Werklocaties (België)

Met de functionaliteit Werklocaties bij medewerkers vastleggen leg je per medewerker een werklocatiepatroon vast. Het patroon bevat de hoofdlocatie van de werkplek en het vervoermiddel van de medewerker. Zo hou je bij waar medewerkers werken en hoe zij naar het werk gaan. De combinatie van de locatie en het vervoermiddel bepaalt de reisafstand. Je bepaalt of je de reisafstanden handmatig invult of dit door de Google Maps API laat berekenen. Het werklocatiepatroon werkt samen met het rooster van de medewerker. Om een compleet beeld te krijgen, is ons advies om ook thuiswerkdagen vast te leggen. Via de Pocket-kalender geven medewerkers eenvoudig afwijkingen door op dit werklocatiepatroon, zoals flexibele thuiswerkdagen.

Profit levert de reiskostenvergoedingen en gerelateerde gegevens niet aan bij het sociaal secretariaat. Dit verloopt nog steeds via looncomponenten. Je gebruikt deze functionaliteit dus alleen voor HRM-doeleinden.

Voorbereiding

• Werklocaties inrichten

Werklocatiepatroon vastleggen

Tijdens de conversie maakt Profit voor elk rooster minstens één werklocatiepatroon aan. Wanneer er onder één rooster meerdere werkroosters aanwezig zijn, is het aantal werklocatiepatronen gelijk aan het aantal werkroosters. Je ziet de werklocatie van de medewerker in de eigenschappen van het rooster van de medewerker onder het tabblad Werklocatie. Profit vult standaard het veld Hoofdlocatie met de locatie van de werkgever en het veld Hoofdvervoermiddel met Auto benzine. Pas dit aan waar nodig.

Je legt werklocatiepatronen van medewerkers vast via InSite, Profit (MSS) en OutSite. Medewerkers leggen zelf een werklocatiepatroon vast via InSite (ESS). Je kan de werklocatie ook vastleggen bij elke situatie waarin het rooster kan wijzigen, zoals bij een rooster- of functiewijziging en tijdens het onboarden.

Werklocatiepatronen kan je ook importeren via HRM / Beheer / Import Medewerker HRM / Werklocatiepatroon. Met deze import kan je werklocatiepatronen toevoegen en bestaande patronen aanpassen.

Werklocatiepatroon raadplegen en/of wijzigen (Profit):

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Rooster.
4. Open de eigenschappen van het rooster.
5. Ga naar het tabblad: Werklocatie.
6. Klik op: Nieuw.
7. Vul een begindatum in.
8. Selecteer de hoofdlocatie.
9. Selecteer het hoofdvervoermiddel.
10. Klik op: Voltooien.

Werklocatiepatroon wijzigen in InSite (ESS):

1. Ga naar InSite en klik op: Mijn InSite.
2. Klik op: Persoonlijke gegevens.
3. Klik op: Werklocatie wijzigen.
4. Selecteer het rooster waarvoor je het werklocatiepatroon wil wijzigen.
5. Vul de ingangsdatum in.
6. Selecteer de hoofdlocatie.
7. Selecteer het hoofdvervoermiddel.
8. Klik op: Aanmaken.

Werklocatiepatroon wijzigen in InSite (MSS):

1. Ga naar InSite.
2. Klik op: HRM.
3. Klik op: Werklocatie wijzigen.
4. Selecteer de medewerker van wie je het werklocatiepatroon wil wijzigen.
5. Vul de ingangsdatum in.
6. Selecteer de hoofdlocatie.
7. Selecteer het hoofdvervoermiddel.

   

8. Klik op: Aanmaken.

Werklocatiepatroon verwijderen (Profit):

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Rooster.
4. Open de eigenschappen van het rooster.
5. Ga naar het tabblad: Werklocatie.
6. Selecteer het patroon.
7. Klik op: Acties / Verwijderen.

Afwijken op het patroon

Medewerkers kunnen afwijkingen op dit patroon vastleggen via de de kalender in AFAS Pocket.

Afwijkingen vastleggen:

1. Open de AFAS Pocket app.
2. Klik onderaan op het icoon van de Kalender.
3. Klik op het tabblad: Werklocatie.

   Op basis van het werklocatiepatroon is er per dag een icoon zichtbaar:

   • Een blauwe stip staat voor een werkgeverslocatie, zoals een kantoor.
   • Het huisje staat voor een thuiswerkdag.
4. Selecteer de dag waarop je de afwijking wilt boeken.
5. Klik op de locatie.
6. Wijzig de locatie en eventueel het vervoermiddel.
7. Klik op: Versturen.

   Profit voert de wijziging door in de roosterkalender van de medewerker. Hier hangt geen workflow met een beoordelenstap achter.

   

Je kunt ook meerdere dagen tegelijkertijd wijzigen:

Afwijking meerdere dagen (Pocket App):

1. Open de AFAS Pocket app.
2. Klik onderaan op het icoon van de Kalender.
3. Klik op het tabblad: Werklocatie.
4. Selecteer de betreffende dagen.
5. Klik op: Locatie vastleggen.
6. Selecteer de locatie en het vervoermiddel.
7. Klik op: Versturen.

   Profit voert de wijziging meteen door in de roosterkalender van de medewerker. Hier hangt geen workflow met een beoordelenstap achter.

Reisafstanden

De combinatie van de locatie en het vervoermiddel zorgen voor de reisafstand. De reisafstanden van de medewerker(s) zijn zichtbaar in de eigenschappen van de medewerker.

Let op:

Je kan de reisafstanden gebruiken voor HRM-doeleinden. Profit levert de reiskostenvergoedingen en gerelateerde gegevens niet aan bij het sociaal secretariaat. Dit verloopt nog steeds via looncomponenten.

Reisafstanden raadplegen:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Reisafstand.
4. Je ziet de reisafstanden die voor de betreffende medewerker zijn aangemaakt.

   Bij elke wijziging die de reisafstand beïnvloedt, voegt Profit automatisch een nieuwe regel toe met de aangepaste reisafstand.

   • In de kolom Status zie je de status van de reisafstand.
   • In de kolom Berekende afstand (km) is het aantal kilometers van de reisafstand zichtbaar, als je gebruikmaakt van het communicatieprofiel Google Maps API voor het berekenen van de reisafstanden.
   • In de kolom Reisafstand enkele reis (km) is de waarde van de enkele reis ingegeven. Je kunt deze afstand invullen en/of aanpassen.

Let op:

De conversie zorgt niet automatisch voor berekende reisafstanden. Je bepaalt zelf wanneer je gebruik wilt maken van het communicatieprofiel Google Maps API voor de berekening van de reisafstanden.

Reisafstanden importeren:

Je kunt reisafstanden ook importeren via: HRM / Beheer / Import Medewerker HRM / Reisafstanden.

Om bestaande reisafstanden te wijzigen kun je gebruik maken van de import via: HRM / Beheer / Import Medewerker mutatie / Reisafstanden. De velden Einddatum, Reisafstand enkele reis (km) en Toelichting zijn wijzigbaar.