Beginbalans toevoegen

SB splitst het toevoegen van de beginbalans over verschillende functies. De reden hiervoor is dat wij voor bepaalde processen meer informatie nodig hebben dan alleen een journaalpost, zodat je het proces, wat gestart was in jouw vorige applicatie, foutloos kunt afhandelen met SB. Het werkt het beste om alle beginbalansen in onderstaande volgorde te doorlopen.

Bij elke boeking op de beginbalans Bank, Kas, Debiteuren, Crediteuren en Vaste activa wordt de tegenrekening 2900: Tussenrekening beginbalans gebruikt. Dit doen we omdat deze onderdelen via een subadministratie worden verwerkt. Bij deze boekingen kan om deze reden een aantal grootboekrekeningen niet gekozen worden, namelijk die voor liquide middelen, debiteuren, crediteuren en de verschillende activarekeningen.

Na het toevoegen van de beginbalans is het van belang om het bedrag dat nu op grootboekrekening 2900: Tussenrekening beginbalans staat, tegen te boeken met Beginbalans grootboek, bijvoorbeeld op het Eigen vermogen.

Inhoud

Beginbalans bankrekening en kas invullen

Wanneer je een bankrekening hebt toegevoegd waar al een saldo op staat, of waar al betalingen vandaan of naartoe onderweg zijn moet je deze beginbalans invullen.

Let op

Is deze administratie gestart op basis van Profit Migratie of Auditfile-import? Dan zijn deze gegevens hoogstwaarschijnlijk al ingevuld.

Deze functie is met name bedoeld voor administraties die handmatig zijn toegevoegd.

App_Tour

Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar.

Beginbalans bankrekening invullen

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Beginbalans bank.
  2. Open de gewenste Bankrekening.
  3. Klik op Nieuw (N).

    Staat er al een regel? Open deze dan. Wij raden niet aan om meer dan één beginbalans toe te voegen.

  4. Vul een Beginsaldo bankrekening in.

    Is deze administratie gemigreerd vanuit AFAS Small Business of AFAS Profit? Dan hebben wij dit saldo al ingevuld.

    Werkte je met een ander product met een bankkoppeling of handmatige import? Vul dan het saldo in op middernacht van de dag dat je de bankkoppeling in je vorige product hebt gedeactiveerd of de laatste keer hebt geïmporteerd.

    Ben je een startende ondernemer? Vul dan het saldo in op middernacht van de afgelopen dag.

  5. Vul eventueel een Beginsaldo betalingen onderweg in.

    Vul hier het bedrag in dat je sinds de laatste keer importeren van bankmutaties nog hebt betaald aan je crediteuren. Dit bedrag mag € 0,00 zijn.

  6. Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S).

Beginbalans kas invullen

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Beginbalans kas.
  2. Open de gewenste Kas.
  3. Vul een Beginsaldo in.
  4. Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S).

Beginbalans importeren

  1. Voer de importfunctie uit.
  2. Kies een van de verschillende Beginbalans imports.

Beginbalans debiteuren toevoegen

Wanneer je begint met SB dan moet je de Openstaande posten (debiteur) voor niet betaalde Verkoopfacturen toevoegen. Deze functie lijkt op een Verkoopfactuur, maar dan zonder de regels.

Let op

Is deze administratie gestart op basis van Profit Migratie of Auditfile-import? Dan zijn deze gegevens hoogstwaarschijnlijk al ingevuld.

Deze functie is met name bedoeld voor administraties die handmatig zijn toegevoegd.

App_Tour

Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar.
  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Beginbalans debiteuren.

    In deze weergave is iedere regel een openstaande post (debiteur).

  2. Klik op Nieuw (N).
  3. Selecteer een Klant.

    Als het goed is zijn alle benodigde klanten overgenomen vanuit een Profit Migratie of een Auditfile-import.

    Ben je begonnen met een beginbalans, dan kan je hiervandaan ook een nieuwe klant toevoegen.

  4. Selecteer een Type.

    Factuur: deze openstaande post is een (deels) onbetaalde verkoopfactuur.

    Vooruitontvangst: deze klant heeft in de periode nadat je de administratie in het vorige boekhoudpakket had afgesloten al geld betaald, maar nog geen verkoopfactuur ontvangen. Maak de factuur vervolgens in SB en verreken deze je met het vooruitontvangen bedrag.

  5. Vul een Factuurnummer in.
  6. Vul een Factuurdatum in.

    Deze datum moet voor de begindatum van deze administratie liggen. Het is immers een historische factuur.

  7. Vul een Bedrag in.

    Dit is het totale openstaande bedrag, inclusief btw. De btw over deze factuur is natuurlijk al verwerkt en aangegeven met het vorige boekhoudpakket.

