Opnieuw migreren

Het kan voorkomen dat je een migratie opnieuw moet uitvoeren. Dit doe je als volgt:

Stap 1: Migratieplan toevoegen in SB

Het migratieplan bepaalt welke administratie(s) je wilt migreren en hoeveel historie je mee wilt nemen.

Voorbereiding:

Zorg dat je als medewerker bent gekoppeld op het tabblad Medewerkers (Accountant) in de eigenschappen van de klant.

Migratieplan toevoegen en Migratieticket genereren:

Start het Admin Center.
Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Klanten.
Open de gewenste Klant, of
Voeg een nieuwe Klant toe.
In het Admin Center zijn klanten de ondernemingen waarvoor een accountant of administratiekantoor de administratie (deels) voert.
Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar.

Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar de gewenste functie.
Klik op de helpknop rechtsboven.
Start de rondleiding bij deze functie.
1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Nieuwe klant toevoegen.
2. Vul een unieke Naam in.
3. Vul het Unieke klantdeel url in.
  Dit is standaard de Naam, maar met kleine letters.
  
  Wij genereren automatisch de Url waarmee deze klant toegang heeft tot SB.
4. Selecteer een Licentie.
  Let op
  
  De licentie bepaalt welke functionaliteit een gebruiker beschikbaar heeft. Je kunt deze achteraf, binnen bepaalde voorwaarden, nog wijzigen.
- Meer informatie over de verschillende licenties.
- Meer informatie over het wijzigen van een licentie.
1. Selecteer de gewenste Methode starten administratie.
  - Nieuwe administratie via Auditfile of Profit Migratie.
    Gebruik deze optie als je de administraties van deze klant wilt migreren vanuit Profit of Profit SB, of als je een Auditfile uit een ander product wilt importeren (TwinField, Exact Online, Snelstart of Profit).
  - Handmatig (met beginbalans).
    Gebruik deze optie als je de administratie van deze klant wilt starten met het invullen van een beginbalans, of voor ondernemingen die net zijn gestart.
  Raadpleeg de Keuzehulp: Administratie toevoegen als je het niet zeker weet.
2. Vul een E-mailadres in.
3. Vul een Telefoonnummer in.
  Deze gegevens kan je gebruiken als je contact wilt opnemen met deze klant.
4. Selecteer eventueel een Beconnummer.
  Meer informatie over beconnummers.
5. Selecteer eventueel een Klantgroep.
  Meer informatie over klantgroepen.
  
  Als je een klantgroep volledig hebt ingericht worden de volgende drie velden automatisch ingevuld. Je kunt de volgende drie stappen dan overslaan.
6. Selecteer eventueel een Intern verantwoordelijke.
  Deze medewerker ziet de klanten die aan deze klantgroep zijn gekoppeld in Mijn werkvoorraad.
7. Selecteer eventueel een Contactpersoon.
  Dit is de medewerker die verantwoordelijk is voor het beantwoorden van eventuele vragen over een jaarrekening.
  
  Wij tonen deze medewerker standaard onder de opdrachtbrief bij de jaarrekening.
8. Selecteer eventueel een Samensteller jaarrekening.
  Je kunt dit veld zelf toevoegen aan de opdrachtbrief voor de jaarrekening.
  
  Dit kan je doen als een bepaalde medewerkers de vragen over de jaarrekening beantwoord, maar een andere medewerker de jaarrekening heeft samengesteld.
  
  Let op
  
  Je kunt deze drie velden pas vullen nadat je medewerkers hebt toegevoegd.
9. Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om op te slaan en direct een nieuwe toe te voegen.
  
  Klik op Opslaan (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.
  
