Aanmaningsset toevoegen

Een aanmaningsset bevat de instellingen voor het verzenden van aanmaningen én de rapportlay-outs die voor de brieven gebruikt moeten worden.

Bij het toevoegen van een nieuwe aanmaningsset kun je maximaal drie rapportlay-outs met een bepaalde ouderdom koppelen. Als je de aanmaningsset daarna opnieuw opent, kun je nog extra regels toevoegen en meer rapportlay-outs met een bepaalde ouderdom koppelen.

Je bepaalt bij de aanmaningsset op welke momenten de aanmaningen moeten worden gegenereerd. Je kunt hierbij kiezen uit aanmanen op aantal dagen na de vervaldatum of aanmanen op basis van vorige datum aanmaning.

Bij het genereren van aanmaningen kun je rekening houden met correctiedagen: dit zijn dagen die niet meetellen bij het bepalen van de ouderdom van openstaande posten. Als de bank bijvoorbeeld drie dagen nodig heeft om betalingen te verwerken, kun je drie correctiedagen vastleggen. Zo voorkom je dat je onnodige aanmaningen verstuurt omdat de betalingen en de aanmaningen elkaar kruisen.

Je kunt direct een kopie factuur meesturen bij een aanmaning of rekeningoverzicht. Je klant ziet direct de openstaande factuur als je een aanmaning of rekeningoverzicht mailt.

Dit zijn de belangrijkste vernieuwingen voor aanmaningen:

• Het is vanaf Profit 6 mogelijk om aanmaningen van dezelfde debiteur te splitsen per aanmaningsregel of per factuur.
• Je kunt per grootboekrekening een andere aanmaningsset instellen. Profit vult deze automatisch in bij de factuur en splitst de facturen automatisch: per aanmaningsset of per aanmaningsregel of per factuur (als je dit zo hebt ingericht)
• Profit kan nu verschillende soorten incassokosten automatisch berekenen bij het definitief maken van de aanmaning en automatisch boeken bij het afboeken van een betaling. Er zijn 4 typen incassokosten:  Wettelijke incassokosten, Kosten publiekrechtelijke vordering (Aanmaning), Kosten publiekrechtelijke vordering (Dwangbevel) of Bestuursrechtelijke vordering. De laatste 3 zijn specifiek voor overheidsorganisaties.

Aanmaningsset met aanmanen t.o.v. vervaldatum

Voorbeeld: Aanmanen t.o.v. de vervaldatum

Je gebruikt een aanmaningsset met de volgende instellingen:

• Aantal dagen bij Aanmaningsregel 1 : 10
• Aantal dagen bij Aanmaningsregel 2 : 20
• Aantal dagen bij Aanmaningsregel 3 : 30

  Je vinkt de instelling Aanmanen o.b.v. vorige datum aanmaning i.p.v. factuurdatum niet aan. Profit zal de aanmaningen als volgt versturen:

• De 1e aanmaning wordt 10 dagen na de vervaldatum verstuurd.
• De 2e aanmaning wordt 20 dagen na de vervaldatum verstuurd.
• De 3e aanmaning wordt 30 dagen na de vervaldatum verstuurd.

Aanmaningsset toevoegen met aanmanen t.o.v. vervaldatum:

Je stelt de aanmaningsset in op aanmanen ten opzichte van de vervaldatum van de openstaande post.

1. Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: Aanmanen.
3. Klik op: Nieuw.
4. Vul de omschrijving in.
5. Vink Aanmanen o.b.v. vorige datum aanmaning i.p.v. factuurdatum niet aan. Het is namelijk de bedoeling om aan te manen op basis van het aantal dagen na vervaldatum van de openstaande post.
6. Vink Brieven opslaan in verkooprelatiedossier aan als je de verstuurde aanmaningsbrieven op wilt slaan in het digitale relatiedossier.
7. Klik op: Volgende.
8. Vul het Aantal dagen in.

   Vul 0 dagen in bij Aanmaningsregel 1 als je direct na de vervaldatum de eerste aanmaning wilt versturen.

9. Vul de omschrijving in. Kies voor een logische naam, bijvoorbeeld 1e aanmaning.
10. Selecteer bij Rapport de rapportlay-out waarmee je de aanmaningsbrieven wilt genereren.
11. Selecteer een berichtsjabloon als je de aanmaningen via e-mail verstuurd in pdf-formaat.

    De tekst van de berichtsjabloon staat in het e-mailbericht en de aanmaning als pdf-bestand in de bijlage. Indien gewenst kun je voor elke aanmaningsregel (1, 2 of 3) een ander berichtsjabloon koppelen. Voeg eerst het berichtsjabloon toe als je dit nog niet gedaan hebt.

