Aanlevering inrichten (Acerta)

AFAS ondersteunt het sociaal secretariaat Acerta. Om gegevens naar Acerta door te sturen, moet je ervoor zorgen dat Profit correct ingericht staat. Hieronder vind je het stappenplan terug.

Let op:

Wil je een koppeling met Acerta opzetten? Neem contact op met een consultant van AFAS via het Klantportal. De consultant biedt ondersteuning tijdens dit proces en helpt je bij de opzet van de nodige inrichting, activeringen en interfaceweergave.

Functionaliteiten activeren

Om de integratie tussen Profit en Acerta mogelijk te maken, zorg je er eerst voor dat de activering België (functionaliteit) aan staat. Werk je al langer met Profit? Dan is de kans groot dat deze activering al aan staat.

Hierna activeer je de functionaliteit Sociaal secretariaat Acerta.

Deze functionaliteiten kunnen alleen geactiveerd worden in consultancymodus. Om dit uit te voeren, schakel je met de consultant van AFAS.

Stappen om een activering in te schakelen

Communicatieprofiel inrichten

Je verzendt de bestanden voor Acerta digitaal via de communicatieservice in Profit.

Hiervoor stel je het communicatieprofiel in. Dit profiel gebruik je ook voor het ontvangen van de berekende gegevens en de loonstroken in Profit.

Communicatieprofiel inrichten:

1. Open de communicatieomgeving. Je richt dit communicatieprofiel in de communicatieomgeving in, niet per subomgeving.
2. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatieprofiel.
3. Open de eigenschappen van het profiel Communicatie met Acerta.
4. Vink het veld Geblokkeerd uit.
5. Ga naar het tabblad: Instellingen.
6. Vul de gebruikersnaam en het wachtwoord in.

   Vraag de gebruikerscode en het wachtwoord op bij de dossierbeheerder van Acerta. Stel de gebruikerscode in als gebruikersnaam in Profit, het wachtwoord gebruik je als wachtwoord voor de productieomgeving.

7. Klik op: Opslaan en sluiten.

   Het communicatieprofiel is hiermee ingericht.

Instantie aanmaken in omgeving

Je voegt een instantie toe voor Acerta.

Instantie toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Inrichting / Instantie.
2. Klik op: Nieuw. 
3. Vul de naam en adresgegevens in.
4. Doorloop de wizard.
5. Selecteer Sociaal secretariaat bij Soort instantie.
6. Selecteer Acerta bij Sector/bedrijf.
7. Klik op: Voltooien.

Cao aanmaken

Om vanuit Profit een koppeling te maken met Acerta, voeg je een Belgische cao toe aan de omgeving. Je gebruikt hiervoor de Acerta cao-template, zodat de juiste rekenregels voor looncomponenten worden aangeleverd.

Cao aanmaken:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
2. Importeer de cao-template via de actie: Importeren.
3. Klik op de actie: Bestand.
4. Upload de cao-template.
5. Klik op: Voltooien. Het importeren van de cao start.
6. Klik op: Voltooien. De cao is hiermee geïmporteerd.
7. Klik op: Nieuw.
8. Vink Klant CAO aan.
9. Selecteer de zojuist aangemaakte cao.
10. Klik op: Volgende.
11. Geef Acerta in bij de Omschrijving.
12. Klik op: Volgende.
13. Geef een code in bij Code cao.
14. Selecteer Overig bij Cao-type.

    De Code cao en het Cao-type kan je achteraf niet meer wijzigen, de omschrijving kan je wel aanpassen.

15. Doorloop de wizard.
16. Klik op: Voltooien.

Werkgever aanmaken

Maak de werkgevers aan die je wil aanleveren naar Acerta.

Werkgever aanmaken:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul de naam en de zoeknaam van de werkgever in.

   Als de organisatie die je als werkgever wil instellen al bestaat in Profit, klik je op de drie puntjes naast het veld Naam en selecteer je Overeenkomstige organisaties om de organisatie op te zoeken.

4. Geef het adres en de communicatiegegevens op.
5. Klik op: Volgende.
6. Geef de code van de werkgever op in het veld Werkgever.
7. Selecteer de sluitingsdagentabel Feestdagen België bij Sluitingsdagentabel.
8. Doorloop de wizard en vul de verplichte velden in.
9. Klik op: Voltooien.

