Werklocaties inrichten (België)

Je gebruikt de functionaliteit Werklocaties bij medewerkers vastleggen om bij te houden waar medewerkers werken en met welk vervoermiddel ze naar het werk komen. Op basis van het werklocatiepatroon kan je reisafstanden berekenen en thuiswerkdagen flexibel vastleggen als afwijking op dit patroon. Voordat je werklocaties per medewerker kunt vastleggen, moet je de werklocaties inrichten.

Let op:

Je gebruikt deze functionaliteit voor HRM-doeleinden. De functionaliteit heeft geen invloed op de aanlevering van werklocaties, vervoermiddelen of reisafstanden naar jouw sociaal secretariaat. Dit gebeurt op dezelfde manier als voordien.

Activering: Werklocaties bij medewerker vastleggen

De functionaliteit Werklocaties is in te schakelen via de activering Werklocaties bij medewerker vastleggen. Het is aan te raden de nieuwe activering te testen in je testomgeving, vooraleer je deze doorvoert in de productieomgeving. AFAS adviseert deze functionaliteit te activeren in overleg met de consultant. Zodra de activering aan staat, kan je deze niet meer uitzetten.

Voer de activering bij voorkeur uit aan het einde van een werkdag of in het weekend. Profit voert tijdens het activeren een conversie uit. Zolang de conversie loopt, kunnen medewerkers niet in Profit werken.

Stappen om een activering in te schakelen

De conversie

Profit voert de conversietaak uit via de wachtrij. Tijdens de conversie maakt Profit voor elk rooster minstens één werklocatiepatroon aan. Wanneer er onder één rooster meerdere werkroosters aanwezig zijn, is het aantal werklocatiepatronen gelijk aan het aantal werkroosters. Je ziet de werklocatie van de medewerker in de eigenschappen van het rooster van de medewerker onder het tabblad Werklocatie. Profit vult het veld Hoofdlocatie standaard met de locatie van de werkgever en het veld Hoofdvervoermiddel met Auto benzine. Pas dit aan waar nodig.

Als je tijdens de conversie tegen fouten aan loopt, kan je dit melden bij Support. Zodra de fout opgelost is, kun je de niet-geconverteerde medewerkers alsnog converteren. Ga hiervoor naar: HRM / Beheer / Inrichting / Conversie werklocaties. Profit zet de conversie in de wachtrij voor medewerkers die nog niet eerder succesvol zijn geconverteerd.

De conversie berekent reisafstanden niet automatisch. Je bepaalt zelf of je gebruik wil maken van het communicatieprofiel Google Maps API voor de berekening van de reisafstanden. Bij gebruik van de activering Werklocaties bij medewerker vastleggen is de Google Routes plug-in niet meer actueel.

Bepaling reisafstand instellen

In de eigenschappen van de werkgever geef je aan hoe de reisafstanden tot stand komen:

Bepaling reisafstanden locaties instellen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Voorkeurwaarde HRM.
4. Geef bij Bepaling reisafstanden locaties aan hoe je de reisafstanden wil bepalen. Je kiest uit:
   • Zelf invullen, waarbij je de reisafstanden handmatig invult.

     Wanneer je hebt gekozen voor de optie Zelf invullen, dan zijn er verschillende manieren om dit te doen:

     1. Je vult de reisafstanden handmatig in, in de eigenschappen van de medewerker / tabblad Reisafstand.
     2. Je maakt gebruik van de mutatie-import Medewerker/reisafstanden. Je vindt deze import onder HRM / Beheer / Import Medewerker mutatie / Reisafstanden.
     3. Tot slot is er de Updateconnector Reisafstanden (HrEmpTravelDistance), waarmee je nieuwe reisafstanden aan een medewerker kunt koppelen. Hiermee kun je het vervoermiddel en de totale reisafstand vastleggen en bestaande reisafstanden wijzigen.

     Om te achterhalen welke reisafstanden nog gevuld moeten worden kan je gebruik maken van de gegevensverzameling 'Medewerker/reisafstanden' en de GetConnector 'Reisafstanden'. Filter vervolgens op de status 'Nog te berekenen'. Dit zijn de reisafstanden die nog niet gevuld zijn.

