Gegevens importeren
Gebruik import om gegevens uit externe applicaties toe te voegen.
Let op
Voor het gebruik van import hanteren wij het volgende maximum aantal regels per importbestand:
Importbeschrijvingen
Klik hieronder voor een veldbeschrijving van de verschillende importmogelijkheden. We beschrijven alleen velden die ons inziens extra uitleg nodig hebben. De beschrijvingen staan in een logische volgorde voor het starten van een nieuwe administratie en daarna. Het is immers niet mogelijk om een Beginbalans of Verkoopjournaalpost te importeren wanneer de bijbehorende klant nog niet in de administratie bestaat.
Let op
- Bij sommige imports, bijvoorbeeld memoriaalboekingen of verkoopjournaalposten, is sprake van zogenaamde kop- en regelgegevens. In de kop staan de algemene gegevens zoals datum of klant, en in de regels de details, zoals grootboekrekeningen. In deze imports verwijst het veld Omschrijving naar de omschrijving van de hele boeking, dus een veld in de kop. Het veld Extra omschrijving wordt geïmporteerd op de regels.
- Sommige imports maken gebruik van een einddatum. Dit is altijd een tot en met datum. Houd hier dus rekening mee bij het voorbereiden van een importbestand.
- Sommige imports kunnen gegevens toevoegen én wijzigen. Dit geven wij aan door de omschrijving te beginnen met Bestaande of nieuw(e).
Imports bij starten administratie
Debiteuren / klanten of Crediteuren / leveranciers (Persoon).
Kolom
|
Opmerking
|
Klantnummer/Crediteurnummer
|
Vul hier een klantnummer of crediteurnummer in. Wil je vanuit een andere applicatie procesgegevens importeren, zoals Verkoopjournaalposten, of Inkoopfacturen?
Vul hier dan het klantnummer of crediteurnummer van je externe applicatie in. Alleen dan kunnen de juiste procesgegevens aan de juiste klant of crediteur worden gekoppeld.
|
Bankrekeningnummer
|
Vul hier het volledige IBAN in.
Buitenlandse bankrekening zonder IBAN? Vul dan ook de BIC in.
|
BIC
|
Vul dit alleen bij buitenlandse bankrekeningen zonder IBAN.
|
Let op!
Als je dezelfde persoon eerst importeert als klant en daarna als crediteur, dan worden twee verschillende personen toegevoegd: één als klant en één als crediteur.
Wil je dezelfde persoon gebruiken als klant én als crediteur? Open dan de betreffende persoon en vink zowel Klant als Crediteur aan.
Klik hier voor meer informatie over specifieke veldbewerkingen.
SB probeert op basis van het gegevensbestand zoveel mogelijk velden automatisch toe te wijzen aan de import. Wanneer nodig kan je hier handmatig wijzigingen in aanbrengen.
- Verwijder een koppeling door te klikken op het kruisje.
- Sleep een veld vanuit het voorbeeld onderin naar een importveld om dit te koppelen.
Er verschijnt een blauw kader rondom het importveld.
- Selecteer Inlezen om een waarde uit het gegevensbestand te gebruiken.
SB toont de veldnaam onder het importveld, zodat je kunt zien welk veld je hebt gekoppeld.
Selecteer Vaste waarde om dezelfde waarde voor iedere te importeren regel te gebruiken.
Klik op Geavanceerd om extra bewerkingen op een veld uit te voeren. De opties zijn afhankelijk van het veldtype.
- Vul een Waarde wanneer leeg in die SB moet gebruiken, wanneer het veld in het gegevensbestand leeg is.
- Selecteer een Datumformaat om verschillende datumnotaties in het importbestand om te zetten naar het SB-datumformaat.
- Selecteer Waardes toewijzen om een vaste waarde in het gegevensbestand te koppelen aan een vaste waarde in SB.
- Selecteer Decimaal scheidingsteken om het decimaalteken in het importbestand om te zetten naar het SB-decimaalteken.
SB toont ter controle de gegevens zoals deze worden geïmporteerd onder het veld.
Hier zie je bijvoorbeeld dat een bedragnotatie met punt als decimaalteken en komma als duizendtal-scheidingsteken omgezet wordt naar de SB-bedragnotatie.
- Sleep eventuele bijlagen vanuit een map in je verkenner naar een bijlageveld.
SB mag om beveiligingsredenen niet op jouw PC kijken. Daarom moet jij in het importbestand de bestandsnamen zonder pad toevoegen en de bestanden handmatig slepen naar het bijlageveld. Je legt op die manier zelf de koppeling tussen de bestandsnaam in het importbestand en de locatie op jouw PC.
- Klik hier als je Externe bestanden als Bijlage wilt importeren.
- Klik op Regels controleren en importeren.
Gebruik dit om nieuwe personen uit een andere applicatie als klant of crediteur te importeren. Bestaande personen worden overschreven op basis van Klantnummer/Crediteurnummer.
Debiteuren / klanten of Crediteuren / leveranciers (Organisatie).
Kolom
|
Opmerking
|
Klantnummer/Crediteurnummer
|
Vul hier een klantnummer of crediteurnummer in. Wil je vanuit een andere applicatie procesgegevens importeren, zoals Verkoopjournaalposten, of Inkoopfacturen?
Vul hier dan het klantnummer of crediteurnummer van je externe applicatie in. Alleen dan kunnen de juiste procesgegevens aan de juiste klant of crediteur worden gekoppeld.
|
Naam
|
Vul hier de volledige naam in, inclusief B.V. enzovoorts.
|
Bankrekeningnummer
|
Vul hier het volledige IBAN in.
Buitenlandse bankrekening zonder IBAN? Vul dan ook de BIC in.
|
BIC
|
Vul dit alleen bij buitenlandse bankrekeningen zonder IBAN.
|
Let op!
Als je dezelfde organisatie eerst importeert als klant en daarna als crediteur, dan worden twee verschillende organisatie toegevoegd: één als klant en één als crediteur.
