Starten met een administratie: functionaliteiten inrichten

Wil je zo snel en efficiënt mogelijk werken met de functionaliteit van SB? Stel dan voorkeurwaarden in die standaard worden ingevuld bij het gebruik van de diverse functionaliteiten.

• Instellingen

  Zoals in het onderwerp globale werking van SB werd uitgelegd leg je informatie over je bedrijfsprocessen vast in zogenaamde gebeurtenissen, zoals inkoopfacturen en verkoopfacturen. Dit onderdeel beschrijft hoe je de werkwijze die jouw onderneming bij deze bedrijfsprocessen wil gebruiken kunt instellen, zodat deze zo efficiënt en foutloos mogelijk kan vastleggen.

• Tellers

  Wanneer je iets nieuws toevoegt, bijvoorbeeld een verkoopfactuur of inkoopfactuur, dan kent SB automatisch een volgnummer toe. Dit volgnummer noemen wij een Teller. Lees dit onderwerp als je deze tellers naar eigen wens wilt instellen.

• Huisstijl

  Voordat je een eerste Verkoopfactuur, Offerte, Pakbon of Betalingsherinnering kunt verzenden is het belangrijk om je huisstijl eenmalig in te stellen. Dit bestaat uit een bedrijfslogo, kleuren, lettertype en een sjabloon voor de pagina-indeling. Het is mogelijk om de kleuren van deze huisstijl te baseren op jouw bedrijfslogo

• Verkoop

  Dit onderwerp geeft een overzicht over hoe je de verkoopprocessen in kunt stellen voor efficiënt gebruik. Je stelt voorkeurwaarden in die standaard ingevuld worden bij het gebruik van de verschillende functionaliteiten.

• Inkoop

  Dit onderwerp beschrijft hoe je de inkoopprocessen kun instellen voor efficiënt gebruik. Wij raden aan om dit te doen voordat je de eerste inkoopfactuur toevoegt.

• Vaste activa

  Soms schaf je een product aan dat je inzet voor het genereren van omzet voor je onderneming. Wanneer een dergelijk bedrijfsmiddel een bepaalde aanschafwaarde heeft, mag je dit beschouwen als een vast actief. De waarde van dit vast actief mag je afschrijven over een periode van, meestal, vijf jaar. Hiermee verdeel je de kosten over deze periode.

• Betalingsherinneringen

  Het komt helaas voor dat een debiteur een factuur niet voor de vervaldatum betaalt. In dat geval kan je gebruik maken van betalingsherinneringen of aanmaningen. Deze herinneringen worden via e-mail verstuurd aan de desbetreffende debiteuren. Deze kunnen vervolgens handmatig, of via een Mollie betaallink de openstaande facturen alsnog betalen.

• Incasso-opdrachten

  Wanneer je meer grip wilt krijgen op de betaling van jouw verkoopfacturen, dan is het mogelijk om gebruik te maken van de functie Incasseren. Nadat een klant een Incassomachtiging heeft ondertekend mag je het openstaande bedrag van de bankrekening van deze klant over laten schrijven naar de bankrekening van jouw onderneming. De klant hoeft hier zelf geen actie voor te ondernemen. Om incasso-opdrachten te kunnen gebruiken moet dit wel ondersteund worden door jouw bank en onderdeel uitmaken van jouw contract.

• Betaalopdrachten

  Wanneer je meer grip wilt krijgen op de betaling van jouw openstaande posten (crediteur), dan is het mogelijk om gebruik te maken van de functie Betalen. Met deze functie is het mogelijk om met behulp van betaalopdrachten jouw bank opdracht te geven om het openstaande bedrag van jouw bankrekening over te schrijven naar de bankrekening van een leverancier. Om betaalopdrachten te kunnen gebruiken moet dit wel ondersteund worden door jouw bank en onderdeel uitmaken van jouw contract.

• Bankmutaties

  Wanneer je een verkoopfactuur hebt verzonden ontstaat een openstaande post (debiteur). Wanneer je een inkoopfactuur hebt geboekt ontstaat een openstaande post (crediteur). Een klant en jijzelf betalen op een gegeven moment deze openstaande posten. Het bewijs hiervoor bevindt zich op je bankrekening, namelijk in de bankmutaties. Deze bankmutaties lees je automatisch in of importeer je handmatig. SB koppelt zo veel mogelijk bankmutaties automatisch aan openstaande posten en markeert deze als betaald. Daarnaast bestaat altijd een aantal overige uitgaven, zoals bankkosten, of ontvangsten, zoals rente. Deze bankmutaties worden ook zo veel mogelijk automatisch verwerkt, bijvoorbeeld op basis van een transactiecode. Hierdoor hoef je uiteindelijk waarschijnlijk maar een klein percentage van de bankmutaties handmatig te verwerken. En ook deze verwerkingen kan je vaak wegautomatiseren.

• Jaarrekening

  Met SB kan je een volledige jaarrekening of jaarrapport genereren, opgemaakt in jouw eigen huisstijl. Dit rapport bevat alle financiële informatie over een bepaald boekjaar. Afhankelijk van de rechtsvorm worden bepaalde secties automatisch getoond of verborgen. Je kunt ook zelf per administratie bepalen welke secties je al dan niet wilt tonen. Na het toevoegen kan een ondernemer de resultaatverdeling bepalen en de jaarrekening ondertekenen en vaststellen.

• Grootboekrekeningschema

  In SB leveren we een standaard grootboekrekeningschema mee, gebaseerd op het referentiegrootboekschema (RGS) versie 3.5. Als leidraad gebruiken wij het ‘decimale grootboekrekeningschema MKB’ van Boekhoudplaza. Wij houden dit altijd up-to-date en breiden dit uit naar aanleiding van wensen van onze klanten of als standaard grootboekrekeningen voor specifieke branches bestaan. In principe hoef je dit dus niet zelf in te richten. Het is wel mogelijk om van de meeste grootboekrekeningen omschrijvingen aan te passen en/of kopieën te maken.

• Verbijzonderen op vestiging en/of afdeling

  Bij ondernemingen met meerdere vestigingen of afdelingen komt het voor dat omzet of kosten toegekend worden aan één of meerdere vestigingen of afdelingen. Dit proces van toekennen en verdelen noemen wij verbijzonderen. Een controller krijgt op deze manier inzicht in de omzet of kosten per vestiging of afdeling, zodat deze vergeleken kunnen worden met een bepaalde verwachting.

• Verbijzonderen op project

  Bij ondernemingen die projectmatig werken komt het voor dat omzet of kosten toegekend worden aan een project. Dit proces van toekennen noemen wij verbijzonderen. Een controller krijgt op deze manier inzicht in de omzet of kosten per project, zodat deze vergeleken kunnen worden met een bepaalde verwachting.