Looncomponent inrichten (Group S)

Looncomponenten zijn vergoedingen of inhoudingen die je aan een medewerker toekent bovenop het salaris. Denk hierbij aan maaltijdcheques, ecocheques, verplaatsingsvergoeding, vakantiegeld, eindejaarspremie, enz.

Verwerkingstypes

In de koppeling met Group S zijn er binnen de looncomponenten verschillende verwerkingstypes, waaronder:

• Loon arbeider (10)
• Bezoldiging bediende (20)
• Automatische bepaling loon of bezoldiging (33)

Je gebruikt meestal looncomponenten met het verwerkingstype Automatische bepaling loon of bezoldiging. Group S bepaalt bij looncomponenten met dit verwerkingstype automatisch de juiste verwerking op basis van de PTG. Als je gebruikmaakt van dit type hoef je looncomponenten die van toepassing zijn op arbeiders én bedienden slechts één keer aan te maken in Profit. Dit heeft als bijkomend voordeel dat als je een koppeling hebt met declaraties, je de kosten niet hoeft uit te splitsen voor arbeiders en bedienden.

Vermeld de afkorting van het verwerkingstype in de omschrijving van het looncomponent (bijvoorbeeld BED, ARB of AUT). Zo zie je achteraf eenvoudig welk verwerkingstype is ingesteld.

Template looncomponenten

Profit beschikt per verwerkingstype over 11 templates om een looncomponent toe te voegen. Elke template bestaat uit een combinatie van parameters en een rekenregel (formule):

• De parameters zijn de waarden die nodig zijn om te berekening uit te voeren. De mogelijke parameters zijn dagen, uren, bedrag, eenheidswaarde en percentage. Ieder looncomponent kent een combinatie van een aantal parameters, die Profit volgens de methode op een vooraf bepaalde positie in het bestand plaatst.
• De rekenregel gebruikt deze waarden om de uiteindelijke waarde van de looncomponent te berekenen. Dit gebeurt bij Group S.

Het is belangrijk om vooraf te bepalen welke parameters nodig zijn voor de uitbetaling van de looncomponent. Neem contact op met je dossierbeheerder bij Group S om de juiste informatie te verkrijgen. Op basis van de vereiste parameters kopieer je vervolgens de passende template voor de looncomponent.

Daarnaast zijn er twee andere, algemene templates beschikbaar: Rekenregel Groep S en Rekenregel Groep S - aanvullende signalitieken. Hierbij stel je de nodige parameters en de instellingen zelf in. Deze templates gebruik je als de juiste combinatie van parameters niet bestaat in Profit.

Looncomponent toevoegen

Controleer of je een bestaande looncomponent kunt hergebruiken. Is dit niet het geval, dan kopieer je een bestaande of template looncomponent.

Voorbeeld:

Je voegt een looncomponent toe om de verplaatsingsvergoeding voor woon-werkverkeer uit te betalen. Van je dossierbeheerder bij Group S ontvang je de volgende gegevens:

• Parameters: Aantal dagen en eenheidswaarde
• Eenheidswaarde: 2,10
• Aantal dagen per maand: 11
• Code sociaal secretariaat: 290

  Het aantal dagen vul je enkel in wanneer de looncomponent niet van toepassing is voor de volledige maand.

Je maakt de looncomponent aan door de template looncomponent te kopiëren.

Template looncomponent kopiëren:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
2. Open de eigenschappen van de cao.
3. Ga naar het tabblad: Looncomponent.
4. Open de weergave: Template looncomponenten.
5. Selecteer de juiste looncomponent.

   In dit voorbeeld selecteer je Groep S - [AUT] Dagen/Eenheidswaarde.

6. Klik op de actie: Kopiëren looncomponent.

   

7. Klik op: Voltooien.

   Profit opent een nieuw venster. Hier vul je de aanvullende gegevens in.

8. Ga naar het tabblad: Algemeen.
9. Vul de omschrijving in bij Omschrijving klant.

   Vul hier ook het verwerkingstype en de looncode van het sociaal secretariaat in. Dit maakt dat je de looncomponent makkelijk terugvindt.

   

10. Ga naar het tabblad: Geavanceerd.
11. Vul de code van Group S in bij Code sociaal secretariaat.

    Je vult 290 in als code voor de verplaatsingsvergoeding woon/werk.

    Weet je niet welke code je nodig hebt? Neem contact op met Group S.

    

12. Vind je de code niet terug? Voeg de waarde en omschrijving toe aan de vrije tabel Looncomponent: code sociaal secretariaat.
13. Klik op: Opslaan en sluiten.

