Werkwijze vaste activa instellen
Een ondernemer schaft soms producten aan, die worden gebruikt voor het genereren van omzet voor de onderneming. Dit noemen we bedrijfsmiddelen. Als de aanschafwaarde hiervan groter is dan € 450, dan mogen deze kosten niet ineens in mindering worden gebracht op het bedrijfsresultaat. In dat geval moeten de kosten worden verdeeld over de jaren dat het bedrijfsmiddel wordt gebruikt. Een dergelijk bedrijfsmiddel heet een Vast actief. Het verdelen van de kosten heet afschrijven.
Dit onderwerp beschrijft hoe je een vast actief op verschillende manieren toevoegt.
In SB is de functionaliteit voor vaste activa altijd geactiveerd, maar voordat het kunt gebruiken moet je deze eerst instellen.
Let op:
Alleen Medewerkers van een administratiekantoor of klanten met de licentie Ondernemen kunnen deze functie gebruiken.
Algemene werkwijze instellen
- Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Vaste activa instellingen.
- Selecteer een Methode bijhouden vaste activa.
Bijhouden in subadministratie: na het toevoegen van een vast actief worden automatisch de afschrijvingen gegenereerd en verwerkt in de boekhouding. Je krijgt bovendien de beschikking over meerdere functies voor het beheer, zoals (des)investeren, buitengebruikstellen en verkopen. De financiële gevolgen van al deze processen worden automatisch, en wanneer nodig pro-rata, verwerkt in de boekhouding. Deze methode heeft daarom onze voorkeur.
Bijhouden in grootboek: als je de geautomatiseerde werkwijze van SB om welke andere reden dan ook niet wilt gebruiken hebben wij voor de die-hard boekhouders de mogelijkheid om alle boekingen rondom vaste activa handmatig via memoriaalboekingen vast te leggen. Deze methode raden wij niet aan, omdat deze veel foutgevoeliger is.
- Selecteer een Methode afschrijven vaste activa.
Gebruik één van de methoden. Het is niet mogelijk om een combinatie van deze methoden te gebruiken.
Fiscaal afschrijven: hierbij wordt de hoogte van een afschrijving bepaald op basis van de aanschafwaarde van een vast actief. Deze methode wordt het meest gebruikt.
Commercieel afschrijven: hierbij wordt de hoogte van een afschrijving bepaald op basis van de actuele waarde. Deze methode wordt gebruikt bij activa die tijdens hun levensduur veel in waarde kunnen veranderen, zoals grond en onroerende goederen. Kies deze waarde als je alle activa die je toevoegt commercieel wilt afschrijven.
- Klik op Opslaan (Ctrl+S).
Activagroep toevoegen
Een activagroep bepaalt de afschrijvingstermijn en de grootboekrekeningen waarop de investering, afschrijvingen, verkoop en andere mutaties worden geboekt.
AFAS levert voor ieder type vast actief een activagroep mee, maar het is mogelijk om hier zelf activagroepen aan toe te voegen.
- Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Activagroepen.
- Klik op Nieuw (N).
- Selecteer een Te kopiëren activagroep.
- Vul een herkenbare Omschrijving in.
- Klik op Opslaan (Ctrl+S).
Er ontstaat een nieuwe activagroep met precies dezelfde eigenschappen (afschrijvingstermijn en grootboekrekeningen) als de gekopieerde activagroep. Als de gekopieerde activagroep wordt aangepast, dan wordt dit automatisch doorgevoerd naar de kopieën
Investeringsprojecten activeren
Het komt voor dat je inkoopfacturen ontvangt voor iets wat je in de toekomst wilt activeren. Denk bijvoorbeeld aan termijnfacturen voor een pand of machine die je laat bouwen, maar die nog niet in gebruik hebt genomen. Wij noemen dit investeringsprojecten.
Voordat je deze functionaliteit kunt gebruiken moet je deze eerst activeren.
- Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Vaste activa instellingen.
- Klik op de inhoudsopgave Investeringsproject.
- Vink Investeringsproject aan.
- Klik op Opslaan (Ctrl+S).
Vanaf nu heb je de beschikking over functies om investeringsprojecten toe te voegen, te herwaarderen, te beëindigen en te activeren.
