Loondoorbetaling bij feestdagen (Flex)

Tot en met 2025 geldt:Medewerkers met een actieve uitzendovereenkomst (plaatsing) hebben recht op loondoorbetaling op de algemene landelijke erkende feestdagen, mits deze niet op zaterdag of zondag vallen. Bijvoorbeeld op Nieuwjaarsdag, Tweede Paasdag, Hemelvaartsdag, etc.

Vanaf 2026 hebben flex-medewerkers in het kader van de gelijkwaardige beloning recht op dezelfde doorbetaling van feestdagen als gelijkwaardige vaste medewerkers bij de inlener. Dus ook op de landelijk erkende feestdagen als die op zaterdag of zondag vallen.

Het recht op doorbetaling geldt alleen als de kandidaat normaal op die dag werkt én dit uit de uitzendovereenkomst blijkt. In de praktijk is dit niet vastgelegd in de uitzendovereenkomst. Daarom moet je de uitbetaling per medewerker en feestdag als relatiebeheerder goedkeuren. De back-office genereert namelijk per relatiebeheerder een workflowtaak om de voorgestelde feestdaguren van haar/zijn medewerkers en de onderliggende berekening te controleren.

Als backoffice-medewerker gebruik je het overzicht Feestdaguren in Profit:

• Om te controleren op hoeveel feestdaguren een medewerker recht heeft.
• De workflowtaken rond de controle- en accordering van feestdaguren door de relatiebeheerders te starten en te monitoren.
• Handmatig accorderen bij wijze van uitzondering, vanuit de backoffice is ook mogelijk.

Na accordering genereert Profit per medewerker een declaratie met de betreffende feestdaguren.

Dit moet je eerst inrichten.

Rollen en referteperiode

Bij het uitzendbureau zijn er twee soorten medewerkers betrokken bij de feestdaguren:

• De backoffice-medewerker die verantwoordelijk is voor het starten van het proces en dat de feestdaguren tijdig uitbetaald worden (het verloningsproces).
• De relatiebeheerder (recruiter) die verantwoordelijk is voor het beoordelen en wijzigen van de uit te betalen feestdaguren.

Er is aparte functionaliteit voor deze medewerkers in Profit (backoffice). Verder ligt het beoordelen van de uren door de relatiebeheerder via de workflow Beoordelen feestdaguren.

Methode van bepaling loondoorbetaling feestdagen met referteperiode

Profit berekent het aantal feestdaguren dat doorbetaald moet worden, volgens de referteperiode methode: het gemiddelde aantal loonuren van de weekdag waarop de feestdag valt over de voorgaande 13 weken waarin de feestdag valt. Mits er meer dan de helft van de weken is gewerkt (de wekentoets).

Voorgaande arbeidsverhoudingen binnen de referteperiode worden alleen meegenomen als zij elkaar binnen een periode van één maand opvolgen. De weken tussen deze arbeidsverhoudingen tellen niet mee als 'referteweken’.

Feestdag aanmaken, controleren en workflow starten (Backoffice)

Je voegt per werkgever en periodetabel een feestdag toe. Dit doe je in het Feestdagen-overzicht.

Je baseert de feestdag op een bestaande feestdag uit een sluitingsdagentabel. Tot eind 2025 is dat de meegeleverde van de ABU/NBBU, daarna is de Nederlandse feestdagen-sluitingstabel ook voor flex-medewerkers van toepassing.(Profit 7)

Zodra je de feestdag aanmaakt, verzamelt Profit alle gegevens van de medewerkers, die eventueel uitbetaald moeten worden. Profit haalt de gegevens opnieuw op zodra je de eigenschappen van een feestdag opent. Zo zijn de gegevens actueel en kun je de gegevens controleren en wijzigen voordat je de workflow(s) start.

Let op:

Als de workflows zijn gegenereerd, werkt Profit de bijbehorende gegevens van de feestdaguren niet meer bij.

Je kunt de workflow maar één keer per feestdag genereren.

Let op:

Leg vóór het genereren van de workflows bij de medewerker een geldige relatiebeheerder (recruiter) vast in de eigenschappen van de medewerker en de plaatsingsversieregel. De plaatsingsregel is leidend, als het veld Relatiebeheerder op beide plekken is gevuld. Deze laatste heeft namelijk vaak als het meest recent contact gehad met de medewerker.