Wil je dezelfde organisatie als klant én crediteur gebruiken? Open dan na het importeren de betreffende organisatie en vink zowel Klant als Crediteur aan.
Klik hier voor meer informatie over specifieke veldbewerkingen.
SB probeert op basis van het gegevensbestand zoveel mogelijk velden automatisch toe te wijzen aan de import. Wanneer nodig kan je hier handmatig wijzigingen in aanbrengen.
- Verwijder een koppeling door te klikken op het kruisje.
- Sleep een veld vanuit het voorbeeld onderin naar een importveld om dit te koppelen.
Er verschijnt een blauw kader rondom het importveld.
- Selecteer Inlezen om een waarde uit het gegevensbestand te gebruiken.
SB toont de veldnaam onder het importveld, zodat je kunt zien welk veld je hebt gekoppeld.
Selecteer Vaste waarde om dezelfde waarde voor iedere te importeren regel te gebruiken.
Klik op Geavanceerd om extra bewerkingen op een veld uit te voeren. De opties zijn afhankelijk van het veldtype.
- Vul een Waarde wanneer leeg in die SB moet gebruiken, wanneer het veld in het gegevensbestand leeg is.
- Selecteer een Datumformaat om verschillende datumnotaties in het importbestand om te zetten naar het SB-datumformaat.
- Selecteer Waardes toewijzen om een vaste waarde in het gegevensbestand te koppelen aan een vaste waarde in SB.
- Selecteer Decimaal scheidingsteken om het decimaalteken in het importbestand om te zetten naar het SB-decimaalteken.
SB toont ter controle de gegevens zoals deze worden geïmporteerd onder het veld.
Hier zie je bijvoorbeeld dat een bedragnotatie met punt als decimaalteken en komma als duizendtal-scheidingsteken omgezet wordt naar de SB-bedragnotatie.
- Sleep eventuele bijlagen vanuit een map in je verkenner naar een bijlageveld.
SB mag om beveiligingsredenen niet op jouw PC kijken. Daarom moet jij in het importbestand de bestandsnamen zonder pad toevoegen en de bestanden handmatig slepen naar het bijlageveld. Je legt op die manier zelf de koppeling tussen de bestandsnaam in het importbestand en de locatie op jouw PC.
- Klik hier als je Externe bestanden als Bijlage wilt importeren.
- Klik op Regels controleren en importeren.
Kolom
|
Opmerking
|
Klantnummer/Crediteurnummer
|
Vul hier een klantnummer of crediteurnummer in. Wil je vanuit een andere applicatie procesgegevens importeren, zoals Verkoopjournaalposten, of Inkoopfacturen?
Vul hier dan het klantnummer of crediteurnummer van je externe applicatie in. Alleen dan kunnen de juiste procesgegevens aan de juiste klant of crediteur worden gekoppeld.
|
Bankrekeningnummer
|
Vul hier het volledige IBAN in.
Buitenlandse bankrekening zonder IBAN? Vul dan ook de BIC in.
|
BIC
|
Vul dit alleen bij buitenlandse bankrekeningen zonder IBAN.
|
Let op!
Als je dezelfde persoon eerst importeert als klant en daarna als crediteur, dan worden twee verschillende personen toegevoegd: één als klant en één als crediteur.
Wil je dezelfde persoon gebruiken als klant én als crediteur? Open dan de betreffende persoon en vink zowel Klant als Crediteur aan.
Klik hier voor meer informatie over specifieke veldbewerkingen.
SB probeert op basis van het gegevensbestand zoveel mogelijk velden automatisch toe te wijzen aan de import. Wanneer nodig kan je hier handmatig wijzigingen in aanbrengen.
- Verwijder een koppeling door te klikken op het kruisje.
- Sleep een veld vanuit het voorbeeld onderin naar een importveld om dit te koppelen.
Er verschijnt een blauw kader rondom het importveld.
- Selecteer Inlezen om een waarde uit het gegevensbestand te gebruiken.
SB toont de veldnaam onder het importveld, zodat je kunt zien welk veld je hebt gekoppeld.
Selecteer Vaste waarde om dezelfde waarde voor iedere te importeren regel te gebruiken.
Klik op Geavanceerd om extra bewerkingen op een veld uit te voeren. De opties zijn afhankelijk van het veldtype.
- Vul een Waarde wanneer leeg in die SB moet gebruiken, wanneer het veld in het gegevensbestand leeg is.
- Selecteer een Datumformaat om verschillende datumnotaties in het importbestand om te zetten naar het SB-datumformaat.
- Selecteer Waardes toewijzen om een vaste waarde in het gegevensbestand te koppelen aan een vaste waarde in SB.
- Selecteer Decimaal scheidingsteken om het decimaalteken in het importbestand om te zetten naar het SB-decimaalteken.
SB toont ter controle de gegevens zoals deze worden geïmporteerd onder het veld.
Hier zie je bijvoorbeeld dat een bedragnotatie met punt als decimaalteken en komma als duizendtal-scheidingsteken omgezet wordt naar de SB-bedragnotatie.
- Sleep eventuele bijlagen vanuit een map in je verkenner naar een bijlageveld.
SB mag om beveiligingsredenen niet op jouw PC kijken. Daarom moet jij in het importbestand de bestandsnamen zonder pad toevoegen en de bestanden handmatig slepen naar het bijlageveld. Je legt op die manier zelf de koppeling tussen de bestandsnaam in het importbestand en de locatie op jouw PC.
- Klik hier als je Externe bestanden als Bijlage wilt importeren.
- Klik op Regels controleren en importeren.
Gebruik dit om nieuwe organisaties uit een andere applicatie als klant of crediteur te importeren. Bestaande organisaties worden overschreven op basis van Klantnummer/Crediteurnummer.
Contactpersonen.
Kolom
|
Opmerking
|
Organisatienaam
|
Vul hier precies dezelfde naam van een Organisatie in jouw administratie in, anders kan een contactpersoon niet goed worden gekoppeld.
|
Let op!
