Berichtsjabloon voor uitgaande e-mail inrichten

In Profit kun je op verschillende plekken eenvoudig e-mailberichten aanmaken, vaak zelfs automatisch. De inhoud van deze berichten, zoals tekst en afbeeldingen, bepaal je zelf via de berichtsjablonen. Profit voegt automatisch bijlagen toe, zoals digitale offertes of facturen. Voor elk type e-mailbericht is er een standaard berichtsjabloon beschikbaar, en je kunt meerdere sjablonen per berichtsoort toevoegen voor variatie.

Inhoud
Video

Opslaan in dossier

Meerdere talen

 

Beschrijving

In Profit stel je een berichtsjabloon in voor de volgende situaties:

  • E-mailen van rapporten via de Output-actie (offerte, order, pakbon, factuur, rekeningoverzicht, etc.)
  • E-mailen en in de klantportal (OutSite) tonen van inkoopofferteaanvragen
  • Cursusbevestiging
  • Opt-in bevestiging

    De opt-in functionaliteit biedt ondersteuning voor het massaal versturen van berichten via e-mail. Dit is alleen wettelijk toegestaan als de ontvanger van te voren toestemming heeft gegeven.

  • Toegang tot portal
  • Vergeten wachtwoord wijzigen
  • Workflowactie
  • Loonstrook, jaaropgave, rapportenset en onderwijsdocumenten
  • Aanmaning en betaalspecificatie
  • Mailen van akkoord- en niet-akkoordbrieven van aanslagen en beschikkingen naar cliënten.

Velden (tags) gebruiken

Je kunt berichtsjablonen personaliseren met velden (tags), zoals bijvoorbeeld {Factuurnummer}, {Contact}, etc.

Ook kun je in een berichtsjabloon een specifieke afzender instellen afwijkend van de algemene afzender in de omgevings- en/of administratie-eigenschappen. Per berichtsjabloon kun je ook instellen dat Profit het e-mailadres (werk) van de versturende gebruiker als afzender meezendt.

Afbeeldingen

Ingevoegde (embedded) afbeeldingen worden door sommige e-mailprogramma's onderaan het bericht getoond, in plaats van op de plaats waarop ze getoond moeten worden. Dit komt omdat de afbeeldingen beschouwd worden als bijlagen.

Je kunt dit voorkomen door op het web gehoste afbeeldingen te gebruiken, dit is de gewenste methode.

Dossier

Het bericht kan met de bijlagen worden opgeslagen in het dossier (zie de video bovenaan op deze pagina).

Het originele e-mailbericht (EML) wordt ook opgeslagen in het dossier, zodat je precies kunt zien wat er aan de klant gecommuniceerd is. Dit geldt alleen voor verstrekkingen, niet voor andere e-mailberichten die vanuit Profit verstuurd worden.

Voorbereiding
Voorbereidingen meerdere talen

Je kunt e-mailberichten o.b.v. berichtsjablonen in meerdere talen sturen. Met andere woorden, elke ontvanger kan e-mailberichten vanuit Profit ontvangen in zijn eigen taal. Je kunt het onderwerp, de aanhef, de inhoud én de namen van bijlagen in de taal van de ontvanger aanbieden (zie de video bovenaan op deze pagina).

Aandachtspunten:

  • Je kunt de talen gebruiken die beschikbaar zijn in Algemeen / Inrichting / Landinstellingen / Taal. Het veld Code ISO-taal moet gevuld zijn als je werkt met berichtsjablonen.
  • Koppel per organisatie/persoon de juiste taal. De taal van het bericht wordt via de onderstaande stappen bepaald:
    • Taal van contact (persoon). Is deze leeg, dan;
    • Taal van de organisatie. Is deze leeg, dan;
    • Basistaal Profit-omgeving. Is deze leeg, dan;
    • Eerst beschikbare taal van het berichtsjabloon.

    Let op:

    De taal van het bericht wordt via de bovenstaande stappen bepaald. De taal voor het verstrekken van specifieke rapporten wordt bepaald op basis van de taal van de verkooprelatie.

  • Leg ook de vertalingen van de aanhef vast.
Werkwijze
Zie ook