Aanmaken schorsing MSS (Group S)
In Profit en InSite kun je schorsingen registreren en beheren voor de aanlevering aan het sociaal secretariaat.
In InSite zijn er verschillende manieren om een schorsing vast te leggen. Welke optie je kiest, hangt af van de werking van jouw organisatie. Hierbij speelt mee of je aan de schorsing een rooster koppelt en of de medewerker de schorsing zelf aanmaakt via ESS (Employee Self Service) of ofdat de manager/personeelsverantwoordelijke dit doet via MSS (Manager Self Service).
Dit zijn de opties die je hebt om een schorsing toe te voegen via InSite:
In dit artikel lees je hoe je als personeelsverantwoordelijke of leidinggevende de schorsing kan aanmaken via MSS. De personeelsverantwoordelijke of leidinggevende maakt de schorsing aan via de stamkaart van de medewerker.
Type profielen
Bij de inrichting van schorsingen kies je uit twee type profielen voor het aanmaken van een schorsing:
- Schorsing
Je registreert enkel de schorsing bij de medewerker, zonder een nieuw rooster te koppelen.
- Schorsing met rooster
Je registreert de schorsing en het bijbehorende rooster bij de medewerker.
Welk type profiel je kiest, hangt af van hoe Group S de schorsing wil ontvangen. In de meeste gevallen wil Group S dat de theoretische schorsing gekoppeld is aan het theoretische rooster. Hiervoor gebruik je Schorsing met rooster. Gebruik je toch het type profiel Schorsing, registreer dan het rooster apart zodat de theoretische schorsing en het theoretische rooster alsnog correct doorkomen bij Group S.
In de schorsing registreer je de begindatum, einddatum, reden en percentage van de schorsing. In het rooster koppel je de schorsing aan specifieke dagen en uren. Zo ziet Group S voor welke dagen de schorsing geldt.
Schorsing met rooster toevoegen
Profit stuurt schorsingen naar Group S via het theoretische rooster in het PTG-bestand. In dit rooster levert Profit de uren van de medewerker aan, zoals gewerkte uren of schorsingsuren. Profit zet hierbij werktijden om in uren, omdat je in het theoretische rooster geen werktijden kunt gebruiken. Toch is het belangrijk om de gegevens op basis van het juiste type rooster in te geven, bijvoorbeeld voor de integratie met bezettingsoverzichten.
Maak bij de start van de schorsing een nieuw rooster voor de medewerker aan:
Uren per dag, gelijke weken
Voorbeeld:
Maak een nieuw rooster aan waarin de medewerker elke woensdag afwezig is door tijdskrediet. Group S gebruikt code LOD (loopbaanonderbreking) om tijdskrediet te registeren.
Schorsing met rooster toevoegen:
- Open InSite.
- Klik op het menu-item: HRM.
- Klik op: Aanmaken schorsing met rooster.
De naam van de knop kan bij jou anders zijn, omdat je deze zelf kunt instellen.
- Selecteer de medewerker waarvoor je de schorsing wil aanmaken.
- Vul de begindatum (en einddatum) van de schorsing in.
- Selecteer de reden van de schorsing.
Als je Tijdskrediet selecteert als reden, verschijnen de velden Percentage en Tijdskrediet.
- Vul het percentage van de schorsing in.
- Vul bij Tijdskrediet in of het gaat om tijdskrediet met of zonder reden.
- Geef een bijlage op als je dit wenst.
- Selecteer de urensoort bij Schorsing urensoort.
Voor tijdskrediet is dit LOD (loopbaanonderbreking).
- Vul de schorsingsuren en werkuren in in het rooster.
- Klik op: Aanmaken.
Uren per dag, wisselende weken
Voorbeeld:
Maak een rooster aan waarin een medewerker afwisselend op maandag en woensdag afwezig is door tijdskrediet. Group S gebruikt code LOD (loopbaanonderbreking) om tijdskrediet te registeren.
Schorsing met rooster toevoegen:
- Open InSite.
- Klik op het menu-item: HRM.
- Klik op: Aanmaken schorsing met rooster.
De naam van de knop kan bij jou anders zijn, omdat je deze zelf kunt instellen.
- Selecteer de medewerker waarvoor je de schorsing wil aanmaken.
- Vul de begindatum (en einddatum) van de schorsing in.
- Selecteer de reden van de schorsing.
Als je Tijdskrediet selecteert als reden, verschijnen de velden Percentage en Tijdskrediet.
- Vul het percentage van de schorsing in.
- Vul bij Tijdskrediet in of het gaat om tijdskrediet met of zonder reden.
- Geef een bijlage op als je dit wenst.
- Selecteer de urensoort bij Schorsing urensoort.
Voor tijdskrediet is dit LOD (loopbaanonderbreking).
Let op:
Deze urensoort beïnvloedt de aanlevering naar Group S niet. Profit stuurt de urensoort naar Group S door vanuit de roostercyclus (het schematische rooster). Toch is het belangrijk om de urensoort ook hier in te geven, want Profit gebruikt deze code voor rapportages en analyses.