Werkwijze afschrijven instellen
Een activagroep bepaalt de afschrijvingstermijn en de grootboekrekeningen waarop de investering, afschrijvingen, verkoop en andere mutaties worden geboekt.
- Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Activagroepen.
- Open de gewenste Activagroep.
- Klik op Wijzigen
(W). - Vul een herkenbare Omschrijving in.
- Open Werkwijze fiscale afschrijving.
- Vul een Termijn in.
Deze termijn wordt toegepast bij het toevoegen van nieuwe vaste activa met deze activagroep. Een wijziging heeft geen invloed op bestaande vaste activa.
Bepaal of je van deze ingestelde waarde wilt kunnen afwijken of dat je deze altijd wilt toepassen.Instellingen kennen verschillende instelniveaus en een toepassingsniveau.
Instelniveaus:
- Administratieniveau: hier stel je een waarde in die je meestal of altijd wilt gebruiken als je een transactie toevoegt, bijvoorbeeld een verkoopfactuur.
- Afwijkniveau: hier stel je een waarde in die je meestal wilt gebruiken als je een transactie toevoegt voor of met een specifieke klant, crediteur of verkoopproduct.
Toepassingsniveau:
Dit is de uiteindelijke transactie die je toevoegt, bijvoorbeeld een Offerte, Verkoopfactuur, of Inkoopfactuur. Een ingestelde waarde wordt bij het toevoegen van een transactie ingevuld
Na het instellen van een waarde is het daarom belangrijk om te bepalen of je wilt kunnen afwijken van de ingestelde waarde. Wanneer je een afwijken niet gewenst is noemen wij dat Altijd toepassen. Wanneer afwijken mogelijk moet zijn noemen wij dit Afwijken toestaan.
Voorbeeld:
Het is mogelijk om voor verkoopfacturen te bepalen of deze al dan niet ge-e-maild moeten worden aan klanten. Wanneer dit voor alle klanten geldt, dan is het niet nodig om te kunnen afwijken en wordt de waarde altijd toegepast. Wanneer een bepaalde klant geen verkoopfactuur via e-mail wil ontvangen, dan is het noodzakelijk om afwijken toe te staan.
Afwijken toestaan bepalen:
- Selecteer een waarde bij Afwijken toestaan.
- Altijd toepassen.
De ingestelde waarde wordt als vaste waarde ingevuld. Het is bij het toevoegen van een transactie niet mogelijk om af te wijken van deze waarde. Eventuele waarden dit ingesteld staan op een afwijkniveau worden genegeerd.
- Afwijken bij ... toestaan.
De ingestelde waarde wordt als voorkeurwaarde ingevuld. Het is bij het afwijkniveau en het toevoegen van een transactie wel mogelijk om af te wijken van deze waarde. Wij geven in de tekst aan wat het afwijkniveau is.
- Klik op Opslaan (Ctrl+S).
Voorbeelden:
- Stel dat bij een administratie voor Openstaande posten (debiteur) onderstaande werkwijze staat ingesteld:
dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen de betaalwijze Op rekening toegepast.
- Stel dat bij een administratie onderstaande werkwijze staat ingesteld:
dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Op rekening toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke klant een andere betaalwijze te selecteren.
- Stel dat bij een klant onderstaande werkwijze staat ingesteld:
dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen van deze klant de betaalwijze Incasso toegepast.
- Stel dat onderstaande werkwijze staat ingesteld:
dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Incasso toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke verkoopfactuur een andere betaalwijze te selecteren:
Let op
Wanneer bij een bepaald veld niet mogelijk is om een afwijkende waarde in te vullen, zoals in dit voorbeeld:
dan is bij het bepalen van de werkwijze aangegeven dat deze waarde altijd moet worden toegepast en dus niet van de ingestelde waarde afgeweken mag worden.
- Open Werkwijze memoriaalboeking / Financiële inrichting.
- Selecteer een Rekening regelbedrag.
Op deze grootboekrekening (met type activa) wordt de investering (de kosten van de aanschaf) geboekt, die vervolgens periodiek wordt afgeschreven.
