Aanmaken schorsing ESS (Acerta (L4) / Acerta Connect)

In Profit en InSite registreer je schorsingen voor de aanlevering aan Acerta. Je kan een schorsing via InSite op verschillende manieren vastleggen:

• Schorsing met rooster (ESS)

  De medewerker maakt de schorsing aan.

• Schorsing met rooster (MSS)

  De manager of personeelsverantwoordelijke maakt de schorsing aan.

Welke optie je kiest, hangt af van de werking van jouw organisatie. In dit artikel lees je hoe een medewerker een schorsing kan aanmaken.

Profielen

Afhankelijk van welke schorsingen een medewerker mag aanmaken, richt je verschillende profielen in. Je maakt bijvoorbeeld een apart profiel voor ouderschapsverlof, tijdskrediet of gedeeltelijke werkhervatting. Per profiel bepaal je de veldinstellingen. Zo hoeft de medewerker per soort schorsing alleen de relevante velden in te vullen.

Meer uitleg over het inrichten van profielen, vind je in de onderstaande artikelen:

• Profiel
• Profielen aanmaken voor muterende workflows
• Context van profiel wijzigen en koppelen

Schorsingsportaal raadplegen

De medewerker maakt een schorsing aan via het schorsingsportaal op InSite. Daarbij vult hij of zij de gegevens van de schorsing en het rooster in. Vervolgens beoordeelt de leidinggevende of personeelsverantwoordelijke de aanvraag. Aan het schorsingsportaal is de portalpagina Portal medewerker schorsingen gekoppeld.

Schorsingsportaal raadplegen:

1. Open InSite.
2. Ga naar: Mijn InSite.
3. Open het schorsingsportaal.

   

4. Je ziet de portalpagina van de schorsingen.

   

Schorsing met rooster aanmaken

Via het schorsingsportaal registreert de medewerker de schorsing.

Voorbeeld:

In dit voorbeeld vraagt de medewerker tijdskrediet aan. Je gebruikt het type profiel Schorsing met rooster om in één flow de schorsing en het bijbehorende rooster vast te leggen.

Schorsing met rooster toevoegen:

1. Open InSite.
2. Ga naar: Mijn InSite.
3. Klik op: Schorsingsportaal.
4. Klik op: Aanvraag tijdskrediet.

   De benaming van de knop kan bij jou anders zijn, afhankelijk van hoe dit is ingesteld.

5. Selecteer bij Schorsing om welke schorsing het gaat:
   • Volledige schorsing
   • Gedeeltelijke schorsing
   • Vermindering van lonen
   • Collectief verlof met werkloosheid
6. Selecteer de soort schorsing bij Soort schorsing.

   In dit voorbeeld kies je voor Tijdskrediet.

7. Vul de begin (en einddatum) van de schorsing in.
8. Selecteer om welk tijdskrediet het gaat bij Soort tijdskrediet.

   In dit voorbeeld kies je voor Gemotiveerd tijdskrediet.

9. Selecteer de reden van het tijdskrediet bij Reden tijdskrediet.
10. Geef eventueel een bijlage op.
11. De vervolgstappen hangen af van het type rooster:

    Rooster met gelijke weken

    Bij een rooster met gelijke weken (zoals Uren per dag, gelijke weken of Werktijden, gelijke weken) vul je de volgende velden in:

    1. Vul in het rooster de werkuren of werktijden in.
    2. Vul in het rooster de schorsingsuren in.

    Let op:

    Om een schorsing aan te leveren aan het sociaal secretariaat, moet je de Schorsing urensoort vastleggen. In de praktijk weet de medewerker niet welke urensoort bij een schorsing hoort. Je stelt de urensoort achterliggend in met een voorkeurwaarde. Dit doe je in de context die gekoppeld staat aan het profiel.

    Wanneer een soort schorsing meerdere urensoorten toelaat, vult de personeelsverantwoordelijke dit veld in tijdens het beoordelen van de aanvraag.

    Rooster met wisselende weken

    Bij een rooster met wisselende weken (zoals Uren per dag, wisselende weken of Werktijden, wisselende weken) vul je de volgende velden in:

    1. Vul het aantal schorsingsuren per week in bij Schorsing per week.
    2. Vul voor beide weekroosters de werkuren of werktijden in.
    3. Vul voor beide weekroosters de schorsingsuren in.