Feestdag aanmaken:

1. Ga naar: HRM / Flex / Feestdaguren.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer de werkgever.
4. Selecteer de Sluitingsdagentabel. (Profit 7)

   Je kunt altijd kiezen uit de Nederlandse feestdagen. Daarnaast heb je de keuze uit de sluitingsdagentabellen die gekoppeld zijn bij de klantovereenkomst.

5. Selecteer de Feestdag.
6. Vul bij Weken referteperiode het aantal referteweken in. Dit zijn de weken voorafgaand aan de week waarin de feestdag valt. Bijvoorbeeld 13 weken.
7. Dit aantal gebruikt Profit bij de berekening van het aantal feestdaguren dat doorbetaald moet worden. Deze berekening gaat volgens de referteperiode methode.
8. Vink Te vergoeden uren maximeren aan, als je de uren wilt maximeren. Hierna vul je het maximaal aantal uren in bij Maximum uren.
9. Klik op: Voltooien.

Feestdaguren en relatiebeheerders controleren/aanpassen:

Controleer de gegevens en wijzig deze indien nodig.

1. Ga naar: HRM / Flex / Feestdaguren.

   Je ziet nu de feestdag(en) die je hebt aangemaakt.

2. Open de eigenschappen van de feestdag.

   Profit haalt nu de actuele gegevens voor de feestdaguren op.

3. Open de weergave Feestdaguren per medewerker (niet verdicht) om de rechten van de medewerkers te raadplegen.

   

   Uitleg definities kolommen weergave Feestdaguren

   Het overzicht bestaat uit de volgende kolommen:

   Kolom	Uitleg
   Medewerker	De betreffende medewerker.
   Klantovereenkomst	De klantovereenkomst wordt alleen gevuld, als er een plaatsingscontract op de feestdag is. Dit is de klantovereenkomst behorende bij de plaatsing waarop wordt uitbetaald.
   Plaatsingscontract	Het plaatsingscontract wordt alleen gevuld, als er een plaatsingscontract op de feestdag is. Dit is de plaatsing geldig op de feestdag. Als op de feestdag meerdere plaatsingen geldig zijn, dan wordt de plaatsing met het hoogste uurloon gebruikt.
   Actief contract	Dit veld is aangevinkt als er een plaatsingscontract is op de feestdag.
   Weken gewerkt	Het aantal weken binnen de referteperiode dat op de bewuste werkdag in de week is gewerkt. Er is gewerkt als in een geaccordeerde* nacalculatieregel met een urensoort waarin Meetellen in feestdaguren is aangevinkt, een aantal is geboekt die ongelijk is aan 0. De nacalculatieregel moet gekoppeld zijn aan een declaratie. *De nacalculatieregels van een declaratie worden automatisch geaccordeerd en gereedgemeld als de declaratie wordt goedgekeurd.
   Weken referte	De weken voorafgaand aan de week waarin de feestdag valt, voor zover er een plaatsingscontract is. Als de medewerker aan het begin van de referteperiode geen plaatsingscontract heeft, dan wordt het aantal weken geteld waarin er wel een plaatsingscontract is t/m de week vóór de week waarin de feestdag valt. De week waarin het plaatsingscontract begint telt als 1e week. Voorbeeld 1 Feestdag: donderdag 10 mei 2018 Referteperiode 13 weken: maandag 5 februari t/m zondag 6 mei Voorbeeld 2 Feestdag: donderdag 10 mei 2018 Begin 1e plaatsingscontract binnen referteperiode: woensdag 11 april 2018 Referteperiode 4 weken: woensdag 11 april 2018 t/m zondag 6 mei Voorbeeld 3 Feestdag: donderdag 10 mei 2018 Begin 1e plaatsingscontract binnen referteperiode: vrijdag 13 april 2018 Referteperiode 4 weken: vrijdag 13 april 2018 t/m zondag 6 mei
   Uren gewerkt	Het aantal uren binnen de referteperiode dat op de bewuste werkdag in de week is gewerkt. Er is gewerkt als in een geaccordeerde* nacalculatieregel met een urensoort waarin Meetellen in feestdaguren is aangevinkt, een aantal is geboekt die ongelijk is aan 0. De nacalculatieregel moet gekoppeld zijn aan een declaratie. * De nacalculatieregels van een declaratie worden automatisch geaccordeerd en gereedgemeld als de declaratie wordt goedgekeurd.
   Gem. uren	‘Uren gewerkt in referteperiode’ / ‘Weken gewerkt in referteperiode’ afgerond op 2 decimalen rekenkundig.
   Uren vergoed	Als ‘Weken referteperiode’ = {Referteweken} en als ‘Weken gewerkt in referteperiode’ >= {Min. gewerkte weken}, dan de ‘Gemiddelde uren’. Als ‘Weken referteperiode’ < {Referteweken} en als ‘Weken gewerkt in referteperiode’ = ‘Weken referteperiode’, dan de ‘Gemiddelde uren’. In overige gevallen ‘0,00’. Als {Te vergoeden uren maximeren} = ‘Ja’, dan wordt ‘Gemiddelde uren’ gemaximeerd op {Max. te vergoeden uren}.
   Datum boeking	De ‘Boekingsdatum’ wordt alleen gevuld als ‘Uren vergoed’ > ‘0’. De ‘Boekingsdatum’ = {Feestdag}. In andere gevallen blijft dit veld leeg.
   Min. weken	Minimum gewerkte weken
   Referteweken	Dit zijn het aantal Referteweken.

