Verlof kopen inrichten

Met het proces Verlof kopen kan een medewerker extra verlofuren aanvragen. Na goedkeuring volgt Profit de uren toe aan het verlofsaldo en verwerkt Profit de bijbehorende inhouding in de salarisverwerking.

In dit artikel nemen we je stap voor stap mee in de inrichting.

Let op:

Voor verlofsoorten met als basisverloftype 'Wettelijk' is het niet toegestaan om verlofuren te kopen of verkopen.

Saldo keuzebudget:

De standaard uitlevering om het saldo keuzebudget te tonen verschilt per Profit CAO. Voor cao's waar de looncomponent 100.002.557 'Saldo Keuzebudget' niet standaard is meegeleverd kan eigen inrichting gedaan worden. Zie hiervoor de toelichting van de looncomponenten van het keuzebudget.

Workflow en vrij veld in profielen instellen:

Stel het profiel in waarbij je alleen die velden aan de gebruiker toont die relevant zijn. Bij de 'aanmaken'- profielen moet je een workflow en parameter koppelen.

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Selecteer een van de meegeleverde profielen voor het aanmaken van aanvragen voor (ver)kopen van verlof: Aanmaken kopen verlof of Aanmaken verkopen verlof.

   Je kunt zelf ook nieuwe profielen toevoegen voor het aanmaken van verkopen verlof.

3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
4. Selecteer een workflow.
5. Selecteer het vrije veld bij Parameter waar de medewerker straks de variabele parameter (de uren) in kan vullen.
6. Vink indien gewenst de velden Proefberekening en Keuzebudget tonen aan.

   Met de proefberekening toon je de invloed van de mutatie aan op de bruto/nettoberekening. Met het tonen van het keuzebudget krijg je een saldoberekening te zien die je de invloed van de mutatie toont, op het saldo van het keuzebudget.

7. Ga naar het tabblad: Restricties.
8. Vink Mutatie bij loonbeslag niet toestaan aan, als je het profiel wilt blokkeren als de medewerker een openstaand loonbeslag heeft.
9. Selecteer de maximeringsmethode. Bij kopen en verkopen verlof heb je keuze uit het niet maximeren, maximeren tegen een aantal uren of maximeren tegen (aantal uren x roosteruren per week).
10. Vul het maximumaantal in voor de maximeringsmethode.
11. Vink Maximering naar rato van parttimepercentage aan, als je de maximering van aantal uren naar rato wilt berekenen.
12. Stel het profiel verder in.

InSite inrichten:

InSite richt je in met de juiste pagina's voor het (ver)kopen van verlof.

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Site.
2. Open de InSite-site.
3. Activeer de pagina: Medewerker verkopen verlof en Medewerker kopen verlof.
4. Open: InSite.
5. Log in als sitebeheerder.
6. Voeg de pagina's op de juiste positie toe in InSite.

   Je hebt hiermee een groot aantal mogelijkheden om het kopen/verkopen van verlof voor ESS en MSS, profielen en de workflow in te richten. De bijbehorende pagina's voor autorisatie, overzichten e.d. zijn hieraan al gekoppeld.

Stap 1: Vrij veld toevoegen en koppelen

Je voegt in Profit een vrij veld voor kopen van verlof toe. Je voegt het vrije veld toe in het bestand Mutatie medewerker/loonmutatie. Dit moet een numeriek of decimaal veld zijn. Je voegt dit toe als je nog geen vrij veld hebt dat 'Verlof kopen' heet. Als je dit veld al wel tot je beschikking hebt, kun je deze stap overslaan.

Vrij veld toevoegen:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool.
2. Open de eigenschappen van de functiegroep Profielen In- & OutSite.

   Profit meldt dat geen gebruikers mogen zijn ingelogd op dit onderdeel.

3. Klik op: Ja.
4. Open het bestand Mutatie medewerker/loonmutatie.
5. Klik op: Nieuw.
6. Selecteer bij Veldtype de waarde Decimaal. Gebruik 2 cijfers achter de komma.
7. Vul bij Label en Kolomtekst de omschrijving Verlofuren kopen in.
8. Klik op: Voltooien.
9. Klik op: Annuleren.
10. Sluit de Management tool.

Vrij veld koppelen in looncomponent in cao:

Je koppelt vervolgens deze nieuwe vrije velden in de eigenschappen van de cao. Je doet dit in de looncomponenten.

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
2. Open de eigenschappen van de cao.
3. Ga naar het tabblad: Looncomponent.
4. Open de eigenschappen van de looncomponent.

   Standaard gebruiken we looncomponenten 100.009.007 Verlof uren kopen voor het kopen van verlofuren. In dit looncomponent koppel je het vrije veld Verlofuren kopen.

   Let op:

   Wil je een afwijkend uurloon gebruiken? Gebruik dan looncomponenten 100.019.001 en 100.019.000.

