Urenontrafelaar inrichten (Projecten en HRM)

In dit artikel volg je de stappen om de urenontrafelaar in te richten. Om de ontrafelaar goed te kunnen gebruiken richt je eerst de profielen in, maak je de ontrafelschema’s en koppel je de items. Je gebruikt de urenontrafelaar met een HRM-licentie of een ERP-licentie.

Let op:

Werk je met Projecten of HRM? Volg dan de stappen hieronder.

Gebruik je de activering Flex? Houd dan rekening met extra aandachtspunten tijdens de inrichting en volg de stappen op deze pagina.

Functionaliteit activeren

Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving.

Naam van de in te schakelen activering:

• Urenontrafelaar

Zie ook:

Functionaliteit activeren (stappen)

Let op:

De activering kan niet meer uitgezet worden.

Ontrafelprofiel toevoegen

Maak je eigen profiel aan voor het ontrafelen. Na het toevoegen is mogelijk om het ontrafelprofiel te kopiëren, exporteren en importeren.

In het ontrafelprofiel bepaal je welke items worden ingevoerd en hoe deze worden verwerkt naar de juiste uitvoer zoals nacalculatieregels.

De eigenschappen van het ontrafelprofiel laten zien:

• aan welke niveaus dit profiel gekoppeld zijn
• welke regels zijn ontrafeld volgens dit profiel
• welke ontrafelversies er zijn.

Ontrafelprofiel toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Ontrafelprofiel.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul het veld Omschrijving.
4. Geef bij Begindatum aan vanaf welke datum Profit de ontrafelprofielversie gebruikt.
5. Klik op: Voltooien.

Ontrafelprofielversie

Binnen het ontrafelprofiel werk je met profielversies. Bij het boeken van de uren bepaalt Profit met welk ontrafelprofiel en welke profielversie de regels worden ontrafeld. Per tabblad in de eigenschappen van de versie bepaal je welke instellingen gelden in deze ontrafelprofielversie. In de eigenschappen van het ontrafelprofiel zie je op het tabblad Versie standaard de ontrafelprofielversie staan die op dit moment geldt.

Maak je een nieuw ontrafelprofiel aan, dan wordt ook meteen een ontrafelprofielversie aangemaakt. Volg onderstaande stappen wanneer je een nieuwe versie wilt toevoegen.

Ontrafelprofielversie toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Ontrafelprofiel.
2. Open de eigenschappen van het ontrafelprofiel.
3. Ga naar het tabblad: Versie.
4. Klik op: Nieuw.
5. Vul het veld Omschrijving.
6. Geef bij Begindatum aan vanaf welke datum Profit naar dit profiel moet kijken.

   Het veld Einddatum van de vorige versie is direct gevuld.

7. Klik op: Voltooien.

Ontrafelschema

Het ontrafelschema verwerkt de invoer naar de juiste uitvoer. De verwerking zorgt ervoor dat de regels juist worden ontrafeld.

Bij het bepalen van de juiste uitvoer gebruikt de urenontrafelaar gegevens uit:

• Geboekte regel
• Periodetotalen, bijvoorbeeld: reeds gerealiseerde uren per dag, week, maand etc.
• Rooster, bijvoorbeeld: rooster per week, rooster per dag.
• Eigenschappen van de medewerker

Bij een ERP-licentie worden de eigenschappen van het project ook meegenomen.

Invoer

De invoer bestaat uit de brongegevens waarop het ontrafelschema wordt toegepast. Dit zijn met name geboekte regels met bovenstaande informatie en het moment van boeken. Deze invoer vormt het uitgangspunt voor het bepalen van de juiste verdeling.

Uitvoer

De uitvoer is het resultaat van het ontrafelschema: de berekende nacalculatieregels. Deze worden automatisch gegenereerd op basis van de ingevoerde gegevens en de gedefinieerde blokken in het schema. De nacalculatieregels kunnen vervolgens worden gebruikt voor rapportages, facturatie of verdere verwerking in de administratie.

Het ontrafelschema maak je in de visuele editor. In de editor gebruik je de verschillende typen filters om de verdeling van de geboekte regels aan te geven. Lees hier meer over het bouwen van een ontrafelschema.

Koppeling items

In de ontrafeleditor gebruik je filters om aan te geven hoe Profit de regels verdeelt. Je geeft aan wanneer bijvoorbeeld nachttoeslag geldt of wanneer er overuren worden uitbetaald op een weekenddag. De codes die je in de ontrafeleditor toevoegt, vertaal je naar werksoorten en urensoorten die in de Profitomgeving staan.

Als je alleen een HRM-licentie gebruikt, dan stel je alleen de urensoorten in.

Koppelen van items:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Ontrafelprofiel.
2. Open de eigenschappen van het ontrafelprofiel.
3. Ga naar het tabblad: Versie.
4. Open de eigenschappen van de ontrafelprofielversie.
5. Ga naar het tabblad: Koppeling items.
6. De kolommen Itemcode en Urensoorten (uitvoer) zijn zichtbaar.

   In het geval van HRM-licentie is alleen Urensoorten (uitvoer) zichtbaar.

7. Selecteer een waarde bij Itemcode.

   Wanneer je met projecten werkt en je hebt in de eigenschappen van de werksoort het veld Voorkeur Urensoort gevuld, dan wordt deze waarde in het veld Urensoort (uitvoer) opgehaald.

8. Vul de waarden voor alle regels in.
9. Klik op: Opslaan en sluiten.

Ontrafelprofiel koppelen

Je kunt het ontrafelprofiel op verschillende niveaus koppelen. Afhankelijk van het niveau waarop je het profiel vastlegt, bepaalt Profit welk ontrafelprofiel wordt gebruikt tijdens het boeken van de regels.

In de eigenschappen van het ontrafelprofiel zie je op welk niveau het profiel is gekoppeld. Alleen ontrafelprofielen met onderhoudsniveau Klant kun je koppelen.

Het onderstaande schema toont de volgorde die Profit gebruikt om te bepalen welk ontrafelprofiel geldt tijdens het boeken:

Boekingslay-out

De boekingslay-outs voor het boeken van te ontrafelen regels zijn:

• Te ontrafelen regels (Profit)
• Te ontrafelen regels per week InSite (Profit)
• Te ontrafelen regels InSite (Profit)
• Mijn te ontrafelen regels InSite (Profit)

Je onderhoud de boekingslay-outs voor InSite via Algemeen / Beheer / Boekingslay-out. Op InSite zie je als Sitebeheerder dat deze pagina's worden aangegeven met het gedrag Werkblad.

Als je autorisatiefilters op definities gebruikt, dan moet je deze uitbreiden met de nieuwe boekingslay-outs.

Zie ook:

• Autorisatiefilters op Definities instellen

Autorisatie

Voordat je uiteindelijk over kan stappen op de nieuwe functionaliteit, moet je dit eerst autoriseren. Dit is alleen noodzakelijk als je niet met de standaard PR-rollen werkt.