Aanmaken schorsing ESS (Group S)

In Profit en InSite kun je schorsingen registreren en beheren voor de aanlevering aan het sociaal secretariaat.

In InSite zijn er verschillende manieren om een schorsing vast te leggen. Welke optie je kiest, hangt af van de werking van jouw organisatie. Hierbij speelt mee of je aan de schorsing een rooster koppelt en of de medewerker de schorsing zelf aanmaakt via ESS (Employee Self Service) of ofdat de manager/personeelsverantwoordelijke dit doet via MSS (Manager Self Service).

Dit zijn de opties die je hebt om een schorsing toe te voegen via InSite:

• Schorsing (ESS)
• Schorsing met rooster (ESS)
• Schorsing (MSS)
• Schorsing met rooster (MSS)

In dit artikel lees je hoe een medewerker via ESS een schorsing kan aanmaken en wat het verschil is tussen Schorsing en Schorsing met rooster.

Type profielen

Bij de inrichting van schorsingen kies je uit twee type profielen voor het aanmaken van een schorsing:

1. Schorsing

   Je registreert enkel de schorsing bij de medewerker, zonder een nieuw rooster te koppelen.

2. Schorsing met rooster

   Je registreert de schorsing en het bijbehorende rooster bij de medewerker.

Welk type profiel je kiest, hangt af van hoe Group S de schorsing wil ontvangen. In de meeste gevallen wil Group S dat de theoretische schorsing gekoppeld is aan het theoretische rooster. Hiervoor gebruik je Schorsing met rooster. Gebruik je toch het type profiel Schorsing, registreer dan het rooster apart zodat de theoretische schorsing en het theoretische rooster alsnog correct doorkomen bij Group S.

In de schorsing registreer je de begindatum, einddatum, reden en percentage van de schorsing. In het rooster koppel je de schorsing aan specifieke dagen en uren. Zo ziet Group S voor welke dagen de schorsing geldt.

Profielen

Afhankelijk van de soort schorsingen die de medewerker mag aanmaken, richt je verschillende profielen in die je koppelt aan het type profiel Schorsing met rooster of Schorsing. Zo maak je bijvoorbeeld een profiel aan voor het aanvragen van ouderschapsverlof, tijdskrediet, gedeeltelijke werkhervatting, enz. Zo kan je per profiel de veldinstellingen bepalen en moet de medewerker per soort schorsing alleen de relevante velden invullen.

Meer uitleg over het inrichten van profielen, vind je in de onderstaande artikelen:

• Profiel
• Profielen aanmaken voor muterende workflows
• Context van profiel wijzigen en koppelen

Schorsingsportaal raadplegen

De medewerker maakt een schorsing aan via het schorsingsportaal op InSite. Hierbij vult de medewerker de gegevens van de schorsing (en het rooster) in, waarna de leidinggevende of personeelsverantwoordelijke de aanvraag beoordeelt. Aan het schorsingsportaal is de portalpagina Portal medewerker schorsingen gekoppeld.

Schorsingsportaal raadplegen:

1. Open InSite.
2. Ga naar: Mijn InSite.
3. Open het schorsingsportaal.

   

4. Je ziet de portalpagina van de schorsingen.

   

Schorsing met rooster aanmaken

De medewerker registreert de schorsing in InSite via het schorsingsportaal.

Voorbeeld:

In dit voorbeeld vraagt de medewerker tijdskrediet aan. Gebruik een profiel van het type Schorsing met rooster om in één flow de schorsing en het bijbehorende rooster vast te leggen.

Schorsing met rooster toevoegen:

1. Open InSite.
2. Ga naar: Mijn InSite.
3. Klik op: Schorsingsportaal.
4. Klik op: Aanvraag tijdskrediet.

   De benaming van de knop kan bij jou anders zijn, afhankelijk van hoe dit ingesteld staat.

5. Vul de begindatum (en einddatum) van de schorsing in.
6. Vul de reden van de schorsing in.

   Bij tijdskrediet kies je uit Tijdskrediet, Anti-crisismaatregelen: tijdskrediet of Corona-Tijdskrediet naar gelang wat van toepassing is.