Als je tweemaal hetzelfde bestand importeert, dan worden de gegevens ook twee keer toegevoegd.
Klik hier voor meer informatie over specifieke veldbewerkingen.
SB probeert op basis van het gegevensbestand zoveel mogelijk velden automatisch toe te wijzen aan de import. Wanneer nodig kan je hier handmatig wijzigingen in aanbrengen.
- Verwijder een koppeling door te klikken op het kruisje.
- Sleep een veld vanuit het voorbeeld onderin naar een importveld om dit te koppelen.
Er verschijnt een blauw kader rondom het importveld.
- Selecteer Inlezen om een waarde uit het gegevensbestand te gebruiken.
SB toont de veldnaam onder het importveld, zodat je kunt zien welk veld je hebt gekoppeld.
Selecteer Vaste waarde om dezelfde waarde voor iedere te importeren regel te gebruiken.
Klik op Geavanceerd om extra bewerkingen op een veld uit te voeren. De opties zijn afhankelijk van het veldtype.
- Vul een Waarde wanneer leeg in die SB moet gebruiken, wanneer het veld in het gegevensbestand leeg is.
- Selecteer een Datumformaat om verschillende datumnotaties in het importbestand om te zetten naar het SB-datumformaat.
- Selecteer Waardes toewijzen om een vaste waarde in het gegevensbestand te koppelen aan een vaste waarde in SB.
- Selecteer Decimaal scheidingsteken om het decimaalteken in het importbestand om te zetten naar het SB-decimaalteken.
SB toont ter controle de gegevens zoals deze worden geïmporteerd onder het veld.
Hier zie je bijvoorbeeld dat een bedragnotatie met punt als decimaalteken en komma als duizendtal-scheidingsteken omgezet wordt naar de SB-bedragnotatie.
- Sleep eventuele bijlagen vanuit een map in je verkenner naar een bijlageveld.
SB mag om beveiligingsredenen niet op jouw PC kijken. Daarom moet jij in het importbestand de bestandsnamen zonder pad toevoegen en de bestanden handmatig slepen naar het bijlageveld. Je legt op die manier zelf de koppeling tussen de bestandsnaam in het importbestand en de locatie op jouw PC.
- Klik hier als je Externe bestanden als Bijlage wilt importeren.
- Klik op Regels controleren en importeren.
Gebruik dit om contactpersonen bij organisaties toe te voegen.
Beginbalans debiteuren/crediteuren.
Kolom
|
Opmerking
|
Methode opzoeken debiteur/crediteur
|
Deze waarde bepaalt op basis van welke gegevens een beginbalans boeking gekoppeld wordt aan de juiste debiteur/crediteur.
Selecteer Vaste waarde. Dit is voor de opzoekmethode de meest logische methode.
Selecteer de gewenste opzoekmethode.
- Intern nummer: de debiteur/crediteur wordt gekoppeld door de waarde in de kolom Klantnummer/Crediteurnummer te zoeken in het veld Intern nummer.
In dit geval wordt de kolom Klantnaam/Crediteurnaam niet ingelezen.
- Extern nummer: de debiteur/crediteur wordt gekoppeld door de waarde in de kolom Klantnummer/Crediteurnummer te zoeken in het veld Extern nummer.
In dit geval wordt de kolom Klantnaam/Crediteurnaam niet ingelezen.
Klik hier wanneer je het externe nummer wilt tonen bij organisaties en personen.
- Klantnaam/Crediteurnaam: de debiteur/crediteur wordt gekoppeld door de waarde in de kolom Klantnaam/Crediteurnaam te zoeken in het veld Naam van de klant/crediteur.
In dit geval wordt de kolom Klantnummer/Crediteurnummer niet ingelezen.
Gebruik deze methode ook als je regels wilt koppelen aan een Diverse klant/Diverse crediteur Dat kan niet op basis van een nummer.
|
Type debiteur/crediteur
|
Selecteer Vaste waarde als alle regels in het importbestand geïmporteerd moeten worden als Organisatie of Persoon.
Selecteer Inlezen als een kolom in het importbestand de waarde Organisatie of Persoon bevat.
Het is ook mogelijk om de waarde Diverse te gebruiken. Hiermee kan je een regel importeren en koppelen aan een Diverse klant/Diverse crediteur.
|
Klantnummer/Crediteurnummer
|
Vul hier het Interne nummer of Externe nummer in, afhankelijk van de gekozen opzoekmethode.
|
Klantnaam/Crediteurnaam
|
Deze kolom hoeft alleen gevuld te zijn als de Methode opzoeken debiteur/crediteur de waarde Klantnaam/Crediteurnaam bevat.
Vul hier precies dezelfde naam van de Klant/Crediteur in jouw administratie in, anders kan niet worden gekoppeld.
Heb je meerdere Diverse klanten/crediteuren? Gebruik dan ook de precieze naam in het importbestand.
|
Bijlage
|
Vul hier eventueel de bestandsnaam van een bijlage in.
Gebruik dit om een pdf-factuur uit een externe applicatie te importeren.
|
Klik hier voor meer informatie over specifieke veldbewerkingen.
SB probeert op basis van het gegevensbestand zoveel mogelijk velden automatisch toe te wijzen aan de import. Wanneer nodig kan je hier handmatig wijzigingen in aanbrengen.
- Verwijder een koppeling door te klikken op het kruisje.
- Sleep een veld vanuit het voorbeeld onderin naar een importveld om dit te koppelen.
Er verschijnt een blauw kader rondom het importveld.
- Selecteer Inlezen om een waarde uit het gegevensbestand te gebruiken.
SB toont de veldnaam onder het importveld, zodat je kunt zien welk veld je hebt gekoppeld.
Selecteer Vaste waarde om dezelfde waarde voor iedere te importeren regel te gebruiken.
Klik op Geavanceerd om extra bewerkingen op een veld uit te voeren. De opties zijn afhankelijk van het veldtype.
