Aanlevering inrichten (Group S)

AFAS ondersteunt het sociaal secretariaat Group S. Om gegevens naar Group S door te sturen, zorg je ervoor dat Profit correct ingericht staat. Hieronder vind je het stappenplan terug.

Let op:

Wil je een koppeling met Group S opzetten? Neem contact op met een consultant van AFAS via het Klantportal. De consultant biedt ondersteuning tijdens dit proces en helpt je bij de opzet van de nodige inrichting, activeringen en interfaceweergave.

Functionaliteiten activeren

Om de integratie tussen Profit en Group S mogelijk te maken, zorg je er eerst voor dat de activering België (functionaliteit) aan staat. Werk je al langer met Profit? Dan is de kans groot dat deze activering al aan staat.

Hierna activeer je de functionaliteit Sociaal secretariaat Group S.

Deze functionaliteiten kunnen alleen geactiveerd worden in consultancymodus. Om dit uit te voeren, schakel je met de consultant van AFAS.

Stappen om een activering in te schakelen

Communicatieprofiel inrichten

Je verzendt de bestanden voor Group S digitaal via de communicatieservice in Profit. Hiervoor stel je het communicatieprofiel in. Dit profiel gebruik je ook voor het ontvangen van berekende gegevens en loonstroken in Profit.

Communicatieprofiel inrichten:

1. Open de communicatieomgeving. Je richt dit communicatieprofiel in de communicatieomgeving in, niet per subomgeving.
2. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatieprofiel.
3. Open de eigenschappen van Communicatie met Group S.
4. Vink Geblokkeerd uit.
5. Ga naar het tabblad: Instellingen.
6. Vul de gebruikersnaam en het wachtwoord in. Vraag de gebruikerscode en het wachtwoord op bij de dossierbeheerder van Group S. Stel de gebruikerscode in als gebruikersnaam in Profit, het wachtwoord gebruik je als wachtwoord voor de productieomgeving.
7. Klik op: Opslaan en sluiten.

   Het communicatieprofiel is ingericht.

Instantie aanmaken in omgeving

Je voegt een instantie toe voor Group S.

Instantie toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Inrichting / Instantie.
2. Klik op: Nieuw. 
3. Vul de naam en het adres in.
4. Doorloop de wizard.
5. Selecteer Sociaal secretariaat bij Soort instantie.
6. Selecteer Group S bij Sector/bedrijf.
7. Klik op: Voltooien.

Cao aanmaken

Om een koppeling te maken met Group S, voeg je een Belgische cao toe aan de omgeving. Gebruik de Group S cao-template, zodat je beschikt over de juiste rekenregels voor looncomponenten.

Cao aanmaken:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
2. Importeer de cao-template via de actie: Importeren.
3. Klik op de actie: Bestand.
4. Upload de cao-template.
5. Klik op: Voltooien.

   Het importeren van de cao start.

6. Klik op: Voltooien.

   De cao is geïmporteerd.

7. Klik op: Nieuw.
8. Vink Klant CAO aan.
9. Selecteer de zojuist aangemaakte cao.
10. Klik op: Volgende.
11. Selecteer Group S bij Omschrijving.
12. Klik op: Volgende.
13. Vul een code in bij Code cao.
14. Selecteer Overig bij Cao-type.

    De Code cao en het Cao-type kan je achteraf niet meer wijzigen, de omschrijving kan je wel aanpassen.

15. Doorloop de wizard.
16. Klik op: Voltooien.

Werkgever aanmaken

Maak de werkgevers aan die je wil aanleveren naar Group S.

Werkgever aanmaken:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul de naam en de zoeknaam van de werkgever in. Als de organisatie die je als werkgever wil instellen al bestaat in Profit, klik je op de drie puntjes naast Naam en selecteer je Overeenkomstige organisaties om de organisatie op te zoeken.
4. Vul het adres en de communicatiegegevens in.
5. Klik op: Volgende.
6. Vul de code van de werkgever in bij Werkgever.
7. Selecteer Feestdagen België bij Sluitingsdagentabel.
8. Doorloop de wizard en vul de verplichte velden in.
9. Klik op: Voltooien.