   Stel een filter in op het veld, zodat de medewerker enkel uit deze waarden kan kiezen. Dit doe je via de veldinstellingen in de context van het profiel.

7. Vul het percentage van de schorsing in.
8. Selecteer bij Tijdskrediet of het gaat om tijdskrediet met of zonder reden.

   Dit veld verschijnt als je Tijdskrediet of Corona-Tijdskrediet selecteert bij Reden.

9. De vervolgstappen hangen af van het type rooster:

   Rooster met gelijke weken

   Bij een rooster met gelijke weken (zoals Uren per dag, gelijke weken of Werktijden, gelijke weken) vul je de volgende velden in:

   1. Vul in het rooster de werkuren of werktijden in.
   2. Vul in het rooster de schorsingsuren in.

   Let op:

   Om een schorsing aan te leveren aan het sociaal secretariaat, moet je de Schorsing urensoort vastleggen. In de praktijk weet de medewerker niet welke urensoort bij een schorsing hoort. Je stelt de urensoort achterliggend in met een voorkeurwaarde. Dit doe je in de context die gekoppeld staat aan het profiel.

   Wanneer een soort schorsing meerdere urensoorten toelaat, vult de personeelsverantwoordelijke dit veld in tijdens het beoordelen van de aanvraag.

   Rooster met wisselende weken

   Bij een rooster met wisselende weken (zoals Uren per dag, wisselende weken of Werktijden, wisselende weken) vul je de volgende velden in:

   1. Vul het aantal schorsingsuren per week in bij Schorsing per week.
   2. Vul voor beide weekroosters de werkuren of werktijden in.
   3. Vul voor beide weekroosters de schorsingsuren in.

   Let op:

   Om een schorsing naar het sociaal secretariaat door te sturen, moet de urensoort in het werkrooster vastliggen op de dagen waarop de medewerker een schorsing heeft. In de praktijk kent de medewerker de urensoort die hoort bij de schorsing niet. Omdat de schorsing in het werkrooster kan verschillen van medewerker tot medewerker, vult de personeelsverantwoordelijke de urensoort in tijdens het beoordelen van de aanvraag. In het aanmakenprofiel zet je dit veld op niet zichtbaar en niet verplicht, zo verwar je de medewerker niet.

   Uren per week

   Bij een rooster van het type Uren per week vul je de volgende velden in:

   1. Vul het aantal dagen per week in.
   2. Vul het aantal uren per week in.
   3. Vul het aantal uren schorsing per week in.
   4. Vink de werkdagen aan.

   Let op:

   Je kunt schorsingen van het roostertype Uren per week niet aanleveren aan Group S. Group S werkt met een theoretisch rooster waarin per dag de werkuren en schorsingen staan. Dit rooster gecombineerd met de vooruitzichten, bepaalt de medewerkerkalender. Het roostertype Uren per week bevat alleen een weektotaal en geen dagverdeling van het aantal uur. Daardoor kan Profit dit roostertype en de bijhorende schorsingen, niet opnemen in het theoretische rooster van Group S. Je kan de schorsing wel registreren in InSite en Profit.

   Wil je rapporten en analyses over schorsingen uit Profit halen, leg dan een urensoort bij de schorsing vast. Daarmee neem je ook schorsingen met het roostertype Uren per week op in de rapportage. Medewerkers kennen niet altijd de juiste urensoort per type schorsing. Stel daarom de urensoort achterliggend in als voorkeurwaarde in de context die aan het profiel gekoppeld is. Laat een soort schorsing meerdere urensoorten toe, dan vult de personeelsverantwoordelijke dit veld in bij het beoordelen van de aanvraag.

10. Klik op: Aanmaken.

Schorsing registreren via workflow

Na het aanmaken van een schorsing met rooster beoordeelt de personeelsverantwoordelijke of de leidinggevende de aanvraag via de workflow. Maak je bepaalde velden in het aanmaakprofiel onzichtbaar, omdat de medewerker niet weet wat hij of zij daar moet invullen? Dan vult de personeelsverantwoordelijke deze velden later in via het beoordelingsprofiel. Een voorbeeld is de urensoort bij een medewerker met een werkrooster.