Let op
Selecteer bij de instellingen hieronder degene die hoort bij de gekozen methode afschrijven vaste activa (fiscaal of commercieel).
- Open Werkwijze verkoopfactuur / Financiële inrichting.
- Selecteer een Debetrekening cumulatieve fiscale afschrijving.
Op deze grootboekrekening (met type activa) worden de periodieke afschrijvingen geboekt. Hierdoor verlaagt de fiscale waarde van een vast actief op de balans.
- Selecteer een Debetrekening verlies.
Op deze grootboekrekening (met type kosten) wordt een verlies bij het verkopen van een vast actief geboekt. Hierdoor verlaagt de fiscale waarde en verhogen de kosten.
- Selecteer een Creditrekening winst.
Op deze grootboekrekening (met type kosten) wordt een winst bij het verkopen van een vast actief geboekt. Hierdoor verlaagt de fiscale waarde en verlagen de kosten.
- Bepaal of je van deze ingestelde waarde wilt kunnen afwijken of dat je deze altijd wilt toepassen.
Instellingen kennen verschillende instelniveaus en een toepassingsniveau.
Instelniveaus:
- Administratieniveau: hier stel je een waarde in die je meestal of altijd wilt gebruiken als je een transactie toevoegt, bijvoorbeeld een verkoopfactuur.
- Afwijkniveau: hier stel je een waarde in die je meestal wilt gebruiken als je een transactie toevoegt voor of met een specifieke klant, crediteur of verkoopproduct.
Toepassingsniveau:
Dit is de uiteindelijke transactie die je toevoegt, bijvoorbeeld een Offerte, Verkoopfactuur, of Inkoopfactuur. Een ingestelde waarde wordt bij het toevoegen van een transactie ingevuld
Na het instellen van een waarde is het daarom belangrijk om te bepalen of je wilt kunnen afwijken van de ingestelde waarde. Wanneer je een afwijken niet gewenst is noemen wij dat Altijd toepassen. Wanneer afwijken mogelijk moet zijn noemen wij dit Afwijken toestaan.
Voorbeeld:
Het is mogelijk om voor verkoopfacturen te bepalen of deze al dan niet ge-e-maild moeten worden aan klanten. Wanneer dit voor alle klanten geldt, dan is het niet nodig om te kunnen afwijken en wordt de waarde altijd toegepast. Wanneer een bepaalde klant geen verkoopfactuur via e-mail wil ontvangen, dan is het noodzakelijk om afwijken toe te staan.
Afwijken toestaan bepalen:
- Selecteer een waarde bij Afwijken toestaan.
- Altijd toepassen.
De ingestelde waarde wordt als vaste waarde ingevuld. Het is bij het toevoegen van een transactie niet mogelijk om af te wijken van deze waarde. Eventuele waarden dit ingesteld staan op een afwijkniveau worden genegeerd.
- Afwijken bij ... toestaan.
De ingestelde waarde wordt als voorkeurwaarde ingevuld. Het is bij het afwijkniveau en het toevoegen van een transactie wel mogelijk om af te wijken van deze waarde. Wij geven in de tekst aan wat het afwijkniveau is.
- Klik op Opslaan (Ctrl+S).
Voorbeelden:
- Stel dat bij een administratie voor Openstaande posten (debiteur) onderstaande werkwijze staat ingesteld:
dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen de betaalwijze Op rekening toegepast.
- Stel dat bij een administratie onderstaande werkwijze staat ingesteld:
dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Op rekening toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke klant een andere betaalwijze te selecteren.
- Stel dat bij een klant onderstaande werkwijze staat ingesteld:
dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen van deze klant de betaalwijze Incasso toegepast.
- Stel dat onderstaande werkwijze staat ingesteld:
dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Incasso toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke verkoopfactuur een andere betaalwijze te selecteren:
Let op
Wanneer bij een bepaald veld niet mogelijk is om een afwijkende waarde in te vullen, zoals in dit voorbeeld:
dan is bij het bepalen van de werkwijze aangegeven dat deze waarde altijd moet worden toegepast en dus niet van de ingestelde waarde afgeweken mag worden.
- Klik op Opslaan (Ctrl+S).
Zie ook
rechtsboven.