Ontrafelschema bouwen

In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die wordt uitgeleverd met een patch op Profit 7.

Deze pagina neemt je stap voor stap mee hoe je een ontrafelschema zelf opbouwt. Het proces wordt globaal toegelicht, niet alle stappen zijn volledig uitgewerkt.

In de editor van de urenontrafelaar bepaal je hoe de geboekte regels door Profit gesplitst en verwerkt worden. Dus je automatiseert de verdeling van uren en vergoedingen. Een ontrafelschema bestaat uit verschillende filterstappen. De regels die de medewerker boekt gaan door deze filters heen om tot de juiste uitvoer te komen.

Inhoud

Stap 1: Stroomschema maken

Begin met een goed overzicht. Inventariseer welke regelingen gelden voor de medewerker en wat de gewenste uitvoer is. Denk bijvoorbeeld alvast na over de verschillende soorten uren en vergoedingen die je wilt verdelen, zoals extra uren, nachturen of maaltijdvergoedingen.

Houd daarbij rekening met alle mogelijke situaties. Heb je bijvoorbeeld alleen een regeling voor zaterdag en zondag? Bepaal dan ook expliciet wat er moet gebeuren op weekdagen en feestdagen.

Profit verwerkt alleen situaties waarvoor je een regeling hebt vastgelegd. Als je niets regelt voor de overige dagen, dan worden die dagen bij het doorlopen van het ontrafelschema genegeerd.

Teken daarna een stroomschema waarin je deze informatie vastlegt. Dit helpt je later bij het bouwen van het schema in Profit. Het proces kan er als volgt uitzien:

Stap 2: Ontrafelschema aanmaken

Het ontrafelschema maak je aan in de ontrafelprofielversie.

Ga naar: HRM / Organisatie / Ontrafelprofiel.
Open de eigenschappen van het ontrafelprofiel.
Ga naar het tabblad: Versie.
Klik op de actie: Urenontrafelaar.
Het visuele ontrafelschema wordt geopend.
Bouw het ontrafelschema door filters, verdeelfilters en uitvoer in de juiste volgorde te plaatsen.

Stap 3: Gegevensverzameling toevoegen en condities aanmaken

Je kunt in de urenontrafelaar condities gebruiken. Het blok waar je de conditie bij gebruikt laat de te ontrafelen regels door wanneer de conditie waar is. Voordat je condities kunt gebruiken in een ontrafelschema, moet je eerst een gegevensverzameling toevoegen aan de ontrafelprofielversie. Hierin leg je vast op welke gegevens je de condities baseert. Je kunt ook vrije velden gebruiken voor het aanmaken van de conditie.

Gegevensverzameling toevoegen

Ga naar: HRM / Organisatie / Ontrafelprofiel.
Open de eigenschappen van het ontrafelprofiel.
Ga naar het tabblad: Versie.
Open de eigenschappen van de ontrafelprofielversie.
Ga naar het tabblad: Gegevensverzamelingen.
Klik op: Nieuw.
Selecteer de gegevensverzameling. De beschikbare gegevensverzamelingen zijn: Medewerker, Plaatsing, Project / klantovereenkomst of Te ontrafelen regel.
Klik op: Voltooien.
Voeg het veld of de velden toe waar je een conditie op wilt maken.
Klik op: Voltooien.

Condities aanmaken

Na het toevoegen van de gegevensverzameling kun je condities instellen. Deze gebruik je om regels in het ontrafelschema te sturen op basis van velden.

Ga naar de eigenschappen van de ontrafelprofielversie.
Ga naar het tabblad: Condities.
Klik op: Nieuw.
Vul de Omschrijving in.
Onthoud deze goed: je hebt de omschrijving nodig in de editor.
Selecteer of je werkt met een lege conditie of met een bestaande.
Klik op: Voltooien.
Ga naar het tabblad: Gegevensverzameling.
Open de gegevensverzameling.
Geef de conditie mee met filtertags (zoals in weergaves en workflows).
Klik op: Voltooien.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Stap 4: Ontrafelschema bouwen

In deze stap bouw je het ontrafelschema op in de editor. De editor bestaat uit drie delen:

Blokken (links): hier kies je de bouwstenen van je schema.
Canvas (midden): hier plaats je de blokken en maak je de verbindingen.
Eigenschappen (rechts): hier stel je per blok de waarden en instellingen in. Deze zijn zichtbaar zodra je het blok selecteert. Wat je rechts in het venster aanpast, zie je direct terug in het midden van de editor.

