Gegevens importeren

Gebruik import om gegevens uit andere applicaties toe te voegen. Dit onderwerp beschrijft de algemene werkwijze voor het importeren van gegevens.

Zoek je een veldbeschrijving van de verschillende imports die wij meeleveren? Klik dan hier.

Let op:

Voor het gebruik van import hanteren wij het volgende maximum aantal regels per importbestand:

  • Organisaties: 10.000.
  • Contactpersonen: 10.000.
  • Personen: 10.000.
  • Artikelen: 10.000.
  • Diensten: 10.000.

    Wil je meer regels importeren? Knip het bestand dan op in meerdere delen.

Inhoud

Voorbeeldbestand / importsjabloon

Zorg allereerst voor een bestand in het juiste formaat en met de juiste gegevens. Om dit eenvoudiger te maken leveren wij voor iedere import een voorbeeldbestand mee.

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Import.
  2. Selecteer de gewenste import bij Import soort.
  3. Klik op Download het voorbeeldbestand.
  4. Open het voorbeeldbestand.

    Bijvoorbeeld in Visual Studio Code, Notepad++, of Excel.

    Open je het bestand in Excel? Voer dan de volgende handelingen uit.

    • Selecteer kolom A.
    • Klik op Gegevens / Tekst naar kolommen.
    • Klik op Volgende.
    • Vink Komma aan.
    • Klik op Voltooien.
  5. Voeg alle gegevens toe in de juiste kolommen.

    Gebruik een komma als decimaalteken.

    Let op:

    Wil je een Bijlage importeren? Zorg er dan voor dat alleen de bestandsnaam in het veld staat en niet het pad naar het bestand.

    Dus niet C:\Documenten\Facturen\VF2022-2878.pdf, maar alleen VF2022-2878.pdf.

    Tijdens het toewijzen van velden sleep je de bestanden uit de juiste map in je verkenner naar het bijlageveld.

  6. Sla het importbestand op als csv-bestand.

    Gebruik een komma, puntkomma of dubbele punt als scheidingsteken.

Importbestand selecteren

Als je al een gegevensbestand in het juiste formaat hebt kan je dit bestand selecteren om te importeren.

Let op:

Het importbestand dient in het csv-formaat te zijn, met de volgende restricties.

  • ASCII-Tekenset: UTF8.
  • Scheidingsteken: puntkomma, komma, dubbele punt of TAB.
  • Bedragen: decimaal punt of komma, met of zonder duizendtalscheidingsteken.

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Import.
  2. Klik op Nieuw (N).
  3. Selecteer de gewenste import bij Type import.
  4. Klik op Selecteer bestand om een gegevensbestand op je PC of in de cloud te zoeken.

    Je kunt dit bestand ook vanuit de verkenner op dit veld slepen.

  5. Selecteer eventueel een Scheidingsteken.

    SB probeert het juiste scheidingsteken te bepalen op basis van het gegevensbestand.

  6. Klik op Velden toewijzen.

Specifieke veldbewerkingen

SB probeert op basis van het gegevensbestand zoveel mogelijk velden automatisch toe te wijzen aan de import. Wanneer nodig kan je hier handmatig wijzigingen in aanbrengen.

  1. Verwijder een koppeling door te klikken op het kruisje.

  2. Sleep een veld vanuit het voorbeeld onderin naar een importveld om dit te koppelen.

    Er verschijnt een blauw kader rondom het importveld.

  3. Selecteer Inlezen om een waarde uit het gegevensbestand te gebruiken.

    SB toont de veldnaam onder het importveld, zodat je kunt zien welk veld je hebt gekoppeld.

    Selecteer Vaste waarde om dezelfde waarde voor iedere te importeren regel te gebruiken.

    Klik op Geavanceerd om extra bewerkingen op een veld uit te voeren. De opties zijn afhankelijk van het veldtype.

    • Vul een Waarde wanneer leeg in die SB moet gebruiken, wanneer het veld in het gegevensbestand leeg is.
    • Selecteer een Datumformaat om verschillende datumnotaties in het importbestand om te zetten naar het SB-datumformaat.

    • Selecteer Waardes toewijzen om een vaste waarde in het gegevensbestand te koppelen aan een vaste waarde in SB.

    • Selecteer Decimaal scheidingsteken om het decimaalteken in het importbestand om te zetten naar het SB-decimaalteken.