12. Herhaal deze stappen voor de tweede en derde aanmaningsregel.

    Als je regelmatig wilt aanmanen (bijvoorbeeld iedere twee weken) vul dan bij Aantal dagen altijd veelvouden van 14 in. Als de eerste aanmaning 3 dagen na de vervaldatum is gemaakt, dan zijn de aanmaandagen per definitie bepaald op 3, 17 en 31 dagen. Bovenstaand voorbeeld is gebaseerd op deze aanmaanstructuur.

13. Klik op: Voltooien.
14. Open de eigenschappen van de aanmaningsset en vink Kopie factuur meesturen in aanmaning aan als je direct een kopie van de verstuurde factuur wilt mailen bij de aanmaning. De kopie factuur wordt als losse PDF toegevoegd aan de e-mail. Bij 5 of meer facturen maakt Profit er automatisch een ZIP-bestand van.

    Om een kopie factuur mee te sturen moet de factuur in het dossier van de verkooprelatie staan. Hiervoor moet Brieven opslaan in verkooprelatiedossier aan staan.

    In de aanmaningsrun kun je hier incidenteel per debiteur of per factuur van afwijken met de actieknoppen Kopiefacturen meesturen en Kopiefacturen niet meesturen. Dit kun je op tabblad Debiteur op debiteurniveau doen en op tabblad Factuur op factuurniveau.

15. Klik op: Opslaan en sluiten.

Aanmaningsset o.b.v. vorige datum aanmaning

Je stelt de aanmaningsset in op aanmanen op basis van vorige datum aanmaning.

Voorbeeld: Aanmanen o.b.v. vorige datum aanmaning

Je gebruikt een aanmaningsset met de volgende instellingen:

• Aantal dagen bij Aanmaningsregel 1 : 15
• Aantal dagen bij Aanmaningsregel 2 : 10
• Aantal dagen bij Aanmaningsregel 3 : 10

  Je vinkt de instelling Aanmanen o.b.v. vorige datum aanmaning i.p.v. factuurdatum aan. Profit zal de aanmaningen als volgt versturen:

• De 1e aanmaning wordt 15 dagen na de vervaldatum verstuurd.
• De 2e aanmaning wordt 10 dagen na de eerste aanmaning verstuurd.
• De 3e aanmaning wordt 10 dagen na de tweede aanmaning verstuurd.

Aanmaningsset toevoegen o.b.v. vorige datum aanmaning:

1. Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad:  Aanmanen.
3. Klik op: Nieuw.
4. Vul de omschrijving in.
5. Vink Aanmanen o.b.v. vorige datum aanmaning i.p.v. factuurdatum aan.
6. Vink Brieven opslaan in verkooprelatiedossier aan als je de verstuurde aanmaningsbrieven op wilt slaan in het digitale relatiedossier.
7. Vink Kopie factuur meesturen in aanmaning aan als je direct een kopie van de verstuurde factuur wilt mailen bij de aanmaning. De kopie factuur wordt als losse PDF toegevoegd aan de e-mail. Bij 5 of meer facturen maakt Profit er automatisch een ZIP-bestand van.

   In de aanmaningsrun kun je hier incidenteel per debiteur of per factuur van afwijken met de actieknoppen Kopiefacturen meesturen en Kopiefacturen niet meesturen. Dit kun je op tabblad Debiteur op debiteurniveau doen en op tabblad Factuur op factuurniveau.

8. Klik op: Volgende.
9. Vul het aantal dagen na vervaldatum in bij Aantal dagen.

   Als je direct na de vervaldatum de eerste aanmaning wilt versturen, vul je bij Aanmaningsregel 1 een aantal dagen van 0 in.

10. Vul de omschrijving in.
11. Selecteer bij Rapport de rapportlay-out waarmee je de aanmaningsbrieven wilt genereren. Voor aanmaningen met rente zijn aparte lay-outs beschikbaar.
12. Selecteer de berichtsjabloon als je de aanmaningen via e-mail verstuurd in pdf-formaat.

    De tekst van de berichtsjabloon staat in het e-mailbericht en de aanmaning als pdf-bestand in de bijlage. Indien gewenst kun je voor elke aanmaningsregel (1, 2 of 3) een ander berichtsjabloon koppelen. Voeg eerst de berichtsjabloon toe als je dit nog niet gedaan hebt.