    De looncomponent is aangemaakt.

Looncomponent activeren

Activeer de looncomponent om deze aan te leveren bij het sociaal secretariaat.

Looncomponent activeren:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
2. Open de eigenschappen van de cao.
3. Ga naar het tabblad: Looncomponent.
4. Open de weergave: Alle looncomponenten.
5. Klik op de actie: Looncomponenten activeren.
6. Selecteer de zojuist aangemaakte looncomponent.
7. Klik op: Volgende.
8. Vul de begindatum in.

   Vanaf deze datum staat de looncomponent actief.

9. Klik op: Voltooien.

Je kan op twee manieren controleren of een looncomponent geactiveerd is: in de weergave van de looncomponenten door te kijken naar het vinkje in de kolom Geactiveerd, of via de eigenschappen van de parameter.

Controle via parameter:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
2. Open de eigenschappen van de cao.
3. Ga naar het tabblad: Looncomponent.
4. Open de eigenschappen van de looncomponent.
5. Ga naar het tabblad: Parameter.
6. Open de eigenschappen van de parameter Activeren in cao.
7. Ga naar het tabblad: Waarden.

   Je ziet of de looncomponent geactiveerd is en sinds wanneer dit zo is.

8. Klik op: Annuleren.

Looncomponent boeken

Je boekt een looncomponent door de waarden van de parameters in te vullen in de looncomponent. Dit kan op verschillende niveaus (cao, werkgever, medewerker en loonmutatie) afhankelijk van voor wie dit looncomponent geldig is. De volgorde is als volgt: cao - werkgever - medewerker - loonmutatie. Elk niveau overschrijft de waarde van het voorgaande niveau.

De parameter Berekenen Ja/Nee is bij elk looncomponent aanwezig. Je gebruikt deze parameter om aan te geven of je de looncomponent wilt laten berekenen.

Let op:

De parameter Berekenen Ja/Nee moet op Ja staan om de looncomponent aan te leveren in het PTG-bestand. Denk goed na of je de looncomponent op cao-niveau wilt laten berekenen. Als je dat doet, geldt de looncomponent voor alle medewerkers onder deze cao en stuurt Profit deze voor iedereen door naar Group S, waar de berekening plaatsvindt. Als je de looncomponent niet voor alle medewerkers binnen de cao wil berekenen, dan laat je Berekenen Ja/nee op Nee staan in de cao. In dat geval stel je de berekening in op een lager niveau. Bijvoorbeeld: Als je de looncomponent slechts voor één medewerker wil berekenen, regel je dit in via een mutatie op de medewerker.

Parameter Berekenen Ja/Nee instellen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
2. Open de eigenschappen van de cao.
3. Ga naar het tabblad: Looncomponent.
4. Open de eigenschappen van de looncomponent.
5. Ga naar het tabblad: Parameter.
6. Open de eigenschappen van de parameter Berekenen Ja/Nee.

   In dit voorbeeld bereken je de looncomponent voor iedereen binnen de cao. Je stelt dit in via de eigenschappen van de cao.

7. Ga naar het tabblad: Waarden.
8. Klik op: Nieuw.
9. Vul de begindatum in.
10. Vink Toepassen aan.

    

11. Klik op: Voltooien.
12. Klik op: Opslaan en sluiten.

    De parameter krijgt de waarde Ja.

Vul ook de waarden van de andere parameters in als deze voor alle medewerkers binnen de cao gelden:

Parameterwaarden ingeven in cao:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
2. Open de eigenschappen van de cao.
3. Ga naar het tabblad: Looncomponent.
4. Open de eigenschappen van de looncomponent.
5. Ga naar het tabblad: Parameter.
6. Open de eigenschappen van de parameter.

   In dit voorbeeld is de parameter Eenheidswaarde gelijk voor alle medewerkers binnen de cao.

7. Ga naar het tabblad: Waarden.
8. Klik op: Nieuw.
9. Vul de begindatum en de waarde in.

   Je vult 2,10 in als Eenheidswaarde.

   

10. Klik op: Voltooien.
11. Klik op: Opslaan en sluiten.

De parameters Berekenen Ja/Nee en Eenheidswaarde zijn ingevuld.

Looncomponent muteren

Als een parameterwaarde niet voor alle medewerkers binnen de cao geldt, vul je de waarde op een lager niveau in. Dit kan op het niveau van de werkgever, de medewerker of de loonmutatie. Om een parameter op een ander niveau vast te leggen, vink je in de eigenschappen van de parameter het gewenste mutatieniveau aan.

