Mollie-koppeling inrichten

Met de Mollie koppeling kun je betaallinks versturen bij facturen en specificaties van uitbetalingen geautomatiseerd inlezen.

Je kunt de koppeling ook zonder de betaallinks gebruiken en alleen de specificatie inlezen om de openstaande posten af te letteren. Dit is een instelling bij de payment service provider.

Voordat je dit kunt gebruiken heb je een Mollie-account nodig. Maak deze eerst aan bij Mollie als je deze nog niet hebt en richt daarna deze functionaliteit in. Op de contactpagina op website van Mollie lees je hoe je een Mollie account aanmaakt, welke gegevens en documenten je nodig hebt om de aanmelding compleet te maken en wat de vereisten zijn voor goedkeuring van je Mollie account door Mollie. Om het aanmeldingsproces vlot te doorlopen, adviseren we je om alle informatie door te lezen, wanneer je een account aanmaakt.

Mollie kan per account uitbetalen op één bankrekening. In Profit hoort een bankrekening bij één administratie. Iedere administratie moet daarom een eigen Mollie account hebben.

Autorisatie payment service provider (Mollie) inrichten

Richt de autorisatie van dit onderdeel in, zodat de juiste gebruikers toegang hebben tot de benodigde functies en gegevens.

Je kunt ook gebruik maken van de meegeleverde autorisatierol Financieel applicatiebeheer, Financieel management of Functioneel applicatiebeheerder.

Functionaliteit payment service provider handmatig autoriseren:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
3. Selecteer de te autoriseren groep (of gebruiker).
4. Ga naar het tabblad: Menu.
5. Vink de te autoriseren menukeuzen aan:
   • Alle menu-items / Algemeen / Inrichting / Instellingen betalingen / Payment service provider
6. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
7. Ga naar:  Algemeen / Inrichting / Instellingen betalingen / Payment service provider.
8. Autoriseer de tabbladen en acties:

   

9.  Sluit de Autorisatie tool.
10. Klik op Ja bij de melding..

    De omgeving opent automatisch opnieuw, met de nieuwe instellingen.

Bankrekening toevoegen

Voor het verwerken van de specificatie van Mollie moet je Mollie als bankrekening toevoegen.

De administratie van de bankrekening moet gelijk zijn aan de administratie van de payment service provider. Als je meerdere administraties hebt, maak dan per administratie het dummy bankrekeningnummer NL30ABNA052490958 aan in Profit en geef een herkenbare naam mee, bijvoorbeeld van de administratie erbij. Het bankrekeningnummer kun je vervolgens koppelen aan het bankdagboek dat je voor Mollie gebruikt.

Bankrekening 'Mollie' toevoegen:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Instellingen betalingen / Bankrekening
2. Klik op: Nieuw.
3. Doorloop de schermen voor het toevoegen van een nieuwe organisatie.
4. Voeg de Mollie bankrekening toe als deze nog niet aanwezig is. Vul de volgende gegevens in:
   1. Naam: Mollie
   2. Zoeknaam: MOLLIE
   3. Adres: Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam
   4. Telefoonnr. werk: 0208202070
   5. Website: http://www.mollie.com
   6. Klik enkele malen op: Volgende.
   7. Land van de bank: NL.
   8. Bankrekening: NL30 ABNA 0524590958
   9. Zie ook: Bankrekeningnummer toevoegen

Crediteur Mollie toevoegen

Voor het verwerken van de specificatie van Mollie moet je Mollie als crediteur toevoegen.

Crediteur 'Mollie' toevoegen:

1. Ga naar: Financieel / Crediteur / Crediteur.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer Organisatie bij Organisatie/persoon.
4. Klik op: Volgende.
5. Vul Mollie in bij Naam.
6. Klik op de puntjes knop achter het veld Naam, selecteer Overeenkomstige organisaties en selecteer de bestaande organisatie Mollie.

   Of maak een nieuwe aan met deze gegevens:

   1. Naam: Mollie
   2. Zoeknaam: MOLLIE
   3. Adres: Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam
   4. Telefoonnr. werk: 0208202070
   5. Website: http://www.mollie.com
   6. Klik enkele malen op: Volgende.
   7. Land van de bank: NL.
   8. Bankrekening: NL30 ABNA 0524590958

7. Doorloop de wizard en vul de volgende aanvullende gegevens in:
   1. Vink Is crediteur aan.
   2. Valuta: EUR
   3. Verzamelrekening: 1600 Crediteuren binnenland.
   4. Betaalvoorwaarde: 30 dagen.
   5. Btw-plicht: Inkopen standaard.
   6. Vink Automatisch betalen aan.

