Urenontrafelaar inrichten (Flex)

In dit artikel lees je hoe je de urenontrafelaar inricht met de activering Flex. Om de ontrafelaar goed te kunnen gebruiken richt je eerst de profielen in, maak je de ontrafelschema’s en koppel je de items. Ook richt je pauzes in en of Profit automatisch de reiskosten moet berekenen.

Let op:

Gebruik je de activering Flex? Volg dan de stappen hieronder.

Werk je met Projecten of HRM en wil je snel aan de slag met de urenontrafelaar? Ga dan naar deze pagina.

Functionaliteit activeren

Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving.

Naam van de in te schakelen activering:

• Urenontrafelaar

Zie ook:

Functionaliteit activeren (stappen)

Let op:

De activering kan niet meer uitgezet worden.

Ontrafelprofiel

Maak je eigen profiel aan voor het ontrafelen. Na het toevoegen is mogelijk om het ontrafelprofiel te kopiëren, exporteren en importeren.

In het ontrafelprofiel bepaal je welke items worden ingevoerd en hoe deze worden verwerkt naar de juiste uitvoer. Bij de activering Flex resulteert dit in declaraties.

De eigenschappen van het ontrafelprofiel laten zien:

• aan welke niveaus dit profiel gekoppeld zijn
• welke regels zijn ontrafeld volgens dit profiel
• welke ontrafelversies er zijn

Ontrafelprofiel toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Ontrafelprofiel.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul het veld Omschrijving.
4. Geef bij Begindatum aan vanaf welke datum Profit de ontrafelprofielversie gebruikt.
5. Klik op: Voltooien.

Ontrafelprofielversie

Binnen het ontrafelprofiel werk je met profielversies. Bij het boeken van de uren bepaalt Profit met welk ontrafelprofiel en welke profielversie de regels worden ontrafeld.

De versie die op dat moment in gebruik is, kun je niet verwijderen. Ook is er geen overlap mogelijk tussen versies binnen hetzelfde profiel.

De ontrafelprofielversie heeft ook een aantal instellingen voor bijvoorbeeld pauzeduur of wat er gebeurt bij dagovergang. In de eigenschappen van de ontrafelprofielversie stel je deze waarden per tabblad in.

Maak je een nieuw ontrafelprofiel aan, dan maakt Profit ook meteen een eerste ontrafelprofielversie aan. Volg onderstaande stappen wanneer je een nieuwe versie wilt toevoegen.

Ontrafelprofielversie toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Ontrafelprofiel.
2. Open de eigenschappen van het ontrafelprofiel.
3. Ga naar het tabblad: Versie.
4. Klik op: Nieuw.
5. Vul het veld Omschrijving.
6. Geef bij Begindatum aan vanaf welke datum Profit naar dit profiel moet kijken.

   Het veld Einddatum van de vorige versie is direct gevuld.

7. Klik op: Voltooien.

Ontrafelschema

Het ontrafelschema verwerkt de invoer naar de juiste uitvoer. De verwerking zorgt ervoor dat de regels juist worden ontrafeld.

Bij het bepalen van de juiste uitvoer gebruikt de urenontrafelaar gegevens uit:

• Geboekte regel
• Periodetotalen, bijvoorbeeld: reeds gerealiseerde uren per dag, week, maand etc.
• Rooster, bijvoorbeeld: rooster per week, rooster per dag.
• Eigenschappen van de medewerker, urenregel en plaatsing.

Invoer

De invoer bestaat uit de brongegevens waarop het ontrafelschema wordt toegepast. Dit zijn met name geboekte regels met bovenstaande informatie en het moment van boeken. Deze invoer vormt het uitgangspunt voor het bepalen van de juiste verdeling.

Uitvoer

De uitvoer is het resultaat van het ontrafelschema: de berekende nacalculatieregels. Deze worden automatisch gegenereerd op basis van de ingevoerde gegevens en de gedefinieerde blokken in het schema. De nacalculatieregels kunnen vervolgens worden gebruikt voor rapportages, verloning en facturatie.

Het ontrafelschema maak je in de visuele editor. In de editor gebruik je de verschillende typen filters om de verdeling van de geboekte regels aan te geven. Lees hier meer over het bouwen van een ontrafelschema.

Koppeling items

In de ontrafeleditor gebruik je filters om aan te geven hoe Profit de regels verdeelt. Je bepaalt bijvoorbeeld wanneer nachttoeslag geldt of wanneer overuren op een weekenddag worden uitbetaald. De codes die je toevoegt, vertaal je naar werksoorten en urensoorten uit de Profit-omgeving.

De uitvoeritems moeten overeenkomen met de afspraken in de itemset. De instellingen in de urenontrafelaar hebben voorrang op de afspraken binnen de itemset.

