Werken zonder inkoopfacturen en verkoopfacturen

Sommige ondernemers willen geen verkoopfacturen en inkoopfacturen vastleggen in AFAS SB. Deze blijven buiten de administratie, vaak op papier in mappen. Zij willen alleen bankmutaties of kasmutaties, eventueel met btw, boeken op de gewenste grootboekrekeningen. Op de papieren facturen geven zij dan aan dat deze betaald zijn. Soms printen zij de betreffende bankmutaties uit en nieten deze aan de facturen vast.

Laat het vooraf duidelijk zijn. Deze methode heeft absoluut NIET onze voorkeur! Deze methode heeft onder andere de volgende beperkingen:

Het is niet mogelijk om facturen met buitenlandse btw te verwerken.
Het is niet mogelijk om gebruik te maken van enige vorm van debiteurenbewaking en crediteurenbewaking.
Het is niet mogelijk om afwijkende btw-regelingen, zoals een verleggingsregeling, te gebruiken.
Het is niet mogelijk om vaste activa toe te voegen, automatisch af te schrijven en eventueel te verkopen.
Het is niet mogelijk om facturen automatisch te betalen of te incasseren.
Het is niet mogelijk om gebruik te maken van Offertes.
Het is niet mogelijk om de btw te controleren voordat deze wordt aangegeven.

Wil je na het lezen van deze beperkingen nog steeds werken op basis van bankmutaties? Lees dan hieronder verder.

Inhoud

Bankmutaties en Kasmutaties toevoegen

Allereerst moet je natuurlijk de bankmutaties en kasmutaties toevoegen. Bankmutaties kan je op verschillende manieren toevoegen. Kasmutaties voeg je handmatig of via een import toe.

Bankmutaties en Kasmutaties verwerken

Na het toevoegen van bankmutaties en kasmutaties staan deze klaar in een weergave, waarvandaan je ze kunt verwerken. Omdat je geen verkoopfacturen en inkoopfacturen hebt toegevoegd worden de bij- en afschrijvingen niet automatisch verwerkt. Je kunt deze alleen handmatig boeken op de gewenste grootboekrekeningen, eventueel met uitsplitsing van de (Nederlandse) btw.

Bankmutaties en kasmutaties verwerken:

Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Bankmutaties afletteren of Kasmutaties afletteren.
of, als de weergave Bankmutaties of Kasmutaties actief is.

Klik op Afletteren (alles).

Je ziet een weergave met de datum, omschrijving en het bedrag van de nog niet verwerkte mutaties.
Klik op Geboekt op.
Een lijst opent met een aantal door AI gegenereerde Automatische suggesties.
Selecteer de gewenste Grootboekrekening.
- Klik op een Automatische suggestie.
- Typ een deel van de Omschrijving of het Grootboekrekeningnummer.
- Klik op Overige ontvangst/uitgave om te zoeken in de volledige lijst.
  Filter de lijst eventueel op Type (bijvoorbeeld Kosten of Opbrengsten), Omschrijving of Nummer.
Na het selecteren wordt het bedrag Debet of Credit automatisch actief.

Als op de geselecteerde grootboekrekening btw van toepassing is, dan wordt het btw-bedrag automatisch uit de bankmutatie of kasmutatie gesplitst.

Deze btw wordt meegenomen in de btw-aangifte die hoort bij de datum van de bankmutatie.

Standaard wordt hier het btw-tarief ingevuld dat staat ingesteld bij de gekozen grootboekrekening.

Als geen btw van toepassing is op een grootboekrekening, dan worden de btw-velden niet gevuld.
Pas eventueel het bedrag Debet of Credit aan.
Doe dit bijvoorbeeld als meerdere facturen met dezelfde bankmutatie of kasmutatie zijn betaald.
Druk op de Tab-toets.
Een eventueel restbedrag wordt automatisch ingevuld op de volgende regel.
Selecteer op een gesplitste regel ook weer een Grootboekrekening.
Druk op de Tab-toets.
Het veld Btw-tarief wordt actief.
Selecteer eventueel een ander Btw-tarief.