Cao koppelen aan werkgever

Je koppelt de nieuw aangemaakte cao aan de werkgever waarvan je de medewerkers wil laten doorsturen naar Acerta.

Cao koppelen aan werkgever:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Cao.
4. Klik op: Nieuw.
5. Selecteer de cao.
6. Klik op: Voltooien.

Instantie aanmaken op werkgever

Als de Belgische cao gekoppeld staat aan de werkgever, kan je de instantie van Acerta toevoegen aan de werkgever.

Instantie toevoegen bij werkgever:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Instantie.
4. Klik op: Nieuw.
5. Selecteer de instantie van Acerta.
6. Klik op: Volgende.
7. Vul de begindatum in.
8. Vul het Aansluitnummer van Acerta in.
9. Controleer of de Peildatum correct ingesteld staat.

   De peildatum is de datum die aangeeft welke gegevens naar Acerta worden doorgestuurd. Gegevens van voor de peildatum worden niet doorgestuurd. De peildatum mag maximaal twee jaar in het verleden liggen. Wij raden aan om de peildatum jaarlijks aan te passen, zodat er minder historische data doorgestuurd moet worden. Dit zorgt voor een goede performance van de salarisverwerking.

   Let op:

   Geef de peildatum op in overleg met de dossierbeheerder van Acerta. Aangezien een wijziging van de peildatum invloed heeft op de aanlevering van de gegevens, mag deze enkel aangepast worden na overleg met de dossierbeheerder.

10. Selecteer in het veld Te gebruiken weergave de weergave die gebruikt wordt voor de aanlevering van het ERP-bestand. In overleg met de consultant kun je de weergave laten aanpassen en hier de nieuwe weergave selecteren.
11. Geef een Locatie bestand op.
12. Vul de velden Declaraties integreren vanaf en Thuiswerkdagen integreren vanaf in als je dit wil laten doorsturen.

    Als je hier gebruik van wil maken, moeten deze functionaliteiten ingericht worden.

13. Klik op: Voltooien.

Medewerker Acerta inrichten

Je koppelt de instantie van Acerta aan de medewerker.

Je kunt de instantie bij een medewerker importeren via HRM / Beheer / Import Instantie / Sociaal secretariaat Acerta. Instantiemutaties importeer je via HRM / Beheer / Import Instantie Mutatie / Sociaal secretariaat Acerta.

Deze imports zijn beschikbaar als de activering België (functionaliteit) aan staat en je de importfunctionaliteit autoriseert.

Instantie koppelen aan medewerker:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Instantie.
4. Klik op: Nieuw.
5. Selecteer de instantie Acerta.
6. Klik op: Volgende.
7. Vul een begindatum in.
8. Klik op: Volgende.
9. Wil je de instantie aanmaken zonder dat je de medewerker al aanlevert, dan vink je het veld Uitsluiten van aanlevering sociaal secretariaat aan.
10. Geef de gegevens van de burgerlijke staat van de medewerker op. Is de medewerker gehuwd, zorg er dan voor dat de velden Huwelijksdatum, Naam en voornaam partner, Geboortedatum partner en Beroep partner ingevuld zijn.
11. Klik op: Volgende.
12. Vul de velden Bedrijfsvoorheffing en Type medewerker tbv aangifte in. Als de medewerker gehuwd is, vul je het veld Inkomen partner ook in.
13. Geef bij het onderdeel Ten laste aan hoeveel personen de medewerker ten laste heeft.
14. Klik op: Voltooien.

Vestigingsnummers toevoegen

Voor de aanlevering naar Acerta toe is het belangrijk om vestigingsnummers toe te voegen. Elk vestigingsnummer is uniek per vestiging. Nadat je deze nummers hebt toegevoegd, koppel je het juiste nummer aan de medewerker in de eigenschappen van de functieregel.

Vestigingsnummer toevoegen:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Vrije tabel.
2. Open de tabel Vestigingsnummer.
3. Vul de gegevens in.
4. Klik op: Voltooien.

Vestigingsnummer koppelen aan medewerker:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Functie.
4. Open de functieregel.
5. Ga naar het tabblad: Werklocatie.
6. Vul het Vestigingsnummer in.
7. Klik op: Opslaan en sluiten.