Grootboekrekeningen toevoegen

Voeg een grootboekrekening toe voor de kruisposten tussen Mollie en de bank. Je hebt twee grootboekrekeningen nodig:

• Een grootboekrekening voor kruisposten (rubriek 2)
• Een grootboekrekening voor de bank (rubriek 1)

Grootboekrekening kruisposten Mollie - Bank toevoegen:

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul het rekeningnummer in, zoeknaam en omschrijving in. Bijvoorbeeld 2090 Kruisposten Mollie - Bank.
4. Vul Activa of Passiva in bij Type rekening.

   Verder mag Soort rekening van de grootboekrekening niet ‘Btw’ zijn. Gebruik bijvoorbeeld Overig.

   Laat Verzamelrekening uitgevinkt.

   De grootboekrekening mag niet geblokkeerd zijn.

Grootboekrekening Mollie - Bank toevoegen:

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul het rekeningnummer in, zoeknaam en omschrijving in. Bijvoorbeeld 1250 Mollie.
4. Vul Activa of Passiva in bij Type rekening.

   Verder mag Soort rekening van de grootboekrekening niet ‘Btw’ zijn. Gebruik bijvoorbeeld Overig.

   Laat Verzamelrekening uitgevinkt.

   De grootboekrekening mag niet geblokkeerd zijn.

Dagboek Molliebank inrichten

Om de specificatie van uitbetaling van Mollie te kunnen inlezen en te verwerken als bankafschrift moet het bankrekeningnummer van Mollie gekoppeld zijn aan een bankdagboek. Je moet een apart grootboekrekening koppelen die in rubriek 1 valt.

Let op:

Je gebruikt hier dus niet de grootboekrekening Kruisposten Mollie - Bank.

Voeg een grootboekrekening en een dagboek Mollie toe.

Lees hier meer.

Communicatieprofielen en app connector inrichten

Voor de Mollie-koppeling richt je twee communicatieprofielen in en je deblokkeert een app connector.

Let op:

Je doet deze inrichting per omgeving. De instelling Communicatieomgeving in de eigenschappen van de omgeving wordt niet gebruikt.

App-connector deblokkeren:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / App connector.
2. De appconnector AFAS Payment Service moet gedeblokkeerd zijn.

Communicatieprofiel AFAS Payment Service deblokkeren en activeren:

1. Open de omgeving waarin je de Mollie-koppeling gebruikt. Bij meerdere omgevingen richt je dit per omgeving in.
2. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatieprofiel.
3. Open het communicatieprofiel Communicatie met AFAS Payment Service.

   

4. Klik op: Acties / Activeren.
5. Selecteer de systeemgebruiker waarmee de communicatie verloopt met jouw Profit-omgeving.

   Dit is voor het loggen van mutaties en verloopt via de appconnector AFAS Payment Service. De gebruiker die je hebt geselecteerd wordt aan deze appconnector toegevoegd.

   Na activeren wordt het veld Geblokkeerd automatisch uitgevinkt.

6. Controleer of het veld Geblokkeerd inderdaad is uitgevinkt.
7. Klik op: Opslaan en sluiten. Open weer het communicatieprofiel.
8. Ga naar het tabblad: Instellingen.
9. Controleer of Gebruiker is ingevuld en de status is gewijzigd naar Actief, gekoppeld met AFAS Payment Service.
10. Klik op: Opslaan en sluiten.

Communicatieprofiel Mollie controleren:

1. Open de eigenschappen van het profiel Communicatie met Mollie.
2. Het veld Geblokkeerd moet uitgevinkt zijn.

   

3. Klik op: Opslaan en sluiten.

Mollie transacties ontvangen en verwerken

Je kunt de specificatie van de uitbetalingen van Mollie handmatig of geautomatiseerd inlezen met een geplande taak. Vervolgens verwerk je deze als een bankafschrift.

Je kunt 1x per dag de mollie transacties ophalen.

• Automatisch met een geplande taak voor Communicatieservice verzenden en ontvangen. Hiermee plan je de taak om de berichten op te halen, op welke dagen en op welk tijdstip.
• Handmatig via Algemeen / Communicatieservice / Verzenden en ontvangen.

