Auditfile importeren in SB

Een Auditfile bevat alle essentiële gegevens over je boekhouding van een bepaald boekjaar. De import van een Auditfile zorgt ervoor dat zo veel mogelijk gegevens van een vorig softwarepakket naar SB worden overgenomen, maar niet alles, omdat sommige informatie in een auditfile ontbreekt. Wij nemen onder andere de volgende gegevens over:

• Administratie-instellingen, zoals bankrekeningen.
• Stamgegevens van klanten en crediteuren.
• Procesgegevens, zoals verkoopfacturen, inkoopfacturen en openstaande posten.
• Financiële gegevens, zoals grootboekrekeningschema, journaalposten en beginbalansen.

Wij ondersteunen op dit moment het importeren van een Auditfile uit de volgende softwarepakketten:

• Profit (een migratie heeft altijd de voorkeur, omdat we hierbij veel meer gegevens overnemen en een paar andere redenen die we hieronder noemen).
• TwinField
• Exact Online
• Multivers
• Snelstart

Gebruik deze optie in een van de volgende situaties:

• Je vorige administratie is netjes in balans en was gevoerd in Exact Online, Multivers, Snelstart of TwinField.
• Je vorige administratie is gevoerd in Profit, netjes in balans, maar je wilt iets minder tijd in de voorbereiding steken dan bij de Profit Migratie.

De auditfile moet extensie XAF hebben en versie 3.2 zijn.

Het importeren van Auditfiles uit andere producten voegen wij op een later moment toe op basis van de belangstelling vanuit onze (potentiële) klanten.

Let op:

Het starten van een nieuwe administratie op basis van een Auditfile kan alleen zolang een Klant niet is vrijgegeven.

Zodra een klant is vrijgegeven kan een nieuwe administratie alleen nog worden toegevoegd op basis van een beginbalans.

Aandachtspunten

• Een auditfile bevat gegevens over één boekjaar. Daardoor is het importeren van historie beperkt tot het vorige boekjaar.
• Een auditfile bevat niet alle informatie om de administratie één op één over te nemen uit het andere softwarepakket. Zo staan gegevens voor de subadministraties voor vaste activa en btw en de afletteringen van openstaande posten niet in de Auditfile. Deze kunnen we daarom ook niet overnemen naar SB.
• Btw-aangiften en suppleties zijn pas mogelijk vanaf de eerste volledige btw-periode die in SB is geboekt. Dus niet voor perioden die via de Auditfile worden geïmporteerd.
• Als je importeert vanuit een Profit-omgeving waarin meerdere administraties bestaan, dan gaan alle organisaties en personen uit die Profit-omgeving mee in iedere Auditfile. Dit betekent voor het overzetten van een boekhoudfabriek omgeving (waarbij alle klanten en administraties in één omgeving zitten) dat alle klanten/leveranciers van alle administraties meegaan in de auditfile. Dit is één van de redenen waarom wij voor Profit altijd een migratie aanraden.
• In een Auditfile ontbreekt de informatie over welke bankmutatie bij welke openstaande post hoort. Wij proberen daarom tijdens het importeren op basis van de beschikbare informatie de koppeling tussen betalingen en openstaande posten zo goed mogelijk te leggen. Wanneer echter in een bankmutatie de informatie om deze koppeling te leggen ontbreekt, bijvoorbeeld omdat een factuurnummer ontbreekt, dan boeken wij tijdens het importeren deze openstaande posten op grootboekrekening 2302: Vraagposten. In SB blijven deze openstaande posten daarom openstaan. In stap 4 hieronder beschrijven we hoe je dit verder afhandelt.

Administratie voorbereiden op export Auditfile

Voordat AFAS een Auditfile kan importeren in SB is het belangrijk dat een aantal zaken goed wordt afgerond in je vorige boekhoudpakket. Dit onderwerp geeft hiervoor een checklist.

Administratie voorbereiden op export auditfile

1. Handel zo veel mogelijk processen (zie de lijst hierboven) af in de administraties die je wilt overzetten.
2. Exporteer een Auditfile uit Profit, TwinField, Exact Online of Snelstart.
3. Maak een lijst van Openstaande posten (debiteur) en Openstaande posten (crediteur) in deze softwarepakketten.
4. Exporteer een lijst van Grootboekrekeningen en schoon deze eventueel op.

   Vul alvast achter iedere grootboekrekening de gewenste SB-grootboekrekening in, zodat alle boekingen goed kunnen worden overgenomen.

Auditfile importeren

1. Voeg een nieuwe Administratie toe aan een Klant.

   In SB kan je binnen een klant één of meerdere administraties toevoegen. In een administratie voer je de eigenlijke boekhouding. Je gebruikt meerdere administraties bijvoorbeeld als een onderneming deel is van een holdingstructuur met werkmaatschappijen.

   Let op:

   Verwar een werkmaatschappij niet met een handelsnaam. Eén juridische organisatie, bijvoorbeeld een werkmaatschappij, kan zich in de markt profileren met meerdere handelsnamen.