Binnen de workflow kan je een document toevoegen. De leidinggevende en de medewerker kunnen dit document ondertekenen. Na goedkeuring registreert Profit de schorsing en het bijbehorende rooster.

Meer informatie hierover lees je in de volgende artikelen:

• Workflows voor schorsingen
• Workflow
• Workflow inrichten in vogelvlucht

Schorsing raadplegen

Nadat je de schorsing met rooster geregistreerd hebt, kan de medewerker het rooster en de schorsing raadplegen via InSite.

Schorsing met rooster raadplegen:

1. Open InSite.
2. Ga naar: Mijn InSite.
3. Open het schorsingsportaal.
4. Je vindt het rooster via Mijn rooster.

   Voeg je bij de schorsing een einddatum toe, dan genereert Profit na de tijdelijke schorsing automatisch een nieuwe roosterregel op basis van het eerder vastgelegde rooster.

   

5. Je vindt de schorsing via Mijn schorsing.

   

Aanlevering Group S

Om een schorsing te kunnen opladen bij Group S, moeten de theoretische schorsing en het theoretische rooster dezelfde periode bevatten. De begin- en einddatum moeten identiek zijn.

Theoretisch rooster

Het theoretische rooster toont wanneer de medewerker volgens het rooster werkt, wanneer hij of zij geschorst is en hoeveel uren die schorsing omvat. Profit legt het theoretische rooster vast in de 008-registratie van het PTG-bestand.

Voorbeeld:

Een medewerker heeft een rooster van het type Uren per dag, gelijke weken en werkt 38 uur per week van maandag tot en met vrijdag. Op woensdag is de medewerker geschorst wegens tijdskrediet. De urensoort voor tijdskrediet is LOD (loopbaanonderbreking).

In het bestand naar Group S zie je het theoretische rooster van de medewerker. Hieronder zie je het voorbeeld van tijdskrediet op woensdag:

De structuur van een regel in het theoretische rooster is als volgt:

1. Identificatie van de registratie (008)
2. De code van de regel en het volgnummer van de dag
3. De roosteruren (gewerkte uren of schorsingsuren)

Op een dag waarop de medewerker een schorsing heeft, heb je twee of drie theoretische roosterregels nodig (H-regel en C-regel, soms ook T-regel):

1. H-regel

   Deze regel bevat de gewerkte of geschorste uren, afhankelijk van wat er in het rooster van de medewerker staat. De H-regel geeft aan hoeveel uren er die dag in het rooster staan. Deze regel zie je altijd: zowel op dagen zonder schorsing als op dagen met schorsing.

2. C-regel

   Deze regel bevat de code van de schorsing. De regel verschijnt zodra er een schorsing aan de dag is gekoppeld.

3. T-regel

   Deze regel bevat het aantal uren schorsing. De regel verschijnt zodra het nodig is om de schorsingsuren te specificeren of uit te splitsen.

Let op:

Bij roosters van het type Uren per dag, gelijke weken en Werktijden, gelijke weken staat er altijd een T-regel in het theoretische rooster voor de dag waarop de schorsing geldt.

Bij roosters van het type Uren per dag, wisselende weken en Werktijden, wisselende weken staat er geen T-regel als de schorsing een volledige werkdag betreft. In dit geval bestaat die dag uit een H-regel en een C-regel.

Heeft de medewerker een gedeeltelijke schorsing op een werkdag? Dan maakt het niet uit welk type rooster de medewerker heeft. Er verschijnt altijd een T-regel, omdat Profit de uren van de schorsing moet specificeren.

Theoretische schorsing

De theoretische schorsing bevat alle gegevens van de schorsing, zoals de begindatum, einddatum, reden en het percentage. Profit legt deze gegevens vast in de 027-registratie van het PTG-bestand.

Dit is de structuur van de 027-registratie:

1. Identificatie van de registratie (027)
2. Begindatum schorsingsperiode
3. Einddatum schorsingsperiode
4. Reden
5. Percentage (2 decimalen)
6. Begindatum akkoord mutualiteit (toegelaten arbeid)
7. Begindatum ziekte
8. Met / zonder reden
9. Saldo gewaarborgd loon

Meer informatie over de indeling van het PTG-bestand vind je terug via Opbouw PTG-bestand.