  8. Vul een Vervaldatum in.

    Deze datum wordt standaard gevuld op basis van de geselecteerde standaard Betaalvoorwaarde in deze administratie of bij deze klant.

    Op basis van deze datum wordt deze openstaande post (debiteur) eventueel meegenomen met een Betalingsherinnering.

  9. Vul eventueel een Referentie klant in.

    Gebruik dit als deze klant zelf een inkoopordernummer heeft opgegeven. Hiermee kan deze klant de afschrijving in haar of zijn boekhoudpakket koppelen aan de verkoopfactuur die jij hebt verzonden.

  10. Selecteer eventueel een Bijlage.

    Dit kan een pdf-bestand zijn van de originele verkoopfactuur.

  11. Klik op het tabblad Betaling.
  12. Selecteer een Betaalvoorwaarde.

    Deze waarde is wellicht standaard al ingevuld, wanneer deze bij de administratie of deze klant was ingesteld.

    Op basis hiervan wordt de Vervaldatum bepaald.

  13. Selecteer een Betaalwijze debiteur.

    Op rekening: deze klant betaalt jouw verkoopfactuur zelf via de bank, bijvoorbeeld na levering.

    Incasso: de klant heeft met een incassomachtiging jouw bank toestemming gegeven om het geld direct af te schrijven. Deze betaling komt op onderweg te staan.

    Als je dit juist invult krijg je met de Betaallijst debiteuren snel inzicht in waar je geld blijft.

  14. Vink eventueel Betalingskorting toepassen aan.

    Heeft deze klant recht op betalingskorting? Vul dan een bedrag en een vervaldatum in.

  15. Vul een Bankrekening debiteur in.

    Dit is verplicht bij Incasso, anders weet de bank niet waar het geld van afgeschreven moet worden.

  16. Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om te verwerken en direct een nieuwe toe te voegen.

    Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.

  17. Herhaal dit voor iedere Openstaande post (debiteur).

Beginbalans crediteuren toevoegen

Wanneer je begint met SB dan moet je de Openstaande posten (crediteur) voor niet betaalde Inkoopfacturen toevoegen. Deze functie lijkt op een Inkoopfactuur, maar dan zonder de regels.

Let op

Is deze administratie gestart op basis van Profit Migratie of Auditfile-import? Dan zijn deze gegevens hoogstwaarschijnlijk al ingevuld.

Deze functie is met name bedoeld voor administraties die handmatig zijn toegevoegd.

App_Tour

Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar.
  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Beginbalans crediteuren.

    In deze weergave is iedere regel een openstaande post (crediteur).

  2. Klik op Nieuw (N).
  3. Selecteer een Crediteur.

    Als het goed is zijn alle benodigde crediteuren overgenomen vanuit een Profit Migratie of een Auditfile-import.

    Ben je begonnen met een beginbalans, dan kan je hiervandaan ook een nieuwe crediteur toevoegen.

  4. Selecteer een Type.

    Factuur: deze openstaande post is een (deels) onbetaalde inkoopfactuur.

    Vooruitbetaling: jij hebt aan deze crediteur in de periode nadat je de administratie in het vorige boekhoudpakket had afgesloten al geld betaald, maar nog geen inkoopfactuur ontvangen. Maak deze factuur vervolgens in SB en verreken deze je met het vooruitbetaalde bedrag.

  5. Vul een Factuurnummer in.

    Dit is het nummer dat jij aan deze factuur wilt geven in deze administratie. Dit is niet het nummer van de ontvangen verkoopfactuur van deze crediteur. Dat vul je verderop in.

  6. Vul een Factuurdatum in.

    Deze datum moet voor de begindatum van deze administratie liggen. Het is immers een historische factuur.

  7. Vul een Bedrag in.

    Dit is het totale openstaande bedrag, inclusief btw. De btw over deze factuur is natuurlijk al verwerkt en aangegeven met het vorige boekhoudpakket.

  8. Vul een Vervaldatum in.

    Deze datum wordt standaard gevuld op basis van de geselecteerde standaard Betaalvoorwaarde in deze administratie of bij deze crediteur.

    Op basis van deze datum wordt deze openstaande post (crediteur) meegenomen met een Betaalopdracht.

  9. Vul eventueel een Factuurnummer crediteur in.

    Dit is het nummer dat staat op de ontvangen inkoopfactuur van deze crediteur.

  10. Vul eventueel een Referentie crediteur in.

    Gebruik dit als jij aan deze klant bijvoorbeeld een inkoopordernummer hebt opgegeven dat vermeld staat op de factuur. Hiermee kan je later de afschrijving automatisch aan deze openstaande post (crediteur) koppelen.

