Payrollproces Acerta

In Profit heb je de mogelijkheid om de loonverwerking aan te sturen naar Acerta toe. Dit bespaart je manuele handelingen. De aansturing gebeurt via het genereren van specifieke bestanden die je aanlevert bij Acerta.

Profit ondersteunt de aanmaak van de volgende bestanden:

• Dagelijks bestand: Bevat de WKA-gegevens en de KPV-gegevens van de medewerkers.
• Maandelijks bestand: Bevat de loon-, vervoers- en kalendergegevens (LOM-, VER-, WER-, KLX-, en SAL-gegevens). Op basis van deze informatie voert Acerta de loonberekeningen uit.
• KPV-bestand: Profit genereert het KPV-bestand als de formatieverdeling is ingericht op medewerkersniveau.

Dagelijks gegevensbestand

Profit maakt dagelijks een bestand met vaste gegevens van medewerkers aan en stuurt dit door naar Acerta. In het bestand staan alleen medewerkersgegevens die sinds de vorige aanlevering zijn gewijzigd (delta’s). Als er geen wijzigingen zijn, genereert Profit geen nieuw bestand. Het is belangrijk om wijzigingen en nieuwe indiensttredingen dagelijks aan te leveren, zodat Acerta ze op tijd kan verwerken. Acerta dient de aangiftes, zoals de Dimona, dan tijdig in. Je kunt een geplande taak instellen om één tot vier keer per dag automatisch een bestand aan te maken.

Heb je de geplande taak al uitgevoerd, maar voeg je later diezelfde dag toch nog medewerkersgegevens toe die verstuurd moeten worden? Dan kun je handmatig een dagelijks gegevensbestand aanmaken.

Geplande taak instellen:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Geplande taak.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer Dagelijks bestand Acerta aanmaken bij Taak type.
4. Klik op: Selecteren.
5. Vul de werkgever in waarvoor je de geplande taak wil aanmaken.

   Bij Acerta wordt er per werkgever een bestand aangemaakt. Heb je meerdere werkgevers, dan stel je per werkgever een aparte geplande taak in.

6. Klik op: Volgende.
7. Vul bij de omschrijving in voor welke werkgever de geplande taak van toepassing is.
8. Selecteer Repeterend bij Type planning.
9. Vul de dagen en tijdstippen in.

   

10. Klik op: Voltooien.

Dagelijks bestand handmatig aanmaken:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Digitale berichten / Sociaal secretariaat.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer de werkgever(s).
4. Klik op: Voltooien.

   Profit maakt het bestand aan.

5. Zodra je het bestand hebt aangemaakt, controleer je in de wachtrij of het bestand succesvol gecreëerd is.

Aangemaakt bestand controleren:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Wachtrij.
2. Controleer de status van het zojuist aangemaakte bestand.

   Staat de status op Voltooid met fouten, dan is het bestand niet aangemaakt. Gebruik de actie Foutinformatie om te achterhalen waarom het bestand niet aangemaakt kon worden.

   Staat de status op Succesvol voltooid, dan is het bestand correct aangemaakt en kan je het bestand verzenden via de communicatieservice.

Communicatiebericht verzenden:

1. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatiebericht.
2. Selecteer het bestand dat je wil verzenden.
3. Klik op de actie: Bericht verzenden.

Voorbereiding salarisverwerking

Het kan voorkomen dat er meerdere loonverwerkingen per maand nodig zijn, bijvoorbeeld voor het uitbetalen van voorschotten of de eindejaarspremie. Profit geeft de opdracht aan de loonmotor van Acerta voor:

• de algemene afwerking
• de eindejaarspremie
• de voorschotten
• de berekende premies
• het berekende vakantiegeld

Om dit mogelijk te maken kan je in Profit meerdere salarisverwerkingsregels per periode toevoegen, met elk hun eigen verwerkingscode. Daarnaast kan er in de salarisverwerkingsplannen een opsplitsing gemaakt worden tussen de verschillende sturingsgroepen.

Verwerkingscodes

Er zijn verschillende verwerkingscodes:

• Herberekening (-5)
• Vakantiegeld (-4)
• Premie (-3)
• Voorschot (-2)

  Bij de voorschotperiodes kunnen er meerdere voorschotperiodes gebruikt worden. Deze hebben elk hun eigen verwerkingscode.

• Eindejaarspremie (-1)
• Standaardverwerking (0)

Volgorde: meerdere salarisverwerkingsplannen in één periode

Wanneer je meerdere plannen binnen één periode verwerkt, is het belangrijk dat de algemene afwerking als laatste plaatsvindt. Een logische volgorde is bijvoorbeeld:

1. Vakantiegeld
2. Premie
3. Voorschot
4. Eindejaarspremie
5. Algemene verwerking

De verwerkingscode Herberekening (-5) gebruikt je om correcties te doen op een geaccordeerd salarisverwerkingsplan.