  Op de achtergrond wordt de url voor toegang tot SB gegenereerd en een aantal standaardgegevens toegevoegd. Dit duurt een paar minuten.
Controleer of je als medewerker gekoppeld bent aan deze klant op het tabblad Medewerkers (Accountant) in de eigenschappen van de klant.
Klik op de inhoudsopgave Administraties.
Klik op Nieuw (N).
De Wizard nieuwe administratie verschijnt
Klik op Migreren vanuit Profit.
De weergave Migratieplannen Profit administratie verschijnt.
Klik op Nieuw (N).
Vul bij Profit omgeving de code van je AFAS Profit-omgeving in, bijvoorbeeld O99999AA.
Vul bij Administraties de Administratiecode(s) in van de te migreren administratie(s) in AFAS Profit in.
Wil je meerdere Administraties voor dezelfde Klant migreren?

Scheid dan de Profit administratiecodes met komma's zonder spaties, bijvoorbeeld 1,2,3.

De Profit administratiecodes vind je in AFAS Profit als je rechtsonderin klikt op de administratienaam (in de afbeelding 1 - SERVICE).

Bevinden alle administraties van een klant zich binnen één Profit omgeving? Richt het dan als volgt in:

Bevinden alle administraties van een klant zich in verschillende Profit omgevingen? Richt het dan als volgt in.

Let op

Bij het migreren van meerdere administraties van dezelfde klant is het volgende belangrijk:

Migreer alle administraties van dezelfde Profit-klant (ook al zitten deze in verschillende omgevingen) naar dezelfde SB-klant. Breng je deze administraties toch onder in verschillende klanten, dan beperk je hiermee mogelijkheden van SB. Het is namelijk noodzakelijk dat voor een Fiscale Eenheid alle administraties bij één klant bestaan. Daarnaast heeft elke klant eigen set van gebruikers en werkt niet goed in combinatie met het inloggen op de AFAS Link app.
Migreer alle administraties van een klant voordat je de migratie afrondt. Na het afronden van de migratie kan je namelijk geen nieuwe administraties meer migreren voor deze klant. Deze administraties zullen dan via een beginbalans moeten worden toegevoegd.

Vul een Historie vanaf jaar in.
Wij migreren voor de jaren tussen het Historie vanaf jaar en het Startjaar alleen de journaalposten, verder niets..
Vul een Startjaar in.
Vul hier in principe het huidige boekjaar in. Wij raden aan om eerst het vorige boekjaar af te sluiten in je vorige applicatie. Als dit niet mogelijk is en je wilt toch boekingen in het vorige boekjaar in SB doen, vul dan het vorige jaar in.

Wij migreren voor de jaren vanaf het startjaar alle hierboven genoemde gegevens.

Boekingen vóór 1 januari van het Startjaar zijn niet mogelijk.

Let op

Het is niet mogelijk om een jaarrekening te genereren voor boekjaren vóór het startjaar.
Klik op Opslaan (Ctrl+S).
Klik op Migratieticket downloaden.
SB plaatst een afasmig-bestand in de Downloads-map op je PC met de naam van je omgeving, bijvoorbeeld O99999AA.afasmig.

Als je de knop niet meteen ziet, dan raden we je aan de pagina te verversen.

Stap 2: Migratieticket importeren in Profit

Stap 3: Grootboekrekeningen Profit koppelen aan SB

Voor de migratie van AFAS Profit naar SB koppel je de grootboekrekeningen in Profit aan de grootboekrekeningen in SB. Je voert onderstaande stappen uit in de migratie-omgeving (niet in de productie-omgeving van Profit).

Klik hier voor meer informatie.

Let op

Migreer je meerdere administraties in één migratieplan dan moet je per administratie deze stappen uitvoeren.

Grootboekrekeningen koppelen:

Open de klaargezette Migratie-omgeving.
Je ziet voor deze omgeving een nieuwe tegel in AFAS Online.
Ga in AFAS Profit naar Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
Ga in AFAS Profit Small Business naar Grootboek / Grootboekrekening.
Klik op de actie Starten migratie SB.
Selecteer de juiste Rechtsvorm voor de te migreren Administratie.
Klik op Voltooien.
Open de omgeving opnieuw om de wijzigingen door te voeren.
Ga naar Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
Ga in AFAS Profit Small Business naar Grootboek / Grootboekrekening.