13. Herhaal deze stappen voor de tweede en derde aanmaningsregel.
14. Klik op: Voltooien.

Aanmaningsregels aan aanmaningsset toevoegen

Je kunt aanmaningsregels toevoegen aan een bestaande aanmaningsset, bijvoorbeeld een vierde regel voor het verzenden van de mededeling dat je de vordering uit handen hebt gegeven aan een deurwaarder.

Extra regels aan aanmaningsset toevoegen:

1. Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: Aanmanen.
3. Open de eigenschappen van de aanmaningsset.
4. Ga naar het tabblad: Regel.
5. Klik op: Nieuw. 
6. Vul de omschrijving in. 
7. Vul bij Aantal dagen het aantal dagen in waarna moet worden aangemaand, afhankelijk van de instellingen bij deze aanmaningsset t.o.v. de vervaldatum of vorige datum aanmaning.

   Als je Aanmanen o.b.v. vorige datum aanmaning i.p.v. factuurdatum op het tabblad Algemeen bij deze aanmaningsset niet hebt ingesteld, dan is dit het aantal dagen ten opzichte van de vervaldatum van de openstaande post. Als je het veld Aanmanen o.b.v. vorige datum aanmaning i.p.v. factuurdatum hebt aangevinkt, dan is dit het aantal ten opzichte van de vorige aanmaningsdatum.

8. Selecteer bij Rapport de rapportlay-out waarmee je de aanmaningen wilt genereren.
9. Selecteer de berichtsjabloon als je de aanmaningen via e-mail verstuurd in pdf-formaat.
10. Vul de velden voor incassokosten als je dit wilt berekenen.
11. Klik op: Voltooien.

Aanmaningsset per grootboekrekening

Je kunt per grootboekrekening een afwijkende aanmaningsset instellen. Profit vult deze automatisch in bij de factuur en splitst de facturen automatisch: per aanmaningsset of per aanmaningsregel of per factuur (als je dit zo hebt ingericht). Hierdoor kun je verschillende soorten vorderingen (zoals privaatrechtelijk of publiekrechtelijk) verschillend behandelen.

Deze functionaliteit is vooral handig voor organisaties met verschillende soorten vorderingen, zoals gemeenten en andere overheidsorganisaties.

Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving.

Naam van de in te schakelen activering:

• Afwijkende aanmaningsset per grootboekrekening

Stappen om een activering in te schakelen

Afwijkende aanmaningsset per grootboekrekening inrichten:

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
2. Open de eigenschappen van de gewenste grootboekrekening.
3. Ga naar het tabblad: Extra.
4. Selecteer de gewenste aanmaningsset voor deze grootboekrekening bij Aanmaningsset.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Aanmaningen splitsen op basis van type vordering

Je kunt aanmaningen splitsen per debiteur, per aanmaningsset of zelfs per factuur. Hierdoor kun je specifiekere aanmaningen versturen. Dit is vooral handig voor organisaties met verschillende soorten vorderingen, zoals gemeenten.

De incassokosten worden per aanmaning berekend, niet per factuur. Dit zorgt voor een correcte kostenberekening conform wet- en regelgeving.

Aanmaningen splitsen op basis van type vordering:

1. Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: Aanmanen.
3. Selecteer bij Verdichten aanmaning de gewenste optie:
   • Standaard: één aanmaning per debiteur of per aanmaningsset (afhankelijk van de activering)
   • Per aanmaningssetregel: splitst aanmaningen per aanmaningssetregel
   • Per factuur: maakt voor elke factuur een aparte aanmaning

   Je kunt alleen incassokosten berekenen als je verdicht per aanmaningssetregel of per factuur.

4. Open de eigenschappen van de aanmaningsset (of voeg een nieuwe aanmaningsset toe).
5. Ga naar het tabblad: Regel.
6. Open de eigenschappen van een regel (of voeg een nieuwe aanmaningssetregel toe).
7. Controleer of vul de velden voor incassokosten als je dit wilt berekenen.
8. Klik op: Voltooien.

Aanmaningsset verwijderen

Je kunt een aanmaningsset alleen verwijderen als er nog geen aanmaningen met deze set verstuurd zijn.

Aanmaningsset verwijderen:

1. Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: Aanmanen.
3. Selecteer de aanmaningsset.
4. Klik op acties: Verwijderen.
5. Klik op Ja om te bevestigen.

   Je kunt de aanmaningsset niet meer verwijderen als de volgende foutmelding verschijnt: De tabel facturen in aanmaning heeft nog verwijzingen naar deze waarde. In dat geval zijn er al aanmaningen verstuurd en kun je de aanmaningsset niet verwijderen of blokkeren. Je kunt deze wel wijzigen.

6. Klik op: Voltooien.