Mutaties vastleggen in OutSite (Payroll Cloud)
De klant legt zelf (loon)mutaties vast in OutSite. Hierdoor bespaar je tijd en voorkom je fouten, omdat de mutaties bij de bron worden vastgelegd.
De klant kan Payroll- en HR-mutaties vastleggen. De Payroll-mutaties legt de klant vast via een boekingsmatrix . De HR-mutaties legt de klant vast in OutSite. Via workflows bepaal je of de mutatie die de klant heeft vastgelegd eest gecontroleerd moet worden door jou als accountant. De accountant bepaalt welke zaken via Payroll Cloud lopen en waarvoor de gebruikers geautoriseerd zijn.
Mutaties vastleggen:
- Log in op de portal van je accountant.
- Klik op het menu Salarisverwerking.
Hier kan je verschillende mutaties vastleggen:
- Via Medewerkers kun je een medewerker selecteren en daar bijvoorbeeld wijzigingen doorvoeren in de persoonlijke gegevens. Je kunt hier ook HR mutaties doorvoeren zoals, contract, salaris- of een functiewijziging. Ook kun je hier medewerkers in - en uitdienst melden.
- Via Snelinvoer loonmutaties kun je snel loonmutaties doorvoeren voor al je medewerkers in een periode. Je kunt hier ook makkelijk switchen naar een vorige en volgende periode.
- Als je de Actuele periode opent kun je daar ook verschillende mutaties doorvoeren:
- Snelinvoer loonmutaties
- Overige loonmutaties: andere loonmutaties die je niet kwijt kunt bij de snelinvoer.
- Voorlopige loonstroken: als er een verwerking is geweest vanuit de accountant kan de klant hier de voorlopige salarisberekening raadplegen.
- Periode afsluiten: als alle mutaties binnen een periode zijn doorgevoerd kan je de periode afsluiten.
Verwerken Payroll Cloud mutaties
Als je loonmutaties boekt via import loonmutaties of de connector, wordt automatisch een taak in de wachtrij gezet van het type Payroll Cloud verwerken. Dit is een automatisch uitgestelde taak die na 15 minuten uitgevoerd wordt.
Alle overige (loon)mutaties die jezelf, de klant of de medewerker van de klant vastlegt, worden direct verwerkt via de wachtrij.
Medewerker in dienst bij meerdere werkgevers
Als een medewerker in dienst is geweest bij meerdere werkgevers in een omgeving, dan heeft de werkgever inzicht in het dossier van de medewerker. Daarmee heeft de nieuwe werkgever ten onrechte inzicht in gegevens die betrekking hebben op de oude werkgever, zoals loonstroken en verzuimgegevens. Deze situatie kunnen wij helaas niet voorkomen.
Zie ook