Cao koppelen aan werkgever

Je koppelt de nieuw aangemaakte cao aan de werkgever waarvan je de medewerkers wil laten doorsturen naar Group S.

Cao koppelen aan werkgever:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Cao.
4. Klik op: Nieuw.
5. Selecteer de cao.
6. Klik op: Voltooien.

Instantie aanmaken op werkgever

Als de Belgische cao gekoppeld staat aan de werkgever, kan je de instantie van Group S toevoegen aan de werkgever.

Instantie toevoegen bij werkgever:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Instantie.
4. Klik op: Nieuw.
5. Selecteer de instantie van Group S.
6. Klik op: Volgende.
7. Vul de begindatum in.
8. Vul het Aansluitnummer van Group S in.
9. Controleer of de Peildatum correct ingesteld staat.

   De peildatum is de datum die aangeeft welke gegevens naar Group S worden doorgestuurd. Profit stuurt alleen gegevens door vanaf de ingestelde peildatum. De peildatum mag maximaal twee jaar in het verleden liggen. Pas de peildatum jaarlijks aan om de hoeveelheid historische data te beperken. Dit bevordert de performance van de salarisverwerking.

   Let op:

Aangezien een wijziging van de peildatum invloed heeft op de aanlevering van de gegevens, pas je deze aan in overleg met de dossierbeheerder van Group S.

1. Selecteer in Te gebruiken weergave de weergave die je wil gebruiken in de aanlevering van het ERP-bestand. In overleg met de consultant kun je de weergave laten aanpassen en hier de nieuwe weergave selecteren.
2. Geef een Locatie bestand op.
3. Vul Declaraties integreren vanaf en Thuiswerkdagen integreren vanaf in als je dit wil laten doorsturen.

   Vooraleer je dit kan doorsturen, moeten de functionaliteiten ingericht zijn.

4. Klik op: Voltooien.

Medewerker Group S inrichten

Je koppelt de instantie van Group S aan de medewerker.

Je kunt de instantie bij een medewerker importeren via HRM / Beheer / Import Instantie / Sociaal secretariaat. Instantiemutaties importeer je via HRM / Beheer / Import Instantie Mutatie / Sociaal secretariaat. Deze imports zijn beschikbaar als de activering België (functionaliteit) aan staat en je de importfunctionaliteit autoriseert.

Instantie koppelen aan medewerker:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Instantie.
4. Klik op: Nieuw.
5. Selecteer Group S.
6. Klik op: Volgende.
7. Vul een begindatum in.
8. Klik op: Volgende.
9. Wil je de instantie aanmaken zonder dat je de medewerker aanlevert, dan vink je Uitsluiten van aanlevering sociaal secretariaat aan.
10. Geef de gegevens van de burgerlijke staat van de medewerker op. Is de medewerker gehuwd, zorg er dan voor dat Huwelijksdatum en Naam en voornaam partner ingevuld zijn.
11. Vul de gegevens in.
12. Klik op: Volgende.
13. Vul Onderworpen aan voorheffing in.
14. Vul in hoeveel personen de medewerker ten laste heeft.
15. Klik op: Voltooien.

Vestigingsnummers toevoegen

Voeg een uniek vestigingsnummer toe per vestiging. Koppel nadien het vestigingsnummer bij de medewerker op functieniveau.

Vestigingsnummer toevoegen:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Vrije tabel.
2. Open Vestigingsnummer.
3. Vul de gegevens in.
4. Klik op: Voltooien.

Vestigingsnummer koppelen aan medewerker:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Functie.
4. Open de functieregel.
5. Ga naar het tabblad: Werklocatie.
6. Vul het Vestigingsnummer in.
7. Klik op: Opslaan en sluiten.