Starten met een administratie: verplichte basisinrichting

Nadat je een administratie hebt toegevoegd moet je een aantal zaken instellen die van belang zijn om met SB te kunnen werken. Dit onderwerp kan je hierbij als checklist gebruiken. Ook als jouw administratie vanuit AFAS Profit is gemigreerd, of gestart is met een Auditfile raden wij aan om dit onderwerp te doorlopen als checklist bij de controle.

Algemene inrichting:

1. E-mail instellen

   Het instellen van jouw e-mailserver is noodzakelijk om uitnodigingen, verkoopfacturen, offertes, incassomachtigingen en betalingsherinneringen te kunnen e-mailen. Omdat hier verschillende keuzes in te maken zijn hebben we dit op een aparte pagina gezet.

2. Klanten en Crediteuren importeren

   Als je onbetaalde facturen uit een vorig boekhoudpakket (Beginbalans debiteur/crediteur) wilt toevoegen is het handig om eerst de bestaande klanten en crediteuren toe te voegen.

3. Beginbalansen toevoegen

   Wanneer je een bankrekening hebt toegevoegd waar al een saldo op staat, of waar al betalingen vandaan of naartoe onderweg zijn moet je deze beginbalans invullen.

   Let op:

   Is deze administratie gestart op basis van Profit Migratie of Auditfile-import? Dan zijn deze gegevens hoogstwaarschijnlijk al ingevuld.

   Deze functie is met name bedoeld voor administraties die handmatig zijn toegevoegd.

   Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar de gewenste functie. Klik op de helpknop rechtsboven. Start de rondleiding bij deze functie.

   Beginbalans bankrekening invullen:

   1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Beginbalans bank.
   2. Open de gewenste Bankrekening.
   3. Klik op Nieuw (N).

      Staat er al een regel? Open deze dan. Wij raden niet aan om meer dan één beginbalans toe te voegen.

   4. Vul een Beginsaldo bankrekening in.

      Is deze administratie gemigreerd vanuit AFAS Small Business of AFAS Profit? Dan hebben wij dit saldo al ingevuld.

      Werkte je met een ander product met een bankkoppeling of handmatige import? Vul dan het saldo in op middernacht van de dag dat je de bankkoppeling in je vorige product hebt gedeactiveerd of de laatste keer hebt geïmporteerd.

      Start een onderneming in het boekjaar waarin met SB wordt gestart? Vul dan geen beginbalans bank in.

   5. Vul eventueel een Beginsaldo betalingen onderweg in.

      Vul hier het bedrag in dat je sinds de laatste keer importeren van bankmutaties nog hebt betaald aan je crediteuren. Dit bedrag mag € 0,00 zijn.

   6. Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S).
   7. Ga hierna door met de Beginbalans kas.

      Heb je geen kas? Ga dan door met de Beginbalans debiteuren.

   Beginbalans kas invullen:

   1. Activeer eventueel de functionaliteit voor Kassen.
   2. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Beginbalans kas.
   3. Open de gewenste Kas.
   4. Vul een Beginsaldo in.
   5. Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S).
   6. Ga door met de Beginbalans kas.

      Heb je geen kas? Ga dan door met de Beginbalans debiteuren.

   Is de administratie van een onderneming al in een vorig boekhoudpakkeet gevoerd? Voeg dan de beginbalansen toe. SB Het toevoegen van de beginbalans is gesplitst over verschillende functies. De reden hiervoor is dat SB meer informatie nodig heeft dan alleen een journaalpost, zodat het proces, wat gestart was in een vorig boekhoudpakket, foutloos afgehandeld kan worden met SB.

4. Bankkoppeling activeren (ABN Amro, Knab, ING, Rabobank)

   Deze stap is alleen noodzakelijk wanneer een administratie is gestart met een Auditfile of met de optie Beginbalans. Deze koppeling wordt automatisch meegenomen met de Profit migratie.

5. Basisinrichting btw-aangifte en opgaaf ICP

   Voordat je de eerste btw-aangifte of opgaaf ICP verzendt is het belangrijk om éénmalig je werkwijze in te stellen. Je kunt bijvoorbeeld instellen of je btw-plichtig bent, of jijzelf of een intermediair aangifte doet en wat je tijdvak voor btw en ICP is.

Inrichting voor Eenmanszaken:

• Ondernemers met privébankrekeningen toevoegen

  Is jouw onderneming een natuurlijk persoon en betaal je wel eens iets van een privé bankrekening of boek je geld over tussen zakelijke en privé bankrekeningen? Voeg dan ondernemers en hun bankrekeningen toe.

Inrichting voor Rechtspersonen:

• Aandeelhouders toevoegen

  Is jouw onderneming een rechtspersoon? Voeg dan de aandeelhouders toe om rekening-courant transacties te kunnen boeken.

Optionele inrichting:

• Optionele inrichting

  Nadat je de essentiële basisinrichting hebt doorlopen kan je eventueel een administratie verder uitbreiden.