Payment service provider (PSP) aanmaken en activeren

Je maakt een Payment Service Provider (PSP) aan voor de koppeling met Mollie en activeert deze. Bij het activeren maak je een koppeling tussen AFAS en je Mollie-account.

Je moet een bestaand account hebben bij het platform Mollie, voordat je het communicatieprofiel inricht.

Per administratie kun je één PSP aanmaken en hieraan een Mollie-account koppelen. Als je vanuit verschillende administraties betaallinks wilt versturen, maak dan meerdere PSP's aan. Iedere administratie koppel je aan een eigen Mollie account.

In Profit 4 worden de transactiekosten en de uitbetaling van Mollie geboekt op de Crediteur en Rekening kruisposten uit de PSP-instellingen. In Profit 3 gebruikte je transactiecodes om de specificatie van uitbetaling van Mollie automatisch op een bepaalde grootboekrekening te boeken. De transactiekosten en de uitbetaling van Mollie werden dus niet geboekt volgens de instellingen van de PSP.

Payment service provider Mollie aanmaken:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Instellingen betalingen / Payment service provider.

   Je moet voor dit menu geautoriseerd zijn.

2. Klik op: Nieuw.

   

   Het type provider Mollie is automatisch geselecteerd.

3. Selecteer de juiste administratie.
4. Vink Betaallink genereren voor facturen en aanmaningen aan als je hiervoor betaallinks wilt genereren voor de e-mails.

   Vink dit veld uit als je geen betaallinks wilt genereren, maar alleen de specificatie van betalingen van Mollie wilt inlezen om deze af te letteren. Bijvoorbeeld omdat je de facturen niet in Profit maakt.

5. Selecteer een eigen vervolgpagina als je deze hebt bij Doorverwijspagina. Deze pagina wordt geopend nadat de klant succesvol betaald heeft. Dit kan bijvoorbeeld een pagina zijn met: 'Bedankt voor het betalen van je factuur.' De doorverwijspagina die je opgeeft moet beginnen met 'https://', bijvoorbeeld: https://www.enyoiictservices.nl/bedankt-bedankt-voor-je-betaling'.

   Laat dit veld leeg als je geen eigen pagina hebt, dan komt de klant terecht op de standaard pagina van de AFAS Payment Service met een bevestiging dat de betaling gelukt is. Zie hier

   

   Bij het onderdeel Specificatie uitbetaling vul je de velden die nodig zijn voor het verwerken van de specificatie van Mollie met de betreffende journaalposten:

6. Selecteer bij Bankrekening de bankrekening voor het inlezen en verwerken van de specificatie van Mollie. Gebruik dezelfde bankrekening van Mollie als dat je handmatig de MT940 bestanden van Mollie zou inlezen: NL30 ABNA 0524590958.

   Voeg bankrekening Mollie eerst toe als deze nog niet bestaat.

7. Selecteer crediteur Mollie bij Crediteur.

   Voeg crediteur Mollie eerst toe als deze nog niet bestaat. Hierop worden de kosten van Mollie geboekt.

8. Selecteer de grootboekrekening voor de kruisposten bij Rekening kruisposten.

   Voeg deze grootboekrekening eerst toe als deze nog niet bestaat. Deze grootboekrekening moet van het type activa of passiva zijn. De ‘Soort rekening’ van de grootboekrekening mag niet ‘Btw’ zijn. Verder mag het vinkje ‘Verzamelrekening’ niet aanstaan op de grootboekrekening. En als laatst mag de grootboekrekening niet geblokkeerd zijn.

   Vanaf Profit 4 boekt Profit op deze Crediteur en Rekening kruisposten de transactiekosten en de uitbetaling van Mollie als je het Mollie bankafschrift verwerkt. Als je transactiecodes hiervoor in de plaats wilt gebruiken laat je de velden Crediteur en Rekening kruisposten leeg.

   Bepaal hoe je de transactiekosten en de uitbetaling van Mollie vanaf Profit 4 wil verwerken:

   • Wil je de Crediteur en Rekening kruisposten uit de PSP-instellingen gebruiken? Zorg dat deze velden correct zijn ingevuld voor de betreffende administratie(s).
   • Wil je voor één of meerdere administraties transactiecodes gebruiken in plaats van deze instellingen in de PSP? Laat in dit geval de velden Crediteur en Rekening kruisposten leeg en voeg eventueel nieuwe transactiecodes toe. Je kun in dat geval de transactiecodes Costs (voor de transactiekosten) en Paidout (voor de uitbetaling aan Mollie) gebruiken.
9. Klik op: Voltooien.

