Aanlevering inrichten (Acerta)

AFAS ondersteunt de koppeling met sociaal secretariaat Acerta. Om gegevens naar Acerta door te sturen, zorg je ervoor dat Profit correct ingericht staat. Hieronder vind je het stappenplan terug.

Let op:

Wil je een koppeling met Acerta opzetten? Neem contact op met een consultant van AFAS via het Klantportal. De consultant biedt ondersteuning tijdens dit proces en helpt je bij de opzet van de nodige inrichting, activeringen en interfaceweergave.

Functionaliteiten activeren

Om de integratie tussen Profit en Acerta mogelijk te maken, zorg je ervoor dat de activering België (functionaliteit) aan staat. Werk je al langer met Profit? Dan is de kans groot dat de activering al aan staat. Hierna activeer je de functionaliteit Sociaal secretariaat Acerta.

Je kan deze functionaliteiten enkel activeren in consultancymodus. Schakel hiervoor met je consultant van AFAS.

Stappen om een activering in te schakelen

Communicatieprofiel inrichten

Je verzendt de bestanden naar Acerta digitaal via de communicatieservice in Profit.

Hiervoor stel je het communicatieprofiel in. Dit profiel gebruik je ook voor het ontvangen van de berekende gegevens en de loonstroken in Profit.

Communicatieprofiel inrichten:

1. Open de communicatieomgeving. Je richt dit communicatieprofiel in de communicatieomgeving in, niet per subomgeving.
2. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatieprofiel.
3. Open de eigenschappen van Communicatie met Acerta.
4. Vink Geblokkeerd uit.
5. Ga naar het tabblad: Instellingen.
6. Vul de gebruikersnaam en het wachtwoord in. Vraag de gebruikerscode en het wachtwoord op bij de dossierbeheerder van Acerta. Stel de gebruikerscode in als gebruikersnaam in Profit, het wachtwoord gebruik je als wachtwoord voor de productieomgeving.
7. Klik op: Opslaan en sluiten.

   Het communicatieprofiel is ingericht.

Instantie aanmaken in omgeving

Je voegt een instantie toe voor Acerta.

Instantie toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Inrichting / Instantie.
2. Klik op: Nieuw. 
3. Vul de naam en het adres in.
4. Doorloop de wizard.
5. Selecteer Sociaal secretariaat bij Soort instantie.
6. Selecteer Acerta bij Sector/bedrijf.
7. Klik op: Voltooien.

Cao aanmaken

Om vanuit Profit te koppelen met Acerta, voeg je een Belgische cao toe aan de omgeving. Je gebruikt de Acerta-template, zodat je de juiste rekenregels voor looncomponenten kan aanleveren.

Cao aanmaken:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
2. Importeer de cao-template via de actie: Importeren.
3. Klik op de actie: Bestand.
4. Upload de cao-template.
5. Klik op: Voltooien.

   Het importeren van de cao start.

6. Klik op: Voltooien.

   De cao is geïmporteerd.

7. Klik op: Nieuw.
8. Vink Klant CAO aan.
9. Selecteer de zojuist aangemaakte cao.
10. Klik op: Volgende.
11. Vul Acerta in bij de Omschrijving.
12. Klik op: Volgende.
13. Vul een code in bij Code cao.
14. Selecteer Overig bij Cao-type.

    De Code cao en het Cao-type kan je achteraf niet wijzigen, de omschrijving kan je wel aanpassen.

15. Doorloop de wizard.
16. Klik op: Voltooien.

Werkgever aanmaken

Maak de werkgevers aan die je wil aanleveren aan Acerta.

Werkgever aanmaken:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul de naam en zoeknaam van de werkgever in.

   Als de organisatie die je als werkgever wil instellen al bestaat in Profit, klik je op de drie puntjes naast Naam en selecteer je Overeenkomstige organisaties om de organisatie op te zoeken.

4. Geef het adres en de communicatiegegevens op.
5. Klik op: Volgende.
6. Vul de code van de werkgever in bij Werkgever.
7. Selecteer Feestdagen België bij Sluitingsdagentabel.
8. Doorloop de wizard en vul de verplichte velden in.
9. Klik op: Voltooien.

