Keuzehulp: Administratie toevoegen

Wanneer je wilt starten met AFAS SB, dan voeg je eerst een zogenaamde Klant toe. Let op: dit is niet hetzelfde als de klanten waar je facturen naartoe stuurt. De klant waar we het hier over hebben is een onderneming die een licentie heeft afgenomen bij een accountant/administratiekantoor of direct bij AFAS. Het is dus eigenlijk een klant van de accountant of van AFAS.

• Klant van accountant: jouw accountant voegt jou als klant toe in het zogenaamde Admin Center waarin zij alle klanten kunnen beheren.
• Klant van AFAS: AFAS voegt jou als klant toe in haar eigen beheeromgeving.

Binnen een klant worden één of, in het geval van een holdingstructuur, meerdere administraties toegevoegd.

Tijdens het toevoegen van een klant maak je éénmalig de keuze hoe je de administraties wilt toevoegen. Dit kan op drie manieren.

Optie 1: Volledige migratie uit Profit

De Profit migratie zorgt ervoor dat in vergelijking met andere manieren om een administratie te starten de meeste gegevens van Profit naar SB worden overgenomen. Dit betreft onder andere:

• Administratie-instellingen, zoals bankrekeningen inclusief eventuele koppelingen en e-mailinstellingen.
• Stamgegevens, zoals klanten, crediteuren en verkoopproducten.
• Procesgegevens, zoals verkoopfacturen, inkoopfacturen, openstaande posten, vaste activa en btw-aangiften.
• Financiële gegevens, zoals journaalposten en beginbalansen. Je grootboekrekeningschema zal worden gemigreerd naar het standaard grootboekrekeningschema van SB.

Wij bevelen deze methode aan om de volgende redenen:

• Voorafgaand aan de migratie wordt de administratie in Profit uitgebreid gecontroleerd op consistentie met behulp van signalen. Dit is noodzakelijk om aansluiting tussen de subadministraties en de boekhouding te waarborgen; iets wat in SB verplicht is.
• De gemigreerde administratie in SB lijkt het meest op wat je in Profit gewend was, omdat de meeste gegevens worden overgenomen.
• Na de migratie hoef je zo weinig mogelijk in te richten, omdat wij waar mogelijk alle instellingen overnemen. Ook bijvoorbeeld de bankkoppeling.
• Het is mogelijk om historische gegevens van voorgaande boekjaren te migreren, waardoor je hiervoor niet meer in Profit hoeft te kijken.
• De bijlagen vanaf het startjaar bij de in- en verkoopfacturen komen mee in de migratie. De overige dossieritems en bijlagen zijn het eerste jaar volledig inzichtelijk in de Profit-omgeving waarvandaan gemigreerd is met een kosteloze inkijklicentie. Daarna wordt deze omgeving gearchiveerd en zijn de gegevens alleen nog op aanvraag te benaderen.

Deze optie vergt de meeste voorbereiding, maar neemt wel de meeste gegevens netjes over. Dit komt met name doordat verschillende processen in SB sterker aan elkaar gekoppeld zijn dan in Profit. Hierdoor kunnen in SB geen verschillen ontstaan in de cijfers van deze gekoppelde processen. Wanneer je de voorbereiding goed uitvoert vergt deze optie achteraf het minste nawerk.

Gebruik deze optie als je administratie hiervoor gevoerd is in Profit, netjes in balans is en je de historische gegevens van meerdere jaren wilt overnemen.

• Kies je deze optie, vervolg dan het proces op de pagina Migratie van Profit naar SB.

Optie 2: Auditfile

Een Auditfile bevat alle essentiële gegevens over je boekhouding van een bepaald boekjaar. De import van een Auditfile zorgt ervoor dat zo veel mogelijk gegevens van een vorig softwarepakket naar SB worden overgenomen, maar niet alles, omdat sommige informatie in een auditfile ontbreekt. Wij nemen onder andere de volgende gegevens over:

• Administratie-instellingen, zoals bankrekeningen.
• Stamgegevens van klanten en crediteuren.
• Procesgegevens, zoals verkoopfacturen, inkoopfacturen en openstaande posten.
• Financiële gegevens, zoals grootboekrekeningschema, journaalposten en beginbalansen.

Wij ondersteunen op dit moment het importeren van een Auditfile uit de volgende softwarepakketten:

• Profit (een migratie heeft altijd de voorkeur, omdat we hierbij veel meer gegevens overnemen en een paar andere redenen die we hieronder noemen).
• TwinField
• Exact Online
• Multivers
• Snelstart

Gebruik deze optie in een van de volgende situaties:

• Je vorige administratie is netjes in balans en was gevoerd in Exact Online, Multivers, Snelstart of TwinField.
• Je vorige administratie is gevoerd in Profit, netjes in balans, maar je wilt iets minder tijd in de voorbereiding steken dan bij de Profit Migratie.

De auditfile moet extensie XAF hebben en versie 3.2 zijn.

Het importeren van Auditfiles uit andere producten voegen wij op een later moment toe op basis van de belangstelling vanuit onze (potentiële) klanten.

Let op:

Het starten van een nieuwe administratie op basis van een Auditfile kan alleen zolang een Klant niet is vrijgegeven.

Zodra een klant is vrijgegeven kan een nieuwe administratie alleen nog worden toegevoegd op basis van een beginbalans.

Aandachtspunten

• Een auditfile bevat gegevens over één boekjaar. Daardoor is het importeren van historie beperkt tot het vorige boekjaar.
• Een auditfile bevat niet alle informatie om de administratie één op één over te nemen uit het andere softwarepakket. Zo staan gegevens voor de subadministraties voor vaste activa en btw en de afletteringen van openstaande posten niet in de Auditfile. Deze kunnen we daarom ook niet overnemen naar SB.
• Btw-aangiften en suppleties zijn pas mogelijk vanaf de eerste volledige btw-periode die in SB is geboekt. Dus niet voor perioden die via de Auditfile worden geïmporteerd.
• Als je importeert vanuit een Profit-omgeving waarin meerdere administraties bestaan, dan gaan alle organisaties en personen uit die Profit-omgeving mee in iedere Auditfile. Dit betekent voor het overzetten van een boekhoudfabriek omgeving (waarbij alle klanten en administraties in één omgeving zitten) dat alle klanten/leveranciers van alle administraties meegaan in de auditfile. Dit is één van de redenen waarom wij voor Profit altijd een migratie aanraden.
• In een Auditfile ontbreekt de informatie over welke bankmutatie bij welke openstaande post hoort. Wij proberen daarom tijdens het importeren op basis van de beschikbare informatie de koppeling tussen betalingen en openstaande posten zo goed mogelijk te leggen. Wanneer echter in een bankmutatie de informatie om deze koppeling te leggen ontbreekt, bijvoorbeeld omdat een factuurnummer ontbreekt, dan boeken wij tijdens het importeren deze openstaande posten op grootboekrekening 2302: Vraagposten. In SB blijven deze openstaande posten daarom openstaan. In stap 4 hieronder beschrijven we hoe je dit verder afhandelt.

• Kies je deze optie, vervolg dan het proces op de pagina Auditfile importeren in SB.

Optie 3: Starten met beginbalansen

Je begint in SB met een lege administratie. Dit is de meest eenvoudige variant, zonder historie. Je boekt alleen de saldi van verschillende onderdelen om aan te sluiten op de eindsituatie van het vorige product (zoals TwinField, Exact online, Moneybird, Informer, WeFact en dergelijke).

• Kies je deze optie, dan ga je verder met stap 2 op deze pagina.

Gegevens per migratievorm