   Meer informatie over handelsnamen.

   Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar de gewenste functie. Klik op de helpknop rechtsboven. Start de rondleiding bij deze functie.

2. Selecteer in de wizard nieuwe administratie de optie Nieuw o.b.v. auditfile.

   

3. Klik op Starten.
4. Selecteer bij Importeren auditfile het in stap 1 geëxporteerde XAF-bestand.

   

5. Klik op Organisatie.

   Controleer de overgenomen gegevens.

6. Klik op Administratie.

   Controleer de overgenomen gegevens.

7. Klik op Btw-gegevens.

   Vul de overgenomen gegevens aan.

8. Klik op Bankgegevens.

   Voeg een of meerdere Bankrekeningen toe.

9. Klik op Starten.

   De import van basisgegevens uit de auditfile loopt op de achtergrond.

   Dit duurt gemiddeld zo'n 2 minuten.

10. Klik op Auditfile importeren.

    

    Wij tonen een overzicht van de gevonden gegevens in de geselecteerde auditfile.

    

    Wij tonen met visualisaties welke gegevens in het bestand gevonden zijn.

    

    Let op

    In deze stap kunnen meldingen verschijnen, bijvoorbeeld dat een bankrekening of kas nog niet bestaat. Los deze meldingen op in de eigenschappen van de administratie in je vorige softwarepakket of in de auditfile voordat je verder gaat.

11. Klik op de visualisaties om meer informatie te zien.

    

12. Selecteer eventueel een Grootboekrekeningen mapping bestand.

    

    Maak een mappingbestand wanneer je in meerdere administraties hetzelfde grootboekrekeningschema gebruikt. Dan kan je deze mapping tussen het vorige product en SB éénmalig definiëren en daarna hergebruiken. Zie ook punt 16 hieronder.

13. Klik op Grootboekrekeningen koppelen.

    

    Een lijst met grootboekrekeningen uit het vorige pakket verschijnt met daarnaast eventueel de SB-grootboekrekening uit het mapping bestand.

14. Selecteer de gewenste grootboekrekening die je wilt koppelen.

    Wij tonen hier de standaard grootboekrekeningen uit SB. Vul eventueel een afwijkende omschrijving en nummer in als je een kopie van een standaard grootboekrekening wilt toevoegen.

    Voorbeeld

    Stel, je hebt twee bankrekeningen. In dat geval selecteer je twee keer Bank rekening courant (1100) en vul je in afwijkende omschrijving bijvoorbeeld beide bankrekeningnummers in. Vul bijvoorbeeld bij één van deze bankrekeningen nummer 1101 in. De Auditfile import voegt in dat geval grootboekrekening 1100 en 1101 toe.

    Let op:

    Het kan voorkomen dat je de gewenste te koppelen grootboekrekening niet kunt vinden. In het voorbeeld hierboven bijvoorbeeld een grootboekrekening voor vooruitontvangen bedragen. In dat geval moet je mogelijk eerst de bijbehorende functionaliteit activeren. In dit voorbeeld de functionaliteit Vooruitontvangsten.

    

15. Vul eventueel een Afwijkende omschrijving in.

    Doe dit bijvoorbeeld bij 'algemene' grootboekrekeningen, zoals bank, of omzet, zodat je ze later beter kunt herkennen.

16. Klik op op Download mapping

    Hiermee heb je de koppeling opgeslagen op je computer. Nu kan je dezelfde grootboekkoppelingen bij een andere klant hergebruiken.

    Mocht de auditfile import mislukken, stuur dit bestand dan mee in een migratie-aanvraag. Dan kan AFAS Support je veel sneller helpen.

17. Klik op Importeren.

    De gegevens uit de Auditfile worden geïmporteerd in de toegevoegde Administratie.

    Let op:

    AFAS heeft een aantal technische controles uitgevoerd. Als deze goed zijn gegaan zie je hier niks van terug: geen nieuws, goed nieuws. Mochten fouten of meldingen zijn gevonden, dan tonen wij in de eigenschappen van de betreffende Klant een blokkerende melding: "Er zijn fouten opgetreden bij de migratie, neem contact op met Support via een migratievraag:" Het kan ook voorkomen dat je al eerder tegen een bepaalde melding aanloopt. Neem in dat geval ook contact op met support via een migratie-aanvraag.

• Stuur een migratie-aanvraag in via deze link.

1. Doorloop hierna de stappen uit de Basisinrichting om de Administratie voor te bereiden op efficiënt gebruik.

Administratie controleren na import

Na het importeren van een Auditfile iraden wij aan om iedere administratie van een klant zeer zorgvuldig te controleren voordat je een klant vrijgeeft.

1. Open het Admin Center.
2. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Klanten.
3. Open de te controleren Klant.

   Als de import verkeerd is gegaan, dan tonen wij hier een blokkerende melding: "Er zijn fouten opgetreden bij de migratie, neem contact op met Support via een migratievraag:".

   Stuur in dat geval een migratie-aanvraag in met deze link.

   Ga niet verder met het stappenplan maar wacht op een reactie van Support.

