Vergelijkende cijfers importeren

Nadat je een administratie bent gestart is het mogelijk om auditfiles van historische boekjaren te importeren. Doe dit als je vergelijkende cijfers in een administratie wilt kunnen inzien.

Let op:

Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf SB versie 6.0. Indicatie: Juni 2025.

Let op:

Deze functie importeert alleen journaalposten en niet de bijbehorende verkoopfacturen, inkoopfacturen en dergelijke.

Na de import zullen alleen KPI's die naar journaalposten kijken cijfers van vorige boekjaren tonen. KPI"s die naar verkoopfacturen, inkoopfacturen en dergelijke kijken tonen geen cijfers van vorige boekjaren.

Bijvoorbeeld:

  • De grafieken Omzet en Resultaat voor belasting zijn gebaseerd op journaalposten. Deze KPI's zullen historische cijfers tonen.
  • De grafieken Top 5 klanten (periode) en Top 5 klanten (totaal) zijn gebaseerd op verkoopfacturen en verkoopjournaalposten. Deze KPI's zullen geen historische cijfers tonen.

Inhoud

Auditfile importeren

  1. Exporteer een of meerdere auditfiles met minimaal versie 3.2 uit het vorige boekhoudpakket.

    Doe dit voor ieder historisch boekjaar dat je wilt importeren.

  2. Bereid een mappingbestand met oude en nieuwe grootboekrekeningen voor.

    Vul achter iedere grootboekrekening de gewenste SB-grootboekrekening in, zodat alle boekingen goed kunnen worden overgenomen.

    Als deze administratie gestart was op basis van een auditfile kan je het mappingbestand hergebruiken en eventueel aanpassen omdat in een eerder boekjaar andere grootboekrekeningen kunnen zijn gebruikt.

  3. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Historische auditfile import starten.
  4. Selecteer een Auditfile bestand.

    Het maakt niet uit in welke volgorde je historische boekjaren importeert.

  5. Selecteer een Grootboekrekeningen mapping bestand.

    SB toont ter controle de naam van het boekhoudpakket waaruit de auditfile is geëxporteerd en informatie over het aantal journaalposten, journaalpostregels en grootboekrekeningen.

  6. Klik op Grootboekrekeningen koppelen.

    De koppelingen uit het mappingbestand worden getoond.

  7. Selecteer bij iedere grootboekrekening uit de auditfile de gewenste grootboekrekening in SB.
  8. Klik op Download mapping als je deze mapping ook bij het importeren van andere historische boekjaren wilt gebruiken.
  9. Klik op Importeren.

    Alle journaalposten uit de auditfile worden geïmporteerd naar de geselecteerde grootboekrekeningen in SB.

    Dit proces vindt plaats in de wachtrij, waardoor je door kunt werken in deze administratie.

Import terugdraaien

Kom je er na het importeren achter dat je een verkeerde auditfile hebt gebruikt? Geen paniek! Je kunt deze import terugdraaien.

  1. Klik op Signalen .
  2. Klik op het tabblad Wachtrij.
  3. Klik op Historische Auditfile import (XAF).
  4. Klik op de Meer-knop .
  5. Klik op Import terugdraaien.
  6. Klik op Terugdraaien.

    Alle geïmporteerde journaalposten worden verwijderd.

    Hierna kan je de auditfile met de juiste vergelijkende cijfers importeren.

Administratie handmatig toevoegen

Deze optie vergt de minste voorbereiding. Hierbij wordt geen historie overgenomen. Alle informatie uit het vorige product moet je handmatig toevoegen of importeren in de administratie.

Gebruik deze optie in een van de volgende situaties:

  • Je onderneming is net begonnen en je hebt nog geen vorig boekhoudpakket.
  • Er zitten dusdanig veel onvolkomenheden in je vorige administratie (met name aansluiting tussen subadministraties, zoals debiteuren, crediteuren en vaste activa) en het grootboek, dat je het besluit neemt om met een schone lei te beginnen.
  • Je wilt een administratie toevoegen aan een klantomgeving die na de Profit migratie of Auditfile-import al is vrijgegeven.

    Let op

    Je kunt een administratie ook toevoegen inclusief de historie uit een vorig boekhoudpakket.

Administratie toevoegen vanuit het Admin Center

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Klanten.
  2. Open de Klant waar je de administratie aan wilt toevoegen.

    Je kunt meerdere administraties toevoegen aan dezelfde klant, bijvoorbeeld voor een holding met werkmaatschappijen. Voeg dus niet voor iedere administratie een nieuwe klant toe.

  3. Klik op de inhoudsopgave Administraties.
  4. Klik op Nieuw (N).
  5. Klik op Starten.

Administratie toevoegen vanuit een andere administratie

  1. Open een Administratie in de klantomgeving waaraan je een nieuwe administratie wilt toevoegen.
  2. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Nieuwe administratie toevoegen.
  3. Klik op Starten.

    Let op

    De eerste keer dat je een administratie toevoegt tonen wij een keuzescherm.

    Als je wilt beginnen met een beginbalans kies je hier voor Lege administratie. Vanaf dat moment wordt iedere volgende administratie ook op deze manier toegevoegd.

  4. Doorloop de Administratiewizard via onderstaande stappen.