Werkwijze jaarrekening instellen

Met AFAS SB kan je een volledige jaarrekening of jaarrapport genereren, opgemaakt in jouw eigen huisstijl. Dit rapport bevat alle financiële informatie over een bepaald boekjaar. Afhankelijk van de rechtsvorm worden bepaalde secties automatisch getoond of verborgen. Je kunt ook zelf per administratie bepalen welke secties je al dan niet wilt tonen. Na het toevoegen kan een ondernemer de resultaatverdeling bepalen en de jaarrekening ondertekenen en vaststellen.

Voordat je een jaarrekening kunt maken moet je eerst een aantal zaken instellen.

Beschrijving

Voordat je een jaarrekening kunt opstellen is het noodzakelijk om deze functionaliteit eenmalig in te stellen. Je activeert de functionaliteit en bepaalt het uiterlijk met de huisstijl. Als accountants- of administratiekantoor wil je vaak een opdrachtbrief en samenstellingsverklaring opnemen. Deze opdrachtbrief schrijf je éénmalig. Deze wordt vervolgens bij iedere jaarrekening toegevoegd.

Daarnaast bepaal je per administratie welke secties je wel of niet wil opnemen in de jaarrekening. Een aantal van deze secties wordt al bepaald door de Rechtsvorm en of je Notulen voor de AVA wilt toevoegen.

Jaarrekening en KVK-stukken activeren

Wij gaan er van uit dat je na het zien van de video geen enkele reden meer hebt om de jaarrekening in SB niet te gebruiken. Daarom hebben wij deze functionaliteit standaard geactiveerd. Mocht er toch een reden bestaan om de jaarrekening niet te gebruiken, dan is deze uit te schakelen.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Instellingen.
2. Klik op de inhoudsopgave Algemeen.
3. Selecteer een Statutaire Vestiging.

   Let op:

   Dit veld is niet beschikbaar bij Eenmanszaken.

4. Klik op Opslaan (Ctrl+S).
5. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Jaarrekening instellingen.
6. Vink Jaarrekening aan of uit.

   Deactiveer deze functionaliteit als je jaarrekeningen met een andere applicatie wilt maken en de hele functionaliteit uit wil schakelen.

7. Selecteer een Type.

   Let op

   Dit veld is alleen beschikbaar bij Eenmanszaken.

   Jaarrapport: een volledig jaarrapport met alle gewenste secties.

   Bijlage voor aangifte inkomstenbelasting: een beknopt jaarrapport met alleen een balans en winst- en verliesrekening. Dit geeft voldoende informatie om de jaarcijfers over te nemen naar een aangifte IB.

8. Vink KVK-stukken aan of uit.

   Let op

   Dit veld is niet beschikbaar bij Eenmanszaken.

   Deactiveer deze functionaliteit dit als deze onderneming de KVK-stukken niet hoeft te deponeren. Volg hierbij de aanwijzingen van de KVK.

9. Vul eventueel een Groepsmaatschappij in.

   Let op

   Dit veld is niet beschikbaar bij Eenmanszaken.

   Vul de naam van de holding in als deze administratie een dochtermaatschappij is.

10. Selecteer een Bedrijfsklasse.

    Afhankelijk van de aarde van de activa, de netto-omzet en het aantal werknemers valt een administratie valt een administratie in een bepaalde bedrijfsklasse. Volg hierbij de aanwijzingen van de KVK.

11. Selecteer een Activarekening, Passivarekening en Resultatenrekening om eventuele afrondingen op te verwerken.

    Tijdens het opstellen van een jaarrekening worden alle bedragen logisch afgerond op hele euro's. Dit geeft per saldo een afrondingsverschil in de balans voor activa en passiva of op de resultatenrekening.

    Deze afrondingsverschillen worden in de jaarrekening en de KVK-stukken bij de hier geselecteerde grootboekrekeningen opgeteld.

    Let op

    Deze afronding wordt alleen in het rapport verwerkt en niet als journaalpost geboekt Dit heeft daarom geen invloed op het saldo van de grootboekrekeningen zelf.

