Vervoersregels: Combinatie fiets en wagen (Acerta)

Als een medewerker afwisselend met de fiets en de auto naar het werk rijdt, stel je een combinatie van verschillende looncomponenten in. Je gebruikt twee VER-looncomponenten en twee LOM-looncomponenten. De LOM-looncomponenten geef je in via een loonmutatie. Hierin registreer je het aantal dagen per vervoersmiddel. De medewerker geeft dit door via declaraties, omdat dit maandelijks kan variëren. Acerta zorgt op basis van deze informatie voor een correcte berekening.

Inrichting VER-regels

Om de afstand en de berekening hiervan door te sturen naar Acerta, voeg je twee VER-looncomponenten toe: één voor de fietsvergoeding en één voor de kilometervergoeding van de auto. Is er al een actief looncomponent voor een van deze vergoedingen? Dan kan je dit hergebruiken. Je voegt de looncomponenten toe op basis van de template Acerta - VER Regels.

Welke gegevens je ingeeft, is afhankelijk van de situatie. Neem contact op met je dossierbeheerder bij Acerta als je hier vragen over hebt.

Ter illustratie een voorbeeld:

VER-regel Auto

• Code sociaal secretariaat: 0025 (Ander vervoer dan openb./georg.)
• Afhouding: Bedrag wordt niet ingehouden op het loon
• Gebruik: Voertuig wordt effectief gebruikt
• Informatief: Niet informatief, wel vergoedingen toegekend
• Samenrijden: Verplaatsing gebeurt alleen
• Tariefperiode: Maandbedrag x 3 / 65
• Voertuig: Auto
• Frequentie: Werkdagen
• Uitbetalingspercentage: 100,00
• Volgnummer: 1,00

VER-regel fiets

• Code sociaal secretariaat: 0420 (Niet-belastbaar fietsvergoeding)
• Afhouding: Bedrag wordt niet ingehouden op het loon
• Gebruik: Voertuig wordt effectief gebruikt
• Informatief: Niet informatief, wel vergoedingen toegekend.
• Samenrijden: Verplaatsing gebeurt alleen
• Tariefperiode: Maximale fietsvergoeding
• Voertuig: Fiets
• Frequentie: Dagelijks fietsen (afstand heen en weer)
• Uitbetalingspercentage: 100,00
• Volgnummer: 2,00

Let op:

Gebruik een verschillend volgnummer voor de looncomponent van de auto en de fiets, zodat ze elkaar niet overschrijven in de loonmotor van Acerta.

Richt de looncomponenten in en activeer ze, gebruik hiervoor het helpartikel Vervoersregels inrichten (Acerta). Stel de parameters Berekenen Ja/Nee en Afstand in km zo in dat mutaties bij de medewerker mogelijk zijn. Zo kan je de waarden per medewerker vastleggen. Het is nog niet nodig om de waarden bij de medewerker te boeken. Dit komt later aan bod. Het resultaat ziet er als volgt uit:

Dit is het looncomponent voor de auto:

Dit is het looncomponent voor de fiets:

Inrichting LOM-regels

Om bij te houden op welke dagen een medewerker met de auto of fiets naar het werk komt, voeg je twee LOM-looncomponenten toe. Je ontvangt de nodige gegevens van Acerta.

Ter illustratie een voorbeeld:

Auto

• Code sociaal secretariaat: 7425
• Parameter: Eenheden
• Methode: <>P1<><><>

Fiets

• Code sociaal secretariaat: 7420
• Parameter: Eenheden
• Methode: <>P1<><><>

Maak per vervoermiddel een LOM-looncomponent aan. Gebruik hiervoor de template Acerta - LOM regels. Kopieer de template looncomponent. Geef de omschrijving en de code van het sociaal secretariaat op en activeer de looncomponent op dezelfde manier als bij de VER-looncomponenten.

Voor LOM’s geef je de omschrijving van de parameter en de soort parameter zelf in:

Instellingen parameter:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
2. Open de eigenschappen van de cao.
3. Ga naar het tabblad: Looncomponent.
4. Open het looncomponent.
5. Ga naar het tabblad: Parameter.
6. Open de eigenschappen van parameter P1 (Variabel).
7. Geef Eenheden in bij Omschrijving.
8. Selecteer Numeriek bij Soort parameter.
9. Vink Mutaties via boekingsprogramma toestaan aan, zodat je de eenheden kan boeken via een loonmutatie.

   

10. Klik op: Opslaan en sluiten.

Geef de waarden van de parameters op in de cao:

Waarden ingeven bij parameter:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
2. Open de eigenschappen van de cao.
3. Ga naar het tabblad: Looncomponent.
4. Open de eigenschappen van de looncomponent.
5. Ga naar het tabblad: Parameter.
6. Open de eigenschappen van de parameter.
7. Ga naar het tabblad: Waarden.
8. Klik op: Nieuw.
9. Vul de begindatum en de waarde in.
10. Klik op: Voltooien.

Richt beide looncomponenten (fiets en auto) op deze manier in. Dit is het eindresultaat van de inrichting van de parameters op cao-niveau:

Looncomponenten boeken

Geef op medewerkersniveau de waarden van de parameters in die per medewerker kunnen verschillen. Doe dit voor de VER-looncomponenten en de LOM-looncomponenten.

Het aantal dagen per vervoermiddel geef je niet in bij de medewerker. Dit gebeurt via het boekingsprogramma als loonmutatie.

Let op:

Het inboeken van de looncomponent bij de medewerker is enkel mogelijk als op cao-niveau Mutaties bij medewerker toestaan aangevinkt is.

Looncomponent boeken op medewerker:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Looncomponent.
4. Klik op: Nieuw.
5. Selecteer de looncomponent waarop je de boeking wil doen.

   De looncomponent staat in de weergave als Mutaties bij medewerker toestaan aangevinkt is op cao-niveau.

6. Klik op: Voltooien.

   Profit opent het tabblad Parameter.

7. Open de eigenschappen van de parameter waarbij je de waarde wil ingeven.
8. Klik op: Nieuw.
9. Vul de gegevens in.
10. Klik op: Voltooien.
11. Klik op: Opslaan en sluiten.

    

Loonmutatie boeken

Je geeft via een loonmutatie door hoeveel dagen de medewerker met de fiets en hoeveel dagen de medewerker met de auto naar het werk is gereisd. Je vult de dagen in als eenheden.

De medewerker kan dit zelf doorgeven via de functionaliteit Declaraties, op voorwaarde dat deze is ingericht.

Loonmutatie boeken:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Boeken loonmutatie.
2. Vul de gegevens in.
3. Klik op: Selecteren.
4. Geef de looncomponenten in waarop je de eenheden wil koppelen. In dit geval zijn dit looncomponent 7420 en 7425.

   

5. Klik op: Opslaan.