Wij hebben twee nieuwe weergaven toegevoegd om de grootboekrekeningen van AFAS Profit aan die van SB te koppelen.
Klik op een van de nieuwe weergaven.
Op basis van de rechtsvorm, het type grootboekrekening en de omschrijving koppelen wij zoveel mogelijk AFAS Profit grootboekrekeningen aan het grootboekrekeningschema van SB.
Selecteer eventueel een andere grootboekrekening wanneer ons voorstel niet naar wens is.
1. Dubbelklik op de grootboekrekening die je wilt aanpassen.
2. Ga naar het tabblad Algemeen.
3. Selecteer een andere grootboekrekening bij Rekeningnummer in SB.
4. Klik op OK.
Let op

Selecteer de juiste soort rekening. Je kunt meerdere grootboekrekeningen aan dezelfde SB-grootboekrekening koppelen, zoals 8000: Omzet hierboven. Deze worden later automatisch gesplitst naar unieke grootboekrekeningen.
Klik op Voltooien migratie SB wanneer alle Grootboekrekeningen juist gekoppeld zijn.
Hiermee is de AFAS Profit kant van de migratie afgerond.

Let op!

Voer na deze stap GEEN WIJZIGINGEN meer uit in de administratie, anders bestaat de kans dat de migratie niet goed gaat. Als na deze stappen of tijdens de migratie toch wijzigingen worden aangebracht, waardoor fouten ontstaan die door AFAS moeten worden uitgezocht en opgelost, is het mogelijk dat dit als herstelwerkzaamheid in rekening wordt gebracht.

Is het écht nodig om nog iets te wijzigen?

Voer in AFAS Profit eerst de actie Herberekenen cum. Financieel uit.
Voer dan vóórdat je de migratie echt start stap 4 t/m 11 opnieuw uit. De koppeling van grootboekrekeningen blijft bewaard.

Je ziet dat alle koppelingen van de vorige migratie onthouden zijn. Na het kiezen voor "starten migratie SB" kun je eventueel de gemaakte koppelingen aanpassen.

Stap 4: Migratie uitvoeren

Na alle voorbereidingen is het nu tijd om de daadwerkelijke migratie van een of meerdere administraties uit te voeren.

Open het Admin Center.
Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Klanten.
Open de Klant die je wilt migreren.
Klik op de actie Openen.
Zie je de Administratiewizard? Klik op Profit migratie.
Zie je deze niet? Ga dan door met stap 6.
Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Migratieplannen Profit.
Open het gewenste Migratieplan.
Klik op Migratie starten.
Zie je deze actie niet? Dan heb je de actie Voltooien migratie in Profit niet juist uitgevoerd.
Voor de migratie van AFAS Profit naar SB koppel je de grootboekrekeningen in Profit aan de grootboekrekeningen in SB. Je voert onderstaande stappen uit in de migratie-omgeving (niet in de productie-omgeving van Profit).

Klik hier voor meer informatie.

Let op

Migreer je meerdere administraties in één migratieplan dan moet je per administratie deze stappen uitvoeren.

Grootboekrekeningen koppelen:
1. Open de klaargezette Migratie-omgeving.
  Je ziet voor deze omgeving een nieuwe tegel in AFAS Online.
2. Ga in AFAS Profit naar Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
  Ga in AFAS Profit Small Business naar Grootboek / Grootboekrekening.
3. Klik op de actie Starten migratie SB.
4. Selecteer de juiste Rechtsvorm voor de te migreren Administratie.
5. Klik op Voltooien.
6. Open de omgeving opnieuw om de wijzigingen door te voeren.
7. Ga naar Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
  Ga in AFAS Profit Small Business naar Grootboek / Grootboekrekening.
  