    De afrondingsverschillen van activasaldi worden bij Activarekening opgeteld, de afrondingsverschillen van passivasaldi bij de Passivarekening en de afrondingsverschillen van de Winst- en verliessaldi worden bij de Resultatenrekening opgeteld.

    Selecteer hier rekeningen die in het boekjaar een saldo hebben en niet omslaan als het saldo negatief is.

    Als je al een jaarrekening hebt gemaakt en deze rekeningen wijzigt, dan moet je de bestaande jaarrekening verwijderen en een nieuwe toevoegen om dit door te voeren.

12. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Huisstijl jaarrekening instellen

Het is mogelijk om alle jaarrekeningen voor jouw klanten in dezelfde huisstijl op te maken. Een huisstijl voor een jaarrekening bevat:

• Het bedrijfslogo van jouw accountants- of administratiekantoor.
• Een kleurenpalet van drie kleuren.
• Een lettertype.

Wijzigingen in de huisstijl zijn is zichtbaar vanaf de eerstvolgende jaarrekening die je in een klantadministratie toevoegt.

Let op:

Deze functionaliteit is alleen beschikbaar in het Admin Center.

Let op

• De huisstijl in het Admin Center is specifiek bedoeld voor de Jaarrekening en KVK-stukken. Verwar dit niet met de huisstijl binnen een Administratie. Die huisstijl is bedoeld voor de rapporten die een klant verzendt naar haar klanten, bijvoorbeeld Offertes en Verkoopfacturen.
• Klanten die SB direct bij AFAS hebben aangeschaft en niet onder een Admin Center vallen stellen de huisstijl in hun eigen administratie in.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Huisstijl.
2. Klik op Selecteer een afbeelding linksboven.

   Meer informatie over afbeeldingen.

   Afbeeldingen die je toevoegt aan AFAS SB moeten voldoen aan een aantal voorwaarden.

   Bestandsformaat:

   • SVG: Beste keuze (schaalbaar, altijd scherp).
   • PNG: Goed, ondersteunt transparantie.
   • WebP: Goed, modern en efficiënt.
   • JPG: Alleen gebruiken als PNG/SVG niet kan, ondersteunt geen transparantie.

   Grootte:

   • Minimaal: 256 × 256 px.
   • Aanbevolen: 512 × 512 px.
   • Maximaal: 1024 × 1024 px.

   Groter aanleveren mag, zo lang het logo goed gecentreerd blijft. SB schaalt automatisch terug naar 128×128 px voor tegels in het App Center. Op eigenschappenschermen van bijvoorbeeld Klanten en Crediteuren naar 36x36 px.. In een ‘kaartjesweergave’ schalen we terug tot 24x24 px.

   Achtergrond:

   Gebruik bij voorkeur:

   • Transparante achtergrond.
   • Egale achtergrondkleur.

   Vermijd:

   • Drukke achtergronden.
   • Foto’s.
   • Schaduwen die tot aan de rand lopen.

   Centreren:

   • Logo moet perfect gecentreerd staan (horizontaal én verticaal).
   • Geen optische uitlijning naar links/rechts.
   • Geen extra witruimte aan één kant.
   • 10-20% Witruimte rondom, omdat het logo cirkelvormig wordt afgebeeld.

   

3. Selecteer de gewenste kleuren.

   Deze kleuren worden automatisch bepaald op basis van het gekozen logo.

   

   Pas deze kleuren eventueel aan met het kleurenpalet.

   

4. Selecteer het gewenste Lettertype.

   Je ziet direct het resultaat in het afdrukvoorbeeld.

5. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Opdrachtbrief en samenstellingsverklaring

De werkzaamheden die je hierbij hebt uitgevoerd worden uiteengezet in een opdrachtbrief. Daarnaast ben je vaak aangesloten bij een branchevereniging (NOAB, RB of NBA), waardoor je hun logo en samenstellingsverklaring als kwaliteitskeurmerk mag gebruiken in een jaarrekening. Deze Opdrachtbrief en Samenstellingsverklaring stel je eenmalig in het Admin Center in.

Let op:

Deze functionaliteit is alleen beschikbaar in het Admin Center.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Instellingen.
2. Vul een Opdrachtbrief jaarrekening in.

   Bepaal de gewenste opmaak en voeg eventueel velden toe..