- Vul een Waarde wanneer leeg in die SB moet gebruiken, wanneer het veld in het gegevensbestand leeg is.
- Selecteer een Datumformaat om verschillende datumnotaties in het importbestand om te zetten naar het SB-datumformaat.
- Selecteer Waardes toewijzen om een vaste waarde in het gegevensbestand te koppelen aan een vaste waarde in SB.
- Selecteer Decimaal scheidingsteken om het decimaalteken in het importbestand om te zetten naar het SB-decimaalteken.
SB toont ter controle de gegevens zoals deze worden geïmporteerd onder het veld.
Hier zie je bijvoorbeeld dat een bedragnotatie met punt als decimaalteken en komma als duizendtal-scheidingsteken omgezet wordt naar de SB-bedragnotatie.
- Sleep eventuele bijlagen vanuit een map in je verkenner naar een bijlageveld.
SB mag om beveiligingsredenen niet op jouw PC kijken. Daarom moet jij in het importbestand de bestandsnamen zonder pad toevoegen en de bestanden handmatig slepen naar het bijlageveld. Je legt op die manier zelf de koppeling tussen de bestandsnaam in het importbestand en de locatie op jouw PC.
- Klik hier als je Externe bestanden als Bijlage wilt importeren.
- Klik op Regels controleren en importeren.
Gebruik dit om facturen, of liever gezegd openstaande posten, die op het moment van starten van een administratie nog niet (volledig) zijn betaald, te importeren.
Beginbalans vaste activa.
Kolom
|
Opmerking
|
Cumulatieve investering
|
Vul hier het aanschafbedrag plus eventuele extra investeringen in.
|
Cumulatieve fiscale afschrijving
|
Vul hier het totaalbedrag van de afschrijvingen op de beginbalansdatum in.
|
Einddatum
|
Vul hier de datum van de laatste afschrijving van het vast actief in.
|
Let op!
Als je tweemaal hetzelfde bestand importeert, dan worden de gegevens ook twee keer toegevoegd.
Klik hier voor meer informatie over specifieke veldbewerkingen.
SB probeert op basis van het gegevensbestand zoveel mogelijk velden automatisch toe te wijzen aan de import. Wanneer nodig kan je hier handmatig wijzigingen in aanbrengen.
- Verwijder een koppeling door te klikken op het kruisje.
- Sleep een veld vanuit het voorbeeld onderin naar een importveld om dit te koppelen.
Er verschijnt een blauw kader rondom het importveld.
- Selecteer Inlezen om een waarde uit het gegevensbestand te gebruiken.
SB toont de veldnaam onder het importveld, zodat je kunt zien welk veld je hebt gekoppeld.
Selecteer Vaste waarde om dezelfde waarde voor iedere te importeren regel te gebruiken.
Klik op Geavanceerd om extra bewerkingen op een veld uit te voeren. De opties zijn afhankelijk van het veldtype.
- Vul een Waarde wanneer leeg in die SB moet gebruiken, wanneer het veld in het gegevensbestand leeg is.
- Selecteer een Datumformaat om verschillende datumnotaties in het importbestand om te zetten naar het SB-datumformaat.
- Selecteer Waardes toewijzen om een vaste waarde in het gegevensbestand te koppelen aan een vaste waarde in SB.
- Selecteer Decimaal scheidingsteken om het decimaalteken in het importbestand om te zetten naar het SB-decimaalteken.
SB toont ter controle de gegevens zoals deze worden geïmporteerd onder het veld.
Hier zie je bijvoorbeeld dat een bedragnotatie met punt als decimaalteken en komma als duizendtal-scheidingsteken omgezet wordt naar de SB-bedragnotatie.
- Sleep eventuele bijlagen vanuit een map in je verkenner naar een bijlageveld.
SB mag om beveiligingsredenen niet op jouw PC kijken. Daarom moet jij in het importbestand de bestandsnamen zonder pad toevoegen en de bestanden handmatig slepen naar het bijlageveld. Je legt op die manier zelf de koppeling tussen de bestandsnaam in het importbestand en de locatie op jouw PC.
- Klik hier als je Externe bestanden als Bijlage wilt importeren.
- Klik op Regels controleren en importeren.
Beginstand ná beginbalansdatum vaste activa.
Kolom
|
Opmerking
|
Cumulatieve investering
|
Vul hier het aanschafbedrag plus eventuele extra investeringen in.
|
Cumulatieve fiscale afschrijving
|
Vul hier het totaalbedrag van de afschrijvingen op de beginbalansdatum in.
|
Einddatum
|
Vul hier de datum van de laatste afschrijving van het vast actief in.
|
Let op!
Als je tweemaal hetzelfde bestand importeert, dan worden de gegevens ook twee keer toegevoegd.
Klik hier voor meer informatie over specifieke veldbewerkingen.
SB probeert op basis van het gegevensbestand zoveel mogelijk velden automatisch toe te wijzen aan de import. Wanneer nodig kan je hier handmatig wijzigingen in aanbrengen.
- Verwijder een koppeling door te klikken op het kruisje.
- Sleep een veld vanuit het voorbeeld onderin naar een importveld om dit te koppelen.
Er verschijnt een blauw kader rondom het importveld.
- Selecteer Inlezen om een waarde uit het gegevensbestand te gebruiken.
SB toont de veldnaam onder het importveld, zodat je kunt zien welk veld je hebt gekoppeld.
Selecteer Vaste waarde om dezelfde waarde voor iedere te importeren regel te gebruiken.
Klik op Geavanceerd om extra bewerkingen op een veld uit te voeren. De opties zijn afhankelijk van het veldtype.
- Vul een Waarde wanneer leeg in die SB moet gebruiken, wanneer het veld in het gegevensbestand leeg is.
- Selecteer een Datumformaat om verschillende datumnotaties in het importbestand om te zetten naar het SB-datumformaat.
