Payrollproces Acerta

In Profit heb je de mogelijkheid om de loonverwerking aan te sturen naar Acerta toe. Dit bespaart je manuele handelingen. De aansturing gebeurt via het genereren van specifieke bestanden die je aanlevert bij Acerta.

Profit ondersteunt de aanmaak van de volgende bestanden:

• Dagelijks bestand: Bevat de WKA-gegevens en de KPV-gegevens van de medewerkers.
• Maandelijks bestand: Bevat de loon-, vervoers- en kalendergegevens (LOM-, VER-, WER-, KLX-, en SAL-gegevens). Op basis van deze informatie voert Acerta de loonberekeningen uit.
• KPV-bestand: Als formatieverdeling is ingericht op medewerkersniveau, dan genereert Profit het KPV-bestand.

Dagelijks gegevensbestand

Profit maakt dagelijks een bestand aan met de vaste gegevens van medewerkers die naar Acerta doorgestuurd moeten worden. In dit bestand staan enkel medewerkersgegevens die gewijzigd zijn sinds de laatste aanlevering (delta's). Zijn er geen wijzigingen, dan wordt er geen nieuw bestand gegenereerd. Het is belangrijk dat wijzigingen en nieuwe indiensttredingen dagelijks worden aangeleverd, zodat Acerta ze kan verwerken. Dit zorgt ervoor dat de aangiftes, zoals de dimona, op tijd kunnen worden ingediend. Je kan een geplande taak één tot vier keer per dag laten aanmaken.

Als de geplande taak al werd uitgevoerd, maar er nadien toch nog medewerkersgegevens zijn toegevoegd die dezelfde dag verstuurd moeten worden, dan kan je handmatig een dagelijks gegevensbestand aanmaken.

Geplande taak instellen:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Geplande taak.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer Dagelijks bestand Acerta aanmaken bij Taak type.
4. Klik op: Selecteren.
5. Vul de werkgever in waarvoor je de geplande taak wil aanmaken. Bij Acerta wordt er per werkgever een bestand aangemaakt. Heb je meerdere werkgevers, dan stel je per werkgever een aparte geplande taak in.
6. Klik op: Volgende.
7. Geef bij de omschrijving aan voor welke werkgever de geplande taak van toepassing is.
8. Vul Repeterend in bij Type planning. Vul de dagen en tijdstippen in.

   

9. Klik op: Voltooien.

Dagelijks bestand handmatig aanmaken:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Digitale berichten / Sociaal secretariaat.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer de werkgever(s).
4. Klik op: Voltooien. Profit maakt het bestand aan.

Zodra je het bestand hebt aangemaakt, controleer je in de wachtrij of het bestand succesvol gecreëerd is.

Aangemaakt bestand controleren:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Wachtrij.
2. Controleer de status van het zojuist aangemaakte bestand.

   Staat de status op Voltooid met fouten, dan is het bestand niet aangemaakt. Gebruik de actie Foutinformatie om te achterhalen waarom het bestand niet aangemaakt kon worden.

   Staat de status op Succesvol voltooid, dan is het bestand correct aangemaakt en kan je het bestand verzenden via de communicatieservice.

Communicatiebericht verzenden:

1. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatiebericht.
2. Selecteer het bestand dat je wil verzenden.
3. Klik op de actie: Bericht verzenden.

Voorbereiding salarisverwerking

Het kan voorkomen dat er meerdere loonverwerkingen per maand nodig zijn, bijvoorbeeld voor het uitbetalen van voorschotten of de eindejaarspremie. Profit geeft de opdracht aan de loonmotor van Acerta voor:

• de algemene afwerking
• de eindejaarspremie
• de voorschotten
• de berekende premies
• het berekende vakantiegeld

Om dit mogelijk te maken kan je in Profit meerdere salarisverwerkingsregels per periode toevoegen, met elk hun eigen verwerkingscode. Daarnaast kan er in de salarisverwerkingsplannen een opsplitsing gemaakt worden tussen de verschillende sturingsgroepen.

Verwerkingscodes

Er zijn verschillende verwerkingscodes:

• Herberekening (-5)
• Vakantiegeld (-4)
• Premie (-3)
• Voorschot (-2)

  Bij de voorschotperiodes kunnen er meerdere voorschotperiodes gebruikt worden. Deze hebben elk hun eigen verwerkingscode.

• Eindejaarspremie (-1)
• Standaardverwerking (0)

Volgorde: meerdere salarisverwerkingsplannen in één periode

Wanneer je meerdere plannen binnen één periode verwerkt, is het belangrijk dat de algemene afwerking altijd als laatste plaatsvindt. Een logische volgorde is bijvoorbeeld als volgt:

1. Vakantiegeld
2. Premie
3. Voorschot
4. Eindejaarspremie
5. Algemene verwerking

De verwerkingscode Herberekening (-5) wordt gebruikt om correcties door te voeren op een geaccordeerd salarisverwerkingsplan.