    Let op:

    Om een schorsing naar het sociaal secretariaat door te sturen, moet de urensoort in het werkrooster vastliggen op de dagen waarop de medewerker een schorsing heeft. In de praktijk kent de medewerker de urensoort die hoort bij de schorsing niet. Omdat de schorsing in het werkrooster kan verschillen van medewerker tot medewerker, vult de personeelsverantwoordelijke de urensoort in tijdens het beoordelen van de aanvraag. In het aanmakenprofiel zet je dit veld op niet zichtbaar en niet verplicht, zo verwar je de medewerker niet.

    Uren per week

    Bij een rooster van het type Uren per week vul je de volgende velden in:

    1. Vul het aantal dagen per week in.
    2. Vul het aantal uren per week in.
    3. Vul het aantal uren schorsing per week in.
    4. Vink de werkdagen aan.
12. Klik op: Aanmaken.

Schorsing registreren via workflow

Na het aanmaken van de schorsing beoordeelt de personeelsverantwoordelijke of de leidinggevende de aanvraag via de workflow. Maak je bepaalde velden in het aanmaakprofiel onzichtbaar, omdat de medewerker niet weet wat hij of zij daar moet invullen? Dan vult de personeelsverantwoordelijke deze velden in via het beoordelingsprofiel. Een voorbeeld is de urensoort bij een medewerker met een werkrooster.

In de workflow kan je werken met documenten. De leidinggevende en de medewerker kunnen het document ondertekenen. Na goedkeuring registreert Profit de schorsing en het bijbehorende rooster.

Meer informatie hierover lees je in de volgende artikelen:

• Workflows voor schorsingen
• Workflow
• Workflow inrichten in vogelvlucht

Schorsing raadplegen

Nadat je de schorsing met rooster geregistreerd hebt, kan je als leidinggevende of personeelsverantwoordelijke het rooster en de schorsing raadplegen via InSite.

Schorsing met rooster raadplegen (MSS):

1. Open InSite.
2. Ga naar het menu-item: HRM.
3. Ga naar het overzicht: In dienst.
4. Selecteer de medewerker.

   De stamkaart van de medewerker opent.

5. Ga naar het overzicht: Rooster.

   Je ziet het rooster staan.

   

   Voeg je bij de schorsing een einddatum toe, dan genereert Profit na de tijdelijke schorsing automatisch een nieuwe roosterregel op basis van het eerder vastgelegde rooster.

6. Ga naar het overzicht: Schorsing.

   Je ziet de schorsing van de medewerker staan.

   

Aanlevering Acerta Connect

Profit stuurt de roostergegevens en de schorsing door naar Acerta: het dagelijkse bestand bevat de roostergegevens, terwijl het maandelijks bestand de schorsingscode in de kalenderdagen weergeeft.

Rooster

Het rooster geeft weer hoeveel uren en dagen de medewerker per week werkt. De roostergegevens staan in het functionele blok ContractPresence in het dagelijks bestand. De opbouw van dit blok kan je raadplegen via Acerta Connect-veldnamen in Profit.

Voorbeeld:

Een medewerker heeft een rooster van het type Uren per dag, gelijke weken en werkt 38 uur per week van maandag tot en met vrijdag. Op woensdag is de medewerker geschorst wegens tijdskrediet. De urensoort voor deeltijds tijdskrediet bij Acerta is 3161.

In het dagelijks bestand zie je het volgende:

De medewerker werkt 30,4 uur per week, op basis van een voltijdse werkweek van 38 uur. De werkuren zijn verspreid over vier dagen.

Schorsing

Profit stuurt de codes voor de dagen waarop de medewerker geschorst is via het maandelijkse salarisverwerkingsbestand. In de kalendergegevens zie je per dag welke code van toepassing is: code 0100 voor gewerkte dagen en code 3161 voor deeltijds tijdskrediet. Je vindt deze kalendergegevens in het maandelijkse bestand onder het functionele blok CALENDARPERIODS.