Betaalvoorwaarde inkoop instellen

Met een betaalvoorwaarde laat een crediteur jou weten binnen hoeveel dagen een inkoopfactuur betaald moet worden. Deze termijn bepaalt samen met de factuurdatum de vervaldatum. Deze vervaldatum wordt vervolgens gebruikt om vervallen facturen te tonen in de overzichten van crediteurenbewaking en om openstaande posten (crediteur) in te plannen op de juiste betaalopdracht.

Het is mogelijk om voor alle crediteuren dezelfde betaalvoorwaarde te gebruiken, maar je kunt ook per type crediteur of inkoopfactuur een andere betaalvoorwaarde instellen. Als je dit éénmalig goed instelt bespaar je tijd en voorkom je fouten bij het toevoegen van inkoopfacturen.

AFAS levert een aantal veelgebruikte betaalvoorwaarden mee, maar je kunt hier je eigen betaalvoorwaarden aan toevoegen.

Betaalvoorwaarde toevoegen:

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Betaalvoorwaarde.
2. Klik op Nieuw (N).
3. Vul een herkenbare Omschrijving in.
4. Vul een Betaaltermijn in.

   Dit is het aantal dagen waarbinnen een klant jouw verkoopfactuur moet betalen, of waarbinnen jij een inkoopfactuur moet betalen aan een crediteur.

   De factuurdatum plus de betaaltermijn bepaalt de vervaldatum. Deze vervaldatum wordt vervolgens gebruikt om te bepalen wanneer een verkoopfactuur wordt geïncasseerd bij een klant, of wanneer de betaling van een inkoopfactuur wordt afgeschreven via een betaalopdracht.

Meestgebruikte betaalvoorwaarde instellen bij administratie:

Geef bij de administratie aan welke betaalvoorwaarde je meestal wilt gebruiken voor je verkoopfacturen. Bij het toevoegen van een verkoopfactuur kan je hier nog van afwijken.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Verkoop instellingen.
2. Selecteer de gewenste Betaalvoorwaarde.

   Je kunt hiervandaan ook een nieuwe betaalvoorwaarde toevoegen.

   

3. Bepaal of je van deze ingestelde waarde wilt kunnen afwijken of dat je deze altijd wilt toepassen.

   Instellingen kennen verschillende instelniveaus en een toepassingsniveau.

   Instelniveaus:

   • Administratieniveau: hier stel je een waarde in die je meestal of altijd wilt gebruiken als je een transactie toevoegt, bijvoorbeeld een verkoopfactuur.
   • Afwijkniveau: hier stel je een waarde in die je meestal wilt gebruiken als je een transactie toevoegt voor of met een specifieke klant, crediteur of verkoopproduct.

   Toepassingsniveau:

   Dit is de uiteindelijke transactie die je toevoegt, bijvoorbeeld een Offerte, Verkoopfactuur, of Inkoopfactuur. Een ingestelde waarde wordt bij het toevoegen van een transactie ingevuld

   Na het instellen van een waarde is het daarom belangrijk om te bepalen of je wilt kunnen afwijken van de ingestelde waarde. Wanneer je een afwijken niet gewenst is noemen wij dat Altijd toepassen. Wanneer afwijken mogelijk moet zijn noemen wij dit Afwijken toestaan.

   Voorbeeld:

   Het is mogelijk om voor verkoopfacturen te bepalen of deze al dan niet ge-e-maild moeten worden aan klanten. Wanneer dit voor alle klanten geldt, dan is het niet nodig om te kunnen afwijken en wordt de waarde altijd toegepast. Wanneer een bepaalde klant geen verkoopfactuur via e-mail wil ontvangen, dan is het noodzakelijk om afwijken toe te staan.

   Afwijken toestaan bepalen:

   1. Selecteer een waarde bij Afwijken toestaan.

      

      • Altijd toepassen.

        De ingestelde waarde wordt als vaste waarde ingevuld. Het is bij het toevoegen van een transactie niet mogelijk om af te wijken van deze waarde. Eventuele waarden dit ingesteld staan op een afwijkniveau worden genegeerd.

      • Afwijken bij ... toestaan.

        De ingestelde waarde wordt als voorkeurwaarde ingevuld. Het is bij het afwijkniveau en het toevoegen van een transactie wel mogelijk om af te wijken van deze waarde. Wij geven in de tekst aan wat het afwijkniveau is.

