Afstandsberekening met Google Maps inrichten

Met de Google Maps-integratie berekent Profit automatisch de afstand tussen twee adressen, bijvoorbeeld bij kilometerdeclaraties, adreswijzigingen, onboarden of werklocaties. De berekening wordt uitgevoerd via de Google Routes API, die nauwkeurige en consistente resultaten levert.

In dit artikel lees je hoe je de afstandsberekening met Google Maps inricht, test en toepast binnen Profit.

Wil je liever gebruikmaken van TomTom? Bekijk dan Afstandsberekening met TomTom inrichten.

Beschrijving

Vanaf Profit 6 worden afstandsberekeningen voor kilometerdeclaraties, onboarden, adreswijzigingen en werklocaties uitgevoerd via de Google Routes API (in combinatie met enkele andere API’s). Deze vervangt de oude Directions API.

We adviseren je om over te stappen op de Google Routes API in combinatie met het nieuwe communicatieprofiel Google Maps API. Hiervoor zijn twee belangrijke redenen:

1. Google stopt met de ondersteuning van de Directions API.
2. De Routes API berekent afstanden consistenter.

   De Directions API hield rekening met actuele verkeersomstandigheden. Hierdoor konden afstanden per moment verschillen, bijvoorbeeld afhankelijk van het tijdstip waarop een declaratie werd ingediend. De Google Routes API biedt een stabielere en nauwkeurigere manier om routes te berekenen.

Meer informatie vind je in het artikel Is de Google Maps/ Route afstandsberekening gebaseerd op de kortste of snelste route?

Let op:

De Google Maps Routes API en het communicatieprofiel gelden voor de bovenstaande functionaliteiten, maar niet voor de afstandsberekening in AFAS Pocket. Voor Pocket kun je dezelfde api-key of een andere API gebruiken waarin de Directions API geactiveerd is. zie verder: Basisinrichting AFAS Pocket.

Afhankelijk van de manier waarop je api-key's inzet (m.n. als je ook integraties buiten AFAS gebruikt, kan het nodig zijn om meerdere api-key's te gebruiken.

API aanmaken in Google Cloud Console

Lees eerst de algemene informatie over de facturering/billing en de uitwisseling van gegevens. Daarna richt je de API in en verkrijg je een api-key.

Facturering / billing

Je moet altijd een billingaccount inrichten, ook als je begint met een gratis proefperiode. Na de gratis proefperiode moet je de billingaccount upgraden of activeren. Doe je dit niet, dan werkt de Google Routes-plug-in niet meer zodra de proefperiode is verlopen, totdat je de upgrade of activering hebt voltooid.

Zie voor meer informatie: https://cloud.google.com/free/docs/gcp-free-tier#how-to-upgrade

Schakel ‘facturering’ (billing) in bij de Google-account waaronder de api-key is aangevraagd. Hiervoor is het invoeren van een creditcard verplicht. Je kunt controleren of er al een creditcard is gekoppeld via: https://console.cloud.google.com/billing.

Na het koppelen van een creditcard ontvang je maandelijks een gratis 'credit' voor een groot aantal requests. Je betaalt pas als dit krediet op is. Bekijk Pricing for Maps, Routes and Places voor meer informatie over de maandelijkse limieten.

Let op:

De demo's van AFAS bevatten een API-key, maar deze mag niet worden gebruikt. Als je deze toch gebruikt, dan wordt het maximum aantal calls snel bereikt en dan werkt de koppeling niet meer.

Welke gegevens wisselt Profit uit met Google:

Bij gebruik van Google Maps voor de afstandsberekening wisselt Profit de volgende gegevens uit:

• De api-key
• De adressen Van en Naar die de gebruiker heeft ingevuld (er worden geen persoonsgegevens uitgewisseld).
• Enkele technische instellingen die nodig zijn voor het bepalen van de route.

Op de pagina Privacybeleid van Google zie je hoe Google deze gegevens gebruikt.

Api inrichten:

1. Ga naar de site https://console.cloud.google.com/cloud-resource-manager.
2. Log in op de website van Google.
3. Voeg een project toe, dit is nodig voor het beheer en de facturering. Als je al een project hebt, dan hoef je dit (waarschijnlijk) niet te doen.
4. Gebruik de zoekfunctie en klik op API's en services.

   

5. Klik op: Enable API'S and services (API'S en services inschakelen).
6. Bovenaan moet het juiste project geselecteerd zijn.

   

7. Zoek en enable de volgende API's:
   • Google Maps Routes API
   • Google Maps Static API
   • Google Maps Geocoding API
   • Google Maps Javascript API
   • Google Maps Geolocation API
8. Ga naar het onderdeel: Inloggegevens (Credentials).
9. Klik op: Inloggegevens maken.
10. Klik op: Credentials.

