Grootboekrekeningen inrichten

Ondanks dat wij een vast grootboekrekeningschema meeleveren hebben wij het wel mogelijk gemaakt om een aantal zaken te wijzigen of het schema aan te vullen.

Inhoud

Omschrijving grootboekrekening aanpassen

Het is mogelijk om de omschrijving van een aantal geselecteerde grootboekrekeningen aan te passen, zodat duidelijker wordt waar deze voor worden gebruikt.

Let op

Alleen Medewerkers van een administratiekantoor of klanten met de licentie Ondernemen kunnen deze functie gebruiken.

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Grootboekrekeningen.

    In de weergave kan je zien welke grootboekrekening wijzigbaar is.

  2. Open de gewenste Grootboekrekening.

    Bij grootboekrekeningen waarvan de omschrijving aangepast mag worden staat bovenin de volgende melding.

  3. Klik op Wijzigen (W).
  4. Vul een Omschrijving in.

  5. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

    Let op

    Het is mogelijk om een aangepaste omschrijving weer terug te zetten naar de standaardomschrijving. Verwijder hiervoor de aangepaste omschrijving en sla op.

Grootboekrekening kopiëren

Het is mogelijk om een aantal door AFAS bepaalde grootboekrekeningen te kopiëren. Dit zijn met name de grootboekrekeningen voor banken, groepsmaatschappijen, aandeelhouders en dergelijke.

Let op

Alleen Medewerkers van een administratiekantoor of klanten met de licentie Ondernemen kunnen deze functie gebruiken.

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Grootboekrekeningen.

    In de weergave kan je in de kolom Kopieerbaar zien welke grootboekrekeningen kopieerbaar zijn.

    Niet alle grootboekrekeningen zijn kopieerbaar. Sommige grootboekrekeningen, zoals voor Debiteuren, Crediteuren, Vaste activa of Btw, zijn bijvoorbeeld essentieel voor een sluitende boekhouding. Hier mag dan ook niet handmatig op worden geboekt.

  2. Klik op Nieuw (N).
  3. Selecteer een grootboekrekening bij Gebaseerd op.
  4. Vul een Omschrijving in.
  5. Vul een Nummer in.

  6. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

    Let op

    Kom je erachter dat een gekopieerde grootboekrekening niet het juiste rekeningniveau heeft? Dan heb je de volgende opties om dit te herstellen.

  • Maak een kopie van een grootboekrekening op het gewenste niveau. Boek het saldo via een memoriaalboeking over van de foutieve naar de nieuwe grootboekrekening. Vergeet dan ook niet om de oude grootboekrekening naderhand te blokkeren.
  • Heb je jouw omgeving kort geleden gemigreerd en heb je nog niet veel geboekt? Overweeg dan om de migratie opnieuw uit te voeren en de grootboekrekeningen juist te koppelen.

Grootboekrekening blokkeren

Het is mogelijk om grootboekrekeningen die je niet gebruikt te blokkeren. Geblokkeerde grootboekrekeningen worden niet meer getoond in SB.

Let op:

Alleen grootboekrekeningen die kopieerbaar zijn kunnen worden geblokkeerd. Niet kopieerbare grootboekrekeningen worden vaak gebruik voor subadministraties, zoals debiteuren, crediteuren en btw. Blokkeren hiervan zou een juiste werking van SB teniet doen.

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Grootboekrekeningen.
  2. Open de gewenste Grootboekrekening.
  3. Klik op de actie Blokkeren.

  4. Vul een Reden in.

  5. Wil je de grootboekrekening weer gebruiken, klik dan op Vrijgeven.

Verwijderen

Wil je een zelf toegevoegde grootboekrekening nergens meer gebruiken, dan kan je deze verwijderen. Bedenk je je later? Dan is dit ook weer ongedaan te maken.

Zelf toegevoegde grootboekrekening verwijderen:

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Grootboekrekeningen.
  2. Open de ongewenste, zelf toegevoegde Grootboekrekening.
  3. Klik op de Meer-knop .
  4. Klik op Verwijderen.

Verwijderde grootboekrekening terugzetten:

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Grootboekrekeningen.
  2. Wissel naar de weergave Verwijderde grootboekrekeningen.
  3. Open de onterecht verwijderde Grootboekrekening.
  4. Klik op de Meer-knop .
  5. Klik op Verwijderen ongedaan maken.

Standaard btw-tarief grootboekrekening instellen

Meestal hebben de grootboekrekeningen voor inkoop hetzelfde btw-tarief. AFAS levert alle grootboekrekeningen standaard uit met btw-tarief hoog. Wil je een ander tarief? Stel dit dan in bij de betreffende grootboekrekeningen.

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Grootboekrekeningen.
  2. Open de gewenste Grootboekrekening.
  3. Klik op de inhoudsopgave Standaard btw-tarieven.
  4. Verwijder eventueel btw-tarief Hoog.
    • Open de regel met btw-tarief Hoog.
    • Klik op de Meer-knop .
    • Klik op Verwijderen.
  5. Klik op Nieuw (N).
  6. Selecteer een Land van adres.

    Dit land bepaalt aan de hand van het adres van een Klant of Crediteur welk btw-tarief toegepast moet worden. Zo stel je afwijkende tarieven in voor verschillende landen.

  7. Selecteer een Standaard btw-tarief.

    Dit btw-tarief wordt gebruikt bij de eerstvolgende inkoopfactuur of verkoopjournaalpost met deze grootboekrekening.

Grootboekrekening voor bank of kas

Bij grootboekrekeningen met de categorie Bank / Kas kun je ook een standaard btw-tarief vastleggen. Dit btw-tarief wordt standaard ingevuld wanneer een memoriaalboeking op deze grootboekrekeningen of een bankmutatie op de aan deze grootboekrekeningen gekoppelde bankrekeningen of kassen wordt geboekt.

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Grootboekrekeningen.
  2. Open de gewenste grootboekrekeningen van de categorie Bank / Kas.
  3. Klik op de inhoudsopgave Algemeen.
  4. Klik op Wijzigen (W).
  5. Klik op Algemene werkwijze.
  6. Selecteer het btw-tarief bij Standaard btw-tarief (bank, kas).
  7. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Aantallen en Eenheden

Het is mogelijk om één of twee aantallen en eenheden te gebruiken voor het boeken van een Verkoopjournaalpost, Inkoopfactuur of Memoriaalboeking.

Let op

Deze functionaliteit is alleen beschikbaar als de branche Agrarisch is geactiveerd.

  • Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Agrarisch.
  • Vink Agrarisch aan.
  • Vink eventueel Deelsectoren aan.

Aantallen en Eenheden activeren:

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Grootboekrekeningen.
  2. Open de gewenste Grootboekrekening.
  3. Selecteer een Methode bijhouden aantallen.

    Je kunt 1 of 2 aantallen met eenheden bijhouden.

  4. Selecteer een Eenheid 1 en eventueel Eenheid 2.
  5. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Zie ook