- Selecteer Waardes toewijzen om een vaste waarde in het gegevensbestand te koppelen aan een vaste waarde in SB.
- Selecteer Decimaal scheidingsteken om het decimaalteken in het importbestand om te zetten naar het SB-decimaalteken.
SB toont ter controle de gegevens zoals deze worden geïmporteerd onder het veld.
Hier zie je bijvoorbeeld dat een bedragnotatie met punt als decimaalteken en komma als duizendtal-scheidingsteken omgezet wordt naar de SB-bedragnotatie.
- Sleep eventuele bijlagen vanuit een map in je verkenner naar een bijlageveld.
SB mag om beveiligingsredenen niet op jouw PC kijken. Daarom moet jij in het importbestand de bestandsnamen zonder pad toevoegen en de bestanden handmatig slepen naar het bijlageveld. Je legt op die manier zelf de koppeling tussen de bestandsnaam in het importbestand en de locatie op jouw PC.
- Klik hier als je Externe bestanden als Bijlage wilt importeren.
- Klik op Regels controleren en importeren.
Beginbalans grootboekrekeningen.
Kolom
|
Opmerking
|
Grootboekrekening
|
Selecteer Vaste waarde als alle regels in het importbestand geïmporteerd moeten worden op dezelfde grootboekrekening.
Selecteer Inlezen als een kolom in het importbestand de grootboekrekening bevat..
|
Debet
|
Vul hier bedrag in dat je Debet wilt importeren.
|
Credit
|
Vul hier bedrag in dat je Credit wilt importeren.
|
Let op!
Als je tweemaal hetzelfde bestand importeert, dan worden de gegevens ook twee keer toegevoegd.
Klik hier voor meer informatie over specifieke veldbewerkingen.
SB probeert op basis van het gegevensbestand zoveel mogelijk velden automatisch toe te wijzen aan de import. Wanneer nodig kan je hier handmatig wijzigingen in aanbrengen.
- Verwijder een koppeling door te klikken op het kruisje.
- Sleep een veld vanuit het voorbeeld onderin naar een importveld om dit te koppelen.
Er verschijnt een blauw kader rondom het importveld.
- Selecteer Inlezen om een waarde uit het gegevensbestand te gebruiken.
SB toont de veldnaam onder het importveld, zodat je kunt zien welk veld je hebt gekoppeld.
Selecteer Vaste waarde om dezelfde waarde voor iedere te importeren regel te gebruiken.
Klik op Geavanceerd om extra bewerkingen op een veld uit te voeren. De opties zijn afhankelijk van het veldtype.
- Vul een Waarde wanneer leeg in die SB moet gebruiken, wanneer het veld in het gegevensbestand leeg is.
- Selecteer een Datumformaat om verschillende datumnotaties in het importbestand om te zetten naar het SB-datumformaat.
- Selecteer Waardes toewijzen om een vaste waarde in het gegevensbestand te koppelen aan een vaste waarde in SB.
- Selecteer Decimaal scheidingsteken om het decimaalteken in het importbestand om te zetten naar het SB-decimaalteken.
SB toont ter controle de gegevens zoals deze worden geïmporteerd onder het veld.
Hier zie je bijvoorbeeld dat een bedragnotatie met punt als decimaalteken en komma als duizendtal-scheidingsteken omgezet wordt naar de SB-bedragnotatie.
- Sleep eventuele bijlagen vanuit een map in je verkenner naar een bijlageveld.
SB mag om beveiligingsredenen niet op jouw PC kijken. Daarom moet jij in het importbestand de bestandsnamen zonder pad toevoegen en de bestanden handmatig slepen naar het bijlageveld. Je legt op die manier zelf de koppeling tussen de bestandsnaam in het importbestand en de locatie op jouw PC.
- Klik hier als je Externe bestanden als Bijlage wilt importeren.
- Klik op Regels controleren en importeren.
Gebruik dit om de eindbalans van grootboekrekeningen te importeren.
Gebruik je een subadministratie voor debiteuren, crediteren en/of vaste activa? Gebruik dan hiervoor eerst een van bovenstaande importmogelijkheden en importeer hier alleen de overige grootboekrekeningen.
Productgroep verkoop.
Kolom
|
Opmerking
|
Creditrekening
|
Vul hier het nummer van een Grootboekrekening in.
Dit is de omzetrekening die standaard wordt gebruikt voor het journaliseren van Verkoopfacturen met Verkoopproducten die gekoppeld zijn aan een Productgroep verkoop.
|
Let op!
Als je tweemaal hetzelfde bestand importeert, dan worden de gegevens ook twee keer toegevoegd.
Klik hier voor meer informatie over specifieke veldbewerkingen.
SB probeert op basis van het gegevensbestand zoveel mogelijk velden automatisch toe te wijzen aan de import. Wanneer nodig kan je hier handmatig wijzigingen in aanbrengen.
- Verwijder een koppeling door te klikken op het kruisje.
- Sleep een veld vanuit het voorbeeld onderin naar een importveld om dit te koppelen.
Er verschijnt een blauw kader rondom het importveld.
- Selecteer Inlezen om een waarde uit het gegevensbestand te gebruiken.
SB toont de veldnaam onder het importveld, zodat je kunt zien welk veld je hebt gekoppeld.
Selecteer Vaste waarde om dezelfde waarde voor iedere te importeren regel te gebruiken.
Klik op Geavanceerd om extra bewerkingen op een veld uit te voeren. De opties zijn afhankelijk van het veldtype.
- Vul een Waarde wanneer leeg in die SB moet gebruiken, wanneer het veld in het gegevensbestand leeg is.
- Selecteer een Datumformaat om verschillende datumnotaties in het importbestand om te zetten naar het SB-datumformaat.
- Selecteer Waardes toewijzen om een vaste waarde in het gegevensbestand te koppelen aan een vaste waarde in SB.
- Selecteer Decimaal scheidingsteken om het decimaalteken in het importbestand om te zetten naar het SB-decimaalteken.