   2. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

      Voorbeelden:

   • Stel dat bij een administratie voor Openstaande posten (debiteur) onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen de betaalwijze Op rekening toegepast.

   • Stel dat bij een administratie onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Op rekening toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke klant een andere betaalwijze te selecteren.

   • Stel dat bij een klant onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen van deze klant de betaalwijze Incasso toegepast.

   • Stel dat onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Incasso toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke verkoopfactuur een andere betaalwijze te selecteren:

     

   Let op

   Wanneer bij een bepaald veld niet mogelijk is om een afwijkende waarde in te vullen, zoals in dit voorbeeld:

   

   dan is bij het bepalen van de werkwijze aangegeven dat deze waarde altijd moet worden toegepast en dus niet van de ingestelde waarde afgeweken mag worden.

4. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Bij het toevoegen van de eerstvolgende verkoopfactuur of inkoopfactuur wordt de hier ingestelde betaalvoorwaarde standaard ingevuld. Je kunt hier op dat moment nog van afwijken.

Afwijkende betaalvoorwaarde instellen per klant:

Wil je voor de verkoopfacturen van bepaalde klanten een afwijkende betaalvoorwaarde gebruiken? Stel dit dan bij deze klanten in.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Klanten.
2. Open de gewenste Klant.
3. Klik op de inhoudsopgave Instellingen.
4. Selecteer de gewenste Betaalvoorwaarde.

   Je kunt hiervandaan ook een nieuwe betaalvoorwaarde toevoegen.

   

5. Bepaal of je van deze ingestelde waarde wilt kunnen afwijken of dat je deze altijd wilt toepassen.

   Instellingen kennen verschillende instelniveaus en een toepassingsniveau.

   Instelniveaus:

   • Administratieniveau: hier stel je een waarde in die je meestal of altijd wilt gebruiken als je een transactie toevoegt, bijvoorbeeld een verkoopfactuur.
   • Afwijkniveau: hier stel je een waarde in die je meestal wilt gebruiken als je een transactie toevoegt voor of met een specifieke klant, crediteur of verkoopproduct.

   Toepassingsniveau:

   Dit is de uiteindelijke transactie die je toevoegt, bijvoorbeeld een Offerte, Verkoopfactuur, of Inkoopfactuur. Een ingestelde waarde wordt bij het toevoegen van een transactie ingevuld

   Na het instellen van een waarde is het daarom belangrijk om te bepalen of je wilt kunnen afwijken van de ingestelde waarde. Wanneer je een afwijken niet gewenst is noemen wij dat Altijd toepassen. Wanneer afwijken mogelijk moet zijn noemen wij dit Afwijken toestaan.

   Voorbeeld:

   Het is mogelijk om voor verkoopfacturen te bepalen of deze al dan niet ge-e-maild moeten worden aan klanten. Wanneer dit voor alle klanten geldt, dan is het niet nodig om te kunnen afwijken en wordt de waarde altijd toegepast. Wanneer een bepaalde klant geen verkoopfactuur via e-mail wil ontvangen, dan is het noodzakelijk om afwijken toe te staan.

   Afwijken toestaan bepalen:

   1. Selecteer een waarde bij Afwijken toestaan.

      

      • Altijd toepassen.

        De ingestelde waarde wordt als vaste waarde ingevuld. Het is bij het toevoegen van een transactie niet mogelijk om af te wijken van deze waarde. Eventuele waarden dit ingesteld staan op een afwijkniveau worden genegeerd.

      • Afwijken bij ... toestaan.

        De ingestelde waarde wordt als voorkeurwaarde ingevuld. Het is bij het afwijkniveau en het toevoegen van een transactie wel mogelijk om af te wijken van deze waarde. Wij geven in de tekst aan wat het afwijkniveau is.

   2. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

      Voorbeelden:

   • Stel dat bij een administratie voor Openstaande posten (debiteur) onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen de betaalwijze Op rekening toegepast.

   • Stel dat bij een administratie onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Op rekening toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke klant een andere betaalwijze te selecteren.

   • Stel dat bij een klant onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen van deze klant de betaalwijze Incasso toegepast.

   • Stel dat onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Incasso toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke verkoopfactuur een andere betaalwijze te selecteren:

     

   Let op

   Wanneer bij een bepaald veld niet mogelijk is om een afwijkende waarde in te vullen, zoals in dit voorbeeld:

   

   dan is bij het bepalen van de werkwijze aangegeven dat deze waarde altijd moet worden toegepast en dus niet van de ingestelde waarde afgeweken mag worden.

6. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Bij het toevoegen van de eerstvolgende verkoopfactuur voor deze klant wordt de hier ingestelde betaalvoorwaarde standaard ingevuld. Als je afwijken toestaan hebt geselecteerd kan je hier op dat moment nog van afwijken.

Betaalvoorwaarde toevoegen

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Betaalvoorwaarden.
2. Klik op Nieuw (N).
3. Vul een herkenbare Omschrijving in.
4. Vul een Betaaltermijn in.

   Dit is het aantal dagen waarbinnen een klant jouw verkoopfactuur moet betalen, of waarbinnen jij een inkoopfactuur moet betalen aan een crediteur.

5. De factuurdatum plus de betaaltermijn bepaalt de vervaldatum. Deze vervaldatum wordt vervolgens gebruikt om te bepalen wanneer een verkoopfactuur wordt geïncasseerd bij een klant, of wanneer de betaling van een inkoopfactuur wordt afgeschreven via een betaalopdracht.

Algemene betaalvoorwaarde inkoop instellen

Geef bij de administratie aan welke betaalvoorwaarde je meestal wilt gebruiken voor je inkoopfacturen. Bij het toevoegen van een inkoopfactuur kan je hier nog van afwijken.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Inkoopfactuur instellingen.

   Let op:

   Alleen Medewerkers van een administratiekantoor of klanten met de licentie Ondernemen kunnen deze functie gebruiken.

2. Selecteer de gewenste Betaalvoorwaarde crediteur.
3. Bepaal of je van deze ingestelde waarde wilt kunnen afwijken of dat je deze altijd wilt toepassen.

   Instellingen kennen verschillende instelniveaus en een toepassingsniveau.

   Instelniveaus:

   • Administratieniveau: hier stel je een waarde in die je meestal of altijd wilt gebruiken als je een transactie toevoegt, bijvoorbeeld een verkoopfactuur.
   • Afwijkniveau: hier stel je een waarde in die je meestal wilt gebruiken als je een transactie toevoegt voor of met een specifieke klant, crediteur of verkoopproduct.

   Toepassingsniveau:

   Dit is de uiteindelijke transactie die je toevoegt, bijvoorbeeld een Offerte, Verkoopfactuur, of Inkoopfactuur. Een ingestelde waarde wordt bij het toevoegen van een transactie ingevuld

   Na het instellen van een waarde is het daarom belangrijk om te bepalen of je wilt kunnen afwijken van de ingestelde waarde. Wanneer je een afwijken niet gewenst is noemen wij dat Altijd toepassen. Wanneer afwijken mogelijk moet zijn noemen wij dit Afwijken toestaan.

   Voorbeeld:

   Het is mogelijk om voor verkoopfacturen te bepalen of deze al dan niet ge-e-maild moeten worden aan klanten. Wanneer dit voor alle klanten geldt, dan is het niet nodig om te kunnen afwijken en wordt de waarde altijd toegepast. Wanneer een bepaalde klant geen verkoopfactuur via e-mail wil ontvangen, dan is het noodzakelijk om afwijken toe te staan.

   Afwijken toestaan bepalen:

   1. Selecteer een waarde bij Afwijken toestaan.

      

      • Altijd toepassen.

        De ingestelde waarde wordt als vaste waarde ingevuld. Het is bij het toevoegen van een transactie niet mogelijk om af te wijken van deze waarde. Eventuele waarden dit ingesteld staan op een afwijkniveau worden genegeerd.

      • Afwijken bij ... toestaan.

        De ingestelde waarde wordt als voorkeurwaarde ingevuld. Het is bij het afwijkniveau en het toevoegen van een transactie wel mogelijk om af te wijken van deze waarde. Wij geven in de tekst aan wat het afwijkniveau is.

   2. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

      Voorbeelden:

   • Stel dat bij een administratie voor Openstaande posten (debiteur) onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen de betaalwijze Op rekening toegepast.

   • Stel dat bij een administratie onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Op rekening toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke klant een andere betaalwijze te selecteren.

   • Stel dat bij een klant onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen van deze klant de betaalwijze Incasso toegepast.

