Flexibele thuiswerkdagen (SD Worx)

Flexibele thuiswerkdagen gebruik je wanneer medewerkers hun thuiswerkdag niet op een vaste dag opnemen. Zo kan een medewerker de ene week op maandag thuiswerken en een andere week op donderdag. Medewerkers leggen flexibele thuiswerkdagen vast via AFAS Pocket. Deze dagen vormen een afwijking op het werklocatiepatroon, dat je instelt via de functionaliteit Werklocaties. Om flexibele thuiswerkdagen in te voeren, zet je de activering Werklocatie bij medewerker vastleggen aan en richt je deze correct in.

Per werkgever geef je aan vanaf wanneer je flexibele thuiswerkdagen wil integreren in de aanlevering naar SD Worx. Profit stuurt de code van thuiswerken mee op de dagen die je in de roosterkalender als thuiswerkdag registreert. Dit helpartikel legt uit hoe je flexibele thuiswerkdagen registreert en integreert in de aanlevering naar het sociaal secretariaat.

Voorbereiding

• Werklocaties
• Werklocaties inrichten

Flexibele thuiswerkdagen boeken (Pocket)

Zodra de werklocaties zijn ingericht, geef je de flexibele thuiswerkdagen in via AFAS Pocket.

Flexibele thuiswerkdagen ingeven:

1. Open de AFAS Pocket app.
2. Klik onderaan op het icoon van de Kalender. Als dit icoon niet aanwezig is, autoriseer je de kalender voor Pocket.
3. Ga naar het tabblad: Werklocatie.
4. Selecteer de dagen waarop je de thuiswerkdagen wil registreren.
5. Klik op de locatie.
6. Wijzig de locatie naar Thuis.
7. Klik op: Versturen.

   Profit verwerkt deze wijziging automatisch in de roosterkalender van de medewerker. Er is geen goedkeuringsworkflow.

   

Aanlevering sociaal secretariaat inrichten

Om flexibele thuiswerkdagen aan te leveren bij het sociaal secretariaat, stel je de integratiedatum in.

Flexibele thuiswerkdagen aanleveren:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Instantie.
4. Open de eigenschappen van de instantie.
5. Ga naar het tabblad: Inhoudingsplichtige.
6. Open de actieve regel.
7. Ga naar het tabblad: Sociaal secretariaat.
8. Vul een datum in bij Flexibel thuiswerken integreren vanaf.
9. Klik op: Opslaan en sluiten.

Vanaf het datumveld is ingevuld, baseert Profit de aanlevering van de thuiswerkdagen op wat er in de roosterkalender is vastgelegd bij het veld Locatie. Als de locatie op Thuis staat, ziet Profit deze dag als thuiswerkdag. De code die Profit aanlevert voor flexibele thuiswerkdagen is dezelfde als die van de vaste thuiswerkdagen. Je legt de code vast in de arbeidsvoorwaarde. Als er in de arbeidsvoorwaarde geen code ingevuld is, ontvangt het sociaal secretariaat de code voor een normale werkdag en stuurt Profit geen aparte code door voor thuiswerkdagen.

Code thuiswerken instellen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
2. Open de eigenschappen van de cao.
3. Ga naar het tabblad: Arbeidsvoorwaarde.
4. Open de eigenschappen van de arbeidsvoorwaarde.
5. Ga naar het tabblad: België.
6. Selecteer de code voor thuiswerken bij Code thuiswerken.

   Als je niet weet welke code te gebruiken, vraag je dit na bij jouw dossierbeheerder van het sociaal secretariaat.

   Als je de juiste code niet kan selecteren, voeg je de code eerst toe als urensoort.

7. Klik op: Opslaan en sluiten.

Van vaste naar flexibele thuiswerkdagen

Je kan thuiswerkdagen op twee manieren aanleveren bij het sociaal secretariaat:

1. Vaste thuiswerkdagen

   Je vult Thuiswerken integreren vanaf in om deze aan te leveren aan het sociaal secretariaat.

   Meer uitleg over de inrichting vind je via het helpartikel Aanlevering thuiswerkdagen inrichten.

2. Flexibele thuiswerkdagen

   Je vult Flexibel thuiswerken integreren vanaf in om deze aan te leveren aan het sociaal secretariaat.

   Dit veld is alleen zichtbaar wanneer de activering Werklocatie bij medewerker vastleggen is ingeschakeld.

Deze instellingen vind je terug in de eigenschappen van de instantie op werkgeversniveau.

Aanlevering instellen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Instantie.
4. Open de eigenschappen van de instantie.
5. Ga naar het tabblad: Inhoudingsplichtige.
6. Open de regel.
7. Ga naar het tabblad: Sociaal secretariaat.
8. Je ziet de velden staan.

Weet je niet welke manier van thuiswerkdagen het best bij jouw organisatie past? Bespreek dit met een consultant of een servicemanager van AFAS, zij kunnen het nodige advies geven.

Let op:

Je kan beide velden onafhankelijk van elkaar invullen, maar flexibel thuiswerken heeft altijd voorrang op vast thuiswerken. Als er een datum ingevuld is bij Flexibel thuiswerken integreren vanaf krijgt deze voorrang op de datum van Thuiswerken integreren vanaf. Je kunt overstappen van vaste naar flexibele thuiswerkdagen, of ervoor kiezen vaste thuiswerkdagen te blijven gebruiken voor de aanlevering. Overstappen van flexibel naar vast thuiswerken is niet aan te raden, omdat dit het leegmaken van het veld Flexibel thuiswerken integreren vanaf zou vereisen en dit correcties bij het sociaal secretariaat veroorzaakt.

Voorbeeld:

• Het kan zijn dat je gebruikmaakt van vaste thuiswerkdagen en dat je vanaf een bepaalde datum wil overstappen op de flexibele regeling. In dat geval heeft Thuiswerken integreren vanaf bijvoorbeeld de waarde 01-01-2022. Flexibel thuiswerken integreren vanaf krijgt bijvoorbeeld de waarde 01-01-2026. Voor 2022 levert Profit geen thuiswerkdagen aan, van 2022 tot en met 2025 ontvangt het sociaal secretariaat de vaste thuiswerkdagen, en vanaf 2026 levert Profit de flexibele thuiswerkdagen aan.
• Heb je nog geen vaste thuiswerkdagen en wil je nu starten met flexibele thuiswerkdagen. In dat geval blijft Thuiswerken integreren vanaf leeg en vul je een waarde in bij Flexibel thuiswerken integreren vanaf.