SB toont ter controle de gegevens zoals deze worden geïmporteerd onder het veld.
Hier zie je bijvoorbeeld dat een bedragnotatie met punt als decimaalteken en komma als duizendtal-scheidingsteken omgezet wordt naar de SB-bedragnotatie.
- Sleep eventuele bijlagen vanuit een map in je verkenner naar een bijlageveld.
SB mag om beveiligingsredenen niet op jouw PC kijken. Daarom moet jij in het importbestand de bestandsnamen zonder pad toevoegen en de bestanden handmatig slepen naar het bijlageveld. Je legt op die manier zelf de koppeling tussen de bestandsnaam in het importbestand en de locatie op jouw PC.
- Klik hier als je Externe bestanden als Bijlage wilt importeren.
- Klik op Regels controleren en importeren.
Verkoopproducten (artikel/dienst).
Kolom
|
Opmerking
|
Interne code (alleen artikel)
|
Vul hier de code in waarmee je dit artikel wilt kunnen zoeken.
|
Btw-tarief
|
Vul hier een Btw-tarief of Btw-percentage in.
Vul je een btw-percentage in? Selecteer dan Geavanceerd en koppel het btw-percentage aan een btw-tarief.
|
Let op!
Als je tweemaal hetzelfde bestand importeert, dan worden de gegevens ook twee keer toegevoegd.
Klik hier voor meer informatie over specifieke veldbewerkingen.
SB probeert op basis van het gegevensbestand zoveel mogelijk velden automatisch toe te wijzen aan de import. Wanneer nodig kan je hier handmatig wijzigingen in aanbrengen.
- Verwijder een koppeling door te klikken op het kruisje.
- Sleep een veld vanuit het voorbeeld onderin naar een importveld om dit te koppelen.
Er verschijnt een blauw kader rondom het importveld.
- Selecteer Inlezen om een waarde uit het gegevensbestand te gebruiken.
SB toont de veldnaam onder het importveld, zodat je kunt zien welk veld je hebt gekoppeld.
Selecteer Vaste waarde om dezelfde waarde voor iedere te importeren regel te gebruiken.
Klik op Geavanceerd om extra bewerkingen op een veld uit te voeren. De opties zijn afhankelijk van het veldtype.
- Vul een Waarde wanneer leeg in die SB moet gebruiken, wanneer het veld in het gegevensbestand leeg is.
- Selecteer een Datumformaat om verschillende datumnotaties in het importbestand om te zetten naar het SB-datumformaat.
- Selecteer Waardes toewijzen om een vaste waarde in het gegevensbestand te koppelen aan een vaste waarde in SB.
- Selecteer Decimaal scheidingsteken om het decimaalteken in het importbestand om te zetten naar het SB-decimaalteken.
SB toont ter controle de gegevens zoals deze worden geïmporteerd onder het veld.
Hier zie je bijvoorbeeld dat een bedragnotatie met punt als decimaalteken en komma als duizendtal-scheidingsteken omgezet wordt naar de SB-bedragnotatie.
- Sleep eventuele bijlagen vanuit een map in je verkenner naar een bijlageveld.
SB mag om beveiligingsredenen niet op jouw PC kijken. Daarom moet jij in het importbestand de bestandsnamen zonder pad toevoegen en de bestanden handmatig slepen naar het bijlageveld. Je legt op die manier zelf de koppeling tussen de bestandsnaam in het importbestand en de locatie op jouw PC.
- Klik hier als je Externe bestanden als Bijlage wilt importeren.
- Klik op Regels controleren en importeren.
Bestaande verkoopproducten worden overschreven op basis van Interne code.
Project.
Bestaande projecten worden overschreven op basis van Interne code.
Imports ná starten administratie
Verkoopjournaalposten.
Kolom
|
Opmerking
|
Methode opzoeken debiteur
|
Deze waarde bepaalt op basis van welke gegevens een beginbalans boeking gekoppeld wordt aan de juiste klant.
Selecteer Vaste waarde. Dit is voor de opzoekmethode de meest logische methode.
Selecteer de gewenste opzoekmethode.
- Intern nummer: de klant wordt gekoppeld door de waarde in de kolom Klantnummer te zoeken in het veld Intern nummer.
In dit geval wordt de kolom Klantnaam niet ingelezen.
- Extern nummer: de klant ordt gekoppeld door de waarde in de kolom Klantnummer te zoeken in het veld Extern nummer.
In dit geval wordt de kolom Klantnaam niet ingelezen.
Klik hier wanneer je het externe nummer wilt tonen bij organisaties en personen.
- Klantnaam: de klant wordt gekoppeld door de waarde in de kolom Klantnaam te zoeken in het veld Naam van de klant.
In dit geval wordt de kolom Klantnummer niet ingelezen.
Gebruik deze methode ook als je regels wilt koppelen aan een Diverse klant. Dat kan niet op basis van een nummer.
|
Type debiteur
|
Selecteer Vaste waarde als alle regels in het importbestand geïmporteerd moeten worden als Organisatie of Persoon.
Selecteer Inlezen als een kolom in het importbestand de waarde Organisatie of Persoon bevat.
Het is ook mogelijk om de waarde Diverse te gebruiken. Hiermee kan je een regel importeren en koppelen aan een Diverse klant.
|
Klantnummer
|
Vul hier het Interne nummer of Externe nummer in, afhankelijk van de gekozen opzoekmethode.
|
Klantnaam
|
Deze kolom hoeft alleen gevuld te zijn als de Methode opzoeken debiteur de waarde Klantnaam bevat.
Vul hier precies dezelfde naam van de Klant in jouw administratie in, anders kan niet worden gekoppeld.
Heb je meerdere Diverse klanten? Gebruik dan ook de precieze naam in het importbestand.
|
Bijlage
|
Vul hier eventueel de bestandsnaam van een bijlage in.
Gebruik dit om een pdf-factuur uit een externe applicatie te importeren.
|
Klik hier voor meer informatie over specifieke veldbewerkingen.