  11. Selecteer eventueel een Bijlage.

    Dit kan een pdf-bestand zijn van de originele inkoopfactuur.

  12. Klik op het tabblad Betaling.
  13. Vul een Betaalwijze in.

    Op rekening: jij betaalt deze inkoopfactuur handmatig vanuit je bankomgeving of automatisch met een betaalopdrachtbestand.

    Incasso: jij hebt deze crediteur een machtiging gegeven om het te betalen bedrag af te schrijven van jouw bankrekening. De betaling van deze inkoopfactuur komt op Onderweg te staan.

    Let op

    Heb je een eventuele betaling onderweg ook meegenomen in het Beginsaldo betalingen onderweg bij het invullen van de Beginbalans bank?

  14. Selecteer een Bankrekening crediteur.

    Dit is verplicht als je wilt betalen met een betaalopdrachtbestand. Anders weet de bank niet waar het geld naartoe moet.

  15. Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om te verwerken en direct een nieuwe toe te voegen.

    Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.

  16. Herhaal dit voor iedere Openstaande post (crediteur).

Beginbalans btw toevoegen

Wanneer je begint met SB dan moet je het openstaande bedrag voor nog niet betaalde Btw-aanslagen of nog niet ontvangen Btw-teruggaven toevoegen aan de Beginbalans btw.

In SB zien wij de Belastingdienst als Crediteur en een niet betaalde Btw-aangifte als Openstaande post (crediteur). Vandaar dat we dit bedrag, net als de niet betaalde Inkoopfacturen, boeken op de Beginbalans crediteuren.

App_Tour

Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar.

Let op

Wanneer jouw administratie vanuit Profit is gemigreerd dan heeft AFAS het saldo Te betalen btw op de Beginbalans gezet en de openstaande btw-aangiften als inkoopfactuur toegevoegd.

Wanneer je de beginbalans handmatig toevoegt, boek dan het saldo te betalen btw zoals hieronder beschreven staat en boek geen inkoopfacturen, maar een beginbalans grootboek op 2900: Beginbalans crediteuren.

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Beginbalans crediteuren.
  2. Klik op Nieuw (N).
  3. Selecteer Belastingdienst bij Crediteur.
  4. Selecteer Vooruitbetaling bij Type.

    Je hebt het te betalen bedrag waarschijnlijk al betaald aan de Belastingdienst. Je ontvangt hiervan geen aanslag.

  5. Vul een Factuurnummer in.

    Dit is het nummer dat jij aan deze factuur wilt geven in deze administratie. Dit is niet het betalingskenmerk van deze aanslag. Dat vul je verderop in.

  6. Vul een Factuurdatum in.

    Dit is de einddatum van de aangifteperiode.

  7. Vul het openstaande Bedrag in.

    Gebruik een negatief bedrag voor een openstaande Btw-teruggaaf.

  8. Vul een Vervaldatum in.

    Deze datum wordt standaard gevuld op basis van de geselecteerde standaard Betaalvoorwaarde in deze administratie of bij deze crediteur.

    Op basis van deze datum wordt deze openstaande post (crediteur) meegenomen met een Betaalopdracht.

  9. Vul een Factuurnummer crediteur in.

    Dit is het door de Belastingdienst gegenereerde Betalingskenmerk.

  10. Vul eventueel een Referentie crediteur in.
  11. Selecteer eventueel een Bijlage.

    Dit kan een pdf-bestand zijn van de btw-aangifte.

  12. Klik op het tabblad Betaling.
  13. Selecteer Op rekening bij Betaalwijze.

    Je betaalt de aanslag immers op eigen gelegenheid. Deze wordt niet geïncasseerd.

  14. Selecteer een Bankrekening crediteur.

    Dit wordt automatisch ingevuld vanuit de gegevens van de Belastingdienst in deze administratie.

  15. Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om te verwerken en direct een nieuwe toe te voegen.

    Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.

  16. Herhaal dit voor iedere openstaande Btw-aanslag of Btw-teruggaaf.

    Boek geen inkoopfactuur voor deze openstaande aanslagen, maar een beginbalans grootboekrekening op 2900: Beginbalans crediteur.

Beginstand vast actief invullen

Wanneer je in een vorig product vaste activa hebt toegevoegd die deels zijn afgeschreven, of als een administratie is gestart op basis van een Auditfile, dan moet je in SB de beginstand van deze vaste activa toevoegen.

Let op

Is deze administratie gemigreerd vanuit Profit? Dan worden alle beginstanden automatisch overgenomen.