Payment service provider Mollie activeren:

In de weergave zie je de zojuist aangemaakte koppeling met de payment service provider. Deze moet je activeren voordat je deze koppeling in gebruik kan nemen.

1. Klik op: Activeren.

   De wizard start met daarin het webadres (URL) voor de activering van de koppeling.

   

2. Open de URL in de browser om het onboarding proces te starten. Klik hiervoor op het wereldbolletje of kopieer/plak de URL in je browser.
3. Op de pagina die opent klik je op de knop Connect via Mollie en log je in bij Mollie.

   

4. Doorloop de onboarding-procedure. Geef AFAS Online toegang voor het aanmaken van betaallinks en het op halen van bankmutaties (transacties) met de knop Verbinden.

   

   Vervolgens krijg je de melding dat de koppeling met Mollie gelukt is.

5. Ga terug naar Profit en kik op:Voltooien om de wizard van activeren payment service provider te sluiten.

Payment service provider status ophalen en webisite profielnaam selecteren:

1. Open de eigenschappen van de payment service provider voor Mollie die je hebt geactiveerd.

   Bij het openen van de eigenschappen wordt automatisch de status opgehaald bij Mollie. Hiermee kan de status van de payment service provider wijzigen. Je kunt ook klikken op de Acties / Ophalen status.

   Na succesvolle activering wijzigt de status van Nog te activeren naar Actief. Tussenstap is de status Registratie bij PSP nog niet voltooid.

   Bij een niet succesvolle activering is de status Authenticatie mislukt. In dat geval kun je deze nogmaals activeren met de knop Activeren en doorloop je dezelfde 5 stappen van de vorige procedure nogmaals.

2. Als Mollie het account heeft goedgekeurd, dan wordt de status van de PSP gezet op Registratie bij PSP voltooid, websiteprofiel nog niet geselecteerd.
3. Klik op: Selecteren bij PSP website profielnaam om het juiste websiteprofiel te selecteren die van toepassing is. Deze kun je alleen selecteren als de status Actief is.

   Je kunt meerdere websiteprofielen bij je Mollie-account hebben. In dit profiel bij Mollie geef je aan welke samenstelling van betaalmethodes je accepteert op het moment dat iemand gaat betalen. Bijvoorbeeld of je wel of geen creditkaart betalingen accepteert, ideal betalingen, PayPal etc.

4. Selecteer het betreffende website profiel.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Berichtsjabloon factuur met betaallink inrichten

Je koppelt de berichtsjabloon met de Mollie-betaallink in het verkooprelatieprofiel voor de facturen. Dit berichtsjabloon is het e-mailbericht die je verstuurt samen met de factuur of aanmaning als pdf in de bijlage. De betaallink zit in het e-mailbericht.

Voor aanmaningen koppel je de berichtsjabloon in de financiële instellingen.

Je kunt een standaard berichtsjabloon koppelen die wij meeleveren of een eigen berichtsjabloon.

Betaallink op een berichtsjabloon

Als je een eigen berichtsjabloon wilt, gebruik dan voor de betaallink het veld AFAS Payment URL of maak een kopie van een standaard Profit berichtsjabloon, bijvoorbeeld Verkoopfactuur incl. betaallink (Profit) en pas deze naar wens aan.

Voor de betaallink voeg je het veld AFAS Payment URL toe. Wil je een eigen tekst in de knop met de betaallink, voeg deze dan toe bij het veld AFAS Payment URL. Dubbelklik op de tag en pas de tekst aan. Je kunt de tekst tussen de aanhalingstekens zelf aanpassen.

AFAS Payment URL: URL("Klik hier om de factuur te betalen")

Voorbeeld berichtsjabloon en e-mail met betaallink

Berichtsjabloon factuur met betaallink Mollie inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.
2. Open de eigenschappen van het verkooprelatieprofiel dat gekoppeld is aan de verkooprelaties.

   Afhankelijk van de situatie gebruik je een eigen verkooprelatieprofiel of het standaard verkooprelatieprofiel, dit is het verkooprelatieprofiel met de sterretjes (*****).