SB probeert op basis van het gegevensbestand zoveel mogelijk velden automatisch toe te wijzen aan de import. Wanneer nodig kan je hier handmatig wijzigingen in aanbrengen.
- Verwijder een koppeling door te klikken op het kruisje.
- Sleep een veld vanuit het voorbeeld onderin naar een importveld om dit te koppelen.
Er verschijnt een blauw kader rondom het importveld.
- Selecteer Inlezen om een waarde uit het gegevensbestand te gebruiken.
SB toont de veldnaam onder het importveld, zodat je kunt zien welk veld je hebt gekoppeld.
Selecteer Vaste waarde om dezelfde waarde voor iedere te importeren regel te gebruiken.
Klik op Geavanceerd om extra bewerkingen op een veld uit te voeren. De opties zijn afhankelijk van het veldtype.
- Vul een Waarde wanneer leeg in die SB moet gebruiken, wanneer het veld in het gegevensbestand leeg is.
- Selecteer een Datumformaat om verschillende datumnotaties in het importbestand om te zetten naar het SB-datumformaat.
- Selecteer Waardes toewijzen om een vaste waarde in het gegevensbestand te koppelen aan een vaste waarde in SB.
- Selecteer Decimaal scheidingsteken om het decimaalteken in het importbestand om te zetten naar het SB-decimaalteken.
SB toont ter controle de gegevens zoals deze worden geïmporteerd onder het veld.
Hier zie je bijvoorbeeld dat een bedragnotatie met punt als decimaalteken en komma als duizendtal-scheidingsteken omgezet wordt naar de SB-bedragnotatie.
- Sleep eventuele bijlagen vanuit een map in je verkenner naar een bijlageveld.
SB mag om beveiligingsredenen niet op jouw PC kijken. Daarom moet jij in het importbestand de bestandsnamen zonder pad toevoegen en de bestanden handmatig slepen naar het bijlageveld. Je legt op die manier zelf de koppeling tussen de bestandsnaam in het importbestand en de locatie op jouw PC.
- Klik hier als je Externe bestanden als Bijlage wilt importeren.
- Klik op Regels controleren en importeren.
Maak je verkoopfacturen in een externe applicatie? Dan kan je hiermee de verkoopjournaalposten importeren, zodat je de betaling en btw-aangiften hierbij kunt afhandelen.
Kasmutaties.
Bij deze import wordt per regel een aparte kasmutatie toegevoegd.
Kolom
|
Opmerking
|
Datum
|
Vul hier de datum van de kasmutatie in.
|
Bedrag
|
Vul hier het bedrag (inclusief btw) in dat je wilt importeren.
|
Omschrijving
|
Vul een herkenbare Omschrijving in.
Als hier een factuurnummer in voorkomt, dan wordt een kasmutatie automatisch gekoppeld aan de bijbehorende openstaande post.
Als hier een tekst in voorkomt die je hebt gebruikt in een afletterregel kas, dan wordt deze kasmutatie automatisch geboekt op de bijbehorende grootboekrekening.
In andere gevallen moet je een kasmutatie handmatig verwerken.
|
Grootboekrekening
|
Selecteer Vaste waarde als alle regels in het importbestand geïmporteerd moeten worden op dezelfde grootboekrekening.
Selecteer Inlezen als een kolom in het importbestand de grootboekrekening bevat.
|
Btw-tarief
|
Vul hier Hoog, Laag of Nul in.
|
Ex btw
|
Vul hier het bedrag exclusief btw in.
|
Btw-bedrag
|
Vul hier het berekende btw-bedrag in.
|
Afwijkend btw-type
|
Vul hier Inkoop of Verkoop in.
|
Bijlage
|
Vul hier eventueel een omschrijving van een bijlage in.
|
Let op!
Als je tweemaal hetzelfde bestand importeert, dan worden de gegevens ook twee keer toegevoegd.
Klik hier voor meer informatie over specifieke veldbewerkingen.
Memoriaalboekingen (debet/credit).
Bij deze import wordt per combinatie van Omschrijving en Boekingsdatum een aparte memoriaalboeking gegenereerd.
Kolom
|
Opmerking
|
Grootboekrekening
|
Selecteer Vaste waarde als alle regels in het importbestand geïmporteerd moeten worden op dezelfde grootboekrekening.
Selecteer Inlezen als een kolom in het importbestand de grootboekrekening bevat..
|
Debet
|
Vul hier bedrag in dat je Debet wilt importeren.
|
Credit
|
Vul hier bedrag in dat je Credit wilt importeren.
|
Let op!
Als je tweemaal hetzelfde bestand importeert, dan worden de gegevens ook twee keer toegevoegd.
Klik hier voor meer informatie over specifieke veldbewerkingen.
SB probeert op basis van het gegevensbestand zoveel mogelijk velden automatisch toe te wijzen aan de import. Wanneer nodig kan je hier handmatig wijzigingen in aanbrengen.
- Verwijder een koppeling door te klikken op het kruisje.
- Sleep een veld vanuit het voorbeeld onderin naar een importveld om dit te koppelen.
Er verschijnt een blauw kader rondom het importveld.
- Selecteer Inlezen om een waarde uit het gegevensbestand te gebruiken.
SB toont de veldnaam onder het importveld, zodat je kunt zien welk veld je hebt gekoppeld.
Selecteer Vaste waarde om dezelfde waarde voor iedere te importeren regel te gebruiken.
Klik op Geavanceerd om extra bewerkingen op een veld uit te voeren. De opties zijn afhankelijk van het veldtype.
- Vul een Waarde wanneer leeg in die SB moet gebruiken, wanneer het veld in het gegevensbestand leeg is.
- Selecteer een Datumformaat om verschillende datumnotaties in het importbestand om te zetten naar het SB-datumformaat.
- Selecteer Waardes toewijzen om een vaste waarde in het gegevensbestand te koppelen aan een vaste waarde in SB.