   • Stel dat onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Incasso toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke verkoopfactuur een andere betaalwijze te selecteren:

     

   Let op

   Wanneer bij een bepaald veld niet mogelijk is om een afwijkende waarde in te vullen, zoals in dit voorbeeld:

   

   dan is bij het bepalen van de werkwijze aangegeven dat deze waarde altijd moet worden toegepast en dus niet van de ingestelde waarde afgeweken mag worden.

4. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Bij het toevoegen van de eerstvolgende inkoopfactuur wordt de hier ingestelde betaalvoorwaarde standaard ingevuld. Als je onder de instelling Afwijken toestaan hebt geselecteerd kan je hier op dat moment nog een andere waarde invullen.

Afwijkende betaalvoorwaarde inkoop bij crediteur instellen

Wil je voor de inkoopfacturen van bepaalde crediteuren een afwijkende betaalvoorwaarde gebruiken? Stel dit dan bij deze crediteuren in.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Crediteuren.
2. Open de gewenste Crediteur.
3. Klik op de inhoudsopgave Instellingen.
4. Selecteer de gewenste Betaalvoorwaarde crediteur.
5. Bepaal of je van deze ingestelde waarde wilt kunnen afwijken of dat je deze altijd wilt toepassen.

   Instellingen kennen verschillende instelniveaus en een toepassingsniveau.

   Instelniveaus:

   • Administratieniveau: hier stel je een waarde in die je meestal of altijd wilt gebruiken als je een transactie toevoegt, bijvoorbeeld een verkoopfactuur.
   • Afwijkniveau: hier stel je een waarde in die je meestal wilt gebruiken als je een transactie toevoegt voor of met een specifieke klant, crediteur of verkoopproduct.

   Toepassingsniveau:

   Dit is de uiteindelijke transactie die je toevoegt, bijvoorbeeld een Offerte, Verkoopfactuur, of Inkoopfactuur. Een ingestelde waarde wordt bij het toevoegen van een transactie ingevuld

   Na het instellen van een waarde is het daarom belangrijk om te bepalen of je wilt kunnen afwijken van de ingestelde waarde. Wanneer je een afwijken niet gewenst is noemen wij dat Altijd toepassen. Wanneer afwijken mogelijk moet zijn noemen wij dit Afwijken toestaan.

   Voorbeeld:

   Het is mogelijk om voor verkoopfacturen te bepalen of deze al dan niet ge-e-maild moeten worden aan klanten. Wanneer dit voor alle klanten geldt, dan is het niet nodig om te kunnen afwijken en wordt de waarde altijd toegepast. Wanneer een bepaalde klant geen verkoopfactuur via e-mail wil ontvangen, dan is het noodzakelijk om afwijken toe te staan.

   Afwijken toestaan bepalen:

   1. Selecteer een waarde bij Afwijken toestaan.

      

      • Altijd toepassen.

        De ingestelde waarde wordt als vaste waarde ingevuld. Het is bij het toevoegen van een transactie niet mogelijk om af te wijken van deze waarde. Eventuele waarden dit ingesteld staan op een afwijkniveau worden genegeerd.

      • Afwijken bij ... toestaan.

        De ingestelde waarde wordt als voorkeurwaarde ingevuld. Het is bij het afwijkniveau en het toevoegen van een transactie wel mogelijk om af te wijken van deze waarde. Wij geven in de tekst aan wat het afwijkniveau is.

   2. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

      Voorbeelden:

   • Stel dat bij een administratie voor Openstaande posten (debiteur) onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen de betaalwijze Op rekening toegepast.

   • Stel dat bij een administratie onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Op rekening toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke klant een andere betaalwijze te selecteren.

   • Stel dat bij een klant onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen van deze klant de betaalwijze Incasso toegepast.

   • Stel dat onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Incasso toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke verkoopfactuur een andere betaalwijze te selecteren:

     

   Let op

   Wanneer bij een bepaald veld niet mogelijk is om een afwijkende waarde in te vullen, zoals in dit voorbeeld:

   

   dan is bij het bepalen van de werkwijze aangegeven dat deze waarde altijd moet worden toegepast en dus niet van de ingestelde waarde afgeweken mag worden.

6. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Bij het toevoegen van de eerstvolgende inkoopfactuur voor deze crediteur wordt de hier ingestelde betaalvoorwaarde standaard ingevuld. Als je onder de instelling Afwijken toestaan hebt geselecteerd kan je hier op dat moment nog een andere waarde invullen.