4. Open de weergave Feestdaguren per relatiebeheerder.

   

   Hier zie je de gegevens gegroepeerd en verdicht per relatiebeheerder. Elke relatiebeheerder kan (per werkgever/periodetabel) twee soorten workflows krijgen voor deze feestdag:

   • Mdw. met plaatsing (medewerkers met geldige plaatsing)
   • Mdw. zonder plaatsing (medewerkers zonder geldige plaatsing)

   Voor de medewerkers met een geldige plaatsing hoef je alleen de uren te controleren en/of te wijzigen.

   Voor de medewerkers zonder geldige plaatsing, maar die wel in aanmerking komen voor feestdaguren, kun je een nieuwe plaatsing aanmaken of de plaatsing wijzigen waarvoor je declaraties met feestdaguren gaat genereren.

   Als je de medewerkers met plaatsing in een aparte workflow plaatst, kan die relatief snel afgehandeld worden. Deze hoeft dan namelijk niet te wachten op de medewerkers zonder geldige plaatsing. Behalve dat het vastleggen van een plaatsing meer tijd kost, kun je hiermee ook een afwijkende workflow toepassen.

5. Controleer bij alle medewerkers of de relatiebeheerder is gevuld. Profit maakt geen workflowtaak aan als er geen relatiebeheerder ingevuld is.
6. Sluit de weergave.

Workflow starten en relatiebeheerders informeren:

1. Open de feestdag.
2. Open de weergave Feestdaguren per relatiebeheerder.

   

3. Klik op de actie: Alle workflows starten.

   Je kunt deze actie maar één keer uitvoeren. Als de workflows eenmaal zijn gegenereerd dan worden de bijbehorende gegevens van de feestdaguren niet meer bijgewerkt. Wel kunnen de velden Plaatsing (en bijbehorende klantovereenkomst) en Uit te betalen uren nog gewijzigd worden, maar deze gegevens zijn alleen binnen de gegeneerde workflow te wijzigen.

   Deze taak wordt via de wachtrij uitgevoerd. Je kunt dan gewoon doorwerken en krijgt een melding zodra de taak succesvol is uitgevoerd. In de wachtrij is het proces zichtbaar via de batch taak Genereren workflows feestdaguren.

Workflow Feestdaguren beoordelen en aanpassen in InSite (Relatiebeheerder)

Je kunt als relatiebeheerder twee soorten workflowtaak krijgen voor het beoordelen van feestdaguren voor een bepaalde feestdag: Beoordelen feestdaguren met plaatsing en Beoordelen feestdaguren zonder plaatsing.

• Voor de medewerkers met een geldige plaatsing controleer en/of wijzig je de uren.
• Voor de medewerkers zonder geldige plaatsing, die wel in aanmerking komen voor feestdaguren, maak je een nieuwe plaatsing aan of je wijzigt de plaatsing waarvoor je declaraties met feestdaguren gaat genereren.