- Vul het voltijds aantal dagen per week in.
- Vul het voltijds aantal uren per week in.
- Vul het gemiddeld aantal schorsingsuren per week in.
- Controleer het aantal weken van de roostercyclus bij Aantal weken.
In dit voorbeeld gaat het over een roostercyclus van twee weken.
- Vul de week in waarmee het rooster start.
- Vul de schorsingsuren en werkuren in voor beide weekroosters.
- Selecteer de urensoort bij de dagen waarop de medewerker afwezig is door de schorsing.
- Klik op: Aanmaken.
Werktijden, gelijke weken
Voorbeeld:
Maak een nieuwe roosterregel aan waarin een medewerker elke woensdag afwezig is door tijdskrediet. Group S gebruikt code LOD (loopbaanonderbreking) om tijdskrediet te registeren.
Schorsing met rooster toevoegen:
- Open InSite.
- Klik op het menu-item: HRM.
- Klik op: Aanmaken schorsing met rooster.
De naam van de knop kan bij jou anders zijn, omdat je deze zelf kunt instellen.
- Selecteer de medewerker waarvoor je de schorsing wil aanmaken.
- Vul de begindatum (en einddatum) van de schorsing in.
- Selecteer de reden van de schorsing.
Als je Tijdskrediet selecteert als reden, verschijnen de velden Percentage en Tijdskrediet.
- Vul het percentage van de schorsing in.
- Vul bij Tijdskrediet in of het gaat om tijdskrediet met of zonder reden.
- Geef een bijlage op als je dit wenst.
- Selecteer de urensoort bij Schorsing urensoort.
- Voor tijdskrediet is dit LOD (loopbaanonderbreking).
- Selecteer Werktijden, gelijke weken bij Type rooster.
- Vul de schorsingsuren en werktijden in in het rooster.
- Klik op: Aanmaken.
Werktijden, wisselende weken
Voorbeeld:
Maak een nieuwe roosterregel aan waarin een medewerker afwisselend op maandag en woensdag afwezig is door tijdskrediet. Group S gebruikt code LOD (loopbaanonderbreking) om tijdskrediet te registeren.
Schorsing met rooster toevoegen:
- Open InSite.
- Klik op het menu-item: HRM.
- Klik op: Aanmaken schorsing met rooster.
De naam van de knop kan bij jou anders zijn, omdat je deze zelf kunt instellen.
- Selecteer de medewerker waarvoor je de schorsing wil aanmaken.
- Vul de begindatum (en einddatum) van de schorsing in.
- Selecteer de reden van de schorsing.
Als je Tijdskrediet selecteert als reden, verschijnen de velden Percentage en Tijdskrediet.
- Vul het percentage van de schorsing in.
- Vul bij Tijdskrediet in of het gaat om tijdskrediet met of zonder reden.
- Geef een bijlage op als je dit wenst.
- Selecteer de urensoort bij Schorsing urensoort.
Voor tijdskrediet is dit LOD (loopbaanonderbreking).
Let op:
Deze urensoort beïnvloedt de aanlevering naar Group S niet. Profit stuurt de urensoort naar Group S door vanuit de roostercyclus (het schematische rooster). Toch is het belangrijk om de urensoort ook hier in te geven, want Profit gebruikt deze code voor rapportages en analyses.
- Vul het voltijds aantal dagen per week in.
- Vul het voltijds aantal uren per week in.
- Vul het gemiddeld aantal schorsingsuren per week in.
- Selecteer het aantal weken van de roostercyclus bij Aantal weken.
In dit voorbeeld gaat het over een roostercyclus van twee weken.
- Vul de week in waarmee het rooster start.
- Vul de schorsingsuren en werktijden in voor beide weekroosters.
- Selecteer de urensoort bij de dagen waarop de medewerker afwezig is door de schorsing.
- Klik op: Aanmaken.
Uren per week
Let op:
Je kan schorsingen met het roostertype Uren per week niet aanleveren aan Group S. Group S gebruikt een theoretisch rooster waarin per dag het aantal werkuren en eventuele schorsingen vermeld staan. De combinatie van dit theoretische rooster met de vooruitzichten bepaalt de medewerkerkalender bij Group S. Bij het type Uren per week staat alleen het totaal aantal uren per week, zonder verdeling over de dagen. Daardoor kan Profit dit type rooster inclusief de schorsingen hiervan niet in het theoretische rooster plaatsen.
Voorbeeld:
Maak een nieuwe roosterregel aan waarin een medewerker elke woensdag afwezig is door tijdskrediet. Group S gebruikt code LOD (loopbaanonderbreking) om tijdskrediet te registeren.
Schorsing met rooster toevoegen:
- Open InSite.
- Klik op het menu-item: HRM.
- Klik op: Aanmaken schorsing met rooster.
De naam van de knop kan bij jou anders zijn, omdat je deze zelf kunt instellen.
- Selecteer de medewerker waarvoor je de schorsing wil aanmaken.
- Vul de begindatum (en einddatum) van de schorsing in.
- Selecteer de reden van de schorsing.