3. Selecteer het standaard verkooprelatieprofiel, dit is het verkooprelatieprofiel met de sterretjes (*****).
4. Ga naar het tabblad: Berichtsjabloon factuur.

   

5. Selecteer bij de betreffende factuur de berichtsjabloon inclusief betaallink, afhankelijk of je deze met of zonder de Mollie-betaallink gaat factureren.

   Hiervoor zijn standaard berichtsjablonen beschikbaar (Balie/directfactuur incl. betaallink (Profit), Verkoopfactuur incl. betaallink (Profit), etc.) of voeg een eigen berichtsjabloon toe.

6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Berichtsjabloon aanmaningen met betaallink inrichten

Je koppelt een berichtsjabloon met de Mollie-betaallink voor de aanmaningen aan de aanmaningsset die je gebruikt. Deze berichtsjabloon is het berichtsjabloon die je verstuurt samen met de aanmaning als pdf in de bijlage.

Berichtsjabloon aanmaningen inclusief Mollie-betaallink bij een aanmaningsset inrichten:

1. Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: Aanmanen.
3. Open de eigenschappen van de aanmaningsset. Je kunt verschillende aanmaningssets gebruiken.
4. Ga naar het tabblad: Regel.
5. Open de eigenschappen van de 1e aanmaningssetregel.
6. Selecteer bij Rapport de rapportlay-out waarmee je de aanmaningsbrieven wilt genereren. Voor het e-mailen van digitale aanmaningen zijn aparte lay-outs beschikbaar.

   

7. Selecteer bij Berichtsjabloon de berichtsjabloon inclusief Mollie-betaallink. Hiervoor is een standaard berichtsjabloon beschikbaar (1e Aanmaning incl. betaallink (Profit), 2e Aanmaning incl. betaallink (Profit), 3e Aanmaning incl. betaallink (Profit)) of voeg een eigen berichtsjabloon toe.
8. Klik op: Opslaan en sluiten. 
9. Herhaal deze stappen voor de tweede en derde aanmaningsregel.

   Indien gewenst kun je voor elke aanmaningsregel (1, 2 of 3) een ander berichtsjabloon koppelen.

10. Klik op: Opslaan en sluiten.

Zie ook:

• E-mailen van aanmaningen inrichten
• Aanmaningsinstellingen per debiteur vastleggen

Verstrekkingswijze e-mail bij verkooprelatie instellen

Je stelt bij de verkooprelatie de voorkeur in op e-mailen, om te zorgen facturen en aanmaningen standaard via e-mail wordt verstrekt. Leg ook een voorkeur contact vast en controleer of het juiste verkooprelatieprofiel is gekoppeld.

Voorkeur verstrekkingswijze bij verkooprelatie instellen:

1. Ga naar:
   • Ordermanagement / Verkoop / Verkooprelatie
   • Financieel / Debiteur / Debiteur
2. Open de eigenschappen van de verkooprelatie.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
4. Selecteer bij Profiel het betreffende verkooprelatieprofiel die je hebt ingericht met de berichtsjablonen inclusief betaallink.
5. Selecteer bij Voorkeur verstrekkingswijze hoe deze relatie zijn rapporten wil ontvangen, dit moet in elk geval een optie met e-mail bevatten:
   • E-mail PDF
   • E-mail PDF + E-factuur (UBL)
   • Portal + e-mail
   • Afdrukken
   • Afdrukken + e-mail PDF
   • Niet verstrekken
6. Selecteer bij Voorkeur contact uit de contactpersonen bij deze organisatie het contact dat je als algemeen contact wilt instellen.
7. Stel eventueel per rapporttype een afwijkende verstrekkingswijze en/of contactpersoon in op het tabblad Digitaal.

   Als je op het tabblad Digitaal voor een bepaald rapporttype een andere verstrekkingswijze hebt ingesteld, dan wordt het rapport via deze afwijkende verstrekkingswijze verstrekt en niet meer via de Voorkeur verstrekkingswijze op het tabblad Algemeen.

8. Stel eventueel per rapporttype in dat een contact het ter informatie ontvangt (als Carbon Copy).
9. Klik op: Opslaan en sluiten.

Zie ook:

• Algemene voorkeur verstrekkingswijze en contact bij verkooprelatie instellen