De uitbetaling op feestdaguren wordt gedaan op één plaatsing. Bij meerdere plaatsingen die met het hoogste uurloon of anders die met de meeste uren.

Feestdaguren beoordelen (Relatiebeheerder):

1. Open de Site.
2. Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
3. Ga naar: Startpagina.
4. Ga naar: Openstaande taken.
5. Open de taak voor het beoordelen van feestdaguren voor de betreffende feestdag.

   

   De taak Beoordelen feestdaguren met plaatsing bevat twee pagina-onderdelen:

   • Medewerkers die niet elke week van de referteperiode hebben gewerkt.
   • Medewerkers die elke week van de referteperiode hebben gewerkt.

   Controleer met name de gegevens van de eerste weergave.

   De taak Beoordelen feestdaguren zonder plaatsing bevat maar één pagina-onderdeel met de medewerkers zonder actuele plaatsing.

6. Controleer de gegevens.
7. Klik op: Aanpassen als je de gegevens wilt wijzigen.
8. Open de regel van de medewerker.

   

9. Klik op de icoon achter Medewerker en Plaatsing om in een nieuw venster respectievelijk de medewerker stamkaart of de eigenschappen van de plaatsing te openen.
10. Wijzig Plaatsing als de feestdaguren op een andere plaatsing uitbetaald moet worden.

    De geselecteerde plaatsing bepaalt tegen welk uurloon Profit de feestdaguren uitbetaalt.

    Als het veld leeg is (in het geval van de workflow Medewerkers zonder plaatsing), vul je de plaatsing in nadat deze is aangemaakt.

11. Wijzig eventueel het aantal Uit te betalen uren.

    Hiermee kan de relatiebeheerder afwijken ten opzichte van de Berekende uren.

    Zet je de Uit te betalen uren op 0,00, dan ontstaat er geen declaratie met de feestdaguren.

    In de volgende situaties is het veld Uit te betalen uren al standaard gevuld:

    • De medewerker heeft al gewerkte uren op feestdag (Uit te betalen uren = 0,00).
    • Als niet voldaan wordt aan de wekentoets (Uit te betalen uren = 0,00).
    • Als de uren hoger zijn dan het maximumaantal uren (Uit te betalen uren = maximum uren).
12. Vul een Toelichting in.
13. Klik op: Aanpassen.
14. Als je alle medewerkers hebt gecontroleerd klik je op Sluiten.
15. Klik op de actie: Declaraties aanmaken als je akkoord bent met de feestdaguren.

    Als je de workflow goedkeurt, genereert Profit de declaraties met de feestdaguren, mits het veld Uit te betalen uren groter is dan 0,00. De declaratie krijgt de datum van de feestdag en de uren boekt Profit op de voorkeurs-urensoort van de werksoort in de eigenschappen van het profiel.

    Je richt in welke werksoort gebruikt wordt voor de feestdaguren in de Aanmaken-profielen voor het beoordelen van feestdaguren in InSite. Ook koppel je de workflow en het beoordelingsprofiel.

    Let op:

    De werksoort die je selecteert moet in alle loonafspraken van de plaatsingen voorkomen. Anders genereert Profit geen declaraties. En kun je de workflow voor het beoordelen van de feestdaguren niet afhandelen.

    Voor het beoordelen van feestdaguren in InSite zijn de volgende twee standaard profielen beschikbaar:

    • Beoordelen feestdaguren met plaatsing
    • Beoordelen feestdaguren zonder plaatsing

    Het is niet mogelijk om eigen nieuwe profielen aan te maken voor het beoordelen van feestdaguren.0

    Werksoort en verder in profielen feestdaguren met en zonder plaatsing inrichten:

    1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
    2. Open de eigenschappen van het Aanmaken profiel Beoordelen feestdaguren met plaatsing of Beoordelen feestdaguren zonder plaatsing.
    3. Koppel de workflow en het beoordelingsprofiel.
    4. Koppel de werksoort voor feestdaguren bij het veld Werksoort Feestdaguren.