  Wij hebben twee nieuwe weergaven toegevoegd om de grootboekrekeningen van AFAS Profit aan die van SB te koppelen.
8. Klik op een van de nieuwe weergaven.
  Op basis van de rechtsvorm, het type grootboekrekening en de omschrijving koppelen wij zoveel mogelijk AFAS Profit grootboekrekeningen aan het grootboekrekeningschema van SB.
9. Selecteer eventueel een andere grootboekrekening wanneer ons voorstel niet naar wens is.
  1. Dubbelklik op de grootboekrekening die je wilt aanpassen.
  2. Ga naar het tabblad Algemeen.
  3. Selecteer een andere grootboekrekening bij Rekeningnummer in SB.
  4. Klik op OK.
  Let op
  
  Selecteer de juiste soort rekening. Je kunt meerdere grootboekrekeningen aan dezelfde SB-grootboekrekening koppelen, zoals 8000: Omzet hierboven. Deze worden later automatisch gesplitst naar unieke grootboekrekeningen.
10. Klik op Voltooien migratie SB wanneer alle Grootboekrekeningen juist gekoppeld zijn.
  Hiermee is de AFAS Profit kant van de migratie afgerond.
  
  Let op!
  
  Voer na deze stap GEEN WIJZIGINGEN meer uit in de administratie, anders bestaat de kans dat de migratie niet goed gaat. Als na deze stappen of tijdens de migratie toch wijzigingen worden aangebracht, waardoor fouten ontstaan die door AFAS moeten worden uitgezocht en opgelost, is het mogelijk dat dit als herstelwerkzaamheid in rekening wordt gebracht.
  
  Is het écht nodig om nog iets te wijzigen?
- Voer in AFAS Profit eerst de actie Herberekenen cum. Financieel uit.
- Voer dan vóórdat je de migratie echt start stap 4 t/m 11 opnieuw uit. De koppeling van grootboekrekeningen blijft bewaard.
SB toont een wizard. Pas hier niets aan.
Klik op Opslaan (Ctrl+S).
- Wij voegen voor alle administraties in het migratieplan een SB-administratie aan deze klant toe.
- Vervolgens zetten wij zo veel mogelijk gegevens uit Profit over naar deze administraties.
- Dit kan afhankelijk van de grootte van de omgeving 30 minuten tot een paar uur duren.
- Je kunt de status van een migratie volgen door een administratie te openen vanuit de weergave.
Let op

Vergeet niet na de migratie alle administraties zorgvuldig te controleren voordat je een klant vrijgeeft voor gebruik.
Na de migratie raden wij aan om iedere administratie van een klant zeer zorgvuldig te controleren voordat je een klant vrijgeeft.

Let op

Met het Vrijgeven van een Klant geef je expliciet aan dat je alle Administraties goed hebt gecontroleerd en dat je hier geen onoverkomelijke problemen in hebt gevonden.

Ook betekent dit dat je alle administraties van deze klant hebt gemigreerd en niet later nog een administratie wilt migreren.

Mocht je achteraf meer administraties aan deze klant willen toevoegen? Dan kan dit niet meer via de Profit Migratie. Dit moet dan via het toevoegen van een beginbalans.

Klopt iets niet? Geef dan de omgeving NIET vrij, maar stuur een migratie aanvraag in.
- Stuur een migratie-aanvraag in via deze link.
1. Open het Admin Center.
2. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Klanten.
3. Open de te controleren Klant.
  Als de migratie verkeerd is gegaan, dan tonen wij hier een blokkerende melding: "Er zijn fouten opgetreden bij de migratie, neem contact op met Support via een migratievraag:".
  
  Stuur in dat geval een migratie-aanvraag in met deze link.
  