Mutatieniveau instellen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
2. Open de eigenschappen van de cao.
3. Ga naar het tabblad: Looncomponent.
4. Open de weergave: Alle looncomponenten.
5. Open de eigenschappen van de looncomponent.
6. Ga naar het tabblad: Parameter.
7. Open de eigenschappen van de parameter waarop je het mutatieniveau wil instellen.
8. Ga naar het tabblad: Algemeen.
9. Vink het gewenste mutatieniveau aan.

   In dit voorbeeld vink je Mutaties bij medewerker toestaan aan.

   

10. Klik op: Opslaan en sluiten.

Looncomponent boeken op medewerker:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Looncomponent.
4. Klik op: Nieuw.
5. Selecteer de looncomponent waarop je de boeking wil doen.

   De looncomponent staat in de weergave als Mutaties bij medewerker toestaan aangevinkt is op cao-niveau.

6. Klik op: Voltooien.

   Profit opent het tabblad Parameter.

7. Open de eigenschappen van de parameter waarbij je de waarde wil ingeven.
8. Klik op: Nieuw.
9. Vul de gegevens in.
10. Klik op: Voltooien.
11. Klik op: Opslaan en sluiten.

    De waarde van deze parameter staat in het overzicht van de looncomponenten van de medewerker.

    

Aanlevering

Methode

In de koppeling met Group S kan een looncomponent bestaan uit een combinatie van maximaal vijf parameters. Profit koppelt de verschillende rekenregelvelden (P1, P2, P3, ...) aan de verschillende parameters (bedrag, eenheidswaarde, aantal dagen, ...). Welk rekenregelveld gekoppeld is aan welke parameter hangt af van welk template looncomponent er gebruikt is en de instellingen daarvan.

Voorbeelden:

Looncomponent met één parameter (Bedrag):

• P1 = Bedrag

  Looncomponent met drie parameters (Dagen, bedrag, eenheidswaarde):

• P1 = Aantal dagen
• P2 = Bedrag
• P3 = Eenheidswaarde

Het rekenregelveld P1 is in het eerste voorbeeld gekoppeld aan de parameter Bedrag, terwijl het rekenregelveld P1 in het tweede voorbeeld gekoppeld staat aan de parameter Aantal dagen. De plaats van de parameters in Profit is dus variabel.

In het PTG-bestand dat Profit naar Group S verzendt, krijgen parameters wel een vaste plaats (positie). De posities zijn als volgt:

Positie 1: Aantal dagen

Positie 2: Aantal uren

Positie 3: Bedrag

Positie 4: Eenheidswaarde

Positie 5: Percentage

Voorbeelden:

Bij een looncomponent met de parameter Bedrag, geldt het volgende:

• P1 = Bedrag

  In het bestand dat je naar Group S stuurt, staat het bedrag altijd op positie 3.

  De methode is <><>P1<><>.

  Bij een looncomponent met de parameters Aantal dagen, Bedrag en Eenheidswaarde, geldt het volgende:

• P1 = Aantal dagen
• P2 = Bedrag
• P3 = Eenheidswaarde

  In het bestand dat je naar Group S stuurt, staat het aantal dagen op positie 1, het bedrag op positie 3 en de eenheidswaarde op positie 4.

  De methode is P1<>P2P3<>.

  Bij een looncomponent met de parameters Aantal dagen, Aantal uren, Bedrag, Eenheidswaarde en Percentage, geldt het volgende:

• P1 = Aantal dagen
• P2 = Uren
• P3 = Bedrag
• P4 = Eenheidswaarde
• P5 = Percentage

  In het bestand dat je naar Group S stuurt, staat het aantal dagen op positie 1, het aantal uren op positie 2, het bedrag op positie 3, de eenheidswaarde op positie 4 en het percentage op positie 5.

  De methode is P1P2P3P4P5.

Profit gebruikt de methode om de variabele parameter van de looncomponent uit Profit te koppelen aan de vaste parameter in het bestand van Group S. In elk template looncomponent is er automatisch een methode gekoppeld. Het is daarom belangrijk om van bij het begin de juiste template looncomponent te kopiëren.

Aanlevering

Om een looncomponent aan te leveren in het PTG-bestand, moeten volgende zaken ingevuld zijn:

• Parameter Berekenen Ja/Nee moet op Ja staan.
• Parameter Activeren in cao moet op Ja staan.
• Zorg ervoor dat de parameter(s) van de looncomponent zijn ingevuld.
• De begindata van de waarden moeten in het verleden liggen, dus vóór de huidige datum.