Als je Tijdskrediet selecteert als reden, verschijnen de velden Percentage en Tijdskrediet.
- Vul het percentage van de schorsing in.
- Vul bij Tijdskrediet in of het gaat om tijdskrediet met of zonder reden.
- Geef een bijlage op als je dit wenst.
- Selecteer de urensoort bij Schorsing urensoort.
Voor tijdskrediet is dit LOD (loopbaanonderbreking).
- Selecteer Uren per week bij Type rooster.
- Vul het aantal dagen per week in.
- Vul het aantal uren per week in.
- Vul het aantal uren schorsing per week in.
- Vink aan op welke dagen de medewerker werkt.
- Klik op: Aanmaken.
Workflow
Wanneer een medewerker een roosterwijziging invoert, controleert en beoordeelt de leidinggevende of personeelsverantwoordelijke deze via de workflow. Binnen deze workflow is het mogelijk een document toe te voegen en dit te laten ondertekenen door zowel de leidinggevende als de medewerker. Na goedkeuring staat de schorsing geregistreerd.
Meer informatie hierover lees je in de volgende artikelen:
Schorsing raadplegen
Zodra het nieuwe rooster is geregistreerd, kan je als leidinggevende of personeelsverantwoordelijke het rooster en de bijhorende schorsing raadplegen in InSite.
Schorsing met rooster raadplegen (MSS):
- Open InSite.
- Ga naar het menu-item: HRM.
- Ga naar het overzicht: In dienst.
- Filter op de medewerker.
- Open de stamkaart van de medewerker.
- Ga naar het overzicht: Rooster.
- Je ziet het nieuwe rooster inclusief de schorsing staan.
Voegde je bij de schorsing een einddatum toe, dan genereert Profit automatisch een extra roosterregel voor de periode na de schorsing op basis van het eerder vastgelegde rooster.
Aanlevering Group S
Om een schorsing te kunnen opladen bij Group S, moeten de theoretische schorsing en het theoretische rooster dezelfde periode bevatten. De begin- en einddatum moeten identiek zijn.
Theoretisch rooster
Het theoretische rooster toont wanneer de medewerker volgens het rooster werkt, wanneer hij of zij geschorst is en hoeveel uren die schorsing omvat. Profit legt het theoretische rooster vast in de 008-registratie van het PTG-bestand.
Voorbeeld:
Een medewerker heeft een rooster van het type Uren per dag, gelijke weken en werkt 38 uur per week van maandag tot en met vrijdag. Op woensdag is de medewerker geschorst wegens tijdskrediet. De urensoort voor tijdskrediet is LOD (loopbaanonderbreking).
In het bestand naar Group S zie je het theoretische rooster van de medewerker. Hieronder zie je het voorbeeld van tijdskrediet op woensdag:
De structuur van een regel in het theoretische rooster is als volgt:
- Identificatie van de registratie (008)
- De code van de regel en het volgnummer van de dag
- De roosteruren (gewerkte uren of schorsingsuren)
Op een dag waarop de medewerker een schorsing heeft, heb je twee of drie theoretische roosterregels nodig (H-regel en C-regel, soms ook T-regel):
- H-regel
Deze regel bevat de gewerkte of geschorste uren, afhankelijk van wat er in het rooster van de medewerker staat. De H-regel geeft aan hoeveel uren er die dag in het rooster staan. Deze regel zie je altijd: zowel op dagen zonder schorsing als op dagen met schorsing.
- C-regel
Deze regel bevat de code van de schorsing. De regel verschijnt zodra er een schorsing aan de dag is gekoppeld.
- T-regel
Deze regel bevat het aantal uren schorsing. De regel verschijnt zodra het nodig is om de schorsingsuren te specificeren of uit te splitsen.
Let op:
Bij roosters van het type Uren per dag, gelijke weken en Werktijden, gelijke weken staat er altijd een T-regel in het theoretische rooster voor de dag waarop de schorsing geldt.
Bij roosters van het type Uren per dag, wisselende weken en Werktijden, wisselende weken staat er geen T-regel als de schorsing een volledige werkdag betreft. In dit geval bestaat die dag uit een H-regel en een C-regel.
Heeft de medewerker een gedeeltelijke schorsing op een werkdag? Dan maakt het niet uit welk type rooster de medewerker heeft. Er verschijnt altijd een T-regel, omdat Profit de uren van de schorsing moet specificeren.
Theoretische schorsing
De theoretische schorsing bevat alle gegevens van de schorsing, zoals de begindatum, einddatum, reden en het percentage. Profit legt deze gegevens vast in de 027-registratie van het PTG-bestand.
Dit is de structuur van de 027-registratie:
- Identificatie van de registratie (027)
- Begindatum schorsingsperiode
- Einddatum schorsingsperiode
- Reden
- Percentage (2 decimalen)
- Begindatum akkoord mutualiteit (toegelaten arbeid)
- Begindatum ziekte
- Met / zonder reden
- Saldo gewaarborgd loon
Meer informatie over de indeling van het PTG-bestand vind je terug via Opbouw PTG-bestand.