    

11. Klik op: API Key.
12. De API-key verschijnt in een apart venster, kopieer deze naar het klembord.

    Je kunt de API-key beveiligen met restrictie. Daarbij geef je de url van je eigen InSite op. Het beveiligen is NIET mogelijk als je de functionaliteit werklocaties gebruikt. De API-key die via de communicatieservice wordt gebruikt, wordt niet via InSite-pagina's 'gedeeld' bij het uitvoeren van een request naar Google. De key wordt alleen opgeslagen in Profit.

    Het kan nodig zijn om IP-adressen van AFAS op de allowlist van je organisatie te plaatsen.

13. Keer terug naar Profit.

Google Route werkt niet:

Controleer eerst of de onderstaande punten correct zijn uitgevoerd:

• Heb je alle benodigde API's gekoppeld aan het project, inclusief de Google static Maps API?
• Is Billing / Facturering ingeschakeld in je Google-account?
• Controleer of er nog een oude API-key is vastgelegd in de eigenschappen van InSite en verwijder deze indien nodig.

Werkt de plug-in Google Route (afstandsberekening) daarna nog steeds niet? Kies dan in de Google Cloud Console voor Regenerate Key en koppel deze nieuwe API-key opnieuw in het communicatieprofiel.

Communicatieprofiel inrichten en testen

Communicatieprofiel inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatieprofiel.
2. Open de eigenschappen van het communicatieprofiel Google Maps API.
3. Vink Geblokkeerd uit.
4. Ga naar het tabblad: Instellingen.
   • Vul de 'Google Maps API Key' wanneer deze nog niet gevuld is.
   • Zorg ervoor dat de API is geactiveerd in de Google Cloud Console.

   Als er al een api-key aanwezig is, vult Profit deze automatisch. Zijn er meerdere api-keys in de omgeving? Dan gebruikt Profit standaard de meest gebruikte key. Controleer daarom altijd of de juiste api-key is ingevuld.

5. Onder Voorkeur routeberekening geef je aan of de afstand moet worden berekend op basis van de Snelste of Kortste route.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Communicatieprofiel testen:

Na het activeren van de API en het inrichten van het communicatieprofiel, kan je het communicatieprofiel testen. Door het communicatieprofiel te testen, controleer je of alles correct is ingericht of dat er nog actie nodig is.

1. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatieprofiel.
2. Open de eigenschappen van het communicatieprofiel Google Maps API.
3. Klik op: Acties / Google Maps test.

   Als alles juist is ingericht, verschijnt er een melding dat de test is geslaagd.

   Is er iets nog niet goed ingesteld, dan toont Profit een melding met uitleg zodat je weet wat je moet aanpassen.

   Let op:

   De test kan mislukken als je restricties hebt ingeschakeld op de api-key. Schakel de restricties in dat geval tijdelijk uit en voer de test opnieuw uit.

   

Werkgever instellingen

Je bepaalt per werkgever hoe de afstandsberekening tot stand komt.

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Voorkeurwaarde HRM.
4. Selecteer Google Maps API bij Afstand berekenen door.

   Wil je gebruikmaken van TomTom (ANWB)? Klik dan hier.

   Let op:

   Voor AFAS Pocket geldt het volgende. Vanaf Profit 7 in combinatie met een nog uit te leveren Pocket-versie geldt deze instelling ook voor de afstandsberekening in AFAS Pocket. Je bepaalt hier dus ook voor Pocket of reisafstanden berekend worden op basis van Google Maps of TomTom.

   In Pocket wordt bij de afstandsberekening via Google Maps een kaartje getoond. Bij de afstandsberekening via TomTom is dit helaas niet mogelijk, de afstand wordt uiteraard wel berekend via TomTom.

   Tot het moment dat de nieuwe Pocket-versie uitkomt, wordt de afstandsberekening uitgevoerd op basis van de Google Maps API-key die gekoppeld is in de Pocket-instellingen.

5. Klik op: Opslaan en sluiten.

   Let op:

   De reisafstanden worden automatisch berekend via Google. Wanneer je de instelling Google Maps API selecteert, worden alle reisafstanden met de status 'Nog te berekenen' van alle medewerkers onder deze werkgever berekend via Google, wat kan leiden tot kosten. Bekijk Pricing for Maps, Routes and Places voor meer informatie over het aantal requests dat je standaard per maand krijgt. In grote omgevingen met grote hoeveelheden medewerkers onder de betreffende werkgever, is het raadzaam om een analyse te maken op basis van de gegevensverzameling Medewerker/reisafstanden om een indicatie te krijgen van de eventuele kosten. Wil je het aantal berekeningen verlagen? Geef dan bij de reisafstanden die je niet wilt laten berekenen het veld Reisafstand enkele reis (km) een waarde. Dit kan via de import Medewerker mutatie/reisafstanden.

   Profit berekent éénmalig de reisafstanden in de patronen. Hierdoor hoeft Profit niet onnodig vaak Google aan te roepen om de reisafstanden te berekenen.