Controles die AFAS doet:

AFAS heeft een aantal technische controles uitgevoerd. Als deze goed zijn gegaan zie je hier niks van terug: geen nieuws, goed nieuws. Mochten fouten zijn gevonden, dan tonen wij in de eigenschappen van de betreffende Klant een blokkerende melding: "Er zijn fouten opgetreden bij de migratie, neem contact op met Support via een migratievraag:"

• Stuur een migratie-aanvraag in via deze link.

Controles die je zelf moet doen:

Wij proberen alle gegevens uit een Auditfile zo goed mogelijk over te zetten. Toch is het belangrijk om na de import alle administraties goed te controleren. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat een fout in de Auditfile heeft gestaan, of dat in een administratie een grootboekrekening verkeerd is gekoppeld.

• Klopt de kolommenbalans?
• Kloppen de klanten/crediteuren?
• Kloppen de openstaande posten debiteuren?
• Kloppen de openstaande posten crediteuren?
• Kloppen de vraagposten?

  Deze kan je controleren aan de hand van de openstaande postenlijst uit je vorige boekhoudpakket.

• Kloppen de btw-aangiften?
• Klopt het banksaldo?

Klant vrijgeven voor gebruik

Als alles klopt kun je de klant vrijgeven.

1. Open de vrij te geven Klant.
2. Klik op de Meer-knop .
3. Klik op de actie Vrijgeven.

   Let op

   Met het Vrijgeven van een Klant geef je expliciet aan dat je alle Administraties goed hebt gecontroleerd en dat je hier geen onoverkomelijke problemen in hebt gevonden.

   Mocht je achteraf meer administraties aan deze klant willen toevoegen? Dan kan dit niet meer via de Profit Migratie. Dit moet dan via het toevoegen van een beginbalans.

   Na het importeren van een Auditfile voeren we extra controles uit. Mocht daar een probleem uit komen, dan is de knop Vrijgeven niet beschikbaar. Stuur in dat geval een migratie aanvraag in.

Vraagposten afhandelen na import

Na het controleren en vrijgeven kan je de eventuele vraagposten afhandelen. Deze waren, zoals hierboven bij de aandachtspunten staat beschreven, toegevoegd voor openstaande posten waarvoor geen koppeling met een bankmutatie gelegd kon worden.

Openstaande posten afhandelen

1. Gebruik als referentie de lijsten met Openstaande posten (debiteur) en Openstaande posten (crediteur) die je in stap 1 uit je vorige boekhoudpakket hebt geëxporteerd.
2. Voeg een Memoriaalboeking toe.
3. Selecteer alle in het vorige boekhoudpakket afgeletterde Openstaande posten (debiteur) die wij niet hebben kunnen koppelen. Boek deze weg tegen 2302: Vraagposten.

   

4. Voeg een Memoriaalboeking toe.
5. Selecteer alle in het vorige boekhoudpakket afgeletterde Openstaande posten (crediteur) die wij niet hebben kunnen koppelen. Boek deze ook weg tegen 2302: Vraagposten.

   

Administratie handmatig toevoegen

Deze optie vergt de minste voorbereiding. Hierbij wordt geen historie overgenomen. Alle informatie uit het vorige product moet je handmatig toevoegen of importeren in de administratie.

Gebruik deze optie in een van de volgende situaties:

• Je onderneming is net begonnen en je hebt nog geen vorig boekhoudpakket.
• Er zitten dusdanig veel onvolkomenheden in je vorige administratie (met name aansluiting tussen subadministraties, zoals debiteuren, crediteuren en vaste activa) en het grootboek, dat je het besluit neemt om met een schone lei te beginnen.
• Je wilt een administratie toevoegen aan een klantomgeving die na de Profit migratie of Auditfile-import al is vrijgegeven.

  Let op

  Je kunt een administratie ook toevoegen inclusief de historie uit een vorig boekhoudpakket.

• Meer informatie over het migreren van een Profit administratie.
• Meer informatie over het importeren van een Auditfile.

Administratie toevoegen vanuit het Admin Center

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Klanten.
2. Open de Klant waar je de administratie aan wilt toevoegen.

   Je kunt meerdere administraties toevoegen aan dezelfde klant, bijvoorbeeld voor een holding met werkmaatschappijen. Voeg dus niet voor iedere administratie een nieuwe klant toe.

3. Klik op de inhoudsopgave Administraties.
4. Klik op Nieuw (N).
5. Klik op Starten.

Administratie toevoegen vanuit een andere administratie

1. Open een Administratie in de klantomgeving waaraan je een nieuwe administratie wilt toevoegen.
2. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Nieuwe administratie toevoegen.
3. Klik op Starten.

   Let op

   De eerste keer dat je een administratie toevoegt tonen wij een keuzescherm.

   

   Als je wilt beginnen met een beginbalans kies je hier voor Lege administratie. Vanaf dat moment wordt iedere volgende administratie ook op deze manier toegevoegd.

4. Doorloop de Administratiewizard via onderstaande stappen.