Gebruik deze functie dus alleen na een Auditfile-import of als deze administratie handmatig is toegevoegd.

App_Tour

Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar.
  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Nieuwe beginstand vaste activa toevoegen.
  2. Selecteer een Methode toevoegen.

    Beginbalans: gebruik deze waarde als je de beginbalans invult.

    Beginstand ná beginbalans: gebruik deze waarde als jouw administratie is gestart op basis van een Auditfile, of als je een spreadsheet hebt met vaste activa waarop al een deel is afgeschreven en die je na de begindatum administratie nog wilt toevoegen.

  3. Vul een Aanschafdatum in.
  4. Selecteer een Methode toevoegen vast actief.

    Nieuw vast actief: gebruik deze waarde als je

  5. Vul een herkenbare Omschrijving in.
  6. Selecteer een Activagroep.

    Een activagroep bepaalt de afschrijvingstermijn en de grootboekrekeningen waarop de investering, afschrijvingen, verkoop en andere mutaties worden geboekt.

    Meer informatie over het kopiëren van activagroepen.

  7. Vink eventueel Fiscaal afschrijven uit.

    Doe dit alleen als je een vast actief wilt toevoegen, maar niet wilt afschrijven.

    Let op

    Als je Fiscaal afschrijven niet aanvinkt is dit vast actief niet zichtbaar op de Afschrijvingsstaat.

  8. Vul een Datum ingebruikname in.

    Dit is de begindatum van de eerste afschrijvingsperiode.

  9. Vul een Termijn in.

    Samen met de datum ingebruikname bepaalt de termijn de einddatum van de laatste afschrijvingsperiode.

  10. Selecteer een Methode afschrijven.

    Meer informatie over de verschillende afschrijvingsmethoden.

  11. Vink eventueel Restwaarde toepassen aan.

    Een restwaarde wordt van de investering afgetrokken voordat de periodieke afschrijvingen worden berekend.

  12. Vul een Cumulatieve investering in.

    Dit is het aanschafbedrag plus alle extra investeringen die voor de startdatum SB hebben plaatsgevonden.

  13. Vul een Cumulatieve afschrijving in.

    Dit zijn alle investeringen die voor de startdatum SB hebben plaatsgevonden.

  14. Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om te verwerken en direct een nieuwe toe te voegen.

    Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.

Beginbalans grootboekrekeningen toevoegen

Wanneer je begint met SB dan moet je eenmalig de beginbalans van de grootboekrekeningen van het type Activa of Passiva invullen.

Let op

Is deze administratie gestart op basis van Profit Migratie of Auditfile-import? Dan zijn deze gegevens hoogstwaarschijnlijk al ingevuld.

Deze functie is met name bedoeld voor administraties die handmatig zijn toegevoegd.

App_Tour

Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar.
  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Beginbalans grootboek.
  2. Klik op Nieuw (N).
  3. Selecteer de gewenste Grootboekrekening.
  4. Vul een bedrag Debet of Credit in.
  5. Herhaal dit voor iedere Grootboekrekening.

    Let op

  • Wanneer jouw administratie door AFAS is gemigreerd, dan is deze beginbalans al voor je ingevuld. Je hoeft dan niets te doen.
  • Heb je een Btw-aangifte van voor het startjaar administratie al verzonden met het vorige pakket, maar nog niet betaald? Boek deze dan als beginbalans crediteur met Belastingdienst als Crediteur.
  • Heb je een Btw-aangifte van voor het startjaar administratie nog niet verzonden met het vorige pakket (dit speelt vooral bij een migratie in de eerste periode van het startjaar administratie)? Boek dan het openstaande aangiftebedrag (en niet een ander restsaldo op de grootboekrekening Te betalen btw in de Beginbalans grootboekrekening op Te betalen btw (1800) en verzend de Btw-aangifte met SB. Wij raden overigens altijd aan om de Btw-aangiften van vorige boekjaren in het vorige pakket te verzenden.
  • Boek het saldo op Te betalen btw wat niet uit openstaande Btw-aangiften komt op rekening 2400: Belastingschulden btw.
  • Is je beginbalans niet in balans? Boek het verschil dan op rekening 2900: Tussenrekening beginbalans.

  1. Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om te verwerken en direct een nieuwe toe te voegen.

    Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.

    De beginbalans moet altijd in balans zijn.

    Let op

    Het is mogelijk om meerdere beginbalansen grootboek toe te voegen. Deze werkwijze raden wij niet aan.

    Maak altijd één beginbalans met daarin alle noodzakelijke grootboekrekeningen en wijzig deze beginbalans vervolgens wanneer nodig.