Let op

Het is op deze manier alleen maar mogelijk om bankmutaties en kasmutaties van binnenlandse facturen te verwerken. Om facturen met buitenlandse btw te verwerken is het noodzakelijk om deze toe te voegen als verkoopfactuur of inkoopfactuur met een klant of crediteur met een buitenlands adres.
Open de aanvullende velden van de regel (Ctrl+p).
Doe dit alleen als je bijzondere instellingen wilt doen.
Vink Btw bepalen uit als je geen btw wilt toepassen.
Selecteer eventueel een ander Prestatiemoment.
Doe dit als je de omzet of kosten in een andere periode wilt nemen dan de btw-periode, of wilt verdelen over meerdere perioden. Dit heet Transitorisch boeken.
Selecteer eventueel een Bijlage.
Het is mogelijk om meerdere bijlagen te selecteren, of een of meerdere bestanden op het bijlageveld te slepen vanuit een verkenner.

Hier kan je bijvoorbeeld een bonnetje of factuur toevoegen.
Herhaal dit voor de overige bankmutaties of kasmutaties.
Klik op Opslaan (Ctrl+S).
Hiermee worden de tot dan toe verwerkte bankmutaties of kasmutaties geboekt in de administratie.

Op deze manier kan je ook tussentijds opslaan en op een ander moment verdergaan.

Afletterregels toevoegen

Afletterregels zorgen ervoor dat een hoog percentage bankmutaties automatisch kan worden afgeletterd. Deze afletterregels worden deels door AFAS meegeleverd en onderhouden. Je kunt ze echter ook zelf toevoegen om specifieke bankmutaties die jij ontvangt automatisch te kunnen afletteren.

AFAS levert op basis van de transactiecodes van verschillende Nederlandse banken afletterregels mee voor bijvoorbeeld:

Bankkosten.
Loonkosten (Nettoloon, Pensioen en Loonheffing).
Rentebaten, Rentelasten.
Let op

Bij het afletteren van bankmutaties worden alle afletterregels uitgevoerd. Zorg er dus voor dat deze regels elkaar uitsluiten. Wanneer dit niet het geval is kan het voorkomen dat dezelfde bankmutatie tweemaal wordt afgeletterd.

Afletterregels toevoegen

Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Afletterregels.
Klik op Nieuw (N).
Vul een herkenbare Omschrijving in..
Selecteer Ontvangst of Uitgave bij Type omschrijving.
Dit bepaalt of de regel toegepast wordt op een bijschrijving of afschrijving.
Selecteer een Type afletterregel.
- Match op deel van omschrijving.
  Vul een Zoekwaarde in om bankmutaties met een specifieke tekst in de omschrijving op een bepaalde grootboekrekening af te letteren.
- Match op tegenrekening.
  Vul een Tegenrekening in om bankmutaties van een specifieke tegenrekening op een bepaalde grootboekrekening af te letteren.
- Match op transactiecode en bank.
  Vul een Transactiecode in.
  
  Selecteer een Bank om zelf specifieke transactiecodes van jouw bank op een bepaalde grootboekrekening af te letteren.
- Match op deel van omschrijving, transactiecode en bank.
  Vul een Zoekwaarde en Transactiecode in en selecteer een Bank.
Let op

Zorg dat je een bank met de juist BIC selecteert, namelijk die in deze administratie wordt gebruikt. Anders werkt de afletterregel niet.
- Match op deel van omschrijving en tegenrekening.
  Vul een Zoekwaarde in en selecteer een Tegenrekening.
- Match op ten name van.
  Vul een (deel van) de tekst in Ten name van in.
- Wegboeken restant tot maximum bedrag of maximum percentage.
  Vul een Maximum percentage of Maximum bedrag in. Wanneer na het afletteren van een openstaande post een bedrag overblijft dat binnen deze marges valt, dan wordt deze automatisch afgeletterd op de gekozen grootboekrekening. Gebruik dit type alleen voor de grootboekrekening 4590: Betalingsverschillen.
- Match op Betalingskenmerk (belastingdienst).
  Selecteer een Type belasting in. Op basis hiervan kunnen wij bankmutaties met belastingaanslagen automatisch afletteren.
Selecteer een Grootboekrekening.
De bankmutatie wordt op deze grootboekrekening geboekt.
Selecteer een Btw-tarief.
Tijdens het afletteren van een bankmutatie wordt op basis hiervan de btw uit het bedrag afgesplitst.

Let op:

Als géén btw van toepassing is, laat dit veld dan leeg. Geen btw is namelijk niet hetzelfde als een nultarief.
Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Een toegevoegde of gewijzigde afletterregel wordt direct na het opslaan toegepast op de openstaande bankmutaties. Dit is een effectieve manier om deze lijst snel te verwerken en het percentage automatische verwerkingen bij de volgende import te verhogen.