    SB toont ter controle de gegevens zoals deze worden geïmporteerd onder het veld.

    Hier zie je bijvoorbeeld dat een bedragnotatie met punt als decimaalteken en komma als duizendtal-scheidingsteken omgezet wordt naar de SB-bedragnotatie.

  4. Sleep eventuele bijlagen vanuit een map in je verkenner naar een bijlageveld.

    SB mag om beveiligingsredenen niet op jouw PC kijken. Daarom moet jij in het importbestand de bestandsnamen zonder pad toevoegen en de bestanden handmatig slepen naar het bijlageveld. Je legt op die manier zelf de koppeling tussen de bestandsnaam in het importbestand en de locatie op jouw PC.

  5. Klik hier als je Externe bestanden als Bijlage wilt importeren.
  6. Klik op Definitie opslaan als je deze import met de ingestelde velden later wilt hergebruiken.

    Meer informatie over importdefinities.

  7. Klik op Regels controleren en importeren.

Importdefinities

Wil je een bepaalde gegevens periodiek importeren, bijvoorbeeld kassamutaties, verkoopjournaalposten en dergelijke? Dan kan je de instellingen voor deze import opslaan een een Importdefinitie. De volgende keer dat je deze gegevens importeert kan je deze definitie selecteren. Dat scheelt tijd!

Importdefinitie toevoegen:

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Import.
  2. Selecteer een importbestand en controleer de voorbeeldgegevens.
  3. Stel de velden op de gewenste manier in.
  4. Klik op Definitie opslaan.
  5. Vul een herkenbare Naam in.
  6. Vul een herkenbare Omschrijving in.
  7. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Importdefinitie gebruiken:

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Import.
  2. Selecteer een Type import.
  3. Selecteer een Opgeslagen definitie.
  4. Maak de import verder af.

Importdefinitie verwijderen:

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Import.
  2. Klik op Definitie beheer.
  3. Selecteer de definitie(s) die je wilt verwijderen.
  4. Klik op de Meer-knop .
  5. Klik op Verwijderen.

Controleren en importeren

Na de velden te hebben toegewezen toont SB een voorbeeld van het importresultaat.

  1. Controleer of alles klopt.
  2. Klik op Vorige. als je nog iets wilt aanpassen.
  3. Klik op Import starten om de gegevens te importeren.

    SB toont de voortgang van de import.

Bijlagen importeren

Het is mogelijk om externe bestanden, zoals pdf-bestanden en word-documenten, te importeren.

Voorbereiding importeren externe bestanden

  1. Sla alle bestanden op met een duidelijk te onderscheiden naam.
  2. Voeg de bestandsnaam toe aan een kolom je importbestand.

Externe bestanden toewijzen

  1. Scroll naar het veld waarin je externe bestanden wilt importeren.

    SB geeft aan dat fouten gevonden zijn.

  2. Klik op Bestanden selecteren.
  3. Selecteer de bestanden met dezelfde naam als in het importbestand.

  4. Klik op Openen.

    De foutmelding verdwijnt en een bijlagesymbool verschijnt.

  5. Klik op het Bijlagesymbool om een afdrukvoorbeeld van de bestanden te zien.

  6. Klik op Regels controleren en importeren.

Foutief geïmporteerde gegevens corrigeren

Het komt voor dat je, hoe zeer je ook je best doet, een verkeerd bestand importeert, of een bestand tweemaal dubbelop importeert. Dit onderwerp beschrijft hoe je dit herstelt.

Foutieve regels verwijderen:

Let op:

Het is niet mogelijk om een hele import in één keer te verwijderen. Dit doe je per geïmporteerde regel.

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Imports.
  2. Selecteer Uitgevoerde import met fouten.
  3. Open het foutieve Geïmporteerde item.

    Dit is de regel die je wilt verwijderen.

  4. Klik op de Meer-knop .
  5. Klik op Verwijderen.
  6. Herhaal dit voor iedere regel die je wilt verwijderen.

Foutieve regels corrigeren:

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Imports.
  2. Selecteer de foutieve Uitgevoerde import.
  3. Klik op Fouten downloaden.
  4. Open het Csv-bestand.
  5. Verwijder de regels die al goed zijn geïmporteerd.
  6. Wijzig de foutieve regels.
  7. Klik op Correcties uploaden.
  8. Selecteer het gecorrigeerde Csv-bestand.
  9. Klik op Opslaan (Ctrl+S).