Werkwijze inkoop instellen

Dit onderwerp beschrijft hoe je de inkoopprocessen kun instellen voor efficiënt gebruik. Wij raden aan om dit te doen voordat je de eerste inkoopfactuur toevoegt.

Essentiële inrichting

Voordat je met de verkoopprocessen kunt werken moet je minimaal de volgende zaken hebben ingericht.

• Betaalvoorwaarde

  Met een betaalvoorwaarde laat een crediteur jou weten binnen hoeveel dagen een inkoopfactuur betaald moet worden. Deze termijn bepaalt samen met de factuurdatum de vervaldatum. Deze vervaldatum wordt vervolgens gebruikt om vervallen facturen te tonen in de overzichten van crediteurenbewaking en om openstaande posten (crediteur) in te plannen op de juiste betaalopdracht.

• Betaalwijze

  Met een betaalwijze geef je aan hoe een crediteur wil dat jij een inkoopfactuur betaalt. Om deze betalingen te kunnen bewaken krijgen ze drie statussen: Te betalen, Onderweg en Betaald. Deze statussen worden bepaald door de betaalwijze en de vervolgacties die je op deze betalingen uitvoert.

• Standaard btw-bepaling inkoop

  Voordat je een eerste inkoopfactuur verzendt is het belangrijk om de standaard btw-bepaling voor inkoopfacturen in te stellen. Je kunt instellen of je crediteuren btw-plichtig of vrijgesteld zijn. Je kunt gebruik maken van speciale btw-regelingen voor bepaalde crediteuren, zoals een buitenlandse btw-berekening of niet volledig terug te vorderen btw.

• Inkoopfacturen automatisch betalen

  Wanneer je meer grip wilt krijgen op de betaling van jouw openstaande posten (crediteur), dan is het mogelijk om gebruik te maken van de functie Betalen. Met deze functie is het mogelijk om met behulp van betaalopdrachten jouw bank opdracht te geven om het openstaande bedrag van jouw bankrekening over te schrijven naar de bankrekening van een leverancier. Om betaalopdrachten te kunnen gebruiken moet dit wel ondersteund worden door jouw bank en onderdeel uitmaken van jouw contract.

Optionele inrichting

• Betalingskorting inkoop

  Soms ontvang je betalingskorting op een inkoopfactuur. Dit onderwerp beschrijft hoe je deze korting instelt.

• Bijzondere btw-regelingen

  Soms is er sprake van een bijzondere btw-situatie, bijvoorbeeld buitenlandse btw, of niet volledig terug te vorderen btw. Dit onderwerp beschrijft hoe je dit instelt.

• Diverse crediteuren

  Wanneer je éénmalig een dienst of product inkoopt bij een organisatie of persoon, dan hoef je geen crediteur toe te voegen. In dat geval is het efficiënter om gebruik te maken van een Diverse crediteur. Je kunt meerdere diverse crediteuren toevoegen, bijvoorbeeld per kostenrekening (brandstofkosten, levensmiddelen aftrekbaar, enzovoorts) of om verschillende afwijkende btw-regelingen toe te passen.

• G-rekening inkoop

  Een g-rekening is een geblokkeerde rekening, die in het bezit is van de Belastingdienst, waarop jij een deel van het te betalen inkoopfactuurbedrag stort. Dit bedrag is bedoeld om loonheffingen en sociale premies van te betalen. Deze werkwijze wordt vaak gebruikt tussen ondernemingen waarvoor de Wet Ketenaansprakelijkheid van toepassing is (onderaanneming).

• UBL-inkoopfactuur

  Met deze functionaliteit kan je regels definiëren die toegepast moeten worden tijdens het inlezen van ubl-facturen. Deze regels zorgen ervoor dat deze ubl-facturen automatisch op de juiste grootboekrekeningen worden geboekt.

• Kosten verbijzonderen

  Bij ondernemingen met meerdere vestigingen of afdelingen komt het voor dat kosten uit de inkoop toegekend wordt aan één of meerdere vestigingen of afdelingen. Dit proces van toekennen en verdelen noemen wij verbijzonderen. Een controller krijgt op deze manier inzicht in de kosten per vestiging of afdeling, zodat deze vergeleken kunnen worden met een bepaalde verwachting.