       

    5. Klik op: Opslaan en sluiten.

    De declaratie valt onder soort declaratie ‘Standaard’, maar heeft een afwijkende bron waaraan je kunt zien hoe de declaratie is ontstaan.

    De declaraties genereert Profit via de wachtrij via de taak Bijwerken workflowtaken. Hierna verwerk je deze gegenereerde declaraties op de normale manier.

Workflow Feestdaguren monitoren en declaraties verwerken (Backoffice)

Je kunt de status van de workflow raadplegen van de feestdag in het overzicht Feestdaguren. Zodra de workflow is goedgekeurd, genereert Profit normaal pas de declaraties. Hier kun je van afwijken door de workflow handmatig in Profit af te handelen. Bijvoorbeeld omdat de relatiebeheerder afwezig is en de deadline nadert. Na het handmatig afhandelen verdwijnt de taak bij de relatiebeheerder, wijzigt de status naar Goedgekeurd en genereert Profit de declaraties..

Workflow status raadplegen:

1. Ga naar: HRM / Flex / Feestdaguren.
2. Open de feestdag.
3. Controleer de status van de workflow in de kolom Workflow status.

   

   Als de status Goedgekeurd is dan is de workflow afgerond en zijn de declaraties gegenereerd.

   De status kan ook In behandeling of Afgekeurd zijn.

Workflow handmatig afhandelen bij deadline (Optioneel):

Je kunt de workflow bij wijze van uitzondering handmatig afhandelen. Vervolgens genereert Profit de declaraties met de feestdaguren.

Deze actie is een noodmiddel en zal bijvoorbeeld niet mogelijk zijn als:

• De ‘Uit te betalen uren’ van medewerkers zonder geldige plaatsing niet op 0,00 staan.
• De workflow in een verkeerde status staat.

Om de actie Workflow afhandelen in Profit te kunnen starten, moet je als backofficegebruiker ook rechten hebben op de betreffende workflowtaak. Lees meer bij Feestdaguren autoriseren.

1. Ga naar: HRM / Flex / Feestdaguren.
2. Open de feestdag.
3. Selecteer de workflowtaak met de status In behandeling.

   Klik eventueel op CTRL+S om meerdere regels te selecteren.

4. Klik op de actie: Workflow afhandelen.

Profit genereert vervolgens de declaraties via de wachtrij. Je ziet daar de taak Afhandelen workflows feestdaguren terug.

Declaraties feestdaguren verwerken/uitbetalen:

Hierna verwerk je de gegenereerde declaraties en verloon en betaal je ze uit op de gebruikelijke manier.

Feestdaguren verschil uitbetaald en nieuwe berekende uren raadplegen (Backoffice)

Als naderhand een kandidaat contact opneemt met vragen over de uitbetaalde feestdaguren, dan kun je toch een ‘nieuwe berekening feestdaguren’ doen. Als je de eigenschappen van een feestdag opent, terwijl de actie Alle workflows starten is uitgevoerd, dan worden de gegevens opnieuw verzameld. De oorspronkelijk gegevens blijven ongewijzigd en Profit slaat de nieuwe gegevens apart op.

De nieuwe gegevens en het verschil met de oorspronkelijke gegevens zijn zichtbaar in de weergave Verschil uitbetaald en uit te betalen.

Deze weergave is alleen zichtbaar als de actie Alle workflows starten is uitgevoerd en bedoeld voor inzicht achteraf.

Je kunt achteraf niet nog een keer de workflow starten voor de feestdag om automatisch de declaraties te genereren. Als achteraf blijkt dat de medewerker te weinig feestdaguren heeft gehad, dan corrigeer je dit handmatig door deze uren zelf in te boeken.

Verschil uitbetaald en uit te betalen raadplegen:

1. Ga naar: HRM / Flex / Feestdaguren.
2. Open de feestdag.
3. Open de weergave Verschil uitbetaald en uit te betalen.

   Je ziet de nieuwe gegevens en het verschil.

   

   De regels zijn oranje als de kolom Wekentoets de waarde Ja heeft en de kolom Verschil een waarde bevat ongelijk aan 0,00. Hiermee wordt de nadruk gelegd op medewerkers die bij de oorspronkelijke gegevens mogelijk nog niet voldeden aan de wekentoets omdat nog niet alle declaraties waren ingeboekt.