- Selecteer Decimaal scheidingsteken om het decimaalteken in het importbestand om te zetten naar het SB-decimaalteken.
SB toont ter controle de gegevens zoals deze worden geïmporteerd onder het veld.
Hier zie je bijvoorbeeld dat een bedragnotatie met punt als decimaalteken en komma als duizendtal-scheidingsteken omgezet wordt naar de SB-bedragnotatie.
- Sleep eventuele bijlagen vanuit een map in je verkenner naar een bijlageveld.
SB mag om beveiligingsredenen niet op jouw PC kijken. Daarom moet jij in het importbestand de bestandsnamen zonder pad toevoegen en de bestanden handmatig slepen naar het bijlageveld. Je legt op die manier zelf de koppeling tussen de bestandsnaam in het importbestand en de locatie op jouw PC.
- Klik hier als je Externe bestanden als Bijlage wilt importeren.
- Klik op Regels controleren en importeren.
Memoriaalboekingen (+/-).
Bij deze import wordt per combinatie van Omschrijving en Boekingsdatum een aparte memoriaalboeking gegenereerd.
Kolom
|
Opmerking
|
Grootboekrekening
|
Selecteer Vaste waarde als alle regels in het importbestand geïmporteerd moeten worden op dezelfde grootboekrekening.
Selecteer Inlezen als een kolom in het importbestand de grootboekrekening bevat..
|
Bedrag
|
Vul hier bedrag in dat je wilt importeren.
|
Klik hier voor meer informatie over specifieke veldbewerkingen.
Importbestand selecteren
Als je al een gegevensbestand in het juiste formaat hebt kan je dit bestand selecteren om te importeren.
Let op!
Het importbestand dient in het csv-formaat te zijn, met de volgende restricties.
- ASCII-Tekenset: UTF8.
- Scheidingsteken: puntkomma, komma, dubbele punt of TAB.
- Bedragen: decimaal punt of komma, met of zonder duizendtalscheidingsteken.
- Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Import.
- Selecteer de gewenste import bij Import soort.
- Klik op Selecteer bestand om een gegevensbestand op je PC of in de cloud te zoeken.
Je kunt dit bestand ook vanuit de verkenner op dit veld slepen.
- Selecteer eventueel een Scheidingsteken.
SB probeert het juiste scheidingsteken te bepalen op basis van het gegevensbestand.
- Klik op Velden toewijzen.
Controleren en importeren
Na de velden te hebben toegewezen toont SB een voorbeeld van het importresultaat.
- Controleer of alles klopt.
- Klik op Vorige. als je nog iets wilt aanpassen.
- Klik op Import starten om de gegevens te importeren.
SB toont de voortgang van de import.
Bestanden importeren
Het is mogelijk om externe bestanden, zoals pdf-bestanden en word-documenten, te importeren.
Voorbereiding importeren externe bestanden
- Sla alle bestanden op met een duidelijk te onderscheiden naam.
- Voeg de bestandsnaam toe aan een kolom je importbestand.
Externe bestanden toewijzen
- Scroll naar het veld waarin je externe bestanden wilt importeren.
SB geeft aan dat fouten gevonden zijn.
- Klik op Bestanden selecteren.
- Selecteer de bestanden met dezelfde naam als in het importbestand.
- Klik op Openen.
De foutmelding verdwijnt en een bijlagesymbool verschijnt.
- Klik op het Bijlagesymbool om een afdrukvoorbeeld van de bestanden te zien.
- Klik op Regels controleren en importeren.
Voorbeeldbestand / importsjabloon
Zorg allereerst voor een bestand in het juiste formaat en met de juiste gegevens. Om dit eenvoudiger te maken leveren wij voor iedere import een voorbeeldbestand mee.
- Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Import.
- Selecteer de gewenste import bij Import soort.
- Klik op Download het voorbeeldbestand.
- Open het voorbeeldbestand.
Bijvoorbeeld in Visual Studio Code, Notepad++, of Excel.
Open je het bestand in Excel? Voer dan de volgende handelingen uit.
- Selecteer kolom A.
- Klik op Gegevens / Tekst naar kolommen.
- Klik op Volgende.
- Vink Komma aan.
- Klik op Voltooien.
- Voeg alle gegevens toe in de juiste kolommen.
Gebruik een komma als decimaalteken.
Let op
Wil je een Bijlage importeren? Zorg er dan voor dat alleen de bestandsnaam in het veld staat en niet het pad naar het bestand.
Dus niet C:\Documenten\Facturen\VF2022-2878.pdf, maar alleen VF2022-2878.pdf.
Tijdens het toewijzen van velden sleep je de bestanden uit de juiste map in je verkenner naar het bijlageveld.
- Sla het importbestand op als csv-bestand.
Gebruik een komma, puntkomma of dubbele punt als scheidingsteken.
Foutief geïmporteerde gegevens corrigeren
Het komt voor dat je, hoe zeer je ook je best doet, een verkeerd bestand importeert, of een bestand twee keer dubbelop importeert. Dit onderwerp beschrijft hoe je dit herstelt.
Foutieve regels verwijderen
Let op
Het is niet mogelijk om een hele import in één keer te verwijderen. Dit doe je per geïmporteerde regel.
- Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Imports.
- Selecteer Uitgevoerde import met fouten.
- Open het foutieve Geïmporteerde item.
Dit is de regel die je wilt verwijderen.
- Klik op de Meer-knop
. - Klik op Verwijderen.
- Herhaal dit voor iedere regel die je wilt verwijderen.
Foutieve regels corrigeren
- Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Imports.
- Selecteer de foutieve Uitgevoerde import.
- Klik op Fouten downloaden.
- Open het Csv-bestand.
- Verwijder de regels die al goed zijn geïmporteerd.
- Wijzig de foutieve regels.
- Klik op Correcties uploaden.
- Selecteer het gecorrigeerde Csv-bestand.
- Klik op Opslaan (Ctrl+S).