Voorbeeld:

Wanneer je in eenzelfde periode zowel voorschotten als eindejaarspremies moet verwerken, volg je het onderstaand proces:

Verwerk en accordeer eerst de voorschotten

Verwerk en accordeer nadien de eindejaarspremies.

Accordeer tot slot de algemene verwerking.

Sturingsgroepen

Tijdens het toevoegen van salarisverwerkingsplannen kan je een onderscheid maken tussen sturingsgroepen. Je kan per werkgever, per verwerkingscode en per sturingsgroep een nieuwe perioderegel aanmaken.

Sturingsgroep toevoegen bij de medewerker:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Contract.
4. Open de eigenschappen van het contract
5. Ga naar het tabblad: Acerta.
6. Vul de Stuurgroep sleutel in.

   Hierachter hangt de vrije tabel Sturingsgroep sleutel waarin je de sturingsgroepen onderhoudt.

7. Klik op: Opslaan en sluiten.

Maak voor elke sturingsgroep een regel aan voor de algemene afwerkingsperiode (standaardverwerking - verwerkingscode 0). Daarna voeg je de extra perioderegels met een andere verwerkingscode toe, bijvoorbeeld de regel voor de voorschotperiode.

Salarisverwerkingsplannen

Met de beschikbare achtergrondkennis stel je per periode een planning op waarin je vastlegt welke salarisverwerkingsplannen je toevoegt. Werk je met meerdere sturingsgroepen, dan stel je plannen per sturingsgroep op.

Salarisverwerkingsplannen importeren

Wil je zowel de voorschotten als de algemene afwerking importeren? Let dan goed op de verwerkingscode, de correctieperiode en het volgnummer.

Je importeert deze salarisverwerkingsplannen in één bestand. Hierin staan de voorschotplannen bovenaan. De verwerkingscode van de voorschotten is -2, die van de algemene standaardverwerking is 0. Je verwerkt en accordeert de voorschotten vóór de algemene verwerking. Daarom krijgen ze zowel bij het volgnummer als bij de correctieperiode de waarde 0. De algemene afwerking krijgt waarde 1.

Het importbestand ziet er als volgt uit:

Salarisverwerkingsplannen importeren:

1. Ga naar: HRM / Beheer / Import Payroll / Salarisverwerkingsplan.
2. Selecteer de importactie die je wil uitvoeren.

   Als je nog niet eerder een definitie hebt aangemaakt, kies je voor Import via nieuw aan te maken definitie.

   Heb je al eerder een definitie aangemaakt en wil je deze hergebruiken, dan kies je voor Import via bestaande definitie of Bestaande definitie bewerken en importeren.

3. Upload het importbestand bij Te importeren bestand.
4. Klik op: Volgende.
5. Koppel de velden uit jouw bestand aan de velden in Profit.

   

6. Klik tweemaal op: Volgende.
7. Vul de omschrijving in als je werkt via een nieuwe definitie.
8. Klik op: Volgende.
9. Controleer de geldigheid van de importdefinitie en de data door op Controle te klikken.
10. Klik op Importeren om de import te starten.
11. Van zodra de import uitgevoerd is, klik je op: Voltooien.

Maandelijkse salarisverwerking

Zodra je de salarisverwerkingsplannen hebt toegevoegd aan de Profitomgeving, start je het maandelijkse payrollproces via de salarisverwerkingscockpit.

1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
2. Selecteer de regel waarvan je de salarisverwerking wil starten.
3. Klik op de actie: Verwerken.

Testberekening Acerta

Wanneer je de perioderegel verwerkt, krijg je de vraag of je een testberekening bij Acerta wil starten:

Vink dit veld aan als je wilt dat Acerta een test bruto-netto berekening uitvoert voor de volledige sturingsgroep. Je kan ook kiezen om de testberekening voor één of een aantal medewerkers uit te voeren. Dit doe je door het salarisverwerkingsplan te openen en de medewerkers te selecteren.

Als je een test-bruto-netto berekening aanvraagt, verwerkt Acerta deze overdag en zie je dezelfde dag de berekende gegevens in Profit.

Vink je dit veld niet aan, dan stuurt Profit de gegevens door naar Acerta, maar onderneemt Acerta geen verdere actie.

Je kunt het testproces meerdere keren herhalen tot je zeker bent dat alle gegevens correct staan voor de verloning. Pas wanneer alles goed staat, geef je de opdracht voor de definitieve afwerking.

Definitieve afwerking (Accorderen)

Wanneer alles correct is ingericht, klik je op de actie Accorderen om de lonen te laten verwerken. Profit verzendt dan automatisch alle recente wijzigingen, samen met de opdracht om de lonen definitief af te werken voor de betreffende sturingsgroep. Tegelijkertijd wordt de geselecteerde periode geaccordeerd, zodat je direct kunt doorgaan met de verwerking van de volgende periode.

Let op:

De actie Accorderen kan je maar één keer per periode uitvoeren en is niet te herstellen. Je moet er echt zeker van zijn dat alles correct is, voordat je op de actie klikt.