Accepteren/afwijzen van ontvangen inkoopoffertes (offerteaanvragen)

Zodra je genoeg offertes ontvangen hebt van inkooprelaties, beslis je welke offertes je wilt afwijzen en welke je wilt accepteren. Dit kan in InSite en in Profit.

De inkooprelatie wordt van de afwijzing automatisch op de hoogte gesteld via e-mail en OutSite. Van de acceptering verstuurt Profit geen apart bericht. Dit doe je immers via de inkooporder.

Als hun offerte geaccepteerd of afgewezen is, ziet de inkooprelatie dit in OutSite terug bij de menukeuze Offertes, bij Offerteaanvragen en bij de menukeuze Berichten.

Afwijzen/accepteren Ontvangen inkoopoffertes in InSite:

1. Open InSite.
2. Ga naar: Inkoopoffertes en open de inkoopofferte zonder inkooprelatie.
3. Ga naar het tabblad: Ontvangen offertes.

   

   Je ziet de ontvangen offertes naar aanleiding van de offerteaanvragen.

4. Klik eventueel op de actie Dossier om bijvoorbeeld in het tabblad Reacties de reacties te raadplegen of op het tabblad Bijlage om daar vandaan het samengevoegde e-mailbestand te raadplegen.
5. Open eventueel de ontvangen offerte om hem te raadplegen.
6. Ga terug naar de weergave met ontvangen offertes. Bijvoorbeeld via het kruimelpad.
7. Wijs een deel van de offertes af:
   1. Selecteer de ontvangen offerte(s) die je af wilt wijzen. Je kunt afwijzen met en zonder e-mailbericht.
   2. Klik op de actie: Afwijzen. Hierbij verstrek je ook een mailbericht.

      of klik op Afwijzen zonder e-mail. (Profit 6)

   3. Selecteer het berichtsjabloon van het soort Offerteaanvraag afwijzing als je met e-mail afwijst.
   4. Selecteer dan een reden. Je kunt deze zelf aanvullen. Naderhand vind je deze terug in de eigenschappen van de offerteaanvraagregel.
   5. Vul eventueel een Onderwerp en/of een Toelichting in als je met e-mail afwijst. Dit kun je gebruiken om tekst in het standaard bericht op te nemen. Het veld moet dan wel zijn opgenomen in het berichtsjabloon.
   6. Klik op: Afwijzen.

      In de weergave krijgen de ontvangen offertes de status Afgewezen.

8. Accepteer een ontvangen offerte.
   1. Klik op: de ontvangen offerte waar je verder mee wilt.
   2. Klik op de actie: Accepteren.
   3. Klik op: Ja bij de vraag.

      In de weergave met ontvangen offertes krijgt de ontvangen offerte de status Geaccepteerd.

   4. Klik op: Opslaan en sluiten.

   Je kunt de acceptatie van de offerte ongedaan maken via de actie Acceptatie terugdraaien. (Profit 6)

   In de weergave met ontvangen offertes krijgt de offerte de status Geaccepteerd. 

   In de kop van de inkoopofferte vult Profit de inkooprelatie in waarvan je de ontvangen offerte zojuist geaccepteerd hebt.

   Vervolgens maak je de inkoopofferte definitief.

   Als je gebruik maakt van de workflow Beoordelen inkoopoffertes komt de geaccepteerde inkoopofferte nu als beoordelingstaak bij de gebruiker.

   Als je geen gebruik maakt van de workflow kun je de inkoopofferte omzetten naar inkooporder. Die verstrek je aan de inkooprelatie.

Afwijzen/accepteren ontvangen inkoopoffertes in Profit:

1. Ga naar: Ordermanagement / Inkoopproces / Inkoopofferte
2. Selecteer de inkoopofferte zonder inkooprelatie.
3. Klik op de actie: Offerteaanvragen.
4. Ga naar het tabblad: Ontvangen offertes.

   

   Je ziet de ontvangen offertes.

5. Wijs een deel van de offertes af:
   1. Selecteer de ontvangen offerte(s) die je af wilt wijzen.
   2. Klik op de actie: Afwijzen. Hierbij verstrek je ook een mailbericht.

      of klik op Meer acties / Afwijzen zonder e-mail. (Profit 6)

   3. Selecteer het berichtsjabloon van het soort Offerteaanvraag afwijzing als je met e-mail afwijst.
   4. Selecteer een Reden. Je kunt deze zelf aanvullen.
   5. Vul eventueel een toelichting in als je met e-mail afwijst.
   6. Klik op: Volgende.
   7. Klik op: Voltooien.
   8. Klik op: OK.

      In de weergave krijgt de ontvangen offerte de status Afgewezen.

6.  Accepteer een ontvangen offerte.
   1. Klik op: de ontvangen offerte waar je verder mee wilt.
   2. Klik op de actie: Accepteren.
   3. Vul de velden.
   4. Klik op: Ja bij de vraag.

   Je kunt de acceptatie van de offerte ongedaan maken via de actie Acceptatie terugdraaien. (Profit 6)

   In de weergave met ontvangen offertes krijgt de offerte de status Geaccepteerd. 

   In de kop van de inkoopofferte vult Profit de inkooprelatie in waarvan je de ontvangen offerte zojuist geaccepteerd hebt.

   Vervolgens maak je de inkoopofferte definitief.

   Als je gebruik maakt van de workflow Beoordelen inkoopoffertes komt de geaccepteerde inkoopofferte nu als beoordelingstaak bij de gebruiker.

   Als je geen gebruik maakt van de workflow kun je de inkoopofferte omzetten naar inkooporder. Die verstrek je aan de inkooprelatie.