   • Google Maps API: Profit berekent de reisafstanden automatisch via Google. Wanneer je de instelling Google Maps API selecteert, berekent Profit alle reisafstanden met de status Nog te berekenen voor alle medewerkers onder de gekozen werkgever. Dit kan extra kosten met zich meebrengen. Bekijk het helpartikel Google Maps API voor meer informatie en bekijk Pricing for Maps, Routes and Places voor meer informatie over het aantal requests dat je standaard per maand krijgt. In grote omgevingen met grote hoeveelheden medewerkers onder de betreffende werkgever, is het raadzaam om een analyse te maken op basis van de gegevensverzameling Medewerker/reisafstanden om een indicatie te krijgen van de eventuele kosten. Wil je het aantal berekeningen beperken? Vul dan bij de reisafstanden die je niet wilt laten berekenen handmatig een waarde in bij Reisafstand enkele reis (km). Dit kan via de import Medewerker mutatie/reisafstanden. Profit berekent de reisafstanden in de patronen éénmalig. Hierdoor hoeft Profit niet onnodig vaak Google aan te roepen om de reisafstanden te berekenen.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Beschikbare locaties:

Profit levert de Werkgeverlocatie en de locatie Thuis standaard mee. Wanneer medewerkers op meerdere locaties werken, voeg je deze locaties toe en koppel je ze aan de werkgever.

Let op:

De instelling Thuiswerken toegestaan heeft geen invloed op de vastlegging van werklocatiepatronen. Dit betekent dat je deze instelling niet kunt gebruiken om te bepalen of medewerkers vanuit huis mogen werken binnen de functionaliteit Werklocaties bij medewerker vastleggen.

Er zijn twee instelbare niveaus waarop je de locatie Thuis kan beheren:

• Locatie Thuis volledig blokkeren op omgevingsniveau. Hiermee kan niemand binnen de organisatie deze locatie selecteren als werkplek.
• Je kunt de koppeling tussen de organisatie en de locatie Thuis verwijderen op werkgeverniveau.

Kalender AFAS Pocket

Met de Pocket Kalender beschikt de gebruiker over één centrale plek voor het vastleggen en raadplegen van afwijkingen op het werklocatiepatroon. Om de kalender in AFAS Pocket te kunnen gebruiken, moet je deze autoriseren.

Kalender autoriseren in Pocket:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar: Onderhoud groepen.
3. Selecteer de gebruikersgroep waarvan de leden toegang mogen hebben tot de kalender.
4. Ga naar het tabblad: Pocket.
5. Klik op: Nieuw.
6. Selecteer de functionaliteit Kalender.
7. Klik op: Selecteren.

Kalender gebruiken in Pocket:

1. Open AFAS Pocket.
2. Klik onderaan op het icoon van de kalender.
3. Ga naar het onderdeel Werklocatie.
4. Klik op de werklocatie.
5. Selecteer de werklocatie naar keuze. Als je een thuiswerkdag wil ingeven, selecteer je Thuis als werklocatie.
6. Klik op: Versturen.
7. De werklocatie staat zichtbaar in de kalender.

   

Werklocatiepatroon InSite

Profit levert verschillende profielen en contexten (ESS en MSS) standaard mee. Het meeste inrichtingswerk is dus al voor je gedaan. Om een werklocatiepatroon vast te leggen in InSite, activeer je type pagina Medewerker werklocaties in de eigenschappen van InSite.

Type pagina activeren:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Site.
2. Open de eigenschappen van InSite.
3. Ga naar het tabblad: Typen pagina.
4. Vink Geactiveerd aan bij Medewerker werklocaties.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Het is mogelijk om de werklocatie vast te leggen bij een rooster- of functiewijziging en tijdens het onboarden. Richt hiervoor de profielen in.

Profiel inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Open de eigenschappen van het profiel.
3. Vink Mdw./werklocatiepatroon aan onder Aanvullende gegevens muteren.
4. Ga naar het tabblad: Context (afhankelijk van het gekozen profiel).
5. Selecteer de context bij Mdw./werklocatiepatroon.

   

6. Klik op: Opslaan en sluiten.