiteur, die op een bepaalde peildatum nog niet (volledig) waren betaald. Ook toont dit rapport welke van deze openstaande posten (debiteur) al dan niet zijn betaald tussen de peildatum en vandaag.

Gebruik dit rapport wanneer je wilt weten welke openstaande posten nog niet waren betaald op de peildatum en welke sindsdien al dan niet zijn betaald.

Afloopcontrole debiteuren toevoegen:

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Nieuwe verzamelrapportage toevoegen.
2. Vink Afloopcontrole debiteuren aan.
3. Selecteer een Methode bepalen periode.

   Boekjaar: gebruik dit als je de gegevens over een heel boekjaar wilt vergelijken met een eerder boekjaar.

   Peildatum: gebruik dit als je het rapport gedurende een boekjaar wilt maken.

4. Selecteer afhankelijk van de gekozen methode een van de volgende velden:
   • Boekjaar.

     Vergelijkend boekjaar heeft in dit rapport geen functie.

   • Peildatum.
5. Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om op te slaan en direct een nieuwe toe te voegen.

   

   Klik op Opslaan (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.

Uitleg afloopcontrole debiteuren:

De afloopcontrole laat het volgende zien:

• Openstaand op peildatum: hier staan alle openstaande posten (debiteur) die op de peildatum nog niet waren voldaan.
• Tussen peildatum en rapportdatum: hier staat of de openstaande posten (debiteur) in de tussenperiode al dan niet zijn voldaan.
• Totaal debiteur: het totaalbedrag van niet (volledig) betaalde openstaande posten per debiteur.
• Eindtotaal: het totaalbedrag van niet (volledig) betaalde openstaande posten.