5. Ga naar het tabblad: Parameter.
6. Open de eigenschappen van de numerieke parameter, bijvoorbeeld Aantal.
7. Vink, omdat het hier een loonmutatie betreft, in de parameter Mutaties via boekingsprogramma toestaan aan.
8. Koppel bij Profielveld het (nieuwe) vrije veld.
9. Sla de wijzigingen op.

Stap 2: Workflow inrichten

De workflow bepaalt wie de aanvraag voor kopen verlof moet controleren en in welke volgorde dit gecontroleerd moet worden.

Workflow inrichten:

1. Ga in Profit naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van type dossieritem Kopen verlof (Profit).
3. Ga naar het tabblad: Workflows.
4. Open de workflow die je wilt gebruiken. Standaard is dit de workflow Verlof kopen.
5. Richt de workflow in.

Stap 3: Profielen inrichten

Een profiel helpt je om de invoer van een proces zo eenvoudig mogelijk te maken. Een profiel creëert een pagina op InSite waarmee je het proces start. Per proces gebruik je een Aanmaken- en een Beoordelenprofiel. In het Aanmakenprofiel leg je instellingen vast die van toepassing zijn bij het starten van een proces op InSite. Per profiel richt je ook contexten in, waarmee je voorkeursinstellingen op velden kunt vastleggen.

Bij Verlof kopen kun je het volgende instellen in het profiel:

• Workflow

  Selecteer hier de workflow die je wilt gebruiken bij dit profiel.

• Beoordelingsprofiel

  Nadat de wijziging is aangemaakt met het aanmakenprofiel, volgt de workflow de instellingen van het gekoppelde beoordelingsprofiel. Dit gaat voornamelijk om de veldinstellingen binnen de context.

• Toelichting bij Aanmaken

  Vul hier de toelichting in die je wilt meegeven aan de gebruiker bij het starten van het proces. Verdere instructies kun je in dit veld kwijt.

• Variabele parametermutatie

  Hier koppel je het vrije veld dat je eerder hebt aangemaakt.

Profiel inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Filter in de kolom Type profiel op 'Kopen verlof. Alle aanmaken- en beoordelenprofielen worden getoond.
3. Open het profiel Aanmaken kopen verlof.
4. Selecteer bij het veld Workflow de workflow die je in de vorige stap hebt ingericht.
5. Controleer of er een beoordelingsprofiel gekoppeld is, zodat de workflow na het aanmaken dit beoordelingsprofiel volgt.
6. Schrijf in het veld Toelichting bij Aanmaken een toelichting die je wilt tonen aan de medewerker die de mutatie gaat insturen.
7. Selecteer bij Variabele parametermutatie het vrije veld dat je in stap 1 hebt aangemaakt.
8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Stap 4: Contexten inrichten

In een profiel pas je contexten toe. Contexten zijn verzamelingen van velden die relevant zijn voor het proces dat je gebruikt. Op de velden kun je instellingen vastleggen.

In dit artikel lees je meer over contexten en hoe je deze beheert en aanpast.

Voor Kopen verlof kennen we de volgende contexten:

• Verlofcorrectie

  Het gaat hier vooral om het veld 'Type verlof' waar de uren die je koopt op geregistreerd worden. Zo kun je het huidige jaar bovenwettelijk verlof instellen als voorkeurswaarde. Let daarbij op dat je deze voorkeurswaarde wel jaarlijks moet wijzigen. Een alternatieve keuze is om een aparte verlofsoort in te richten voor 'Gekocht verlof' en deze te koppelen als voorkeurswaarde. Hier wordt vaak voor gekozen wanneer het gekochte saldo opgenomen moet worden in het jaar dat het gekocht wordt. Hiermee voorkom je dat medewerkers gaan sparen met gekocht verlof.

• Variabele loonmutatie

  Hier zie je het vrije veld 'Verlof kopen'. Dit veld moet op verplicht staan.

Daarnaast heb je een apart tabblad Restricties. Hier kun je de maximeringsmethode instellen. Bij kopen verlof heb je keuze uit het niet maximeren, maximeren tegen een aantal uren of maximeren tegen (aantal uren x roosteruren per week). Vul het maximumaantal in voor de maximeringsmethode. Vink Maximering naar rato van parttimepercentage aan, als je de maximering van aantal uren naar rato wilt berekenen.

Stap 5: Inrichting testen

Test de inrichting voordat je het proces beschikbaar stelt aan alle medewerkers. Controleer daarbij vooral of de workflow goed verloopt en of Profit de juiste verlofboekingen vastlegt.

In dit artikel lees je meer over het testen van je HRM-proces.

Voor het proces Kopen verlof geldt dat voornamelijk de workflow en de registratie in Profit goed getest moeten worden. Test daarnaast of er een inhouding op het salaris wordt uitgevoerd.

Je start het proces voor het kopen van verlof. Na goedkeuring kan er in de salarisverwerking bekeken worden of er een inhouding plaatsvindt.

Testgegevens verwijderen

Na het testen verwijder je het dossieritem uit het medewerkerdossier. Verwijder daarnaast de verlofcorrectie en de loonmutatie.

Zie ook

• Verlof kopen/verkopen in InSite
• Verlof verkopen inrichten