Koppelen van items:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Ontrafelprofiel.
2. Open de eigenschappen van het ontrafelprofiel.
3. Ga naar het tabblad: Versie.
4. Open de eigenschappen van de ontrafelprofielversie.
5. Ga naar het tabblad: Koppeling items.
6. De kolommen Itemcode en Urensoorten (uitvoer) zijn zichtbaar.
7. Selecteer een waarde bij Itemcode.

   Wanneer in de eigenschappen van de werksoort het veld Voorkeur Urensoort is gevuld, dan wordt deze waarde in het veld Urensoort (uitvoer) opgehaald.

8. Vul de waarden voor alle regels in.
9. Klik op: Opslaan en sluiten.

Reiskosten

Tijdens het boeken van uren kan Profit de reiskosten automatisch berekenen. Dit werkt voor Flex-klanten. Profit ondersteunt woon-werkverkeer per medewerker en per werkdag op basis van adresgegevens, vervoermiddel en werksoort.

Profit gebruikt hiervoor de communicatieprofielen van GoogleMaps en TomTom. Controleer of de communicatieprofielen van GoogleMaps en/of TomTom juist zijn ingericht. Na het inrichten van de communicatieprofielen kun je direct aan de slag met de technische inrichting van het ontrafelprofiel en de bijbehorende instellingen.

Let op:

Profit ondersteunt geen routes met meerdere tussenstops (via-adressen). Dat betekent dat het niet mogelijk is om bij één route een tussenstop te maken voordat je naar de definitieve locatie rijdt. Als je binnen een dienst meerdere werklocaties hebt, dan vul je de uren in per werklocatie. De ontrafelaar berekent op basis van die regels de kilometers per rit.

Voorbeeld:

Je werkt 's ochtends op locatie A. Na de lunch ben je nog nodig op locatie B voor een uurtje voordat je naar locatie C gaat voor het laatste gedeelte van de dienst. Na locatie C ga je naar huis. Alle uren van de dag vul je in. Profit rekent dan op de volgende trajecten de kilometers:

• Thuis naar locatie A
• Locatie A naar locatie B
• Locatie B naar locatie C
• Locatie C naar huis.

Je kan verschillende regels hanteren voor bijvoorbeeld woon-werkverkeer of projectbezoek. Dit komt door de instellingen op de werksoort.

Profit berekent automatisch opnieuw de afstand bij het wijzigen van de te ontrafelen regel en bij het opnieuw ontrafelen.

De berekende kilometers worden automatisch opgenomen in de nacalculatie. Vergoedingen onder de fiscale vrijstelling kun je gebruiken voor fiscale uitruil in Payroll.

Automatisch reiskosten berekenen instellen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Ontrafelprofiel.
2. Open de eigenschappen van het gewenste profiel.
3. Ga naar het tabblad: Versie.
4. Open de eigenschappen van de ontrafelprofielversie.
5. Ga naar het tabblad: Instellingen.
6. Vink Herberekenen aan.
7. Selecteer een waarde bij Routebron.
8. Selecteer een waarde bij Routetype.
9. Selecteer een tijdswaarde voor Maximum reistijd binnen dienst in uren.
10. Klik op: Opslaan en sluiten.

Instellingen werksoort voor reisafstandsberekening:

1. Ga naar: Ordermanagement / Item / Inrichting / Werksoort.
2. Open de eigenschappen van de werksoort.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
4. Selecteer een waarde bij Methode berekenen reiskosten.

   Deze waarde wordt overgenomen bij het berekenen van de reisafstand.

5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Instellingen werklocatie bij plaatsing:

1. Ga naar: Projecten / Flex / Plaatsing.
2. Ga naar het tabblad: Versie.
3. Open de eigenschappen van de meest actuele versie.
4. Vink Automatisch reiskosten berekenen aan.
5. Selecteer een vervoermiddel bij Automatische reiskosten vervoermiddel.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Reisafstandsstaffels inrichten:

In een aantal cao's zijn er staffels voor de reisafstand van toepassing. Deze staffels kun je inrichten in Profit. In de ontrafelprofielversie leg je de staffels vast voor afstanden per vervoersmiddel.

Voorbeeld:

In een cao zijn de volgende staffels afgesproken:

Een medewerker reist 18 kilometer retour (9 kilometer enkele reis) op de fiets. Bij het ontrafelen ontstaat de volgende nacalculatieregel:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Ontrafelprofiel.
2. Open de eigenschappen van het gewenste profiel.
3. Ga naar het tabblad: Versie.
4. Open de eigenschappen van de ontrafelprofielversie.
5. Ga naar het tabblad: Reisafstandsstaffels.
6. Klik op: Nieuw.
7. Vul de velden in.
8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Diensten

Met de instellingen voor diensten in het ontrafelprofiel bepaal je hoe Profit omgaat met dienstonderbrekingen en dagovergangen bij het ontrafelen van uren. Je legt vast hoeveel minuten een dienst maximaal onderbroken mag zijn en hoe Profit een dienst verwerkt die over de daggrens heen loopt.