Voorbeeld:

Wanneer je in eenzelfde periode zowel voorschotten als eindejaarspremies moet verwerken, volg je het onderstaand proces:

Verwerk en accordeer eerst de voorschotten

Verwerk en accordeer nadien de eindejaarspremies.

Accordeer tot slot de algemene verwerking.

Sturingsgroepen

Tijdens het toevoegen van salarisverwerkingsplannen is het mogelijk om onderscheid te maken tussen verschillende sturingsgroepen. Je kan per werkgever, per verwerkingscode en per sturingsgroep een nieuwe perioderegel aanmaken.

Sturingsgroep toevoegen bij de medewerker:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Contract.
4. Open de eigenschappen van het contract
5. Ga naar het tabblad: Acerta.
6. Vul het veld Stuurgroep sleutel in.

   Achter dit veld hangt een vrije tabel waarin je de sturingsgroepen onderhoudt. Je vindt de tabel terug via Algemeen / Inrichting / Vrije tabel.

7. Klik op: Opslaan en sluiten.

Maak voor elke sturingsgroep een regel aan voor de algemene afwerkingsperiode (standaardverwerking - verwerkingscode 0). Daarna voeg je de extra perioderegels met een andere verwerkingscode toe, bijvoorbeeld de regel voor de voorschotperiode.

Salarisverwerkingsplannen

Nu je over de nodige achtergrondkennis beschikt, stel je eerst een planning op van welke salarisverwerkingsplannen toegevoegd moeten worden per periode. Werk je met meerdere sturingsgroepen, dan stel je de plannen op per sturingsgroep.

Salarisverwerkingsplannen importeren

Als je zowel de voorschotten als de algemene afwerking wil importeren, moet je letten op de verwerkingscode, de correctieperiode en het volgnummer.

Je importeert deze salarisverwerkingsplannen in één bestand. Hierin staan de voorschotplannen bovenaan. De verwerkingscode van de voorschotten is -2, die van de algemene standaardverwerking is 0. Aangezien de voorschotten voor de algemene verwerking verwerkt en geaccordeerd worden, krijgen ze zowel bij het volgnummer als bij de correctieperiode een waarde 0. De algemene afwerking krijgt waarde 1.

Het importbestand ziet er als volgt uit:

Salarisverwerkingsplannen importeren:

1. Ga naar: HRM / Beheer / Import Payroll / Salarisverwerkingsplan.
2. Selecteer de importactie die je wil uitvoeren.

   Als je nog niet eerder een definitie hebt aangemaakt, kies je voor Import via nieuw aan te maken definitie.

   Heb je al eerder een definitie aangemaakt en wil je deze hergebruiken, dan kies je voor Import via bestaande definitie of Bestaande definitie bewerken en importeren.

3. Geef het te importeren bestand op.
4. Klik op: Volgende.
5. Koppel de velden uit jouw bestand aan de velden in Profit.

   

6. Klik tweemaal op: Volgende.
7. Geef een omschrijving in als je werkt via een nieuw aangemaakte definitie.
8. Klik op: Volgende.
9. Controleer de geldigheid van de importdefinitie en de data door op de knop Controle te klikken.
10. Klik op Importeren om de import te starten.
11. Van zodra de import uitgevoerd is, klik je op: Voltooien.

Maandelijkse salarisverwerking

Zodra de salarisverwerkingsplannen zijn toegevoegd aan de Profitomgeving, kan het maandelijkse payrollproces starten. Dit doe je via de salarisverwerkingscockpit:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
2. Selecteer de regel waarvan je de salarisverwerking wil starten.
3. Klik op de actie Verwerken.

Testberekening Acerta

Wanneer je de perioderegel verwerkt, krijg je de vraag of je een testberekening bij Acerta wil starten:

Vink dit veld aan als je wilt dat Acerta een test bruto-netto berekening uitvoert voor de volledige sturingsgroep. Je kan er ook voor kiezen om de testberekening voor één of een aantal medewerkers uit te voeren. Dit doe je door het salarisverwerkingsplan te openen en de medewerkers te selecteren.

Als er een test-bruto netto berekening is aangevraagd, verwerkt Acerta deze overdag en staan de berekende gegevens dezelfde dag in Profit.

Als je dit veld niet aanvinkt, worden de gegevens wel doorgestuurd naar Acerta, maar wordt er verder geen actie ondernomen.

Je kunt het testproces meerdere keren herhalen tot je zeker bent dat alle gegevens correct staan voor de verloning. Pas wanneer alles goed staat, geef je de opdracht voor de definitieve afwerking.

Definitieve afwerking (Accorderen)

Wanneer alles correct is ingericht, klik je op de actie Accorderen om de lonen te laten verwerken. Profit verzendt dan automatisch alle recente wijzigingen, samen met de opdracht om de lonen definitief af te werken voor de betreffende sturingsgroep. Tegelijkertijd wordt de geselecteerde periode geaccordeerd, zodat je direct kunt doorgaan met de verwerking van de volgende periode.

Let op:

De actie 'Accorderen' kan je maar één keer per periode uitvoeren en is niet te herstellen. Je moet er echt zeker van zijn dat alles correct is, voordat je op de actie klikt.