Profiel instellingen

Je gebruikt de afstandsberekening met Google Maps voor de volgende onderdelen:

Woon-werkafstand bij Onboarden

Bij het registreren van het adres via de aanvullende gegevens van de medewerker (Onboarden) kan automatisch de afstand worden berekend.

1. Vink in de profielen Aanmaken aanvullen gegevens en Aanmaken Onboarden het veld Afstandsberekening toepassen aan.
2. Profit berekent vervolgens de afstand tussen het woonadres van de sollicitant en het adres dat bij het onboarden is vastgelegd.
   • Als dit veld leeg is, gebruikt Profit het adres van de werkgever.
   • Als er werklocaties zijn ingericht, gebruikt Profit het adres van de werklocatie in plaats van dat van de werkgever.
3. Tijdens Onboarden wordt het kaartjes pas getoond zodra de werkgever is geselecteerd.

Werklocaties

De afstandsberekening voor werklocaties wordt altijd uitgevoerd op basis van het gedeblokkeerde communicatieprofiel.

Adreswijziging medewerker

1. Vink in het profiel Aanmaken medewerker adreswijziging het veld Adreswijziging met afstandsberekening aan.
2. Als het communicatieprofiel gedeblokkeerd is, gebruikt Profit deze voor de afstandsberekening. Als het communicatieprofiel nog geblokkeerd is, gebruikt Profit de api-key die gekoppeld is aan de eigenschappen van de site (met de oude Directions API).

Kilometerdeclaratie medewerker

1. Vink in het profiel Kilometervergoeding het veld Declaratie met afstandsberekening aan.
2. Als het communicatieprofiel gedeblokkeerd is, gebruikt Profit deze voor de berekening. Als het profiel nog geblokkeerd is, gebruikt Profit de api-key die gekoppeld is aan de eigenschappen van de site (met de oude Directions API).

Profiel instellen:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Open de eigenschappen van het profiel.
3. Vink Afstandsberekening toepassen of Adres- of Declaratie met afstandsberekening aan.

   

4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Routekaart op InSite en OutSite

Als bij de werkgever het communicatieprofiel TomTom (ANWB) of Google Maps API is ingesteld, toont Profit automatisch de juiste routekaart (pagina-onderdeel) op InSite en OutSite. Dit werkt alleen als je het pagina-onderdeel vóór Profit 7 al op de pagina had geplaatst. Is dat niet het geval? Dan moet je zelf de routekaart nog toevoegen.

De routekaart staat standaard op de AFAS-versie van InSite-pagina's. op je eigen pagina vervang je de oude routekaart door de nieuwe routekaart. Dit doe je door het standaard onderdeel Route toe te voegen aan de site.

1. Log in en start Sitebeheer.
   1. Open de site.
   2. Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
   3. Klik op: Opslaan en sluiten.
   4. Klik rechtsboven op de gebruikersnaam.

      

   5. Klik op: Sitebeheer.

2. Selecteer de pagina die je wilt bewerken.
3. Ga naar het tabblad: Pagina. Klik op: Bewerken.
4. Klik op: Indeling.
5. Klik op: Pagina-onderdeel toevoegen / Standaard onderdeel.

   

6. Voeg het onderdeel Route in en versleep dit naar de juiste plaats.

Ik heb geen routekaart op mijn InSite-pagina

Het is belangrijk om te weten dat er twee verschillende paginaonderdelen zijn. Het onderdeel Route is het paginaonderdeel dat sinds Profit 5 bestaat en alle mogelijkheden ondersteunt. Controleer dus eerst of dit paginaonderdeel op de pagina staat, en niet het oude Google-onderdeel dat alleen de oude API ondersteunt. Zie bovenstaande werkwijze voor het juiste paginaonderdeel.

Staat het nieuwe onderdeel op de pagina en zie je alsnog geen routekaart? Dan kunnen er verschillende redenen zijn waarom de routekaart ontbreekt:

• Afstandsberekening uitgeschakeld: wanneer de instelling 'Afstandsberekening' op het profiel de waarde 'Nee' heeft, wordt het paginaonderdeel niet getoond en zie je geen routekaart.
• Werkgever nog onbekend: in het geval van Onboarden is bij het openen van de pagina de werkgever nog niet bekend. De routekaart wordt pas getoond zodra de werkgever is ingevuld.
• Instelling 'Zelf invullen' actief: wanneer de werkgever wel bekend is, controleert Profit op basis van de instelling van de werkgever welke routekaart moet worden getoond. Als bij 'Afstanden bereken door' de waarde 'Zelf invullen' staat, wordt er geen routekaart getoond.
• Communicatieprofiel: als het communciatieprofiel dat volgens de werkgeverinstellingen gebruikt moet worden, is geblokkeerd of geen geldige api-key heeft, wordt er geen routekaart getoond.

Zie ook

• Afstandsberekening met TomTom (ANWB) inrichten.
• Is de Google Maps / Route afstandsberekening gebaseerd op de kortste of snelste route?