  Ga niet verder met het stappenplan maar wacht op een reactie van Support.
Controles die AFAS doet:

AFAS heeft een aantal technische controles uitgevoerd. Als deze goed zijn gegaan zie je hier niks van terug: geen nieuws, goed nieuws. Mochten fouten zijn gevonden, dan tonen wij in de eigenschappen van de betreffende Klant een blokkerende melding: "Er zijn fouten opgetreden bij de migratie, neem contact op met Support via een migratievraag:" De doorlooptijd van een migratie kan langer duren als technische fouten naar voren komen in de migratie.
- Stuur een migratie-aanvraag in via deze link.
Controles die je zelf moet doen:

Wij proberen alle gegevens uit Profit zo goed mogelijk over te zetten. Toch is het belangrijk om na migratie alle administraties goed te controleren. Het kan altijd voorkomen dat in een administratie een situatie voorkomt die wij nog niet kennen en daarom niet juist migreren.
- Kloppen de kolommenbalansen van de meegenomen jaren?
- Kloppen de klanten/crediteuren?
- Kloppen de artikelen/verkoopproducten?
- Kloppen de openstaande posten debiteuren
- Kloppen de openstaande posten crediteuren
- Kloppen de btw-aangiften?
- Kloppen de vaste activa
- Klopt het banksaldo met het saldo in Profit + alle niet-verwerkte afschriften
Klant vrijgeven voor gebruik

Als alles klopt kun je de klant vrijgeven.
1. Open de vrij te geven Klant.
2. Klik op de Meer-knop .
3. Klik op de actie Vrijgeven.

Stap 5: Migratie controleren

Na de migratie raden wij aan om iedere administratie van een klant zeer zorgvuldig te controleren voordat je een klant vrijgeeft.

Let op

Met het Vrijgeven van een Klant geef je expliciet aan dat je alle Administraties goed hebt gecontroleerd en dat je hier geen onoverkomelijke problemen in hebt gevonden.

Ook betekent dit dat je alle administraties van deze klant hebt gemigreerd en niet later nog een administratie wilt migreren.

Mocht je achteraf meer administraties aan deze klant willen toevoegen? Dan kan dit niet meer via de Profit Migratie. Dit moet dan via het toevoegen van een beginbalans.

Klopt iets niet? Geef dan de omgeving NIET vrij, maar stuur een migratie aanvraag in.

Stuur een migratie-aanvraag in via deze link.

Open het Admin Center.
Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Klanten.
Open de te controleren Klant.
Als de migratie verkeerd is gegaan, dan tonen wij hier een blokkerende melding: "Er zijn fouten opgetreden bij de migratie, neem contact op met Support via een migratievraag:".

Stuur in dat geval een migratie-aanvraag in met deze link.

Ga niet verder met het stappenplan maar wacht op een reactie van Support.

Controles die AFAS doet:

AFAS heeft een aantal technische controles uitgevoerd. Als deze goed zijn gegaan zie je hier niks van terug: geen nieuws, goed nieuws. Mochten fouten zijn gevonden, dan tonen wij in de eigenschappen van de betreffende Klant een blokkerende melding: "Er zijn fouten opgetreden bij de migratie, neem contact op met Support via een migratievraag:" De doorlooptijd van een migratie kan langer duren als technische fouten naar voren komen in de migratie.

Stuur een migratie-aanvraag in via deze link.

Controles die je zelf moet doen:

Wij proberen alle gegevens uit Profit zo goed mogelijk over te zetten. Toch is het belangrijk om na migratie alle administraties goed te controleren. Het kan altijd voorkomen dat in een administratie een situatie voorkomt die wij nog niet kennen en daarom niet juist migreren.

Kloppen de kolommenbalansen van de meegenomen jaren?
Kloppen de klanten/crediteuren?
Kloppen de artikelen/verkoopproducten?
Kloppen de openstaande posten debiteuren
Kloppen de openstaande posten crediteuren
Kloppen de btw-aangiften?
Kloppen de vaste activa
Klopt het banksaldo met het saldo in Profit + alle niet-verwerkte afschriften

Klant vrijgeven voor gebruik

Als alles klopt kun je de klant vrijgeven.

Open de vrij te geven Klant.
Klik op de Meer-knop .
Klik op de actie Vrijgeven.