Vergelijkende cijfers importeren

Nadat je een administratie bent gestart is het mogelijk om auditfiles van historische boekjaren te importeren. Doe dit als je vergelijkende cijfers in een administratie wilt kunnen inzien.

Let op:

Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf SB versie 6.0. Indicatie: Juni 2025.

Let op:

Deze functie importeert alleen journaalposten en niet de bijbehorende verkoopfacturen, inkoopfacturen en dergelijke.

Na de import zullen alleen KPI's die naar journaalposten kijken cijfers van vorige boekjaren tonen. KPI"s die naar verkoopfacturen, inkoopfacturen en dergelijke kijken tonen geen cijfers van vorige boekjaren.

Bijvoorbeeld:

De grafieken Omzet en Resultaat voor belasting zijn gebaseerd op journaalposten. Deze KPI's zullen historische cijfers tonen.
De grafieken Top 5 klanten (periode) en Top 5 klanten (totaal) zijn gebaseerd op verkoopfacturen en verkoopjournaalposten. Deze KPI's zullen geen historische cijfers tonen.

Inhoud

Auditfile importeren

Exporteer een of meerdere auditfiles met minimaal versie 3.2 uit het vorige boekhoudpakket.
Doe dit voor ieder historisch boekjaar dat je wilt importeren.
Bereid een mappingbestand met oude en nieuwe grootboekrekeningen voor.
Vul achter iedere grootboekrekening de gewenste SB-grootboekrekening in, zodat alle boekingen goed kunnen worden overgenomen.

Als deze administratie gestart was op basis van een auditfile kan je het mappingbestand hergebruiken en eventueel aanpassen omdat in een eerder boekjaar andere grootboekrekeningen kunnen zijn gebruikt.
Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Vergelijkende cijfers (Auditfile) importeren.
Selecteer een Auditfile bestand.
Het maakt niet uit in welke volgorde je historische boekjaren importeert, zo lang je het vinkje Beginbalans importeren alleen aanzet bij de Auditfile met het oudste boekjaar.
Selecteer een Grootboekrekeningen mapping bestand.
SB toont ter controle de naam van het boekhoudpakket waaruit de auditfile is geëxporteerd en informatie over het aantal journaalposten, journaalpostregels en grootboekrekeningen.
Vink Beginbalans importeren aan.
Doe dit alleen bij de auditfile met cijfers uit het oudste boekjaar.

Zijn al historische cijfers geïmporteerd van een eerder boekjaar, dan verschijnt een foutmelding: "Er zijn al jaren geïmporteerd vóór het jaar wat nu wordt ingelezen. Hier mag het vinkje 'Beginbalans importeren' niet worden aangezet."
Klik op Grootboekrekeningen koppelen.
De koppelingen uit het mappingbestand worden getoond.
Selecteer bij iedere grootboekrekening uit de auditfile de gewenste grootboekrekening in SB.
Klik op Download mapping als je deze mapping ook bij het importeren van andere historische boekjaren wilt gebruiken.
Klik op Importeren.
Als het boekjaar in de Auditfile als is geïmporteerd, dan verschijnt een foutmelding: "Er zijn voor dit jaar al boekingen geïmporteerd. Nieuwe import is niet mogelijk."

Alle journaalposten uit de auditfile worden geïmporteerd naar de geselecteerde grootboekrekeningen in SB.

Dit proces vindt plaats in de wachtrij, waardoor je door kunt werken in deze administratie.

Let op:

Tijdens het importeren van historische cijfers wordt niet gecontroleerd op aansluiting tussen de eindbalans van het nieuwste historische boekjaar en de beginbalans die is ingevuld bij het starten van een administratie.

Import terugdraaien

Kom je er na het importeren achter dat je een verkeerde auditfile hebt gebruikt? Geen paniek! Je kunt deze import terugdraaien.

Klik op Signalen .
Klik op het tabblad Wachtrij.
Klik op Historische Auditfile import (XAF).
Klik op de Meer-knop .
Klik op Import terugdraaien.
Klik op Terugdraaien.
Alle geïmporteerde journaalposten worden verwijderd.

Hierna kan je de auditfile met de juiste vergelijkende cijfers importeren.