Blokken

De blokken zijn gegroepeerd per categorie:

Invoer: dit is het blok Invoeritem. Hier komen de uren binnen die de medewerker heeft geboekt.
Verwerking: Profit verdeelt hier de invoer over verschillende subblokken. Je splitst regels om bijvoorbeeld de vergoedingen van de uren te scheiden. Je kunt ook meerdere verdeelblokken gebruiken om categorieën aan te geven, zoals eendaagse rit en meerdaagse ritten.
Verdeelfilter: gebruik deze om uren te verdelen op basis van dag, tijd, overige uren of een periodetotaal.
- Dag: filtert de regels op basis van de dag waarop ze vallen.
- Tijd: filtert op een periode binnen een dag, bijvoorbeeld van 08:00-10:00u.
- Periodetotaal: filtert op het totaal aantal uren dat, inclusief de huidige regel, in dezelfde week is geboekt.
Filter: hiermee kun je condities toepassen die je eerder hebt vastgelegd, of filters combineren met een dienst.
- Vrij: activeer een eerder vastgelegde conditie door de naam mee te geven.
- Dienst: splits een dienst op basis van het totaal aantal geboekte uren, inclusief de huidige regel. Een dienst bestaat uit regels die aansluiten op de huidige regel. Onderbrekingen tussen regels mogen niet groter zijn dan de waarde van Maximale dienstonderbreking (min) in de eigenschappen van de ontrafelprofielversie. Je kunt instellen dat een dienst start op een specifieke dag of voor/na een bepaalde tijd.
Uitvoer: bepaal hier wat er met de ontrafelde regels gebeurt.
- Boek uren: de regels worden geboekt als uren.
- Boek vergoeding: de regels worden geboekt als vergoeding. Bij dagvergoeding boekt Profit één regel per combinatie van datum, medewerker, werkgever (HRM-/ERP-licentie), plaatsing (activering Flex) en ontrafelpad. Bij weekvergoeding gebeurt dit één keer per week, per combinatie zoals hiervoor.

Schema opbouwen

Bouw het schema stap voor stap op. Tijdens het ontrafelen gaat Profit van boven naar beneden door het schema.

Begin met het blok Invoeritem.
Dubbelklik op het blok in de linkerkant van het venster om het op het canvas te plaatsen.
Vul rechts het veld Code in.
Dit is de waarde die de medewerker heeft ingevuld bij het boeken van de regels.
Voeg een volgend blok toe door het zojuist geplaatste blok te selecteren. Links zie je welke blokken beschikbaar zijn. De blokken die je na Invoeritem kunt gebruiken zijn in kleur weergegeven.

Je kunt ook rechtsonder in het blok op de drie puntjes klikken. Klik hierop om direct een nieuw blok achter het geselecteerde blok te plaatsen. Profit verbindt de blokken automatisch met elkaar.
Voeg alle blokken toe uit jouw stroomschema.
Vul per blok rechts de juiste waarden in.
Het is mogelijk om een blok tussen twee andere blokken te voegen. Selecteer de verbindingslijn en klik op het +-teken.
Sluit af met een uitvoerblok.
Klik in de knoppenbalk op het -icoon om het schema op te slaan.
Klik rechtsboven op het kruisje om de editor te sluiten.

Tips

Wil je de volgorde van je blokken aanpassen? Gebruik de pijlen om een blok eenvoudig omhoog of omlaag te verplaatsen.
Je kunt ook het hele schema of delen van het schema inklappen. Klik rechtsboven in het blok op de twee pijltjes om het schema dat erna komt in te klappen.
Gebruik je geen tijdregistratie met begin- en eindtijd? Dan is het advies om dit filter niet te gebruiken. Een geboekte regel zonder begin- en eindtijd gaat niet door het verdeelfilter Tijd.

Stap 5: Items koppelen

Na het opslaan van het ontrafelschema, koppel je de items invoer met de items uitvoer. Daarmee bepaal je welke gegevens Profit gebruikt bij het ontrafelen van uren. Na het koppelen van de items koppel je het ontrafelprofiel op de gewenste plek in Profit.

Zie ook:

Direct naar