Cao koppelen aan werkgever

Je koppelt de nieuw aangemaakte cao aan de werkgever waarvan je de medewerkers wil doorsturen naar Acerta.

Cao koppelen aan werkgever:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Cao.
4. Klik op: Nieuw.
5. Selecteer de cao.
6. Klik op: Voltooien.

Instantie aanmaken op werkgever

Als de Belgische cao gekoppeld staat aan de werkgever, voeg je de instantie van Acerta toe aan deze werkgever.

Instantie toevoegen bij werkgever:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Instantie.
4. Klik op: Nieuw.
5. Selecteer de instantie van Acerta.
6. Klik op: Volgende.
7. Vul de begindatum in.
8. Vul het Aansluitnummer van Acerta in.
9. Controleer of de Peildatum correct ingesteld staat.

   De peildatum geeft aan welke gegevens Profit doorstuurt naar Acerta. Profit levert gegevens van voor de peildatum niet aan. De peildatum mag maximaal twee jaar in het verleden liggen. Je past de peildatum best jaarlijks aan, zodat Profit minder historische data moet doorsturen. Dit zorgt voor een goede performance bij de salarisverwerking. Geef de peildatum op in overleg met de dossierbeheerder van Acerta. Aangezien een wijziging van de peildatum invloed heeft op de aanlevering van de gegevens, mag je deze enkel aanpassen in overleg met de dossierbeheerder.

10. Selecteer de weergave die je gebruikt voor de aanlevering van het ERP-bestand bij Te gebruiken weergave. In overleg met de consultant kun je de weergave laten aanpassen en hier de nieuwe weergave selecteren.
11. Geef een Locatie bestand op.
12. Vul Declaraties integreren vanaf en Thuiswerkdagen integreren vanaf in als je dit wil doorsturen.

    Deze functionaliteiten moeten ingericht zijn als je ze wil gebruiken.

13. Klik op: Voltooien.

Medewerker Acerta inrichten

Je koppelt de instantie van Acerta aan de medewerker.

Je kunt de instantie bij een medewerker importeren via HRM / Beheer / Import Instantie / Sociaal secretariaat Acerta. Instantiemutaties importeer je via HRM / Beheer / Import Instantie Mutatie / Sociaal secretariaat Acerta.

Deze imports zijn beschikbaar als de activering België (functionaliteit) aan staat en je de importfunctionaliteit autoriseert.

Instantie koppelen aan medewerker:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Instantie.
4. Klik op: Nieuw.
5. Selecteer de instantie Acerta.
6. Klik op: Volgende.
7. Vul een begindatum in.
8. Klik op: Volgende.
9. Wil je de instantie aanmaken zonder dat je de medewerker aanlevert, vink dan Uitsluiten van aanlevering sociaal secretariaat aan.
10. Geef de gegevens van de burgerlijke staat van de medewerker op. Is de medewerker gehuwd, dan moet je de Huwelijksdatum, Naam en voornaam partner, Geboortedatum partner en Beroep partner invullen.
11. Klik op: Volgende.
12. Vul Bedrijfsvoorheffing en Type medewerker tbv aangifte in. Als de medewerker gehuwd is, vul je Inkomen partner in.
13. Geef bij het onderdeel Ten laste aan hoeveel personen de medewerker ten laste heeft.
14. Klik op: Voltooien.

Vestigingsnummers toevoegen

Voor de aanlevering is het belangrijk om vestigingsnummers toe te voegen. Elk vestigingsnummer is uniek per vestiging. Nadat je deze nummers hebt toegevoegd, koppel je het juiste nummer aan de medewerker in de functieregel.

Vestigingsnummer toevoegen:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Vrije tabel.
2. Open Vestigingsnummer.
3. Vul de gegevens in.
4. Klik op: Voltooien.

Vestigingsnummer koppelen aan medewerker:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Functie.
4. Open de functieregel.
5. Ga naar het tabblad: Werklocatie.
6. Vul het Vestigingsnummer in.
7. Klik op: Opslaan en sluiten.