Payroll Cloud
Met Payroll Cloud leggen klanten van de accountant- en administratiekantoren zelf de HR- en Payroll mutaties vast. De vastlegging gebeurt dus bij de bron! Alle mutaties die gedurende een maand plaatsvinden legt de klant zelf vast in op één centrale plek in OutSite. De klant kan hier alle zaken regelen en inzien. Doordat klanten zelf de mutaties invoeren zoals loonmutaties, maar ook in- en uitdienstmeldingen en salaris-, contract-, rooster- en functiemutaties hoiudt jij als accountant tijd over om je bezig te houden met andere belangrijke zaken zoals controles uitvoeren en het adviseren van je klanten.
Inhoud |
Voorbereiding
Beschrijving
De standaardprocedure voor de werking van Payroll Cloud ziet er als volgt uit.
Alle acties van de klant vinden in OutSite plaats. Wanneer de klant een actie heeft uitgevoerd krijg je hiervan een taak terug in InSite. Afhankelijk van de taak kan je in InSite of Profit hier vervolgstappen op ondernemen.
Werkwijze
- Klant legt mutaties vast in OutSite
In deze stap legt de klant de (loon)mutaties vast in OutSite.
- Klant is klaar met de mutaties en sluit de periode af
Als de klant klaar is met de mutaties zet hij de periode dicht zodat er geen mutaties meer kunnen worden gedaan in deze periode.
- Accountant controleert de dichtgezette periode
De accountant doet de controles op de dichtgezette periode. Alleen de accountant kan vanuit de verschillenperiode de mutaties per medewerker toch nog verwerken in de dichtgezette periode.
- Accountant accordeert de periode in Profit
De accountant accordeert de periode en genereert automatisch de rapportenset.
- Klant kan rapportages downloaden
De gebruiker kan door op de betreffende periode te klikken de verschillende bestanden downloaden en krijgt daarmee inzicht in de periode.
- Loonaangifte en pensioenaangifte accorderen / betalen
Voor sommige werkgevers is het nodig om de aangifte te accorderen via een workflow. Zodra ze akkoord geven wordt de aangifte klaargezet.
- Loonstroken uitgesteld verstrekken
Je kunt bij de werkgever instellen dat je de loonstroken uitgesteld wilt verstrekken. Dit voorkomt vragen van de medewerkers over het tijdstip van betaling.
In de eigenschappen van het salarisverwerkingsplan kan je aangeven hoeveel dagen na de betaaldatum, je de loonstrook wilt verstrekken.
- Loonaangifte accorderen door Klant
Als de accountant de loonaangifte heeft klaargezet kan de klant deze accorderen.
- Betaalbestand en bijbehorend rapport
Via Payroll Cloud genereer je een SEPA-bestand voor de betaling van de salarissen, loonaangifte en pensioenaanlevering. Dit SEPA-bestand komt beschikbaar als taak voor de klant in OutSite via het dossieritem Betalingen. Hierbij worden automatisch de bijbehorende rapporten zichtbaar in OutSite.
- Verwerken Payroll Cloud mutaties
Als je loonmutaties boekt via import loonmutaties of de connector, wordt automatisch een taak in de wachtrij gezet van het type Payroll Cloud verwerken. Dit is een automatisch uitgestelde taak die na 15 minuten uitgevoerd wordt.
Alle overige (loon)mutaties worden direct verwerkt via de wachtrij.