De verschillende mogelijkheden bij dagovergang zijn:

• Splitsen: Profit verdeelt de uren over de dagen.
• Toekennen aan begindatum: Alle uren worden geboekt op de eerste dag.
• Toekennen aan einddatum: Alle uren worden geboekt op de laatste dag.

Deze instellingen zorgen voor een juiste verdeling van uren bij nachtdiensten of onderbroken werkperiodes.

Diensten inrichten:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Ontrafelprofiel.
2. Open de eigenschappen van het ontrafelprofiel.
3. Ga naar het tabblad: Versie.
4. Open de eigenschappen van de ontrafelprofielversie.
5. Ga naar het tabblad: Instellingen.
6. Vul een waarde in bij Maximale dienstonderbreking (min).

   Profit ziet onderbrekingen korter dan dit aantal minuten als onderdeel van dezelfde dienst.

   Voorbeeld:

   Het veld Maximale dienstonderbreking (min) heeft de waarde 15 minuten. Een medewerker heeft het volgende gewerkt:

• 06:00-08:00u
• 08:10-10:00u

  Profit ziet dit als een dienst van totaal 4 uur.

1. Selecteer een waarde bij Bij dagovergang. Je kunt kiezen uit: Splitsen, Toekennen aan begindatum of Toekennen aan einddatum.

   Selecteer je de waarde Toekennen aan begindatum of Toekennen aan einddatum, dan kun je Splitsen bij periodegrens aanvinken. Dit zorgt ervoor dat er een splitsing komt bij een overgang van periode zoals week of maand.

2. Klik op: Opslaan en sluiten.

Pauzes

Profit ondersteunt cao-afspraken waarbij standaardpauzes automatisch van de geboekte werktijd worden afgetrokken. De medewerker hoeft de pauze dus niet handmatig te boeken.

Er zijn twee manieren om automatische pauzes vast te leggen:

• Vaste pauzetijden: je legt vast wanneer de medewerker pauze heeft.
• Pauzestaffel: je legt vast vanaf welk aantal gewerkte uren een pauze geldt en hoe lang die duurt.

Je kunt pauzes ook handmatig boeken, naast de automatische verwerking via het ontrafelprofiel. Dit doe je in de boekingslay-out. Het veld Pauzeduur voeg je toe aan het boekingslay-out. Als je tijdens het boeken een pauze invult, gebruikt Profit deze pauzetijd in plaats van de pauzetijd uit het ontrafelprofiel.

Pauzetijden inrichten:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Ontrafelprofiel.
2. Open de eigenschappen van het ontrafelprofiel.
3. Ga naar het tabblad: Versie.
4. Open de eigenschappen van de gewenste profielversie.
5. Ga naar het tabblad: Pauzetijden.
6. Klik op: Nieuw.
7. Vul de velden Starttijd en Eindtijd in.
8. Voeg eventueel meerdere regels toe.

   

9. Klik op: Opslaan en sluiten.

Pauzestaffel inrichten:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Ontrafelprofiel.
2. Open de eigenschappen van het ontrafelprofiel.
3. Ga naar het tabblad: Versie.
4. Open de eigenschappen van de gewenste profielversie.
5. Ga naar het tabblad: Pauzestaffel.
6. Klik op: Nieuw.
7. Vul de velden Uren vanaf en Pauzedeel in.

   

8. Voeg eventueel meerdere regels toe.
9. Klik op: Opslaan en sluiten.

Ontrafelprofiel koppelen

Je kunt het ontrafelprofiel op verschillende niveaus koppelen. Afhankelijk van het niveau waarop je het profiel vastlegt, bepaalt Profit welk ontrafelprofiel wordt gebruikt tijdens het boeken van de regels.

In de eigenschappen van het ontrafelprofiel zie je op welk niveau het profiel is gekoppeld. Alleen ontrafelprofielen met onderhoudsniveau Klant kun je koppelen.

Het onderstaande schema toont de volgorde die Profit gebruikt om te bepalen welk ontrafelprofiel geldt tijdens het boeken:

Boekingslay-out

De boekingslay-outs voor het boeken van te ontrafelen regels zijn:

• Te ontrafelen regels (Profit)
• Te ontrafelen regels per week InSite (Profit)
• Te ontrafelen regels InSite (Profit)
• Mijn te ontrafelen regels InSite (Profit)

Je onderhoud de boekingslay-outs voor InSite via Algemeen / Beheer / Boekingslay-out. Op InSite zie je als Sitebeheerder dat deze pagina's worden aangegeven met het gedrag Werkblad.

Als je autorisatiefilters op definities gebruikt, dan moet je deze uitbreiden met de nieuwe boekingslay-outs.

Zie ook:

• Autorisatiefilters op Definities instellen

Autorisatie

Voordat je uiteindelijk over kan stappen op de nieuwe functionaliteit, moet je dit eerst autoriseren. Dit is alleen noodzakelijk als je niet met de standaard PR-rollen werkt.