   Let op:

   Kopieer je tekst met leestekens vanuit Microsoft Word? Let dan op dat je geen zogenaamde 'gekrulde aanhalingstekens' gebruikt. Deze worden in een rapport namelijk niet afgedrukt. Vervang deze in het tekstveld door 'rechte aanhalingstekens' door de aanhalingstekens te selecteren en opnieuw toe te voegen.

   1. Selecteer een Opmaak om toe te passen op een hele alinea, bijvoorbeeld een kop.

      

   2. Selecteer een opmaak om toe te passen op geselecteerde tekst, bijvoorbeeld vet, schuingedrukt, onderstreept, of doorgestreept.

      

   3. Selecteer een opmaak om toe te passen op een alinea, bijvoorbeeld opsommingstekens, een lijn, of voeg een lege regel toe.

      

   4. Voeg een hyperlink toe aan geselecteerde tekst.

      

   5. Verleuk je tekst met emoji's.

      

   6. Selecteer een veld bij Velden om een variabele waarde te gebruiken, zoals een datum of nummer. Deze velden worden op het moment dat een rapport wordt gemaakt ingevuld.

      

   7. Vergroot eventueel het tekstveld voor meer overzicht.

      

   Deze aanpassing is zichtbaar vanaf de eerstvolgende jaarrekening die je in een administratie toevoegt.

3. Selecteer een Branchevereniging.

   Wij ondersteunen NOAB, Register voor Belastingadviseurs en NBA.

   Bij deze brancheverenigingen wordt de samenstellingsverklaring automatisch ingevuld.

   Selecteer Overig wanneer je de samenstellingsverklaring zelf wilt bepalen.

4. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Contactpersoon instellen

Als accountant onderteken je de opdrachtbrief in de jaarrekening met de naam van de contactpersoon namens jouw kantoor. Deze contactpersoon kan je per klantgroep en klant instellen in het Admin Center.

• Contactpersoon bij klantgroep instellen.
• Contactpersoon per klant instellen.

Voorbeeld ondertekening in opdrachtbrief:

Secties activeren of deactiveren

Een jaarrekening heeft veel verschillende secties, zoals Fiscale positie, Financiële positie, Kengetallen en Toelichtingen. Als je niet alle secties in de jaarrekening voor een bepaalde onderneming wilt opnemen kan je deze deactiveren. Dit stel je eenmalig per administratie in. Sommige secties worden sowieso niet getoond bij bepaalde Rechtsvormen.

Let op:

Deze functionaliteit is alleen beschikbaar in het Admin Center.

1. Open de gewenste Administratie.
   1. Open de gewenste Administratie door in de Administratiekiezer te klikken op het tandwieltje .

      

2. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Jaarrekening instellingen.
3. Klik op de inhoudsopgave van de sectie die je wilt tonen of verbergen.

   Dit kan bij de secties Opdrachtbrief, Fiscale positie, Financiële positie, Grafieken, Bespreking van de resultaten, Toelichting op de balans, en Toelichting op de winst- en verliesrekening.

4. Vink het veld Toevoegen aan of uit.

Andere secties worden automatisch getoond als hiervoor gegevens zijn toegevoegd. Dit gaat om Langlopende schulden, Langlopende vorderingen, Niet uit de balans blijkende rechten, Niet uit de balans blijkende verplichtingen en Aandelen.

Notulen AVA activeren

Ondernemers met rechtsvorm BV of NV moeten Notulen van de AVA toevoegen bij een jaarrekening. Deze notulen zijn eenvoudig toe te voegen.

Voor een Coöperatie, Onderlinge waarborgmaatschappij en een Vereniging of Stichting met publicatieplicht hebben wij op dit moment nog geen functionaliteit voor notulen beschikbaar.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Jaarrekening instellingen.
2. Klik op de inhoudsopgave Notulen AVA.
3. Vink Notulen AVA toevoegen aan.

SB voegt de Notulen van de AVA automatisch toe zodra je een Jaarrekening hebt ondertekend en Definitief hebt gemaakt.

Zie ook

• Werkwijze jaarrekening per administratie instellen.
• Jaarcontrole.
• Jaarrekening opstellen.